Como empreendedor, você precisa separar o controle financeiro pessoal do controle financeiro empresarial.
Essa regra não muda.
E tem a ver com o sucesso ou o fracasso da sua empresa.
Muitos empresários, por exemplo, têm a impressão de que estão milionários, quando, na verdade, a empresa está praticamente falida.
CPF e CNPJ estão sendo misturados, e agora?
O problema é sério, mas tem solução.
Não se deve tirar da empresa, por exemplo, a verba para os pagamentos das compras domésticas, do condomínio da casa e do colégio dos filhos.
Dá uma confusão danada.
Não sabe por onde começar?
Vamos ver neste artigo como o controle financeiro pessoal e o empresarial se parecem e se diferem.
Boa leitura!
Está iniciando uma vida de empreendedor? Entenda por que você precisa separar suas finanças
Abriu sua empresa agora? É normal ter dúvidas.
Sobre finanças, então, elas são muitas.
Mas estou aqui com você para dar uma destrinchada nisso.
Seus gastos com a sua casa, sua mulher e seus filhos (supermercado, farmácia, escola, funcionários domésticos, condomínio, roupas, etc.) são despesas pessoais.
Já o pagamento da sua equipe, os gastos mensais com material, a luz do escritório, o aluguel da sala, o almoço com clientes, entre outros, são exclusivos da sua empresa.
Até quem é empresário em um home-office precisa saber lidar com duas planilhas separadas.
Uma linha telefônica só para o trabalho, por exemplo, é recomendação básica.
Mas não basta duplicar os recursos se não souber usá-los de forma adequada.
O que isso significa?
No exemplo da linha telefônica, significa usar o número da empresa apenas para fazer e receber chamadas a ela relacionadas.
Ter duas contas em banco, por sua vez, segue o mesmo raciocínio.
É por isso que uma conta jurídica existe: para ser exclusiva da empresa.
Faz sentido, não?
Com isso, dei dois exemplos, mas a regra se aplica a tudo.
Os investimentos também devem ser feitos separadamente.
Sua poupança não é a mesma coisa que os produtos voltados a empresas que o banco oferece.
Ser sustentável financeiramente é tão importante que alguns colégios já adotam a metodologia da DSOP Educação Financeira desde o ensino infantil.
E já existe até mesmo pós- graduação nessa área.
É claro que essa é uma realidade ainda distante da maioria dos brasileiros.
Mas por que não começar por você, empresário?
Portanto, organize-se.
Você tem duas frentes para crescer financeiramente.
Como pessoa física e jurídica.
Senão, vai dar a maior confusão.
Controle financeiro pessoal x controle financeiro empresarial: quais as diferenças básicas
Vamos combinar o seguinte: para começar a separar as finanças, é preciso entender melhor os conceitos.
Afinal, o que é controle financeiro pessoal e o que se entende por controle financeiro empresarial?
Vou tentar tornar isso mais claro para você.
Praticar o controle financeiro pessoal é organizar todas as entradas e saídas de capital de um indivíduo.
Considere contas e despesas gerais, como as que usei como exemplo no tópico anterior.
Já o controle financeiro empresarial coordena as atividades e avaliação da condição financeira da empresa.
Isso se dá através de relatórios financeiros obtidos com dados patrimoniais e a análise do fluxo de caixa, por exemplo.
Nas contas e despesas pessoais você tem gastos fixos e variáveis. Sabe quais são eles?
- Fixos: aluguel ou prestação da sua casa, alimentação básica, escolas particulares dos filhos, remédios de uso contínuo, contas de luz e gás, entre outras despesas.
- Variáveis: lazer em geral (o chopinho com amigos, cinema, viagens de férias), produtos e serviços de beleza, vestuário, TV a cabo, internet, etc.
São muitas contas e despesas, tenha o controle e saiba separar os custos físicos dos empresariais.
Sua empresa também tem custos fixos e variáveis:
Veja só:
- Fixos: aluguel, salários, honorários do contador, serviços de segurança, limpeza, água, luz, planos telefônicos, manutenção, entre outros.
- Variáveis: eles acompanham o ritmo de produção da empresa e sofrem alterações. São pagamentos de horas extras, comissões, marketing, publicidade, impostos, etc.
Tudo isso tem que ser levado em conta e contabilizado.
Em suas despesas pessoais, você também pode determinar o que são gastos essenciais.
O aluguel, a alimentação, gás, luz e água são despesas sem as quais sua qualidade de vida é comprometida.
Logo, são básicas e essenciais.
Já os gastos necessários incluem as despesas com seu carro, férias, TV a cabo e lazer em geral.
Tem ainda os gastos supérfluos, que incluem restaurantes e carros de luxo, roupas de grife e outros produtos caros.
Descomplique com contas separadas
Muito complicado? Não tanto.
E imprescindível.
