As finanças da empresa estão uma bagunça e você não sabe por onde começar a colocar a casa em ordem?
Tenha calma, pois tudo tem solução.
Neste artigo, vou dar diversas dicas e ainda apresentar todos os passos para você administrar seu negócio financeiramente sem complicação ou desespero.
Manter as finanças da empresa em dia é um desafio no meio de tantos afazeres.
Entre as tarefas diárias dos empreendedores, estão o bom atendimento aos clientes, a criação de novos produtos.
Manter a motivação dos funcionários e colocar a mão na massa para fazer o negócio funcionar.
Além de tudo isso, você ainda precisa se organizar para fazer o controle financeiro.
Você já passou por alguma situação parecida com essa?
Com certeza sim, pois essa é a rotina de qualquer empresa.
Mas você tem dificuldade para gerenciar seu negócio porque não sabe exatamente quanto dinheiro entra e quanto dinheiro sai?
Além disso, já atrasou o pagamento de alguma conta porque esqueceu o prazo?
Aí, a coisa muda de figura e começa a adquirir contornos de problema.
Muitos empreendedores têm dificuldade de fazer um planejamento financeiro por falta de tempo ou até mesmo de conhecimento.
Mas esse é um item essencial para o sucesso.
Com um controle financeiro empresarial eficaz, você pode verificar quanto recebe e quanto gasta por mês.
Ter uma noção dos gastos ao longo do ano, além de traçar as melhores estratégias para o sucesso da empresa.
Mas como dar conta de tudo isso?
As regras fiscais mudam constantemente, e a contratação de profissionais contábeis para fazer os relatórios da empresa é uma necessidade.
O problema é que o contador muitas vezes é terceirizado e não consegue enviar informações precisas pela falta de convivência.
E também em razão dos dados incompletos que são enviados a ele.
Essa é uma das razões que levam o empresário a enxergar o profissional contábil apenas como um gasto a mais.
E não como um auxiliar na tomada de decisões na empresa.
O contador pode participar com diversas informações gerenciais para ajudar no seu negócio.
Mas, para isso, é preciso entender do que se trata cada relatório e como deve ser feita a gestão.
Só assim as demonstrações contábeis irão mostrar uma realidade melhor.
Nesse texto, vou abordar como separar as finanças empresariais das pessoais.
Falar de cursos de capacitação gratuitos, termos e relatórios que ajudarão muito no controle financeiro.
Continue a leitura e mude a forma de enxergar as finanças da empresa.
Muitos empresários têm dificuldade em fazer uma boa gestão financeira empresarial, porque acham que isso se resume às contas a pagar.
Está certo que essa é uma tarefa muito importante, mas é preciso ir além.
Como gasta, no que gasta e de que forma gasta o dinheiro da empresa?
Como vende, como cobra, como recebe e quanto recebe por suas negociações?
Ao responder essas perguntas, você estará tendo uma primeira visão mais aprofundada sobre os dois grandes grupos da gestão das finanças:
as despesas e as receitas.
Não importa qual a atividade econômica da sua empresa, a movimentação financeira é essencialmente a mesma.
O dinheiro entra com o recebimento pelos clientes, e o dinheiro sai pelo pagamento de tudo que faz o negócio funcionar.
Um dos obstáculos é que essa movimentação ocorre em prazos diferentes.
Primeiro vêm as despesas e, tempo depois, as receitas.
Na prática, você investe junto aos fornecedores para adquirir mercadorias para revenda ou insumos para produzir ou prestar serviços e, futuramente, repõe esse valor no caixa.
Dependendo da forma como recebe, esse prazo pode ser extenso.
Como no caso de algumas maquininhas de cartão que só liberam os valores em 31 dias.
É muito tempo para ter o dinheiro de suas vendas, não é mesmo?
E como se organizar para não faltar recursos para novas compras?
O controle rigoroso das finanças da empresa é a resposta.
