Você está preparado para o novo eSocial?
A partir de 2018, o que começou como um programa voltado ao trabalhador doméstico será estendido a todas as empresas do país.
É isso mesmo!
Não importa o porte do seu negócio, é preciso atender às regras do novo programa.
Mas, afinal, o que é eSocial e por que a sua empresa precisa aderir?
Preparei um artigo recheado de informações para esclarecer todos os pontos dessa nova obrigação para o empreendedor brasileiro.
E antes de achar que se trata de mais uma burocracia, saiba que o eSocial foi pensado para simplificar.
Sim, é isso mesmo.
Podemos até comparar com os objetivos do Simples Nacional, embora não se trate de um novo regime tributário.
Mas que a palavra-chave aqui é simplificação, disso não há dúvida.
Então, vamos entender do que se trata e os benefícios que o eSocial oferece?
Boa leitura!
O que é o eSocial?
O eSocial é um sistema único de coleta de dados trabalhistas, previdenciários e tributários .
Ele está sendo desenvolvido pelo governo federal e será obrigatório para todas as empresas do país até 1º de julho de 2018.
O cronograma atual prevê a sua implantação em duas etapas:
- A partir de 1º de janeiro de 2018: para as empresas cujo faturamento apurado no ano de 2016 tenha sido superior a R$ 78 milhões
- A partir de 1º de julho de 2018: para todos os demais empregadores.
Se você não sabia, está na hora de ligar o sinal de alerta.
Falta pouco tempo para sua empresa se adequar a esse novo modelo de prestação de contas.
O novo eSocial, também chamado de eSocial empresas, vai literalmente revolucionar a rotina administrativa das organizações de todos os tamanhos e segmentos da nossa economia.
Ele representa a evolução do Simples Doméstico.
O sistema foi criado em 2015 para facilitar pagamento de todos encargos trabalhistas, inclusive FGTS.
De imediato, atingiu mais de 7,2 milhões de empregados beneficiados pela lei conhecida como PEC das Domésticas.
A nova lei equiparou os direitos trabalhistas desta categoria – como carteira assinada, seguro desemprego, 13° salário, férias, aviso-prévio, FGTS, adicional noturno e hora extra – aos dos demais trabalhadores.
Além disso, o Simples Doméstico também passou a receber do empregador doméstico, de forma eletrônica, informações sobre obrigações trabalhistas, previdenciárias, fiscais, de apuração de tributos e do fundo de garantia (FGTS).
Com base na experiência da implantação do Simples Doméstico, o governo federal instituiu, ainda em 2014, o eSocial para empresas e órgãos públicos.
Isso estendeu a todos os empregadores a obrigação de transmitir, de forma unificada, informações relativas aos trabalhadores.
Entre elas, vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS, entre outras.
Sim, muita coisa. E tudo isso em um só local, de forma online.
Essa mudança de plataforma através da sistematização de informações que hoje estão dispersas, por vezes redundantes e ainda registradas em livros de papel, é inovadora e veio para ficar.
O eSocial vai guardar as informações em seu banco de dados por até 30 anos.
Após esse período, toda a documentação será disponibilizada em um ambiente público, seguro e sem custos para as empresas.
Ah, antes que você pergunte: o que mudou foi apenas o modelo de envio da informação por parte das empresas.
O novo sistema consiste apenas em uma nova forma de prestação de informação por parte das empresas, e não se confunde com qualquer tipo de regime tributário diferenciado.
Pesquisa: Empresas Brasileiros Não Estão Prontas
Se você não está pronto para o eSocial, a “honra” não é apenas sua.
Recentemente, a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), divulgou uma pesquisa surpreendente.
Ela revelou a desmobilização do empresariado em relação ao eSocial: apenas 4,4% das companhias implantaram o sistema e 42% sequer começaram o processo.
E tem mais.
A Receita Federal divulgou que apenas 800 companhias se cadastraram no ambiente de teste do eSocial Empresas, disponível desde o dia 1º de agosto.
São números realmente preocupantes.
É preciso considerar que não há, até o presente momento, sinais de que o início da vigência da obrigatoriedade será postergado.
De fato, isso ocorreu muitas vezes antes, mas tudo indica que agora é pra valer.
Então, não dá para perder mais tempo.
O eSocial chegou de vez na sua empresa!
Quem pode se beneficiar do eSocial?
O principal objetivo do sistema, de acordo com o governo federal, é a redução da burocracia para as empresas.
E não deixa de ser verdade.
