Como registrar uma empresa: passo a passo simples e objetivo

Está na dúvida sobre como registrar empresa?

Não deixe seu sonho empreendedor esbarrar nessa etapa.

Vamos apresentar neste artigo um passo a passo simples e objetivo.

Que vai servir como uma espécie de guia para tirar a sua ideia do papel.

O que é preciso para abrir uma empresa?

Uma boa ideia de negócio, planejamento, capital, confiança e dedicação.

Seria essa a receita ideal para a abertura de empresa?

Pode ser a base do seu projeto, certamente.

Mas cada uma dessas etapas possui demandas adicionais que fazem o desafio crescer de tamanho.

No Brasil, seis em cada 10 pessoas sonham em abrir uma empresa nova, revelou uma pesquisa do Instituto Endeavor.

Já entre os mais jovens, esse índice chega a 76%.

Embora só 19% concretizem a ideia, conforme outro estudo, esse conduzido pelo site Passeidireto.

Quando um candidato a empreendedor vai a campo e começa pela identificação dos documentos necessários para abrir uma empresa simples, seja uma pequena empresa, microempresa ou empresa MEI (microempreendedor individual), não raro ele desiste.

Não há como abrir um negócio sem enfrentar burocracia.

É verdade que ela é maior conforme o porte do empreendimento.

Mas mesmo entre os pequenos, que contam com as vantagens do Simples Nacional, há etapas obrigatórias a cumprir.

De certo modo, isso desestimula ou, pelo menos, atrasa o sonho de pessoas que gostariam de realizar a abertura de empresa pela internet.

Se preocupando apenas em como fazer um CNPJ online e se dedicar ao projeto.

Mas não é essa a realidade por aqui.

O relatório Doing Business 2017, elaborado pelo Banco Mundial, indicou que, na média, abrir empresa leva 79,5 dias no Brasil.

O resultado colocou o país na 175ª posição entre 190 nações avaliadas.

No ano passado, o Instituto Endeavor identificou ainda que:

de Uberlândia/MG a Caxias do Sul/RS, o tempo médio para a abertura de um negócio vai de 24 a 304 dias.

Já pensou em enfrentar quase um ano de burocracia até a inauguração?

Parece um cenário convidativo a desistir, não é mesmo?

É por isso que a pergunta sobre o que é preciso para abrir uma empresa poderia ter como resposta, também, a palavra paciência.

Ser brasileiro e não desistir nunca faz sentido para tornar seu sonho real.

Mas como veremos no próximo tópico, e ao longo de todo este artigo, não precisa ser tão difícil assim para quem se organiza e se informa.

Adotando uma espécie de check list para o registro da empresa.

E nunca é demais lembrar que essa é uma etapa muito importante.

Que representa não apenas a concretização de um desejo pessoal, mas a profissionalização de uma ideia, um basta na informalidade.

Por que formalizar sua empresa?

Uma empresa que atua de maneira informal não é exatamente uma empresa.

Pois não tem um CNPJ, não usufrui de benefícios exclusivos a estabelecimentos regularmente registrados e opera à margem da lei.

Como não recolhe impostos, seu proprietário pode ser enquadrado no crime de sonegação fiscal.

E aí o furo é ainda mais embaixo, com a possibilidade de prisão por até dois anos, além de multa em até cinco vezes o valor do tributo não recolhido.

É o que prevê a Lei 4.729, de 1965.

E essas são as consequências contra o próprio empresário, pois a economia nacional também sofre com a informalidade.

Somente no setor da construção civil, o prejuízo é estimado em R$ 1,8 bilhão por ano.

Sem o registro formal, a empresa não pode contratar funcionários com carteira assinada, o que eventualmente acarreta no uso de mão de obra barata.

Há menos empregos, queda no consumo, menos dinheiro circulando e diminuem os negócios de forma geral, envolvendo a própria empresa.

É um prejuízo que se retroalimenta.

Mas não vamos ser negativos.

Em vez de pensar nos problemas que a informalidade pode gerar, que tal falarmos sobre os benefícios que podem aparecer ao formalizar sua empresa?