Se você enfrenta problemas, precisa identificar a origem.
Muitos empresários se enrolam com o controle das contas a pagar e a receber.
E aí, ocorre de eventualmente não haver saldo para quitar as dívidas.
Isso demonstra claramente a ausência ou a desatualização do fluxo de caixa.
Que é um poderoso instrumento para apresentar a efetiva realidade financeira do negócio.
Falta de organização e informações distorcidas prejudicam as finanças da empresa.
Para ter dados confiáveis, você precisa de disciplina, procedimentos e organização.
O controle financeiro possibilita uma análise mais clara dos produtos e serviços que geram mais lucro.
Quais são mais caros, e se o empreendedor está gastando mais do que deve.
Além de saber de onde vem o dinheiro, para onde ele é destinado e qual é a melhor forma de aplicá-lo.
Para isso, você não pode contar apenas com a sua memória.
É preciso ter pelo menos um controle para entender a saúde financeira da empresa.
Organizar as finanças não é uma perda de tempo.
Sim, você precisa se dedicar às vendas, mas o planejamento financeiro é essencial para o sucesso do negócio.
Se o controle for bem feito, ele ajudará a entender a situação financeira da empresa e a tomar as melhores decisões para o crescimento dela.
Pois você terá uma visão geral das finanças.
Você pode fazer esse controle de várias formas. Vou citar algumas delas:
Obviamente, quanto maior a tecnologia, maior a precisão do controle e menor o seu envolvimento com a tarefa.
Mas para começar, lembre que você não precisa ser um especialista, pois esse papel quem ocupa é o seu contador.
Por outro lado, nunca esqueça que é importante ter disciplina, paciência e vontade de aprender e crescer.
Gerenciar as finanças é um processo progressivo, e você pode dividi-lo em três passos principais:
Vou detalhar cada um deles a partir de agora.
Se você precisar se ausentar da empresa, alguém saberá através dos controles adotados quais são as contas e os recebimentos do dia.
Ou vai dizer que você guarda todas as informações apenas na cabeça?
Se algum fornecedor solicitar um comprovante de pagamento, ou se seu cliente pedir para que um boleto seja reencaminhado.
Você terá à mão ou precisará buscar nas movimentações do seu banco?
O primeiro passo para colocar as finanças da empresa em ordem é se organizar.
Registre todos os dados financeiros em um sistema.
Se avaliar como um gasto inviável, use ao menos uma planilha de Excel ou do Google Drive para essa tarefa.
Vale até mesmo recorrer a um caderninho.
O que importa é que qualquer pessoa deve poder acompanhar diariamente o que há para ser pago e quais recebimentos devem ocorrer ao longo do mês.
Quanto mais rigoroso for esse controle, menos suscetível a erros ele estará.
Além disso, siga mais estas dicas para se organizar financeiramente:
No livro Empreendedorismo: Gestão Financeira Para Micro e Pequenas Empresas (Editora Alta Books), Luis Roberto Antonik aconselha os empresários a construir suas empresas de maneira organizada e com olhos no futuro.
“Planeje os negócios, pense, coloque no papel, discuta com os filhos e com a esposa, não faça nada ‘de cabeça’.
A chance de dar errado diminui muito”, escreve ele.
É uma boa lição para adotar agora mesmo, concorda?
Mantenha os olhos nos sinais vitais da empresa. Faça a gestão do caixa.
Você sabe exatamente quanto a empresa tem em caixa nesse momento e sabe quanto terá de saldo até o final do mês?
Ela pode comprar novos equipamentos? À vista ou a prazo?
O responsável pelo financeiro sabe com antecedência essas informações e têm à disposição dados confiáveis?
Para que a sua empresa possa continuar funcionando, você precisa ter dinheiro.
Mas além disso, é necessário saber qual será o saldo financeiro.
Somente a partir dessa projeção é que poderá se programar com os pagamentos e recebimentos – e isso é possível através da gestão do caixa.
