Conciliação bancária: para que serve e quem deve fazer?

Conciliação bancária não tem nada a ver com negociar dívida com bancos.

Por outro lado, tem tudo a ver com gestão financeira.

Mais do que isso: é parte inseparável dela.

Mas se você não compreende bem o conceito, não se preocupe.

É para tornar tudo mais claro e ajudar você a cuidar melhor das finanças do negócio que preparei este artigo.

Você vai descobrir a partir de agora o que é e como funciona a conciliação bancária de uma empresa.

Esse é um conhecimento que recomendo como fundamental para todo empreendedor, não importa qual seja o porte do negócio.

Mesmo quem se formalizou como MEI, microempreendedor individual, não pode negligenciar o controle financeiro, as contas a pagar e a receber.

E como veremos ao longo do texto, tudo isso está relacionado ao processo de conciliação bancária.

Então, aceita o desafio de botar ordem no caixa?

A hora é agora!

Boa leitura!

O que é e para que serve a conciliação bancária?

Você sabia que a falta de controle financeiro é um dos motivos que levam as empresas a fecharem as suas portas depois de apenas três anos de funcionamento?

Sim, é verdade.

Esse dado foi divulgado pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística).

É inegável que ele atesta a importância de uma boa gestão das finanças para que uma organização dê certo.

A conciliação bancária faz parte dessa estratégia.

Ela serve para que a empresa entenda a sua movimentação financeira (recebimentos, pagamentos, depósitos, cobrança de taxas e juros e outras operações).

Pode-se dizer que a conciliação bancária é a melhor maneira de evitar surpresas na contabilidade de uma empresa.

Isso porque ela consiste na conferência dos extratos bancários e saldo da conta com o controle financeiro.

É como uma espécie de comparação entre dados internos e externos.

Através desse procedimento, é possível saber se todos os lançamentos estão de acordo com o que consta no banco.

E se há divergência, muito mais saudável é para a empresa que ela seja descoberta de maneira precoce, dando tempo para contornar o problema antes que ele cresça.

É essencial que o gestor realize a conciliação bancária para prevenir erros e para analisar o fluxo de caixa.

Apesar de a tarefa ser extremamente importante para qualquer empresa, ainda existem empreendedores que abrem mão dessa prática.

Posso dizer sem medo de exagerar que esse é um erro terrível, capaz de comprometer a longevidade do negócio.

Afinal, o resultado disso aponta para a perda de controle do capital disponível para a realização das suas atividades diárias ou para o cumprimento de obrigações.

E, sem dinheiro, empresa alguma sobrevive, não é?

Mas, então, a conciliação bancária é opcional?

Vou explicar no próximo tópico.

Quem deve fazer a conciliação bancária?

A conciliação bancária não é obrigatória por lei, mas por boa prática contábil.

É um procedimento essencial como parte da gestão financeira de uma empresa.

Assim, pode ser feita por qualquer negócio como uma fonte de detalhamento das entradas e saídas de recursos do caixa.

Para as empresas que possuem volume grande de cheques, por exemplo, o procedimento ajuda na hora de acompanhar os que ainda estão para compensar e os que já foram descontados.

Já para aquelas que fazem vendas com o uso de cartões de débito ou crédito, a conciliação deve ser realizada por outro motivo.

Ela permite cruzar as informações do que caiu na conta bancária com os dados que constam nos relatórios enviados pelas operadoras.

Imagine posicionar os extratos lado a lado e identificar que um valor previsto não foi encontrado na conta?

Sem a conciliação bancária, seria dinheiro perdido – e você sequer saberia disso.

Veja, então, que esse monitoramento acaba sendo essencial para as empresas, principalmente as que lidam diretamente com o comércio, no varejo.

Além disso, ele pode ser diário, semanal, mensal, semestral ou anual.

Isso vai depender da necessidade de cada negócio.

É claro que naqueles em que a movimentação de recursos é mais intensa, não dá para adiar a tarefa.

A atualização diária acaba facilitando o processo, além de torná-lo mais rápido.

Isso ocorre uma vez que muitas empresas possuem diversas entradas e baixas de recursos por mês.

Ou seja, deixar para depois pode só aumentar a complexidade de uma tarefa que se revela simples, na maioria dos casos.

Principais objetivos atingidos ao realizar a conciliação bancária

Imagino que os principais objetivos da conciliação bancária já estejam relativamente claros, agora que você entende o conceito.

Mas como a ideia é não deixar dúvidas, criei este tópico específico para detalhar melhor a questão.