Para quem deixa de ser autônomo para se tornar um MEI, por exemplo, há:

um CNPJ, a possibilidade de abrir conta em banco como pessoa jurídica, acesso a linhas de crédito específica, benefícios previdenciários e muito mais.

Para empresas maiores, funciona da mesma forma, com vantagens semelhantes e outras adicionais.

Podemos citar o maior poder de barganha com fornecedores, a possibilidade de obter clientes maiores e a segurança jurídica.

Isso sem falar no apoio especializado, que pode vir tanto do contador quanto do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

Se considerar os ganhos possíveis na gestão financeira apenas com esse suporte, já valeria muito a pena formalizar a sua empresa.

Vamos, então, começar a resolver o quebra-cabeças da formalização e aprender como registrar empresa?

Principais dúvidas ao abrir uma empresa

Uma boa forma de iniciar seu planejamento para abrir uma empresa é eliminando possíveis dúvidas comuns a todos aqueles que se candidatam a empreendedores.

É sobre elas que vamos falar agora.

Quanto vou pagar de imposto?

Se você for MEI, cujo faturamento está limitado a R$ 60 mil ao ano, seu custo mensal é previamente conhecido.

Em 2017, ele será de R$ 47,85 para estabelecimentos comerciais e industriais.

R$ 51,85 para prestadores de serviço.

E de R$ 52,85 para microempreendedores cuja atividade se enquadre como comércio e serviços

Nesse valor, estão inclusos os impostos sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e sobre Serviços (ISS), quando aplicável.

Além da contribuição mensal devida à Previdência Social, que equivale a 5% do salário mínimo.

Lembrando que o MEI não paga impostos federais.

Já para uma micro ou pequena empresa, o valor pago em impostos varia conforme o regime tributário escolhido.

Essa é uma decisão que deve ser tomada junto ao contador, antes de abrir o negócio, e reavaliada ao final de cada exercício fiscal.

De qualquer modo, o Simples Nacional, com seu recolhimento de tributos em uma guia única e simplificada, costuma ser a opção mais vantajosa para a grande maioria das empresas que faturam até R$ 3,6 milhões por ano.

Assim, para saber quanto pagar de impostos, é preciso observar a tabela Simples Nacional.

Que prevê a incidência de tributos conforme a receita bruta, sendo aplicada uma alíquota que varia também conforme a atividade econômica exercida.

No próximo ano, esse cálculo vai ficar mais complicado.

Mas desde já é importante que o empreendedor não tente realizá-lo sozinho.

O contador é seu principal parceiro.

Tanto para o correto enquadramento no Simples, como para se decidir por outro regime de recolhimento, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real.

Que tipo de empresa devo escolher?

Há vários fatores envolvidos na decisão sobre o tipo de empresa.

Se atua sozinho, por exemplo, sem sócios ou previsão de tê-los, o registro se dará como MEI, Empresário Individual ou Eireli (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada).

Para essa escolha, o principal fator a considerar é o limite de faturamento.

Já para empresas societárias, as opções são mais numerosas:

sociedade limitada, anônima, em nome coletivo, em comandita simples ou por ações e sociedade cooperativa.

Ainda neste artigo, vamos falar sobre cada uma delas, e é importante que se informe bem sobre as suas particularidades.

Após escolher o tipo de empresa é que ocorre o seu enquadramento como microempresa ou empresa de pequeno porte.

Desde que respeitado o limite de faturamento, que em 2018 subirá para R$ 4,8 milhões.

Devo contratar um contador?

Sim, mesmo que não haja obrigação legal, como no caso do MEI.

Na maioria dos casos, especialmente nos pequenos negócios, o empresário pouco ou nada entende sobre contabilidade.

E não raro mete os pés pelas mãos na gestão financeira, fiscal e tributária.

Para não sair no prejuízo e ainda adotar as melhores práticas para economizar, o contador é peça-chave.

E isso acontece em todas as fases da empresa, desde antes de seu registro, durante as operações e até mesmo na hora de encerrar as atividades.

Quanto tempo vai levar o processo?

Como vimos, no Brasil, o tempo médio é de 79,5 dias.

Então, dá para tomar esse prazo como referência, mas não como regra.

