Será que a sua empresa não está perdendo dinheiro por falhas no controle de estoque?
Essa é uma questão que todo empreendedor deve se fazer.
Neste artigo, vamos explicar como agir a partir da resposta.
Vamos direto ao ponto: estoque é dinheiro.
Se as mercadorias estão paradas, significa que não há vendas e, sem elas, não há receitas.
Mas há outros riscos associados à essa área que é como o pulmão da empresa.
Sem ar, como respirar? Sem oferecer aquilo que o cliente busca, como sobreviver?
Tanto na falta quanto no excesso de produtos, não importa qual seja a doença, o remédio passa obrigatoriamente pelo controle de estoque, como destaca este vídeo.
Especialmente em estabelecimentos comerciais e industriais, falhas nesse processo comprometem o crescimento.
Afetam os resultados e, eventualmente, levam a um desfecho fatal: a falência.
E não estamos nos limitando a grandes empresas.
Um pequeno negócio e até mesmo um microempreendedor individual (MEI) precisa de organização, sob pena de reduzir seus ganhos, no mínimo.
Neste artigo, vamos explicar o que é controle de estoque, seus tipos e metodologias.
Também falaremos sobre como fazer controle de estoque.
E que instrumentos utilizar nessa tarefa, como uma planilha, uma ficha, tabela ou software de gestão.
Ao chegar ao final da leitura, acreditamos que você estará melhor preparado para evitar erros nessa área.
Por compreender a necessidade de se dedicar à correta gestão das mercadorias, já terá dado o primeiro passo.
Mas se permita ir além e abordar o assunto de forma completa e integrada com as vendas, que é o que este artigo propõe.
Amplie seus conhecimentos, estude, planeje e coloque em prática o seu sistema de controle de estoque.
Sua empresa só tem a ganhar.
O que é controle de estoque?
Controle de estoque é um conjunto de ações cujo objetivo é organizar a entrada e saída de mercadorias destinadas à venda ou à produção de bens e serviços em uma empresa.
Podem ser citadas como parte desse processo:
- O registro do ingresso de matéria-prima para produção em uma indústria, como componentes de couro em uma fábrica de calçados.
- O registro da saída de um produto negociado pela área de vendas, como uma vassoura em uma loja de utilidades domésticas.
- O registro de entrada de insumos utilizados na prestação de serviços, como alimentos em um restaurante.
Esse é um procedimento de grande importância para empresas de todos os portes.
Como veremos ainda neste artigo, erros na gestão do espaço resultam em prejuízos, podendo se materializar em vendas perdidas ou produtos inutilizados.
Seja qual for o caso, é menos dinheiro no seu caixa.
A forma como o empreendedor realiza o controle de estoque varia de acordo com o método utilizado.
Mas independentemente disso, quanto maior for o rigor e a precisão empregados para o registro de movimentação de mercadorias, menos sujeito a falhas o processo estará.
Entre os objetivos desse processo, podem ser citados:
- A otimização da gestão de recursos depositados no estoque
- A pronta identificação da necessidade de compra e reposição de produtos
- A negociação antecipada com fornecedores
- O atendimento às necessidades da empresa nos prazos adequados
- A avaliação sobre os itens de maior ou menor saída
- A definição de estimativas de vendas e estratégias específicas por mercadorias.
Conheça os tipos de controle de estoque
Por periodicidade, o controle de estoque pode ser:
Permanente: verificação ocorre em tempo real.
Permitindo atender ao ponto de pedido, que corresponde à necessidade de uma nova encomenda sempre que um produto atingir determinada disponibilidade no estoque.
Temporário ou periódico: nesse formato, a verificação é eventual e se destina à complementação do estoque, pois a falta de um produto não impacta na operação.
Também pode ser utilizado para escrituração ou levantamento do balanço patrimonial.
Para mensuração, o controle de estoque se divide em:
Físico: levantamento da quantidade de mercadorias estocadas.
Valor monetário: determinação do custo de cada item e do valor total investido no estoque.
Já por modelo de controle de estoque, alguns dos tipos incluem:
Mínimo: também chamado de estoque duas gavetas, divide o inventário em dois, um principal e um reserva.
Assim que o primeiro é encerrado, o segundo é acionado e passa a ocupar o posto de principal.
Nesse ciclo, o fluxo de mercadorias não é prejudicado.
Renovação periódica: os produtos são renovados em períodos pré-determinados, em quantidade suficiente para atender à demanda até a próxima compra.
Fim específico: as mercadorias são adquiridas para atendimento a uma demanda específica, como uma ordem de produção na indústria ou uma promoção especial no comércio.
Afinal, é mesmo importante o controle de estoque?
O controle de estoque não é só importante: ele é obrigatório.