Então, podemos considerar que o principal objetivo da conciliação bancária é analisar se está tudo certo entre o extrato bancário e os lançamentos da empresa, além de explicar as eventuais diferenças encontradas entre eles.

Infelizmente, não é incomum ocorrerem divergências, principalmente pelas diferenças de período de compensação.

E se nenhuma conferência é realizada, equívocos passam em branco e você perde dinheiro sem se dar conta disso.

Através desse procedimento, ainda é possível:

• Atestar a eficácia dos registros internos em comparação aos emitidos pelo banco
• Identificar os erros na gestão financeira da empresa ou do banco e, então, corrigi-los
• Proteger o caixa ativo, o item mais vulnerável de uma empresa, através do apontamento de irregularidades, como exemplo as retiradas bancárias não autorizadas
• Levar conforto e segurança aos empresários de que as transações estão sendo registradas corretamente, através da confirmação do saldo dos registros da empresa comparado ao do extrato bancário
• Monitorar o fluxo de caixa para saber quanto a empresa terá disponível futuramente e, então, planejar os investimentos e contas a pagar.

Vale ressaltar ainda que a conciliação bancária permite realizar um controle financeiro muito mais aprofundado e rigoroso à medida que os saldos vão sendo comparados.

Mas é no tópico seguinte que quero detalhar melhor a importância da conciliação bancária, relacionando razões para realizar o processo.

Por que fazer a conciliação bancária?

Apesar de ser considerada por muitos uma tarefa pesada e um tanto quanto lenta, a conciliação bancária, como já vimos, é bastante simples de fazer.

Além disso, é uma ferramenta de gestão e controle capaz de oferecer informações importantes a respeito de uma empresa.

Os principais benefícios desse procedimento indispensável para qualquer organização são:

1. Controle sobre as taxas e juros bancários

A falta de controle das taxas, juros, rotativos, entre outros, pode ter um grande impacto na lucratividade de uma empresa.

É possível que o banco combine um valor com o cliente, porém cobre outro, o que não necessariamente tem a ver com má fé.

Daí, a importância de registrar tudo isso e não confiar apenas no internet banking.

2. Detecção de fraudes e erros

Com a conciliação bancária, é possível saber, por exemplo, se um pagamento foi realizado conforme o pedido lançado no sistema da empresa.

Vale ressaltar que nem sempre os erros humanos podem ser considerados fraude, mas é preciso que a organização crie uma rotina para evitá-los ao máximo.

Não se trata de caça às bruxas, portanto.

O fundamental nesse caso é descobrir o que aconteceu e, então, resolver o problema.

3. Precisão em relação às entradas e saídas de recursos

É importante conciliar todas as transações para não correr o risco de operar a empresa pensando que ela tem mais dinheiro do que realmente tem.

Caso isso aconteça, o resultado pode ser acúmulo de encargos, taxa de cheque especial e até pagamentos recusados.

Muitas empresas acabam fechando devido ao fluxo de caixa negativo, decorrente de lançamentos defasados.

É um risco muito sério e que não pode ser ignorado.

4. Mais qualidade na tomada de decisões

Sabendo exatamente quanto a empresa tem em caixa, é possível tomar decisões mais estratégicas e seguras.

Inclusive, o andamento do seu planejamento estratégico pode ser melhor avaliado.

Se for preciso corrigir os rumos da empresa, que isso seja feito antes que um problema mais grave acabe comprometendo o negócio.

5. Controle dos recursos financeiros

Quando a empresa tem o controle das suas contas, ela consegue destinar os recursos de uma maneira mais planejada.

Afinal, o gestor sabe quanto pode investir e se consegue realizar novas contratações, por exemplo.

Fico muito mais fácil ter o dinheiro disponível e aplicá-lo corretamente.

Como fazer a conciliação bancária? Passo a passo

Apesar de ser uma tarefa minuciosa e que requer atenção redobrada, não é difícil fazer a conciliação bancária.

Principalmente se você seguir as quatro etapas que vou especificar logo abaixo.

De todo modo, para facilitar o processo, é importante utilizar alguma ferramenta capaz de gerar um relatório.

Pode ser desde uma planilha no Excel até um software de gestão.

Esse último permite automatizar a tarefa, o que é ótimo para empresas nas quais essa demanda se mostra necessária.

Confira, então, o passo a passo que montei para ajudar você a realizar a conciliação bancária.

1º Passo: Registro diário das receitas e despesas

É preciso reunir e registrar diariamente todas as entradas e saídas que ocorrem no caixa da empresa.

Entre elas, pagamentos de fornecedores, pagamentos de salários dos funcionários, empréstimos, recebimentos de clientes e impostos, sem esquecer das taxas e juros.