Ele varia muito conforme o tipo de empresa e as exigências do estado e até mesmo do município.

Um programa federal, chamado de Redesim, ou Redesimples, lançado há 10 anos, previa a abertura de empresa em um prazo recorde de dois dias.

Isso seria possível a partir da adoção de um sistema integrado entre todas as esferas de governo.

No entanto, uma década depois, a Redesim está longe de funcionar como o esperado.

E para responder a todas as suas dúvidas, nada melhor do que se planejar em detalhes.

Confira este vídeo e veja nos próximos tópicos como montar a sua estratégia para abrir uma empresa passo a passo.

Passo 1: Escolha a modalidade jurídica empresarial

Qual tipo de empresa você gostaria de abrir?

Essa é uma das primeiras decisões a tomar.

Para isso, basicamente, os formatos jurídicos mudam conforme a existência ou não de sócios, conforme já falado antes.

Para sua melhor compreensão, vamos detalhar agora as opções existentes.

Como registrar empresa individual

Inicialmente, vamos falar dos formatos de empresa para quem decide empreender sozinho, sem sócios.

Veja com que opções você conta para registrar empresa individual

Microempreendedor individual (MEI) – abertura de empresa MEI

O MEI é o empresário individual que fatura até R$ 60 mil no ano (limite que subirá para R$ 81 mil em 2018).

Além da exigência relacionada à receita bruta, é preciso que a atividade exercia se enquadre na relação de permissões para o microempreendedor individual.

A abertura de uma empresa MEI é extremamente simples, dependendo de poucos cliques no Portal do Empreendedor.

Dali, o empresário já sai com seu CNPJ e alvará provisório, devendo comparecer à prefeitura de seu município em 180 dias para obter o registro definitivo.

Microempresa (ME) – abrir microempresa simples

Caso a previsão de faturamento da empresa a abrir supere o limite do MEI, a opção é iniciar uma Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli).

Ou registrar-se como Empresário Individual.

Na Eireli, como seu nome indica, o empreendedor não responde como pessoa física por dívidas da empresa.

Ao contrário do que ocorre na modalidade de Empresário Individual.

Mas o formato exige um capital social de 100 vezes o valor do salário mínimo (R$ 93.700), imediatamente integralizado.

Depois dessa escolha, é preciso enquadrar-se como microempresa ou Empresa de Pequeno Porte.

O que muda entre elas, basicamente, é o limite anual de receitas brutas.

No caso de uma microempresa, seu faturamento não pode exceder R$ 360 mil no ano – valor que subirá para R$ 900 mil a partir de 2018.

Para saber como abrir uma microempresa, confira neste vídeo as dicas do contador Altair Alves.

Empresa de Pequeno Porte (EPP)

Já uma Empresa de Pequeno Porte se torna a alternativa de empresa individual, sem sócios, quando o faturamento anual superar o limite previsto para uma microempresa.

Atualmente, para ser enquadrada como EPP, a receita bruta no ano não pode exceder R$ 3,6 milhões.

Do contrário, alcançaria faturamento de uma média empresa.

Já a partir do próximo ano, uma EPP poderá faturar até R$ 4,8 milhões anuais.

Lembrando que, da mesma forma que uma microempresa, a EPP pode ser uma opção de enquadramento para o Empresário Individual ou uma Eireli.

Documentos necessários para abrir uma empresa simples

Uma empresa individual depende de um número menor de documentos do que na escolha por uma modalidade societária.

Veja quais são eles:

• RG
• CPF
• Título de Eleitor
• Última declaração de Imposto de Renda
• Comprovante de residência
• Comprovante de endereço se diferente da residência.

Como registrar empresa societária

Vamos agora falar dos principais formatos de empresa para quem decide empreender em sociedade.

Veja com quais opções você conta para registrar empresa tendo um ou mais parceiros nessa empreitada:

Sociedade Empresária Limitada

A sociedade limitada é constituída por dois ou mais sócios que participam com bens ou dinheiro no capital social.

E é justamente a esse valor que se restringe a responsabilidade dos sócios.

Contudo, eles podem ter de completar o valor do capital social se um dos membros se ausentar ou for excluído da sociedade.