Avaliar a performance do seu negócio no mercado é um passo essencial para qualificar a gestão.
Para isso, crie objetivos e metas financeiras bem definidas e estabeleça prazos.
Dessa forma, você se manterá motivado para atingir o que propôs e tende a se dedicar mais intensamente ao controle financeiro.
Não deixe de avaliar mensalmente como essas metas estão sendo cumpridas e busque novas maneiras de melhorar seu negócio.
Afinal, você deve saber exatamente onde está e onde deseja chegar.
Dessa forma, é possível traçar novos objetivos e identificar o que deve ser feito ao longo do mês e até mesmo do ano.
Organização, controle, monitoramento, avaliação.
Todas essas ações agora já parecem mais claras, sem restar dúvidas quanto à sua relevância.
Mas você saberia dizer o que todas elas têm em comum?
Vou dar uma pista: é algo que está diretamente relacionado ao seu sucesso à frente do negócio.
Se ainda não captou, não há problema.
Estou falando da necessidade de entender as finanças da sua empresa, ou seja, compreender exatamente como o dinheiro entra e como sai.
O estudo desses fatores é que permite estancar um possível ralo financeiro por onde o dinheiro escorre, promover ajustes e qualificar o desempenho do caixa.
No longo prazo, será a diferença entre sobreviver e crescer.
Entender o fluxo de pagamentos e recebimentos pode realmente melhorar a gestão financeira da sua empresa.
Depois de entender o que são as finanças da empresa, chegou a hora de conhecer quais são as melhores práticas para efetivamente colocar a casa em ordem.
Se você está no vermelho, veja na relação que apresento a seguir uma oportunidade de voltar a respirar e sair da UTI financeira na qual se meteu.
Já se o saldo for azul, nem por isso significa que você está fazendo tudo com perfeição.
Acredite, sempre dá para enxugar mais os gastos e alcançar um maior lucro.
O primeiro passo para fazer o controle financeiro de uma empresa é investir em educação financeira.
Isso não necessariamente significa aplicar muito dinheiro em cursos.
Aqui mesmo no blog, sempre trago conteúdos inéditos com várias dicas para descomplicar a financeira da empresa como um todo.
Então, use essas informações como fonte de conhecimento.
Quer uma boa sugestão?
Comece pesquisando sobre o assunto na internet e comprando livros.
Há vários títulos que todo empreendedor deveria ler.
O consultor financeiro Gustavo Cerbasi tem diversos livros publicados, tanto voltados para a gestão da empresa quanto para as finanças pessoais.
Em 2016, ele lançou um curso chamado Inteligência Financeira, com duração de três meses.
As aulas abordam um passo a passo para conquistar a liberdade financeira e contam com diversas planilhas bastante úteis.
Por sua vez, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) disponibiliza vários cursos online, inclusive gratuitos, voltados a áreas variadas.
Veja algumas opções de curso de finanças empresariais:
Todos os cursos citados acima são gratuitos, e o único investimento é o seu tempo.
Investir em educação nunca é demais, especialmente considerando o crescimento do seu negócio.
Uma dica muito importante e essencial para o sucesso da empresa é a determinação de um valor fixo de pró-labore.
Mas o que é pró-labore?
É uma das formas de remuneração do administrador, para que você tenha o seu salário mensal e não misture suas contas com as da empresa.
Esse valor deve estar previsto no orçamento, sobre o qual falarei na sequência.
Sob nenhuma hipótese as contas da empresa podem se misturar com as dos sócios.
Caso contrário, os relatórios não apresentarão a realidade dela, mas sim da empresa e do proprietário.
Dificultando a tomada de decisão e a avaliação dos resultados.
Faça também seu planejamento pessoal para saber qual deve ser o valor estabelecido para o pró-labore.
O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é gerado mensalmente pelo seu contador.
Nesse relatório, como o nome indica, são demonstrados os valores das receitas, custos e despesas da empresa.