Se essa prestação de contas não for realizada de forma detalhada, poderá causar prejuízos às futuras avaliações.

2º Passo: Verificação do seu extrato bancário

Você precisa analisar se os saldos iniciais e finais do controle interno da empresa batem com os do extrato bancário.

Essa não é uma tarefa tão prazerosa, mas é fundamental.

Infelizmente, nem todos os compromissos de um empreendedor são relacionados à operação.

Mas é preciso fazer a sua parte.

3º Passo: Conferência dos detalhes dos lançamentos

Aqui é interessante verificar se os lançamentos do extrato bancário estão sendo feitos na mesma data em que os do registro da empresa.

Essa etapa é importante para evitar as multas por atraso, por exemplo.

4º Passo: Correção das divergências e armazenamento

Caso seja encontrada alguma divergência entre os extratos bancários e os lançamentos da empresa, ela deve ser corrigida.

É importante também investigar por que o erro aconteceu para que não se repita.

Uma boa dica é guardar notas fiscais, comprovantes de pagamentos e extratos bancários para conseguir acessar as informações com mais facilidade.

Seguindo esses passos, dificilmente você terá problema com o fluxo de caixa da sua empresa.

O processo pode até parecer um pouco maçante no início, mas depois acaba virando parte da rotina.

E não custa repetir: é essencial que seja feito.

Como monitorar o fluxo de caixa

Como você já sabe, o fluxo de caixa é muito importante no controle das finanças.

Afinal, através dele, é possível monitorar as entradas e saídas de recursos de uma empresa.

É por essa razão que os conceitos estão relacionados, ou seja, fluxo de caixa e conciliação bancária andam lado a lado para uma boa gestão financeira.

Quer saber como monitorar essa tarefa?

Dê uma olhada nas seguintes dicas:

• Registre e classifique os gastos: anote todos os valores que entrarem ou saírem da empresa, bem como para onde foi ou de onde veio.

O ideal é separar por categorias (funcionários, contas, aluguel, etc) para depois saber como usou os recursos e quais as principais fontes de rendimentos.

• Verifique diariamente o fluxo de caixa: isso serve para evitar surpresas desagradáveis e garantir uma gestão financeira saudável e segura.

Com a análise periódica do fluxo de caixa, você ainda consegue prever algumas situações de ameaça financeira e agir de modo preventivo.

• Controle o seu estoque: sabendo o valor e o limite do seu estoque, você consegue tomar decisões a fim de evitar prejuízos com ele.
• Faça projeções a curto e longo prazo: depois de monitorar a movimentação financeira por um certo tempo, fica mais fácil projetar o futuro, além de se preparar para as adversidades.

Caso surja alguma despesa inesperada, é preciso identificá-la para que seja melhor gerenciada e evitada nos próximos meses.

• Faça a avaliação do seu capital de giro: é preciso saber se está tendo o retorno esperado com a venda dos seus serviços ou produtos.

Renegociar contratos e cobrar um pouco mais pelo o que oferece também faz parte do mundo dos negócios.

O importante é descobrir se sua empresa está andando de acordo com o esperado.

Lembre que de nada adianta fazer o controle da conciliação bancária corretamente por uma semana e, em seguida, deixá-lo de lado.

É preciso disciplina para colher os benefícios de uma boa conciliação bancária e facilitar a vida da organização como um todo.

Não impute apenas os dados “mecanicamente”, mas também analise os resultados.

Nessa hora, conte com o apoio especializado do contador, que é quem mais entende de gestão financeira, fiscal e tributária.

Quais cuidados tomar ao fazer a conciliação bancária?

Para que a conciliação bancária dê certo e seja feita da maneira menos complicada possível, o ideal é que ela seja lançada e atualizada todos os dias.

Se por acaso houver alguma divergência entre o que está registrado na contabilidade da empresa e o que está descrito no extrato bancário, os valores deverão ser detalhados e explicados na conciliação.

Quando as diferenças ainda não estiverem esclarecidas, os valores devem ser evidenciados para que sejam resolvidos no futuro.

Geralmente, a conciliação bancária é feita pela tesouraria da empresa.

A fim de evitar fraudes e erros durante o processo, ela pode ser realizada por uma pessoa distinta da que faz os depósitos ou da que realiza a emissão dos extratos.

Isso nem sempre é possível em negócios de menor porte, mas que também se beneficiam da conciliação.

Outro ponto que merece atenção é em relação ao arquivamento e à utilização de documentos que possam comprovar as transações realizadas, como boletos, contratos, notas fiscais, entre outros.