No caso da Sociedade Empresária Limitada, sua atuação abrange atividades de comércio ou de prestação de serviços não intelectuais.

Sociedade Simples Limitada

A diferença da Sociedade Simples Limitada para a Sociedade Empresária está na limitação a atividades de natureza científica, literária ou artística, que são consideradas intelectuais.

As demais regras aplicáveis são as mesmas.

Sociedade anônima

É formada por dois ou mais acionistas e seu capital social é dividido em ações de igual valor nominal.

Cada acionista tem sua responsabilidade limitada ao preço de emissão das ações.

As sociedades anônimas podem ser abertas ou fechadas.

Condição que varia conforme a negociação ou não de valores mobiliários em mercados registrados, como na bolsa de valores.

Isso ocorre apenas no modelo aberto.

Uma sociedade anônima também não precisa de contrato social e parte dos seus lucros obrigatoriamente vai para os acionistas (pelo menos 25%).

Enquanto o restante compõe a sua reserva legal.

Sociedade em nome coletivo

Na sociedade em nome coletivo, os sócios são obrigatoriamente pessoas físicas que respondem de forma solidária e ilimitada pelas obrigações sociais.

Nesse tipo de empresa, a administração é restrita aos sócios, não podendo um terceiro ser designado para a função.

Sociedade em comandita simples

É formada por dois tipos de sócios:

parte atende às mesmas regras da sociedade em nome coletivo (são os comanditados).

Enquanto outra responde somente pela integralização de suas cotas no capital social (comanditários).

Apenas um comanditado pode administrar a empresa.

Na ausência dele, os comanditários devem nomear um administrador provisório durante 180 dias.

Sociedade em comandita por ações

Seu capital social é dividido por ações, como na sociedade anônima, mas os administradores possuem responsabilidade subsidiária, ilimitada e solidária.

O diretor pode ou não ser acionista e deve ser nomeado por prazo indeterminado em um ato constitutivo.

Sociedade simples

Tipo de empresa restrito à prestação de serviços de atividades intelectuais ou cooperativas, como advogados, engenheiros e contadores.

Seu contrato social deve prever apenas atividades intelectuais, de natureza científica, literária ou artística, sendo proibida qualquer atividade comercial.

As sociedades simples são registradas em um Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas e não na Junta Comercial.

Sociedade cooperativa

Sociedade de pessoas classificada como sociedade simples, mas com registro na Junta Comercial.

Não tem finalidade lucrativa e se destina a prestar serviços em benefícios de seus associados.

Passo 2: Consulta e viabilização do nome empresarial

O nome empresarial corresponde à firma ou denominação adotada pela empresa.

No caso do empresário individual, ele traz o seu nome, que pode ser abreviado.

Cada tipo de empresa tem sua regras, mas em comum entre elas é a exigência de consultar a sua viabilidade.

Isso significa que um mesmo nome empresarial não pode ser utilizado por duas empresas diferentes.

Essa conferência deve ser realizada na Junta Comercial de seu estado.

A boa notícia é que muitas delas permitem que o procedimento seja realizado de forma online.

Verifique no órgão estadual se existe a possibilidade de verificar pela internet se o nome empresarial escolhido está ou não disponível para registro.

Passo 3: CNAE – Defina a atividade da sua empresa

O código de Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) deve ser informado quando da abertura da empresa.

Ele é único para cada atividade no país.

Uma consultoria em publicidade, por exemplo, recebe o CNAE 7319-0/04, enquanto uma mercearia adota o CNAE 4712-1/00.

É importante conversar com o contador para não escolher um código CNAE que não combina com a sua atividade.

Ou que tenha algum impeditivo à opção pelo Simples Nacional, se esse for o seu desejo.

Passo 4: Endereço comercial – Defina o endereço da sua empresa

Onde a sua empresa será localizada?

No caso do MEI, é muito comum utilizar o próprio endereço residencial, em razão da estrutura pequena exigida, conforme a atividade.

E essa é uma condição prevista na lei, embora alguma restrição possa partir da prefeitura em seu município.

Seja qual for o porte e o tipo de empresa, a dica para definição do endereço deve levar em conta as características da sua atividade.