Os valores de receitas e despesas são informados no mês que ocorreram, seja qual for o dia em que foi realizado o pagamento.
Por exemplo, se você comprar R$ 800,00 de material de escritório e parcelar em três vezes, constará R$ 800,00 no DRE.
Com esse relatório, você pode fazer um acompanhamento das receitas e despesas mês a mês e verificar quais sofreram maior variação.
Isso permite realizar uma análise mais detalhada e verificar quais custos aumentaram e devem ser cortados.
Não é vergonha para ninguém admitir que ainda não domina todos os conceitos do dia a dia da empresa, por mais relevantes que ele sejam.
Um empreendedor está sempre aprendendo, pois a necessidade de evoluir é permanente.
Então, vou falar agora da aplicação de três conceitos bem importantes.
Com esse instrumento, é possível compreender o desempenho do negócio com relação às vendas, custos dos produtos e lucro obtido com cada item vendido ou serviço prestado.
Com ele, você poderá verificar:
Esse controle reúne as informações de vendas em um único lugar.
Possibilitando que sejam analisadas pelo empreendedor todos os meses.
Decidindo com maior embasamento em quais produtos vale a pena focar e em quais serviços investir.
Devem constar:
O controle de vendas pode ser realizado em uma planilha eletrônica e, preferencialmente, em um sistema de gestão empresarial e integrado ao relacionamento com os clientes.
O livro caixa é um controle no qual são registradas todas as entradas e saídas diárias.
Mostrando qual a origem e o destino do dinheiro.
Isso vale também para as movimentações no caixa quanto nas contas bancárias jurídicas.
Nesse relatório, devem constar:
Antes de falar sobre o próximo controle, quero lhe dar uma dica extra.
A conta.MOBI é uma ferramenta que pode ajudar a controlar o dia a dia das suas finanças.
Basta usar seu smartphone, tablet ou computador com conexão à internet.
Suas despesas pessoais nunca devem ser misturadas com o negócio.
Mas se isso ainda estiver acontecendo, o relatório gerado pela conta digital ajudará a saber exatamente quanto usou do dinheiro para fins diferentes do previsto.
Detalhe o máximo possível seu controle, pois dessa forma você conseguirá verificar o desempenho financeiro do seu negócio para tomar as decisões corretas.
Provavelmente, você já ouviu falar em fluxo de caixa, não é mesmo?
Essa é uma das principais ferramentas de controle financeiro, pois é essencialmente um mapa das movimentações que envolvem dinheiro.
O fluxo de caixa ajudará a ter uma previsão e fazer o controle das contas a pagar e a receber ao longo do mês.
Para que você possa entender como o negócio se comporta mensalmente.
Nele, você informará tudo o que já ocorreu e a previsão dos meses seguintes.
Por exemplo, se você deseja comprar uma nova máquina em 10 parcelas, você deve informar os valores nos 10 meses seguintes.
Dessa forma, será possível se planejar melhor.
Saber em qual mês as contas ficarão mais apertadas.
E se será necessário reduzir custos ou realizar mais vendas à vista para conseguir pagar o equipamento.
Para fazer uma boa gestão da sua empresa, é necessário conhecer também alguns termos técnicos.
Entre aqueles que são muito importantes, estão o lucro e o faturamento.
Mas não são a mesma coisa?
A confusão é até certo ponto comum, mas não são conceitos sinônimos.
Entenda a diferença:
Não é raro ver um pequeno empresário fazer grandes volumes de vendas, ter um faturamento alto, e a empresa quebrar.
Simplesmente porque ele não sabia o quanto estava de fato lucrando e quais despesas precisavam ser cortadas.
E aí você se pergunta: mas por que o valor do lucro líquido não é igual ao que tenho na conta corrente?
Isso pode ser verificado através do fluxo de caixa, que foi explicado anteriormente.
Assim, você pode compreender que o lucro da empresa não se torna recurso financeiro imediatamente.