Caso seja possível, a empresa deve evitar ter mais de uma conta bancária.

Com apenas uma conta jurídica, fica mais fácil identificar as movimentações para realizar a conciliação.

O número de conciliações bancárias está diretamente ligado ao número de contas.

Quais os principais erros que podem ocorrer e como se livrar deles

Ao confrontar as informações do banco com as registradas pela empresa é possível descobrir alguns erros mais “comuns”.

Listo abaixo as principais ocorrências e a melhor maneira de corrigi-las.

Confira!

1. Divergência entre os lançamentos do banco e os de controle interno

Caso isso ocorra, o ideal é procurar o documento original para saber o motivo dessa diferença.

Ela pode ser motivada por juros, descontos ou até mesmo um lançamento indevido.

Após detectado esse erro, ele deve ser corrigido a fim de tornar o controle mais efetivo.

2. Débitos indevidos pelo banco

Esse erro só costuma ser percebido após iniciar a conciliação bancária.

É possível que o banco debite despesas indevidas.

Caso isso aconteça, a empresa deve procurar o gerente para fazer o estorno do valor e bloquear a conta para esse tipo de lançamento.

3. Débitos imprevistos de taxas, impostos e aplicações

A empresa pode não ter o controle de alguns lançamentos como impostos dedutíveis de aplicações e empréstimos (IOF – Imposto sobre Operações Financeiras), taxas bancárias e de aplicações e transações financeiras automáticas.

A dica é sempre conferir cada uma delas para saber se não há divergência entre a tarifa cobrada e a negociada com o banco.

Caso haja divergência de valor, o responsável deve ligar para o gerente para verificar o que aconteceu.

4. Depósitos não identificados

Valores não identificados não podem ser conciliados.

É preciso ter o controle deles para que sejam monitorados ao longo do tempo, uma vez que podem ser desde um adiantamento de um cliente até uma venda não computada.

É importante pedir para que os clientes enviem os comprovantes de depósitos, a fim de evitar outros problemas, como a bitributação.

5. Transferências não processadas e cheques não compensados

Algumas divergências podem ocorrer por conta de cheques emitidos e que não tenham sido compensados ou pelo não processamento de transações.

É importante estar sempre atento e considerar os cheques no controle de caixa, uma vez que eles ainda podem ser debitados, bem como verificar as transferências para garantir o pagamento correto.

Exemplo de vantagem obtida por meio da conciliação bancária

Para ficar mais fácil de entender a conciliação bancária, vou apresentar agora um exemplo prático de uma vantagem obtida através da realização desse procedimento.

Vamos supor que a empresa possui saldo inicial de R$ 100.000,00.

Nos primeiros 10 dias, teve despesas que somaram R$ 60.000,00 e receitas de R$ 35.000,00.

Sendo assim, no final desse período a organização teve um acumulado de R$ 75.000,00.

Agora, vamos imaginar que, ao analisar o extrato bancário, você descobre que tem R$ 85.000,00 na conta, o que não bate com o saldo dos registros internos (R$ 75.000,00).

Esse momento merece atenção e é aí que começa a comparação de todos os valores lançados pela empresa com os do extrato bancário.

Nessa hora, então, você descobre que, ao invés de lançar uma receita de R$ 20.000,00 lançou como sendo R$ 10.000,00.

Quando isso acontece, é importante realizar as correções necessárias e verificar se os saldos estão batendo.

Felizmente, o erro não foi tão grave.

Caso contrário, a empresa poderia ter um grande problema ao descobrir que tinha menos dinheiro do que imaginava.

Afinal, nessa situação, todo o seu planejamento em curto prazo teria que ser revisto.

Conclusão

A conciliação bancária não é um bicho de sete cabeças, como vimos neste artigo.

Ela pode ser realizada por qualquer empresa, principalmente as que lidam diretamente com o comércio.

O ideal é que ela seja feita por um gerente financeiro com a ajuda de um contador ou um profissional especializado em finanças.

É importante que as atualizações diárias sejam realizadas de forma detalhada e criteriosa, a fim de evitar problemas futuros e obter uma conciliação bancária de qualidade e capaz de vislumbrar um fluxo de caixa bem-sucedido.

Vale ressaltar ainda que muitas empresas acabam fechando por falta de equilíbrio financeiro, por má gestão do fluxo de caixa ou até mesmo pela ausência da conciliação bancária.

Por isso, é essencial que o gestor tenha o hábito de realizar esse procedimento, com o suporte necessário, com a finalidade de evitar erros e fraudes.

Assuma o seu compromisso de trabalhar para a longevidade do negócio.