O objetivo da contabilidade pessoal e empresarial é o mesmo: ter uma vida financeira saudável, com organização e controle de gastos.
Sem esquecer também dos investimentos para cumprir metas pessoais e empresariais.
Reinaldo Domingos, presidente do Instituto DSOP de Educação Financeira, reforça o que já mencionei.
Ou seja, a atitude de separar as finanças dessas áreas pode ser determinante entre o sucesso e o fracasso de um empreendimento.
Pra começar, a sua conta pessoa física deve ser uma.
A de pessoa jurídica, de empreendedor, tem que ser outra.
Nunca a mesma.
Inclusive, o Conselho Federal de Contabilidade leva em conta que é preciso a separação de receitas e despesas das pessoas jurídicas e físicas.
O vacilo de um contador profissional nesse caso pode resultar em advertência.
Mas não use essa informação para descumprir com que lhe cabe.
A responsabilidade do contador por vezes é limitada ou solidária à sua.
Isso significa que seu sucesso financeiro depende muito mais de você.
Salário, pró-labore e lucro
Quando você é dono do negócio, pode parecer que tudo o que entra na sua empresa é seu.
Ou que tudo que você tem na sua conta pessoal pode ir para a empresa.
Você é o dono, certo?
Mas essa é uma impressão errada.
É totalmente aconselhado que você tenha um salário fixo, ou o equivalente a ele, que se chama pró-labore.
Faz toda a diferença para manter o controle financeiro pessoal e empresarial em ordem.
O salário é calculado de acordo com a atividade que você exerce.
Se você é o administrador/gestor da empresa, ou tem um sócio que exerce essa função, o salário se chama pró-labore (ou salário do sócio).
Já o lucro, seu ou dos sócios, depende dos acordos e contratos firmados.
O Sebrae, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, explica com detalhes essas diferenças.
Um detalhe importante é ter datas pré-estabelecidas para o recebimento desses ganhos.
Organize-se bastante
Com organização você evita perdas financeiras.
Reinaldo Messias, consultor do Sebrae em São Paulo, diz: “Seja extremamente organizado. Essa é a melhor forma de separar você de sua empresa”.
E ele tem toda razão.
Uma figura essencial no controle e organização é um contador de confiança.
Até um microempreendedor individual (MEI) precisa de contador.
Não por exigência da lei, mas por necessidade para sobreviver e crescer como empresa.
É o contador que vai estar ao seu lado, apoiando no que for necessário para, enfim, separar as contas.
Ele conhece as regras gerais para você não se enrolar com o Fisco e ter um negócio próspero e sustentável.
O gerente do banco também pode ser uma figura importante para o empreendedor.
Ele conhece as possibilidades diferentes de contas bancárias para pessoa física e jurídica.
E não faz mal algum bater um papo sobre como investir de uma forma segura.
Mas atenção: gerentes têm metas a cumprir.
Converse também com amigos que entendam do assunto para não cair em ciladas.
Ainda sobre organização, recomendo que você tenha o hábito de criar uma rotina administrativa.
Anote tudo.
Atualize todos os números de suas finanças pessoais e empresariais.
Assim, você terá uma ideia melhor do que entra de receita e do quanto gasta tanto com seu CPF quanto com seu CNPJ.
Você tem também várias planilhas e aplicativos voltados para essa finalidade.
Inclusive gratuitos.
Em vez de anotar tudo em papel, que tal usar aquele “amigo de bolso”, o seu smartphone?
Muito mais prático, com certeza.
Esse é o típico exemplo de como a tecnologia facilita as coisas.
E tanto para o controle pessoal quanto empresarial, recomendo fortemente que conheça a conta.MOBI e seu aplicativo fantástico de gerenciamento financeiro.
Passos básicos de um controle financeiro seja ele pessoal ou empresarial
Uma gestão financeira descuidada, com ausência do fluxo de caixa, por exemplo, é um perigo.
Esse é um dos motivos do encerramento precoce de micros e pequenas empresas.
Por outro lado, é um problema que pode ser prevenido com mãos firmes e uma gestão rigorosa.
Vou citar passos básicos para você seguir e não se enrolar no controle financeiro pessoal e empresarial.
Se você é marinheiro empresarial de primeira viagem, levá-los em conta pode ser a diferença entre dar ou não certo..
Pessoal
1. Organize suas contas pessoais
Registre tudo o que você recebe e o que você gasta.
Salário, comissões, gastos com alimentação, saúde, moradia, transporte, lazer.
Anote até mesmo o que gastou com cafezinho e pão na chapa que você devorou na padaria.
A gasolina, a conta de gás, telefone…
Não deixe nada de fora.
2. Registre entradas e saídas
Divida em grupos para ajudar.
Exemplo: luz, gás, condomínio são do grupo DESPESAS DE MORADIA.