Se o negócio se beneficiar de uma maior circulação de pessoas, por exemplo, leve isso em conta.

Só não esqueça de informar o endereço corretamente em todos os documentos que preencher para a abertura da empresa.

Passo 5: Contrato social

O contrato social de uma empresa equivale à certidão de nascimento de uma pessoa, pois torna oficial a sua existência.

Ele deve trazer as informações completas sobre ela, desde o nome empresarial ao objeto, sede e regras de funcionamento.

O instrumento deve ser registrado na Junta Comercial do Estado ou em um Cartório de Registro de Pessoa Jurídica, conforme o tipo de empresa.

Passo 6: Registro na Junta Comercial ou Cartório de Registros de Pessoa Jurídica

O registro em um dos dois órgãos, que varia de acordo com o tipo de empresa, é uma condição indispensável para a abertura do negócio.

Entre outras funções, ele dá publicidade ao ato de constituição da empresa.

Informando à sociedade e aos interessados que ela é válida, está registrada e não possui a mesma razão social ou o nome fantasia de outro empreendimento.

Documentos necessários para a inscrição

O registro na Junta Comercial ou no Cartório de Registros varia conforme o estado.

Isso significa que as exigências quanto a documentos pode ser uma na Bahia, outra no Distrito Federal e totalmente diferente em Santa Catarina, por exemplo.

A dica é procurar o órgão responsável pelo seu registro empresarial para descobrir quais são as exigências.

A maioria deles fornece a relação de documentos necessários para a inscrição em seus próprios sites.

Como regra geral, os papéis devem ser apresentados presencialmente, não sendo aceito o envio por correio.

Entre os documentos solicitados, podem constar:

• Formulário de inscrição com qualificação completa
• Documentos de Arrecadação com comprovantes de pagamento
• Requerimento de empresário
• Cópia de RG e/ou CPF do empresário e sócios
• Consulta de Viabilidade  
• Documento Básico de Entrada (DBE).

Passo 7: NIRE e CNPJ

O Número de Identificação de Registro de Empresa (NIRE) e o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) são sequências numéricas únicas para cada empresa.

Destinadas à sua identificação em âmbito estadual e federal, respectivamente.

Para a maioria das empresas, o NIRE é emitido pela Junta Comercial, sendo a base para a obtenção posterior do seu CNPJ.

Já no caso do MEI, o CNPJ já é obtido a partir de seu registro no Portal do Empreendedor.

Passo 8: Alvará de funcionamento

É uma espécie de licença concedida pela Prefeitura, autorizando uma empresa a se instalar e operar na atividade informada em determinado endereço.

Ele também indica que o negócio cumpriu com todos os requisitos exigidos para a sua operação.

No caso do MEI, o alvará de funcionamento substitui o documento provisório, obtido automaticamente na sua formalização e cuja validade máxima é de 180 dias.

Passo 9: Cadastro na Previdência Social

Assim que uma empresa obtém seu alvará de funcionamento, ela ainda precisa realizar um cadastro na Previdência Social.

Mesmo se não possuir colaboradores.

O que ocorre é que, caso ela deseje contratar um funcionário no futuro, terá que estar cadastrada no órgão para recolher os impostos previstos entre as obrigações trabalhistas.

Como regra geral, as empresas têm até 30 dias após o início das atividades para realizar o procedimento.

Passo 10: Inscrição Municipal e Estadual

As inscrições da empresa no município e no estado funcionam como o registro de sua identidade junto às duas esferas de governo.

A primeira é direcionada ao cadastro de estabelecimentos para o recolhimento do ISS, um imposto de competência municipal.

O segundo, por sua vez, se destina ao cadastro de empresas para a cobrança de ICMS, um tributo de competência estadual.

Saiba quais regras se aplicam aos prestadores de serviços, comércios e indústrias.

Prestadores de serviços

Estabelecimentos que atuam apenas com a prestação de serviços estão desobrigados da exigência de Inscrição Estadual.

Já aquelas que atuam também como comércio devem fazer o recolhimento do ICMS e, portanto, precisam do registro junto ao Estado.

Quem é MEI, independentemente da atividade exercida, está dispensado da Inscrição Estadual.