A principal razão para isso não está em um benefício que agrega, mas nos prejuízos que ele evita.
Mesmo mínimas falhas nesse processo podem levar uma empresa a perder dinheiro e também clientes.
Para entender melhor esse ponto, vale recorrermos a exemplos.
Vamos citá-los agora, separando por atividade econômica.
Controle de estoque no comércio
Na área comercial, o estoque é destinado às vendas, que representam a fonte principal de receitas desse tipo de empresa.
Nelas, a organização e controle precisam ser ainda mais precisos, pois os riscos são variados.
Imagine que você tenha uma pequena loja de produtos naturais e calcule mal ao solicitar uma nova encomenda de frutas e verduras.
Ao esquecer de considerar as preferências do consumidor, seu estoque ficou entulhado de alimentos que fatalmente terão seu prazo de validade vencido antes de serem vendidos.
Mercadoria encalhada, ainda que não perecível, é também um risco assumido por empreendedores que fazem da bagunça o seu meio de gerenciamento do estoque.
Imagine só perder uma venda por não saber onde um produto está e nem mesmo se possui ele na loja?
Uma verdadeira mancada, não é mesmo?
É por essa razão que, além da organização, é preciso que as áreas de estoque e vendas estejam integradas, juntamente com o financeiro.
Sempre que uma mercadoria for negociada, o estoque deve analisar a necessidade de reposição e acionar os responsáveis por uma nova compra.
Esse processo é explicado neste vídeo.
Quando os setores não se comunicam ou não falam a mesma língua, podem faltar determinados produtos para revenda.
Ao mesmo tempo em que outros se amontoam desnecessariamente.
Quem não controla bem, não sabe quais são os itens de maior ou menor saída.
Perde oportunidades de usar essa informação para definir estratégias de vendas e acumula prejuízos.
Entre eles, a perda de clientes é um dos mais sérios.
Conforme definiu ao Estadão, o consultor do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo (Sebrae-SP), Nelson Endrigo Junior:
“Quando o cliente vai comprar um produto, ele tem de estar disponível.
Porque o processo de venda é muito sutil.
Se o produto não estiver ali para pronta entrega, o consumidor pode pensar e mudar de ideia, ou comprar no concorrente”, diz.
Controle de estoque na indústria
No setor industrial, uma correta gestão do estoque é decisiva para que não falte matéria-prima para produção.
Qualquer erro no cálculo que resultar na ausência de algum insumo utilizado na operação pode interrompê-la, ainda que temporariamente.
E nem seria preciso lembrar que produção parada é mercadoria atrasada, cliente insatisfeito e menos dinheiro no caixa.
Outra situação possível seria uma compra excessiva de matéria-prima, como um pedido feito fora de hora, a partir de uma demanda mal identificada.
Conforme a natureza do produto em questão, ele pode encalhar e até estragar antes de efetivamente ser utilizado na operação.
Sobre esse aspecto, vale citar que não se trata de uma situação rara.
O excesso de estoque atinge quase 40% das empresas na região metropolitana de São Paulo.
O dado consta no Índice de Estoques da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado.
Controle de estoque em serviços
Embora não haja venda de produtos em empresas prestadoras de serviços, também é preciso haver controle de estoque.
Em um restaurante, esse processo exige um rigor até maior do que em indústrias e comércios, pois são manipulados produtos de validade muito curta.
Mas mesmo em um negócio de construção e reformas, por exemplo, há insumos que são utilizados no dia a dia.
Como os materiais aplicados nas obras e as próprias ferramentas.
Assim como na indústria, erros de cálculos podem ser decisivos para parar completamente a execução de um determinado trabalho.
Nesse caso, o prejuízo é duplo: o empreendedor arca com mão de obra parada e tem que lidar com o descontentamento do cliente.
Isso sem falar no maior gasto com uma compra de emergência e não planejada.
Certamente, fica bem mais difícil negociar boas condições e valores com seus fornecedores.
Especialmente com aqueles que conseguem atender seu pedido no prazo necessário.
Não por acaso, há estimativas de que uma correta gestão do estoque pode render uma economia de até 20% nos custos de uma empresa.
Poupar dinheiro em vez de perdê-lo de forma desnecessária:
é ou não importantíssimo se dedicar ao controle de estoque?
Defina uma metodologia para o seu controle de estoque
Agora que estão mais claras as razões para a sua empresa realizar a gestão do estoque, vamos conhecer algumas das metodologias que podem ser empregadas nesse processo.
Elas variam no meio utilizado e na forma de abordagem.
Conheça os detalhes e avalie qual atende de forma mais adequada a sua necessidade.
Just in time
A expressão em inglês just in time, quando traduzida para o português, significa “na hora certa”.
