Como você cuida do seu estoque?
Infelizmente, nem todos os empreendedores enxergam esse tipo de processo como estratégico.
Alguns até o fazem, mas de uma forma mais simples e informal.
O que você precisa entender, porém, é que o controle de estoque não se trata de uma simples regrinha que as organizações devem seguir.
Muito mais do que isso, ele ajuda você a administrar melhor o seu negócio e a manter os clientes satisfeitos, independentemente do tamanho da sua empresa.
Então, se essa é uma área que ainda não recebe a sua devida atenção, está na hora de virar o jogo.
Neste artigo, você vai saber tudo sobre a boa gestão de estoque.
Pare de perder dinheiro à toa, pense no estoque de forma estratégica e veja seus resultados melhorarem de forma considerável.
É o que procura?
Então, aproveite a leitura!
O que é estoque?
Estoque é o nome dado aos produtos armazenados por determinada empresa para serem vendidos aos clientes.
Diversas companhias possuem esse controle, tanto as prestadoras de serviços, quanto as indústrias e comércios, cada uma com as suas características e formas de gestão.
O estoque participa do processo produtivo em diversos momentos.
Quando a empresa possui insumos utilizados para o desenvolvimento de um produto, por exemplo, ele é chamado de estoque de matéria-prima.
Já durante a produção, quando as mercadorias ainda não estão prontas, ele é chamado de estoque de produtos não acabados.
Quando os itens estão finalizados, ou seja, já em condições de venda para os clientes, o nome dado é de estoque de produtos acabados.
Independentemente do tamanho da empresa, o controle de estoque é primordial para a estratégia e a competitividade dela no mercado.
No caso do MEI
Ainda que você seja um MEI, microempreendedor individual, precisa se atentar a isso.
Ele é importante tanto para o seu bom funcionamento quanto para manter os clientes satisfeitos.
Afinal, estamos falando de uma peça-chave no processo de planejamento de qualquer companhia.
Além de ajudar você a entender quais mercadorias estão disponíveis e quais precisam ser adquiridas ou produzidas, ele ainda vai dar clareza para a tomada de ação.
Por exemplo, aponta se existe alguma falta, se determinado produto tem recebido muitos pedidos, enfim, indica onde o gestor deve agir.
Também através do estoque, você sabe quando e por quanto deverá comprar cada produto ou matéria-prima, assim como por que valor poderá vendê-lo.
Isso dá a certeza do lucro e também do prejuízo, dependendo do caso.
Nessa última situação, o estoque facilita o seu entendimento do contexto para que pense em alternativas para melhorar o seu processo.
Exemplo
Uma empresa de comércio, por exemplo, tem como estoque mais importante o de produtos acabados.
São itens para revenda.
Geralmente, essas organizações compram mercadorias de dois ou mais fornecedores e, depois, revendem por um preço maior aos seus clientes.
Uma das estratégias pode ser comprar em maior quantidade para conseguir um preço bom com o fornecedor e revender pelo valor já estipulado.
O lucro será significativamente maior.
Já uma empresa de prestação de serviços precisa, dependendo do ramo de atuação, ter peças em seu estoque para serem utilizadas no serviço prestado.
Esse estoque é essencial para atender bem ao cliente, tanto em prazo quanto em qualidade.
Falarei mais sobre isso no próximo tópico.
Todo tipo de empresa precisa ter um estoque?
De forma geral, as empresas que dependem de produtos físicos para funcionar são as que requerem um controle de estoque mais rígido.
Já as de tecnologia, que vendem soluções, as focadas em marketing digital, que é feito de forma online, e as que oferecem serviços administrativos, como contabilidade, por exemplo, possuem demanda diferente.
Elas não necessitam de armazenamento de produtos porque não dependem deles para funcionar.
Consegue entender o raciocínio?
Estão nessa lista também as consultorias, que atuam com mentoria, coaching e as empresas de produtos digitais, como blogs, e-books, áudios e vídeos.
Mas nem todos prestadores de serviços não têm estoque.
Obviamente, esse tipo de espaço merece maior atenção de quem está à frente de uma indústria ou estabelecimento comercial.
Ainda assim, é importante conhecer as peculiaridades do estoque em cada atividade para saber como se aproveitar dele para crescer como empreendimento.
Saiba mais sobre o processo em cada área agora.
Estoque na indústria
As indústrias produzem matérias-primas para que empresas de comércio possam fazer a revenda.
O setor de produção é o responsável por transformar os materiais estocados em produtos finais.
Porém, é essencial que elas mantenham os seus estoques em dia para que não faltem as matérias-primas necessárias para a produção.