Compras no supermercado e lanchonete são DESPESAS DE ALIMENTAÇÃO.
Crie um grupo de lançamentos futuros de contas que se repetem semanal, mensal ou anualmente.
3. Acompanhe o fluxo de caixa pessoal
Ele abrange o registro das suas contas de receitas e despesas e lançamentos de tudo que entrou e saiu na sua conta.
Assim você tem uma visão real de todo o seu planejamento financeiro.
Do presente, com o fluxo de caixa.
Do futuro, com as contas a pagar e a receber.
4. Fique de olho nos cartões e extratos bancários
Com o aplicativo da sua conta e a internet, dá para acompanhar tudo.
A tecnologia ajuda e muito. Cada vez mais.
Não se esqueça de transações parceladas.
Elas também devem estar previstas e ter sua quitação garantida.
Empresarial
1. Separe pessoa física e jurídica
Nada de pedir para um assistente ir pagar o seu dentista com dinheiro da empresa.
Mesmo que você esteja atolado de trabalho, fique atento para diferenciar o que é seu e o que é da empresa.
2. Contrate contas correntes para pessoa física e jurídica
Tenha sempre à mão os talões de cheque e cartões pessoais e corporativos.
3. Defina o que vai ganhar
Caso não seja o administrador, defina o salário.
E o pró-labore para quem cuida da administração.
Nunca retire dinheiro da empresa para suas necessidades como pessoa física.
4. Conheça bem o seu setor financeiro
Busque ajuda de profissionais especializados e mantenha o diálogo com eles.
Se for você mesmo que cuida do setor, mantenha sua agenda organizada e atualizada.
Separe tempo para o planejamento.
Atualize-se com cursos pontuais.
Use planilhas e aplicativos.
5. Aproveite os produtos empresariais e pessoais do seu banco
São produtos diferentes.
O seu gerente pode ser extremamente útil.
Se não sentir uma boa receptividade ou confiança, procure outros bancos ou soluções modernas e eficientes, como as fintechs.
6. Controle de perto o fluxo de caixa
Esse fluxo é a ferramenta para você fazer um controle financeiro das entradas e das saídas de dinheiro da sua empresa em um período de tempo.
É fundamental para o planejamento financeiro empresarial.
Com o controle do fluxo de caixa, você enxerga o panorama geral da empresa.
Identifica problemas.
Busca soluções.
7. Analise com atenção o ciclo operacional
O ciclo operacional soma informações desde a compra da matéria-prima até a venda do produto.
Quando você prevê custos de cada etapa do ciclo, consegue antecipar imprevistos e evitar empréstimos.
É a melhor forma de gerenciar o capital de giro, que é justamente o dinheiro que financia a sua operação.
8. Fuja dos juros
Empréstimos significam juros altos.
São vilões que têm o poder de acabar com uma empresa.
No planejamento financeiro empresarial, é indicado manter uma reserva de emergência para imprevistos.
Essa pode ser a salvação em um momento de grande dificuldade.
9. Saiba negociar preços, prazos e pagamentos
Bons preços proporcionam também valores mais em conta para os seus clientes.
Por isso, procure o melhor custo-benefício na hora de comprar suas mercadorias.
Saiba negociar, pechinchar, fazer valer a sua posição de consumidor.
Se você oferece serviços, aperfeiçoe os valores para a sua empresa funcionar bem.
Quando você tem uma agenda e um bom relacionamento com seus clientes e fornecedores, as negociações de preços, prazos e pagamentos são melhores.
10. Acompanhe o ROI do seu negócio
ROI significa retorno sobre investimento, uma métrica bastante utilizada no marketing digital, mas não restrita a ele.
É a relação entre a quantidade de dinheiro ganho ou perdido como resultado de um investimento.
Em outras palavras, é o seu ganho versus o seu gasto.
Se os gastos estão dando o retorno esperado, você saberá que está fazendo a coisa certa.
O cálculo é feito assim:
- ROI = (Ganho obtido – Investimento inicial) / Investimento inicial.
Exemplo: você investiu R$ 1.000,00 para divulgar o seu serviço. E ganhou R$ 3.000,00. O seu ROI, portanto, foi de 2%.
Bom ou ruim? Depende.
Sozinho, o ROI é um indicador. Mas as respostas que procura dependem de uma análise profunda das suas finanças e resultados.
5 dicas essenciais para fazer o controle financeiro pessoal
Você já teve acesso a ótimos passos para fazer tudo funcionar melhor na sua vida financeira.
Mas não vamos parar por aqui.
As dicas que vai conferir agora podem ajudar você a traçar objetivos e criar hábitos para exercer o controle do seu dinheiro.
1. Analise o seu perfil
Tire um tempinho para analisar o seu perfil financeiro.
Você compra por impulso? Mais do que deveria?
Alguma vez já pensou em traçar metas para economizar dinheiro e realizar seus sonhos?