Comércio e venda de produtos

Como regra geral, estabelecimentos comerciais e industriais devem ter apenas a Inscrição Estadual, pois não recolhem ISS.

A situação muda quando a prestação de serviços está relacionada entre as atividades registradas, ainda que secundariamente.

Passo 11: Emissão de notas fiscais e autenticação de livros fiscais

A emissão de notas fiscais é devida pelo MEI apenas quando presta serviços para outras empresas.

No caso de atuar como comerciário ou industriário, ele só emite o documento fiscal se desejar.

Mas nesse caso precisa cumprir com os requisitos aplicáveis a qualquer empresa, como ter um software emissor e um certificado digital.

Todas as demais empresas, mesmo aquelas optantes pelo Simples Nacional, a emissão de nota fiscal eletrônica é uma exigência, não importa qual a atividade exercida.

Já a autenticação de livros fiscais pode ter regras diferentes, conforme o estado.

Apenas o MEI, em todo o território nacional, está dispensado do procedimento, realizado na Junta Comercial.

Os livros fiscais e a sua autenticação mudam conforme o regime tributário utilizado.

No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional e demais formatos de recolhimento de impostos, está previsto o registro da movimentação financeira e bancária no Livro Caixa.

Entre outros documentos.

Próximos passos: Como ter sucesso com sua empresa

Você pode cumprir à risca todos os onze passos que citamos anteriormente.

Mas tal condição não garante o sucesso sua empreitada empreendedora.

Um passo decisivo, assim que a operação inicia, é se dedicar à gestão financeira.

Uma conta bancária como pessoa jurídica é uma etapa importante para separar as finanças pessoais das empresariais.

Fluxo de caixa, conciliação bancária e outros controles são tarefas que devem ser incorporadas à rotina, pois sem cuidar do dinheiro não há empresa que resista.

A dica é fazer uso da tecnologia, que tanto evoluiu a ponto de facilitar muito o trabalho do empreendedor.

Sua conta pode ser digital, com todas as soluções na palma da sua mão, realizadas a partir de um aplicativo no smartphone.

Com organização e dedicação, não precisa ser um especialista em finanças.

Afinal, as ferramentas atuais são bastante intuitivas.

Isso sem falar que um empresário moderno e consciente tem sempre um bom contador ao seu lado.

Planejamento estratégico empresarial

Para finalizar a receita de sucesso da empresa, é preciso estabelecer metas e trabalhar em prol delas.

Para dar certo, sobreviver, crescer e decolar, um negócio deve ter uma estratégia bem definida.

Mas não construa um modelo que vá engessar a sua capacidade de criar e inovar.

“Estabelecer metas para a sua empresa não significa fechar-se em um esquema rígido ou usar viseiras que o impeçam de ver novas oportunidades”,

recomenda Edna Sheedy no Guia do empreendedor para fazer a empresa crescer (Ed. Nobel).

Segundo ela, ter metas significa pensar profundamente no que se deseja para a empresa e, depois, gerenciar o tempo e energia para alcançá-las.

Ao elaborar o planejamento estratégico de uma empresa, é preciso ter objetivos e, nas metas, o caminho para a sua realização.

É o que defende o especialista em coaching José Roberto Marques neste artigo.

Ele cita como exemplo o empresário que deseja tornar seu negócio mais conhecido no mercado.

“Esse é o seu objetivo. Suas metas serão criar meios de comunicação entre sua corporação e o público-alvo e investir em um marketing eficaz por seis meses”, indica.

Agora, no caminho para o sucesso, é só definir seus objetivos, suas metas e prever as ações e reações aos cenários possíveis, inclusive os piores.

Conclusão

Neste artigo, apresentamos um guia completo sobre a criação, abertura e registro de uma empresa.

Acreditamos que tenha agora as informações necessárias para começar o seu plano de negócios.

Quanto maior for a sua preparação antes do início das operações, melhor tende a ser o seu dia a dia à frente dos negócios.

Dificuldades e obstáculos surgirão, fatalmente.

Mas ao manter-se atualizado, bem informado e com o suporte de um contador como seu parceiro, o sucesso será uma consequência natural.