Já que é muito comum que uma boa parte das vendas seja feita a prazo.
Você já viu empresas faturando R$ 1 milhão no ano, mas quebrando logo em seguida?
Isso pode acontecer porque não realizavam um bom controle financeiro empresarial e o resultado era um lucro baixíssimo.
Ou até mesmo porque não se programavam para alinhar o pagamento dos fornecedores com o recebimento dos clientes, e se tornavam grandes devedores.
Além disso, não entender termos técnicos como lucro e faturamento, por exemplo, pode levar à falência por achar que está rico, faturando altos valores.
Mas na verdade, depois dos descontos das despesas e impostos, sobra um saldo baixíssimo.
Outro risco é o atraso de entrega das obrigações, o que pode gerar multas ou até o bloqueio do CNPJ da empresa.
Se você não está conseguindo fazer o controle financeiro empresarial, uma boa opção é criar um setor específico para cuidar do dinheiro da sua empresa.
Dessa forma, você poderá se dedicar melhor ao seu negócio.
E deixar a rotina diária com pessoas contratadas para gerenciar os pagamentos e recebimentos.
Caso a empresa seja muito pequena, ao menos delegar a função e determinar quem será o responsável por ela já ajuda bastante.
Você pode fazer reuniões regulares para acompanhar as finanças da empresa com resultados gerenciais e, assim, traçar suas metas.
O setor financeiro também pode criar indicadores para ajudar a ter uma visão melhor das finanças empresariais.
E, dessa forma, guiar o empresário pelos melhores caminhos.
Se sua empresa possui dívidas, quite-as por prioridade.
Pague primeiramente as despesas com itens essenciais e negocie os juros com os fornecedores.
Para quitar seus débitos, você pode buscar formas de economia dentro da empresa.
com o corte de gastos desnecessários e pagar as contas no prazo, pois dessa forma não haverá a incidência de juros.
Solicitar um empréstimo bancário para quitar as contas da empresa deve ser sua última opção.
Realizando o controle financeiro empresarial, você conseguirá verificar todas as suas dívidas e o saldo disponível em caixa.
Mas aí você se pergunta: se tiver dinheiro sobrando, o que fazer?
Investir ou pagar dívidas de longo prazo?
Caso tenha dinheiro extra, o indicado é quitar antecipadamente suas dívidas.
Alguns fornecedores podem oferecer descontos maiores do que manter seu dinheiro investido.
Antes de aplicar o saldo positivo do seu caixa, verifique quais contas podem ser pagas com desconto.
E analise se será mais vantajoso investir ou antecipar pagamentos.
Lembre ainda que pagar as contas antecipadamente:
além de gerar economia, dará maior credibilidade à sua empresa com os fornecedores.
Esse é um item essencial para o controle financeiro de uma empresa.
Ao criar um orçamento, também conhecido como budget, você deve fazer uma estimativa de quanto receberá e quanto será necessário gastar (ou investir) durante o ano.
Você pode usar como base o histórico da empresa no último ano.
Que pode ser extraído do seu software de gestão.
Ou fazer uma estimativa conforme os últimos meses se o seu negócio estiver começando agora.
Os orçamentos valem por um ano, e o ideal é iniciar a criação no ano anterior para poder planejar todos os gastos tranquilamente.
Mas caso você inicie o planejamento em outros meses, não tem problema.
O importante é começar, fazer corretamente e utilizá-lo como uma ferramenta de gestão.
Como a maioria dos valores são estimativas, e muitas vezes não é possível ter certeza do que foi informado, seja prudente e registre seus recebimentos com valores menores e os pagamentos maiores.
Por exemplo, se a sua fatura de luz sempre vem no valor aproximado de R$ 300,00, informe R$ 350,00 no orçamento.
Pois os valores podem ser reajustados, e mesmo assim você ainda estará dentro do planejado.