Aliás, você tem sonhos possíveis de serem realizados com dinheiro?
Tem dívidas? Tem reservas?
Quando você se conhece melhor, fica mais fácil partir para a ação.
2. Defina objetivos
Trace seus objetivos financeiros através de um planejamento bem feito.
Quanto, quando e como você quer poupar?
Seja realista.
Defina valor e objetivo possíveis de serem alcançados.
Suas metas podem ser a longo ou curto prazo.
Grandes ou transformadas em metas menores.
Revise mensalmente todas elas.
De degrau em degrau, você chega lá.
3. Aprenda a poupar e a investir
Não gaste mais do que ganha. Jamais.
Entrar no vermelho é uma das piores coisas para suas finanças.
Pague à vista quando der.
Use o cartão de crédito com sabedoria e quando for vantajoso.
Assim, vai sobrar dinheiro para você criar o hábito de poupar para realizar sonhos e sobreviver a emergências.
E crie um fundo para quando se aposentar.
4. Anote tudo
Como já disse, anote tudo o que gastar.
Até a balinha de menta.
Isso é fundamental.
Por ser algo pequeno, as pessoas se esquecem de anotar.
E na hora de comprar, pesquise preços.
Procure promoções.
Compre apenas o que precisa.
As anotações diárias, semanais e mensais são extremamente importantes.
5. Use aplicativos
A tecnologia agrega controle.
Atualmente, você pode contar com vários aplicativos para organizar finanças pessoais.
Pagos e gratuitos.
Lembre-se de que a organização é que coloca você no controle.
Os aplicativos já vêm prontos para você aperfeiçoar esse controle.
5 sugestões de sistemas de controle financeiro empresarial
O controle financeiro empresarial coordena todas as atividades e a avaliação das condições de uma empresa.
São divididos em controle de caixa, controle de bancos, controles de contas a receber, controle de contas a pagar e controle do fluxo de caixa.
Há algum tempo, você só podia contar com a planilha do Excel.
Mas, agora, sistemas automatizados estão à disposição para pequenas e micro empresas.
Alberto Luiz Albertin, coordenador do Centro de Tecnologia e Informação Aplicada da Escola de Administração de Empresas FGV-SP diz que não há um sistema integrado de gestão apropriado para 100% das empresas:
“Cada companhia tem sua cultura, história e processos e é impossível mudar todos eles”, afirma ele.
O que fazer, então?
Conhecer o que o mercado oferece e buscar a solução mais adequada à sua realidade.
Separei cinco sugestões para ajudar você no controle financeiro empresarial.
Leve em conta principalmente a praticidade e segurança ao escolher um deles.
- O mais conhecido é o ContaAzul. Um ERP, Enterprise Resource Planning. Em bom português significa Sistema de Gestão Empresarial. É on-line e centraliza tudo em um único sistema: contas a pagar e a receber. Faz integração bancária, organiza fluxo de caixa e até emite notas e boletos. O pagamento é mensal e tem pacotes até para autônomos.
- Outra ferramenta bem avaliada é o Bling, um ERP com mensalidade bem em conta. Muito simples de usar.
- O Nibo foi testado pela Folha de São Paulo. É uma ferramenta segura. Uma das críticas é que não emite notas fiscais.
- O Trello é um aplicativo gratuito para Windows e celulares Android e iOS. É para quem tem redes de franquias, empresas com filiais ou equipes espalhadas no país.
- O Sebrae tem várias planilhas gratuitas para serem usadas no setor financeiro da sua empresa.
Benefícios do controle financeiro pessoal e empresarial
Quase ao final da nossa jornada, gostaria de reunir agora algumas das principais razões que elenquei ao longo do artigo para você se dedicar ao controle financeiro pessoal e empresarial.
Eles são imprescindíveis para você viver com mais tranquilidade tanto como pessoa física como jurídica.
Pessoal
- Gastar de acordo com as suas possibilidades
- Não se endividar
- Poupar
- Viabilizar seus sonhos
- Enfrentar imprevistos
- Planejar em pequeno, médio e longo prazo.
Empresarial
- Ter uma empresa rentável
- Em constante e saudável crescimento
- Saber agir na hora dos imprevistos
- Sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo
- Trabalhar com eficiência
- Conviver com a transparência em seu negócio
- Facilitar o planejamento estratégico do seu negócio.
Conclusão
Muitas pessoas deixam de realizar sonhos por falta de planejamento financeiro.
E muitas empresas fecham as portas justamente porque não controlam as finanças.
Tenho certeza de que você não quer ser uma dessas pessoas.
Nem uma dessas empresas.
Então, como sugestão final, aproveite as dicas que conferiu ao longo deste artigo para começar hoje a fazer uma amanhã diferente, mais rentável e saudável financeiramente.
Que o futuro reserve bons resultados para você e sua empresa!