Assim, os clientes atendidos estarão sempre satisfeitos com os prazos e com a qualidade das entregas.
Como dá para perceber, indústrias são um tipo de atividade que depende do estoque tanto para produzir (na forma de insumos) como para vender (com os itens já acabados).
Inegavelmente, é no ambiente industrial que estão os maiores desafios do estoque, o que demanda maiores preocupações do empreendedor.
Estoque no comércio
Essas empresas podem vender os seus próprios produtos, ou, como acontece na maioria dos casos, produtos de terceiros.
Em todos os casos, não há produção no local, exceto se for também uma indústria.
Ou seja, estamos falando de um estoque específico de produtos acabados, destinados exclusivamente à venda e não utilizados de outra forma.
O controle de estoque, nesse caso, é essencial para você poder medir os altos e os baixos desempenhos da sua empresa.
Quando um produto fica por muito tempo em estoque, por exemplo, significa que a demanda está menor do que a oferta.
Também indica que o valor desse produto no mercado provavelmente está em baixa.
Fora isso, quando mantém essas mercadorias armazenadas, você acaba tendo um custo desnecessário de administração e também de espaço físico.
Uma estratégia é liberar os produtos por um preço menor para que esse espaço receba novas mercadorias.
É só fazer uma promoção especial para os seus clientes para que o espaço seja liberado no estoque.
Mas não basta se livrar dos itens e virar as costas para o problema
Nesses casos, é muito importante que você avalie porque essas mercadorias não saíram.
Pode ser que o público não esteja interessado ou que elas dependam de uma estratégia de marketing diferenciada para que possam ser vendidos.
O importante é ter a certeza dos motivos e tomar as ações necessárias para que você não perca dinheiro e para que tenha um resultado satisfatório.
Só que esse é apenas um dos pontos de atenção com o estoque no comércio.
Quer mais um exemplo?
Não dá para correr o risco de o cliente chegar na sua loja e não encontrar o que procura por falta no estoque.
Ou, pior ainda, você achar que não possui o item simplesmente porque não consegue achá-lo em meio a tantos produtos.
Como você pode ver, organização e controle andam lado a lado no estoque.
Estoque na prestação de serviços
Como comentei antes, é engano achar que prestadores de serviços não possuem estoque.
Algumas empresas podem precisar de produtos para a realização de determinado trabalho.
Quem possui uma oficina mecânica, por exemplo, deve ter determinadas peças em estoque para efetuar reparo em veículos.
Já quem atua na construção civil, como uma empresa de alvenaria, pode necessitar de ferramentas e materiais diversos, como cimento.
A verdade é que, em serviços, o estoque será sempre o de insumos.
E suas particularidades mudam muito conforme o nicho de atuação.
Mas como podemos ver, não é uma área da empresa que possa ser negligenciada.
Quem vai por esse caminho perde dinheiro, fatalmente.
Se não está convencido da importância do controle de estoque, o próximo tópico vai lhe dar boas razões para investir nele.
Quais os benefícios de construir um estoque?
São diversos os benefícios em fazer uma gestão de estoque estratégica na sua empresa.
Confira os principais agora!
1. Atender bem aos clientes
Quando faz uma boa gestão de estoque, você garante que não irão faltar as mercadorias necessárias para a entrega de um produto no prazo para o seu cliente.
Esse controle vai ajudar você a saber exatamente o que comprar e quando comprar.
Pode ter certeza de que o consumidor ficará muito satisfeito com a sua empresa.
E isso faz toda a diferença para ele continuar comprando de você e, quem sabe, até mesmo indicar seu negócio para outros potenciais clientes.
É dessa propaganda positiva que você precisa.
2. Garantir o bom andamento da produção
Se a sua empresa é uma indústria, já imaginou o transtorno que seria se faltasse uma matéria-prima para a produção de um produto?
Você teria que parar o processo, fazer um novo pedido ao fornecedor e aguardar o período de entrega.
Pense na quantidade de dinheiro que você vai gastar, além de correr o risco de não cumprir o prazo de entrega para o seu cliente.
3. Evitar desperdícios
Desperdiçar significa ter mais produtos do que o necessário no estoque, o que pode gerar muitos prejuízos financeiros para a sua empresa.
Faça uma boa gestão para evitar que mercadorias desnecessárias sejam compradas.
Além de gastar dinheiro à toa, elas ainda vão ocupar o espaço de outras mais estratégicas para o negócio.
4. Entregar dentro do prazo
Nem todas as empresas entenderam ainda a importância do cumprimento dos prazos e o quanto isso fideliza ou não um cliente.