A transmissão eletrônica desses dados vai substituir guias, formulários e diversos documentos.
Ou seja, tudo aquilo que a sua empresa hoje envia separadamente para a Previdência Social, à Receita Federal, à Caixa Econômica Federal e ao Ministério do Trabalho.
Ainda de acordo com o governo, a unificação da transmissão desses dados vai reduzir custos, processos e o tempo que hoje são gastos pelas empresas nessas ações.
A expectativa com a medida é melhorar o ambiente de negócios no país.
E, cá entre nós, esse enorme cruzamento de dados vai facilitar para a União a fiscalização das empresas e também dos empregados.
Afinal, estamos falando de oito milhões de empresas e 40 milhões de trabalhadores.
Quais são as vantagens para as empresas em utilizar o eSocial Empresas?
A utilização da ferramenta pelas empresas vai mudar radicalmente a forma de organização, transmissão e processamento das informações enviadas.
Quer um bom exemplo?
Erros que hoje são muito comuns nos cálculos de guias de recolhimento de diversos tributos poderão ser mais facilmente evitados.
Com a padronização do envio das informações, a tendência é que as empresas ganhem em produtividade, diminuindo o esforço gasto com toda a burocracia que o atual modelo promove.
Além disso, sua empresa terá um ganho adicional.
Ela se conhecerá mais profundamente e poderá se organizar para atuar sempre em dia com a legislação.
E Quais as Vantagens Do eSocial Para os Empregados?
Trabalhadores com carteira assinada também vão sair ganhando com o novo eSocial.
A presença de todos os seus dados trabalhistas e previdenciários sistematizados no sistema é um grande benefício.
Assim, os trabalhadores terão maior garantia em relação à efetivação de seus direitos.
Além da maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho.
MEI e pequenas empresas tem que fazer cadastro no eSocial?
Como diz Arnaldo Cezar Coelho, a regra é clara: o eSocial é para todos.
O que isso significa?
Que não importa o porte da empresa.
A partir da metade do próximo ano, todos os negócios formalizados no país devem se cadastrar no eSocial.
Então, isso inclui mesmo o microempreendedor individual (MEI), que é o menor formato de empresa, cujo faturamento em 2018 estará limitado a R$ 81 mil ao ano.
Mas há um detalhe importante a observar.
Os 7,2 milhões de MEIs do país só integrarão o eSocial se estiverem na condição de empregadores.
Nesse caso, vale lembrar, sendo patrão de um empregado apenas, como permite a legislação do microempreendedor.
Se você empreende sozinho, estará dispensado de integrar o novo sistema.
Nesse caso, continuará utilizando o atual sistema de pagamento de tributos unificados (SIMEI), em valores fixos mensais quitados através do DAS MEI.
A boa notícia é que os microempreendedores individuais e os micro e pequenos empresários receberão tratamento compatível com seu porte, tanto no acesso como no volume de envio de informações.
O comitê gestor do eSocial decidiu que o segmento terá acesso a um sistema eletrônico online gratuito para transmitir os dados, providenciado pelo governo federal, como já acontece com os empregadores domésticos.
Quem vê a medida com bons olhos é o Sebrae, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas.
Ao site da Época Negócios, o presidente da entidade, Guilherme Afif Domingos, destacou que, a partir de junho, o pequeno empreendedor vai cumprir dez obrigações em um único recolhimento.
“Isso resulta em menos custos e maior agilidade para se dedicar ao próprio negócio”, declarou.
Como podemos ver, para quem decidiu abrir empresa, o eSocial vem em boa hora.
Atenção, empreendedor: a hora é de mobilização
Sem dúvida, a implantação do eSocial para as empresas representa um avanço.
Mas e na prática?
Você sabia que sua organização terá que preencher corretamente e enviar 45 declarações que, dependendo do porte do seu negócio, podem corresponder a dois mil campos de formulário?
Que você terá que envolver várias áreas para atuar no mesmo sentido?
Manter dados atualizados?
Como você está se preparando para isso?
E Se Eu Não Me Adequar Ao eSocial?
O eSocial apenas mudará a forma de envio das obrigações previstas em lei.
Portanto, sua empresa estará sujeita às mesmas penalidades que hoje são previstas em lei pelo descumprimento de suas obrigações.
Não há cobrança de multas para a empresa que não aderir ao sistema de forma imediata.
No entanto, o processamento e quitação das suas obrigações rotineiras para com a administração federal ficarão praticamente inviáveis se você não se adequar ao eSocial.