Considere também o aumento salarial dos seus funcionários e pagamentos de horas extras esporádicas, além dos reajustes de aluguel e inflação.
Dessa forma, você terá um cenário mais realista, e, caso fature menos que o planejado, ainda terá dinheiro para quitar suas dívidas.
Independentemente da área do seu negócio, ter um bom planejamento é essencial para o futuro da empresa.
Separe um tempo, organize suas contas e suas ideias e coloque no papel o que é o seu negócio, seu público-alvo e os resultados financeiros que deseja alcançar.
As compras realizadas também devem ser planejadas para reduzir os custos da sua empresa, pois dessa forma você irá adquirir apenas o que é essencial.
Se você tem fornecedores fixos, faça parcerias para receber descontos nas compras ou até mesmo negociar melhores condições de pagamento.
Apesar disso, sempre faça cotações para verificar se outra empresa está oferecendo o que você precisa por um custo menor. Assim, consegue negociar o preço de aquisição.
Também é necessário otimizar a gestão do seu estoque.
Com um controle bem feito, você tem um melhor giro de estoque, sem comprar itens acima do necessário.
Lembre sempre que, antes de realizar uma nova compra, deve verificar se o valor estava no orçamento e se existe dinheiro disponível para essa aquisição.
Planejamento é a palavra-chave antes de realizar qualquer compra.
O último passo é entender o custo do seu produto ou serviço e todas as despesas da sua empresa.
Para isso, você deve compreender as diferenças entre custo fixo e custo variável. Vamos a elas:
O custo fixo deve ser pago independente da quantidade de serviços que você presta, ou dos itens que vende.
Ele ocorre todo mês e é importante para o funcionamento da sua empresa.
Por exemplo, o seu aluguel é um custo fixo, mas não porque é necessário pagá-lo todos os meses.
E sim porque, independente do fato da empresa estar operando ou não, este gasto existirá.
Outro exemplo são seus funcionários, pois receberão o salário fixo seja qual for o faturamento realizado no mês.
Já o custo variável ocorre de acordo com a quantidade de serviços prestados ou bens produzidos pela sua empresa.
Aqui entra a matéria-prima, por exemplo.
A quantidade de insumos que você precisa comprar para assar bolos depende do número de pedidos que a sua empresa recebe em um determinado mês.
Consegue compreender a lógica?
Caso seus funcionários trabalhem por comissão, esse valor entrará no custo variável.
Pois a comissão também depende das vendas realizadas.
Se você deseja começar a aplicar tudo o que aprendeu hoje mesmo, uma forma rápida e fácil é solicitando a sua conta.MOBI.
A conta.MOBI foi criada especialmente para microempreendedores individuais e microempresários.
Ela combina as facilidades de uma conta corrente digital com ferramentas que auxiliam na gestão financeira do seu negócio.
Neste vídeo, você pode entender melhor como a conta.MOBI funciona e como ela poderá ajudar na gestão do seu negócio.
As facilidades vão desde o armazenamento de boletos, acompanhamento dos ganhos e controle do dia a dia das finanças.
Além de ajudar a realizar seus sonhos através de uma ferramenta que ajuda a poupar dinheiro para isso.
Manter as contas em dia e ter o controle dos valores que entram e saem do seu caixa é fundamental para a saúde de qualquer negócio.
Comece se organizando e criando rotinas para a realizar os pagamentos dentro do prazo e ter um controle dos valores de cada cliente.
Outro ponto muito importante é não misturar suas contas pessoais com as empresariais.
Pois somente assim você conseguirá gerenciar corretamente o caixa.
E é importante entender também os custos.
Para isso, liste todas as contas a pagar, independentemente do valor.
Assim, você terá uma visão mais detalhada dos seus gastos e ganhos.
Podendo economizar e se programar melhor financeiramente.
Se você deseja ser um empreendedor de sucesso, aplique todas as dicas que aprendeu neste artigo.
E conte com a conta.MOBI para colocar o seu negócio em ordem.
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