Nunca feche um pedido sem saber se o produto está disponível no estoque.
Pode ter certeza de que o seu consumidor ficará insatisfeito, que dificilmente irá comprar novamente de você e que, provavelmente, irá falar mal da sua empresa para outras pessoas.
É um verdadeiro gol contra.
Para evitar esse transtorno, faça um excelente controle de estoque e garanta as entregas dentro dos prazos.
5. Saber a hora certa de fazer promoções
Quando um produto está com o prazo de validade muito próximo de vencer, chegou a hora de você pensar em uma boa oferta.
O mesmo vale se ele está parado na prateleira porque teve pouca procura.
Crie uma estratégia de marketing para as promoções, utilize a internet e as redes sociais para atrair a atenção do máximo possível de pessoas.
Aproveite esse contexto também para divulgar a sua marca.
E fique ligado no próximo tópico, no qual vou apresentar uma situação fictícia para reforçar a importância do estoque.
Exemplo da importância de um estoque
Uma empresária resolveu abrir um e-commerce de roupas.
Ela comprou algumas peças, criou um site simples e passou a fazer a divulgação desses itens para prospectar clientes.
Com algumas divulgações e campanhas nas redes sociais, ela finalmente começou a concretizar vendas.
O primeiro problema aconteceu quando ela vendeu uma peça que não estava mais no seu estoque.
O transtorno foi enorme.
Problema a vista:
A empresária tentou comprar o item do fornecedor, porém, a roupa já tinha saído de linha.
Ela precisou se explicar com a cliente e tentou oferecer uma outra peça parecida, mas não teve jeito.
A consumidora ficou muito descontente e foi reclamar da empresa nas redes sociais.
Como o pagamento tinha sido feito, a empresária devolveu o dinheiro, mas o que ela tanto temia já tinha acontecido: a insatisfação de uma das suas poucas clientes e um golpe na sua reputação.
Foi aí que percebeu a importância de fazer um controle de estoque muito cuidadoso.
Depois de algumas pesquisas e de conversar com pessoas que tinham um controle bem feito, a empresária criou um processo.
Ela implantou indicadores e passou a realizar inventários para garantir que não faltasse nenhuma peça.
Percebeu também que alguns itens ficavam parados no estoque, o que a ajudou a entender que essas roupas não despertavam o interesse dos clientes.
Ela descobriu, assim, qual era o perfil do seu público-alvo e que tipo de peças ele queria comprar.
A empresária deu foco no investimento dessas mercadorias, além de definir dois fornecedores de confiança para trabalhar.
Tudo isso só foi possível graças ao controle de estoque inteligente e estratégico que ela implantou no seu e-commerce.
Dois anos depois, a empresa cresceu, a empresária contratou funcionários e os seus resultados estão melhores do que ela imaginava.
Sobre o controle de estoque? Ele continua indo muito bem!
10 passos para planejar a construção de um estoque no seu negócio
Quer fazer um plano para criar uma boa gestão de estoque na sua empresa?
Saiba que está no caminho certo, pois isso vai melhorar muito o seu processo de trabalho.
Criei um passo a passo com tudo que precisa ser feito para estruturar um estoque de forma bastante assertiva.
Confira!
Passo 1: Organize o estoque
Em primeiro lugar, o espaço físico em que vai colocar as mercadorias deve ser suficiente para todos os materiais que vai receber.
Além disso, ele precisa ser limpo, organizado e estar dentro das regras de armazenagem que os produtos necessitam, como temperatura, circulação de ar, umidade, entre outras.
Siga também uma ordem de armazenamento, considerando a melhor forma de guardá-los e a facilidade para colocá-los e retirá-los do espaço.
Passo 2: Elabore um cadastro
Com uma planilha de controle de estoque você pode cadastrar todos os itens.
Acrescente campos como código e descrição do produto, data em que foi adquirido e vendido, preço da mercadoria e preço de venda, entre outros.
Esse controle pode ser manual ou automático, mas é imprescindível que ele esteja em dia e que seja constantemente atualizado.
Passo 3: Defina regras
Você precisará também definir algumas regras, como os horários em que ocorrerão as movimentações de mercadorias.
O mesmo vale para as ações que devem ser tomadas antes e depois da entrada e da saída dos produtos.
Passo 4: Crie processos
Crie todos os processos necessários para um bom controle de estoque.
Nesse sentido, estamos falando de organização física, fluxos de entrada e de saída de produtos, indicadores, relatórios de inventário, entre outros.