Ou seja, não dá para adiar.
Afinal, o que será integrado pelo eSocial?
São 15 as obrigações que as empresas terão que enviar para o governo através do eSocial.
Se segura, que agora vem aquela famosa lista de guias e siglas “amadas” pelos empresários:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (CAGED)
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Comunicação de Dispensa (CD)
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
- Folha de pagamento
- Guia da Previdência Social (GPS)
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
- Livro de Registro de Empregados
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Conhecendo o eSocial
O desenvolvimento do eSocial Empresas obedeceu ao conceito de “empilhamento”.
O que exatamente isso significa?
Que, numa sequência, os dados transmitidos em primeiro lugar serão pré-requisitos para a utilização dos dados transmitidos em seguida, e assim sucessivamente.
Por isso, o sistema foi programado para transmitir as informações agrupadas sob a denominação de eventos, enviados de acordo com a lógica das relações trabalhistas e previdenciárias.
É como se fosse uma peça de teatro em quatro atos.
Você não consegue entender o espetáculo assistindo só à última parte.
Precisa dos outros capítulos da trama para compreender toda a história.
Saiba agora quais são os tipos de eventos que serão transmitidos pelo eSocial.
1. Eventos iniciais
Os eventos iniciais são os que identificam o empregador.
Eles contém dados básicos de sua classificação fiscal, estrutura administrativa e respectivo cadastramento inicial dos vínculos (empregados ativos e afastados).
2. Eventos de tabelas
São as tabelas sobre informações sobre a empresa.
Os dados que serão preenchidos irão validar envios posteriores, por isso são fundamentais.
Nessas tabelas se enquadram dados tributários, cargos e carreiras, horários, turnos e ambientes de trabalho, processos judiciais e outras informações.
3. Eventos periódicos
Esses eventos são compostos pela folha de pagamento digital, suas contribuições e outras informações previdenciárias ou fiscais.
Entre os dados desse segmento, se destacam a remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social, pagamentos de rendimentos do trabalhador e a contribuição sindical patronal.
4. Eventos não periódicos
Neste grupo se encontram as informações resultantes da relação jurídica entre o trabalhador e o empregador durante todo o período laboral
São exemplos:
- Admissão e desligamento
- Alterações no contrato de trabalho
- Acidentes de trabalho e afastamento
- Cadastro de benefícios previdenciários
- Insalubridade e periculosidade.
Ambiente de testes do eSocial 2018
Para você que começou a se preocupar agora com a dimensão das mudanças que estão por vir, uma boa notícia.
O eSocial disponibiliza um ambiente de testes da plataforma para que as empresas se preparem para o início da utilização obrigatória do sistema.
A última versão, inclusive, já inclui atualizações decorrentes da Reforma Trabalhista, publicada recentemente na forma da Lei nº 13.467.
A sua participação nessa fase é fundamental.
É no contato com a plataforma que sua empresa vai poder entender, na prática, como funciona a sequência de transmissão dos dados.
Também a quantidade de informações que precisam ser atualizadas e organizadas.
E ainda as soluções tecnológicas que você deve providenciar para que sua empresa “converse” com o eSocial.
Além disso, você pode ajudar a melhorar a plataforma, apontando erros, dificuldades e inconsistências.
Através do canal de comunicação do ambiente, é possível enviar os problemas detectados para serem analisados pelo comitê gestor do eSocial.
Isso é ótimo para que a ferramenta fique a mais satisfatória possível para a utilização dos usuários.
O ambiente de testes ficará disponível de forma contínua, inclusive após o início da obrigatoriedade do sistema.
Acesse neste link.
Como a sua empresa deve se preparar para integrar o eSocial?
Uma das suas principais tarefas neste momento deve ser a mobilização da empresa para providenciar informações com consistência, periodicamente e nos prazos estabelecidos pelo novo modelo.
“É uma mudança cultural”, destaca a consultora Angela Castro, da Deloitte, em entrevista ao Estadão.
Para ela, será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados circulam dentro da empresa.
Além disso, sua empresa também pode procurar orientações sobre o tema no sindicato ou federação patronal do seu setor, no Sebrae ou em consultorias especializadas.
Várias dessas organizações estão promovendo treinamentos, palestras e workshops.
Esses fóruns são importantes para ampliar o conhecimento e trocar experiências sobre as etapas da adequação ao sistema.
Tudo isso é importante.
Mas, sem dúvida, há ações estratégicas para sua organização se preparar de forma mais eficaz para este novo ciclo.