A partir dela, já dá para ter uma ideia do desafio que aguarda quem opta pela metodologia.
Sua característica principal é que não há estoque parado, ou ele é o mínimo possível, sendo suficiente para um dia de trabalho apenas, por exemplo.
Conforme o método, a compra de matéria-prima ocorre para a produção de um determinado pedido.
Nenhuma das etapas estabelecidas para o processo acontecem antes da hora certa, e isso envolve não apenas o estoque, como a própria fabricação e transporte, por exemplo.
Fica claro que o just in time é baseado no conceito de eficiência e não se aplica facilmente a qualquer tipo de empresa.
Entre as suas vantagens, estão a redução de desperdícios, o menor custo com infraestrutura de estoque e a maior facilidade no seu controle.
Mas há riscos, como um atraso do fornecedor, que pode simplesmente paralisar a indústria e deixar os funcionários ociosos.
Controle feito manualmente
Ao contrário de outros processos de gestão, que funcionam muito melhor quando são totalmente automatizados, no estoque, o controle manual ainda tem grande valor.
Seu principal objetivo deve ser o de conferência.
Checando se os dados disponíveis em seu sistema informatizado coincidem com o que está efetivamente armazenado na empresa.
Uma possível divergência indica um erro.
Pode ter sido uma venda realizada sem que fosse dada baixa no estoque.
Um produto cadastrado de forma equivocada.
Ou até mesmo uma falha na entrega, como no caso de envio de mercadoria diferente da negociada.
Já quando o controle feito manualmente é a única forma de gestão do estoque, o processo se torna massivo e mais sujeito a erros.
Além de não ocorrer em tempo real.
Isso prejudica a tomada de decisões no negócio e a elaboração de estratégias de vendas, por exemplo.
O controle manual pode ser feito com uma espécie de check list, usando uma prancheta e um relatório impresso.
Dependendo da forma como o estoque físico é organizado, pode ser exigida muita atenção do responsável pela conferência.
A inclusão de códigos individuais por produto, inclusive fazendo uso de código de barras e de cartões com informações, pode simplificar o processo.
Se for esse o caso, é importante determinar, entre outros fatores, a localização da mercadoria, seu valor, descrição e fornecedor.
Uso de sistemas de computador
A principal vantagem de automatizar o controle de estoque é a agilidade com que a informação é atualizada.
Especialmente quando há integração entre todas as áreas da empresa.
Assim que uma venda é concretizada, por exemplo, o setor de estoque é comunicado para a retirada da mercadoria.
Se atingir o estoque mínimo para ela estabelecido, essa ação já irá gerar uma informação para a área de compras, para que um novo pedido seja solicitado.
Como torna tudo mais prático, um sistema de computador para gestão do estoque não é um luxo, mas uma necessidade em várias empresas.
A tecnologia atual permite ao empreendedor se antecipar e prevenir uma série de falhas.
Pois conta até mesmo com alertas sempre que uma determinada quantia de um item é atingida.
Além disso, se precisar consultar a quantidade de um produto no momento, não precisa mais procurar em arquivos físicos e que podem estar desatualizados.
Basta uma busca no sistema e a informação automaticamente aparece na tela.
Mas como já destacado, é necessária uma inspeção no local periodicamente, tendo como objetivo confirmar os dados disponíveis no seu software.
Aprenda a fazer um controle de estoque
Seja qual for o método escolhido por você para controlar o estoque, vamos detalhar agora quais são as etapas imprescindíveis desse processo.
Para fazer dar certo, veja o que não pode ficar de fora na sua sequência de ações.
1. Monte a sua estratégia
A gestão do estoque começa na montagem do espaço.
Onde as mercadorias serão armazenadas, em que condições, por quais prazos, sendo manipuladas por quem?
Essas são algumas perguntas que devem ser respondidas na sua estratégia. Se não houver organização no ambiente, o controle já nasce prejudicado.
2. Indique os atores
Quando não há clareza sobre quem é o responsável por cada tarefa relacionada ao estoque, aumentam as chances de falhas.
Se o controle é integrado, toda a empresa precisa participar.
No mínimo, aqueles diretamente envolvidos na entrada e saída de mercadorias precisam estar muito bem treinados para liderar o processo.
3. Capacite e avalie
As pessoas envolvidas no controle de estoque devem estar preparadas para todas as situações possíveis.
Isso vale até mesmo para um microempreendedor individual, que atua sozinho.
Ele precisa saber agir rápido para identificar uma falha e propor uma solução.
E isso se adquire com conhecimento, técnica e prática.
Quando há funcionários envolvidos, a capacitação deve ser oferecida, sendo completada com a análise das tarefas.
4. Estabeleça regras para compras
Controlar bem o estoque também depende de bons fornecedores, que entregam prazo e qualidade.