Passo 5: Defina responsabilidades
Você precisará também definir quem serão os responsáveis por cada atividade.
Além disso, estabeleça com rigor a forma como o trabalho será realizado.
Passo 6: Desenhe o fluxo de entrada e de saída
Coloque em um papel o passo a passo de entrada e de saída de mercadorias.
Inclua nele todos os detalhes necessários para a realização dessa tarefa, para que tudo saia da melhor forma.
Se preciso, faça um fluxograma para facilitar o entendimento.
Mas considere que ele deve estar digitalizado no computador e em um arquivo que seja acessível para toda a equipe.
Disponibilizar na nuvem é uma boa ideia.
Passo 7: Seja rígido com relação aos padrões
Você e a sua equipe precisam seguir à risca o processo definido.
Só assim conseguirá ter um bom controle de estoque e evitará os tão temidos erros.
Passo 8: Estabeleça os períodos de compras
Escolha os melhores fornecedores para trabalharem com você.
Eles devem ser de confiança, ter um excelente produto ou matéria-prima e também um preço justo.
Esses parceiros nunca vão deixar você na mão e ,provavelmente, darão um bom prazo de pagamento e condições vantajosas.
Procure sempre antecipar os pedidos para conseguir uma boa condição.
Mas é claro que, com um perfeito planejamento, será difícil não ter um controle das mercadorias que estão para acabar.
Passo 9: Defina o volume de cada produto
Você precisa saber quais são os itens com maior e menor saída para entender exatamente quanto comprar de cada um.
Considere a procura, mas também as situações de sazonalidade.
Isso é essencial para não deixar de vender e não ficar com a mercadoria parada.
Leve em conta o giro do estoque, o preço pago, a economia feita com os produtos comprados em grande quantidade, o prazo de entrega do fornecedor e o tempo entre o recebimento e a entrega para o cliente final.
Passo 10: Mantenha a operação e o controle
Uma vez que você implantou o processo de gestão de estoque na sua empresa, nunca deixe de segui-lo.
Só assim poderá evitar transtornos maiores, incluindo a perda de dinheiro e a insatisfação do cliente.
Bônus: Como fazer para que o seu estoque não se torne dinheiro parado ou perdido?
Além de seguir os 10 passos mencionados acima, você precisará também criar um sistema de inventário.
Ele funciona para fazer a checagem de todo o seu processo e, assim, ter a certeza de que está caminhando da forma como espera.
Por mais que tenha criado métodos inteligentes e que tenha uma equipe de confiança, é essencial que faça o inventário.
Afinal, os erros humanos podem acontecer em qualquer situação.
É melhor ser cuidadoso e garantir que tudo está acontecendo corretamente do que perder dinheiro e deixar o seu cliente insatisfeito.
Atenção:
Outra dica importante vale para as empresas que trabalham com produtos perecíveis.
Se esse é o seu caso, você precisa se planejar com relação às datas de validade desde o momento da compra com o fornecedor.
Além de ter um grande prejuízo financeiro caso os produtos estraguem no seu estoque, você ainda corre o risco de vendê-los fora da validade.
Se isso acontecer, além das implicações legais, perderá a confiança dos seus consumidores com relação à empresa.
Fora isso, é importante que mantenha os colaboradores atualizados e informados.
Eles, mais do que ninguém, precisam ter conhecimento dos processos e dos sistemas utilizados para que possam fazer o trabalho da melhor forma.
Outra dica é: dependendo do contexto da sua empresa, talvez valha a pena investir em um software de gestão de estoque.
Avalie o seu processo e entenda se é o momento de investir ou não em um sistema inteligente, com uma solução automatizada.
Conclusão
Neste artigo, você entendeu a importância de ter um bom controle de estoque na sua empresa.
Para isso, vale resumir as principais ações a adotar:
- Criar um processo bem definido
- Fazer um fluxograma dele
- Elaborar um controle das mercadorias
- Definir os melhores fornecedores
- Fazer as compras na hora certa
- Saber quando criar ofertas para os produtos parados
- Envolver toda a equipe no processo.
Com o estoque estruturado, você vai atender bem seus clientes, cumprir os prazos de entrega, garantir o bom andamento da produção, evitar desperdícios, entender melhor a sua empresa e o perfil do seu consumidor.
No fim das contas, tudo contribui para aumentar as vendas e melhorar seus resultados.
Caso ainda não tenha um bom controle de estoque, comece agora mesmo a desenhá-lo.
Você vai ver que essa ação será muito positiva para a sua empresa, para o seu cliente e para os seus indicadores.
Boa sorte nesse desafio!