Vou falar mais sobre elas agora.
Encontre suporte tecnológico
Ao contrário do eSocial Doméstico, a versão empresarial não será disponibilizada no formato web (com interface).
Pelo menos não por enquanto.
Os dados serão transmitidos em planilhas e tabelas em formato XML.
Ou seja, tanto para participar do ambiente de testes como para acompanhar a evolução da plataforma quando sua participação já for obrigatória, é preciso mobilizar sua área de Tecnologia da Informação ou contratar o serviço.
Isso será necessário para adquirir, desenvolver ou adaptar um software que atenda às novas exigências.
A área ou a consultoria de TI da sua empresa terá que acessar alguns documentos importantes para implantar o ambiente de teste:
- Leiautes
- Pacote de comunicação
- Manual de orientação
- Manual de orientação do desenvolvedor.
A documentação técnica pode ser encontrada neste link.
Para acessar o ambiente de produção e o sistema, no futuro, sua empresa vai precisar de um certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), habilitado para a função de assinatura digital.
Para entrar no sistema depois de implantado na sua infraestrutura de TI, basta digitar seu CNPJ e preencher os campos que solicitarem outros dados da empresa.
Estão dispensados do certificado digital os microempreendedores individuais e micro e pequenos empresários optantes pelo Simples Nacional que possuam até três empregados.
Esse grupo poderá utilizar um código de acesso gerado no portal eSocial.
Atualize todas as informações dos seus empregados
Você vai precisar atualizar o cadastro de todos os seus empregados para que o eSocial os valide.
Isso ocorre porque o nome e sobrenome, dependentes (maiores de 16 anos), data de nascimento, CPF, PIS/PASEP ou NIT são informações que precisam estar unificadas.
Só assim podem ser lidas pelos órgãos que estão do outro lado do sistema (Caixa Econômica, INSS, Ministério do Trabalho e Receita Federal).
Se houver inconsistência na informação, o cadastro não será validado.
Os empregadores podem conferir se há divergências entre o cadastro da empresa e os cadastros dos órgãos de governo através do aplicativo Qualificação Cadastral, disponível no portal eSocial.
A consulta on-line permite a pesquisa diretamente na tela de até dez trabalhadores por vez.
Já a consulta em lote é feita para quem tem muitos empregados.
É realizada por meio de envio de arquivo padronizado, conforme leiaute do sistema.
Para esta opção, a empresa precisa, obrigatoriamente, possuir um certificado digital aprovado pela Receita Federal.
Você pode acessar a consulta neste link.
Crie um grupo ou responsável para cuidar da implantação do sistema
Você vai ter que envolver diversas áreas de sua empresa e prestadores de serviço neste projeto.
O sistema exige que os setores ou consultores de recursos humanos, contabilidade, tecnologia da informação, jurídico, fiscal, medicina do trabalho e outros que sejam necessários atuem de forma conjunta.
O objetivo é integrar os dados que serão enviados para o eSocial.
Você não pode perder de vista que, com o novo sistema, alguns procedimentos seguidos pela sua empresa que estão hoje em desacordo com a legislação serão mais rapidamente identificados pelo eSocial.
E, por consequência, cobrados pelo órgãos de controle.
Por isso, a força-tarefa que você criar terá que revisar procedimentos e processos de todas as áreas envolvidas.
É necessário garantir que as mudanças possam surtir efeito, de preferência, antes do início da obrigatoriedade do sistema.
Conclusão
O eSocial representa mais uma obrigação para as empresas brasileiras.
Mas, por incrível que pareça, isso não é ruim. Bem pelo contrário.
Como vimos neste artigo, o início até pode ter alguma dificuldade.
Afinal, toda transição exige uma adaptação para novos processos e isso exige tempo e dedicação.
No entanto, conforme a plataforma eletrônica estiver integrada à rotina da sua empresa, os ganhos tendem a se tornar evidentes.
A melhor notícia é o tempo que deve sobrar para que você se concentre naquilo que realmente interessa, que é o presente e o futuro do seu negócio.
Se não sabe por onde começar, a dica que posso dar é que converse com seu contador.
Mais uma vez, ele é seu principal aliado.
Com esse suporte e as informações que conferiu hoje, o eSocial será um desafio muito menor do que parece à primeira vista.
E aí é só caprichar no planejamento estratégico, arregaçar as mangas e batalhar para fazer o seu negócio decolar.
Boa sorte nessa jornada!
Deixe uma resposta