Tenha um cadastro com parceiros e se organize para saber quando uma nova compra é necessária.
5. Tenha um estoque de segurança
O estoque de segurança corresponde à quantidade mínima necessária de um item, prevenindo desabastecimento ou compras superiores à demanda.
Para calcular, multiplique a demanda média pelo tempo de entrega do produto.
Se você tem uma loja de artigos de viagem, vende 3 mochilas por dia e novos pedidos são entregues 7 dias após a solicitação, precisará de 21 produtos no estoque.
Essa quantidade deve atender ao prazo entre a encomenda junto ao fornecedor e o recebimento da mercadoria.
6. Registre tudo
Todos os produtos que entrarem ou saírem do estoque devem ter informações registradas no seu controle.
É importante que tenha uma descrição do item e da sua quantidade em estoque, localização, custo e datas em que foi movimentado.
7. Identifique o giro de estoque
Produtos com maior giro são aqueles que têm maior saída e, por consequência, interesse dos clientes.
São seus itens prioritários, que não podem faltar em hipótese alguma.
Pela data no registro, você consegue identificar quais mercadorias estão encalhadas e sem giro.
Uma estratégia pode ser fazer uma promoção para eliminá-las do estoque, por exemplo.
Como escolher um software para fazer o controle de estoque?
Como o controle de estoque é um processo minucioso, é vantajoso contar com um software para essa tarefa.
O apoio tecnológico minimiza a chance de haver falhas, embora não elimina a necessidade de uma inspeção física.
Mas entre tantas opções existentes no mercado, como escolher aquela que se revela a melhor para o seu negócio?
Hoje no mercado existem sistemas que monitoram seu estoque e ajudam no controle das suas vendas.
Sistemas mais completos, como o Simbio, ainda ficam de olho na sua relação com fornecedores e clientes, cuidando da gestão do seu negócio como um todo.
A primeira dica é conhecer a sua necessidade, ou seja, qual será o uso do software.
O ideal é que dê preferência a um sistema feito especificamente para o seu perfil, o que inclui o tamanho da empresa.
Até a própria atividade exercida pode contar com uma solução mais adequada, pois há ferramentas no mercado com opções detalhadas de personalização.
Não deixe de conferir todas as funcionalidades oferecidas.
Isso evita a aquisição de um software recheado de recursos que não são úteis para você.
Outro ponto a checar é a idoneidade da empresa que vende a solução.
Explore a internet para pesquisar sobre ela e busque pela opinião de outros usuários. Verifique se o grau de satisfação condiz com a ideia que é vendida sobre ela.
A possibilidade de testar antes da aquisição é também um diferencial importante.
Verifique ainda se a fornecedora disponibiliza algum tipo de treinamento e quais são os canais de atendimento e suporte técnico oferecidos.
Se ela nem possui sede física, desconfie.
Por fim, mas não menos importante, é preciso confirmar se há compatibilidade do sistema com seus equipamentos.
De nada adianta contratar um pacote que se diz completo se ele não funciona com perfeição no seu computador ou se é complicado demais para operar.
E quase íamos esquecendo do aspecto preço.
Embora não prioritário, ele também é importante.
Foque no custo-benefício e tenha cuidado com ofertas que se diferenciem muito da média praticada pelo mercado.
7 dicas indispensáveis para ajudar no controle do estoque
- Capacite, oriente, treine e avalie todos os profissionais responsáveis pelo estoque
- Registre em um documento toda entrada e saída de mercadorias, de preferência acompanhando a nota fiscal
- Estabeleça em cronograma a realização de inspeções físicas para conferência
- Mantenha a organização física do estoque
- Dê maior atenção aos produtos que vencem primeiro
- Garanta com que as diferentes áreas da empresa conversem entre si
- Defina um estoque de segurança para cada mercadoria ou grupo delas
Conclusão
Quem tem um estoque, tem um patrimônio a zelar.
Conforme vimos ao longo deste artigo, o cuidado com as mercadorias utilizadas na produção, revenda ou execução de serviços tem importância financeira.
Estamos falando de uma área crucial, capaz de brecar o crescimento e mesmo a continuidade do negócio se houver falhas.
Ainda que nas demais operações o empreendedor faça tudo certo, fica difícil sobreviver ao perder dinheiro e clientes por erros na gestão desse espaço.
Se você não quer correr esse risco, dedique-se ao controle de estoque.
Já se identificou alguma atitude equivocada na sua estratégia, sempre há tempo de rever as ações.
A partir deste texto, busque mais informações, estude os métodos, invista na tecnologia e qualifique os seus processos.
Lembre-se que ser bem-sucedido no estoque ou em qualquer outra área da empresa depende mais de você do que de qualquer outra pessoa.
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