Sped Fiscal: passo a passo completo para entregar este artigo digital

Você está por dentro do Sped Fiscal?

Ou transfere tudo para o seu contador?

Saiba que esse é um compromisso importante para todas as empresas e que deve ser encarado com seriedade pelo seu proprietário.

Mas não se assuste com o nome do sistema, pois ele serve muito mais para facilitar do que complicar a vida do empreendedor.

Se você trabalha na área de escrituração fiscal há mais tempo, já percebeu a diferença entre o “antes” e o “depois” da criação do Sped.

Se trabalha há menos tempo, sabe que precisa se atualizar, certo?

Então, este é o artigo certo para isso.

Ao longo da leitura, você vai saber o que é Sped Fiscal e conhecer os benefícios que o sistema de apuração fiscal leva às empresas.

Dentre outros tópicos, você vai conferir:

• Quais empresas são obrigadas a implantar o sistema?
• Quais livros integram o sistema?
• Quais são os principais problemas que envolvem o sistema?
• Como entregar os arquivos do sistema?
• Quando proceder ao envio dos dados?
• Quais são as situações mais comuns que travam a validação dos dados fiscais analisados pelo sistema?
• Como corrigir eventuais erros de informação?

O fato é que instrumentos, ferramentas e mecanismos digitais têm avançado a todas as áreas das atividades humanas.

Todas.

Avançar sobre o mundo da escrituração fiscal seria questão de tempo.

E o tempo chegou.

Boa leitura!

O que é Sped Fiscal?

O nome Sped fiscal soa estranho?

Apesar de parecer, não é um termo estrangeiro.

Sped é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital.

Trata-se de uma adequação do sistema de declaração fiscal empresarial à era virtual.

Essa tendência tornou-se mundial há muitos anos e é irreversível.

Quem oferece uma definição interessante é Maristela Giroto em seu artigo Sped Contábil, o novo paradigma, criado para a edição 170 da Revista Brasileira de Contabilidade.

Segundo a autora, o Sped é “um projeto que representa um novo modelo de apresentação das informações contábeis”.

Dá para perceber, então, o caráter de importância e novidade do sistema.

Ou seja: escrituração, declaração e tributação fiscal passam a ser feitas virtualmente e não mais em papel.

Dessa forma, temos a integração quase perfeita entre informações das empresas e a arrecadação federal e estadual.

Quando falamos no Sped Fiscal, portanto, estamos nos referindo a um arquivo digital que dispõe de campos padronizados para informações contábeis e fiscais.

Estudiosos das diversas áreas da economia garantem que o Sped representa enorme avanço nos procedimentos fiscais dos contribuintes.

Não faltam artigos na internet com essa visão.

O sistema foi idealizado por equipes competentes da Receita Federal e implantado pelo Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados), que nada menos que a maior empresa pública do mundo de processamento de dados.

As tratativas iniciais para implantação do Sped ocorreram ainda no governo de Fernando Henrique Cardoso, no início dos anos 2000.

Na época, o plano de ações plurianuais se atentou fortemente aos processos de administração pública, com programas de modernização dos procedimentos tributários e aduaneiros.

Oficializado em 2007 a partir do Decreto-Lei 6.022, de janeiro daquele ano, o Sped foi testado em algumas empresas no ano seguinte, como parte do PAC – Programa de Aceleração do Crescimento.

Dois anos depois, já chegava à boa parcela das empresas fiscalizadas sob regime de Lucro Real.

Em 2014, a grande maioria das empresas sob Lucro Presumido também já tinha à disposição o novo sistema.

Importante dizer ainda que a implantação do Sped por parte das empresas contribuintes do IPI e ICMS é obrigatória, conforme determina Instrução Normativa nº 787/07 da Receita Federal.

Afinal, para que serve o Sped fiscal?

Praticidade e transparência são objetivos claros do Sped.

Outros também merecem destaque.

O sistema serve para:

• Compartilhamento de dados oficiais contábeis e de informações fiscais padronizados
• Uniformização das obrigações secundárias (ECF, EFD Contribuições, ECD Contábil, eSocial, NF-e, NFS-e, etc.) nos procedimentos contábeis e fiscais usados por contribuintes pertinentes
• Agilização da constatação de eventuais posturas suspeitas contra o regime tributário
• Melhora acentuada nos controles fiscais dos procedimentos internos das empresas, possibilitando acesso rápido às informações
• Cruzamento de informações a partir de auditoria virtual distanciada
• Eliminação de uso de boa quantidade de papel, o que imprime caráter de sustentabilidade ao sistema.

No resumo do contexto, o Sped leva eficiência às gestões fiscais com diminuição de tempo operacional e aumento na produtividade administrativa.

Os esforços das autoridades para implantar o Sped objetivaram – e ainda objetivam – intensificar o sentido de praticidade nas operações fiscais.

Com isso, a economia de tempo se torna um dos produtos principais, tanto para o governo quanto para empresas.

E a transparência fiscal se torna o elemento chave nas relações entre eles.

O Sped se preocupou em um primeiro momento com quatro conjuntos de operações fiscais:

• Escrituração contábil
• Escrituração fiscal
• Emissão de notas fiscais
• Emissão de conhecimentos de transporte.

As obrigações relativas a essas operações passaram a ser entregues em formato eletrônico.

Mas a função do sistema não acaba por aí.

Também o Sped cria elos analisáveis entre as administrações tributárias das três esferas de governo.

Afinal, ele é assessorado por vinte instituições intimamente ligadas à área que colaboram no desenvolvimento e atualização constante.

Entre elas, a Receita Federal, o Conselho Federal de Contabilidade e a Comissão de Valores Mobiliários.

Por sua estrutura, o Sped abre discussão para busca de soluções para problemas e entraves pontuais ou crônicos.

Não há como negar que ele é muito importante para o país.

Vantagens da Implantação do Sped

Você já deve ter percebido que não faltam boas para ver o Sped Fiscal com bons olhos.

Mas para não deixar dúvidas sobre as suas vantagens, preparei este tópico exclusivo sobre elas.

Veja a seguir alguns pontos importantes do Sped que merecem ser destacados.

Perceba como esse sistema agrega benefícios a todos os envolvidos:

• Menores custos com menos necessidade de impressão e armazenamento de documentos físicos
• Desoneração do caixa com racionalização e simplificação de processos em geral
• Padronização de meios de informação às diversas unidades federadas
• Menos incidência de fraudes e consequente combate à sonegação
• Diminuição da incidência de presença de auditores fiscais nas dependências do contribuinte
• Consequente diminuição nos custos dos órgãos oficiais com menor necessidade de coleta física de informações
• Intensificação dos meios de intercâmbio de informações oficiais
• Efetividade das informações mais qualificadas
• Disponibilização de cópias válidas a qualquer momento.

Entre todas as vantagens citadas, gostaria de falar rapidamente sobre aquelas que mais interessam ao pequeno empreendedor.

A primeira delas é a otimização do tempo.

Tempo é um recurso que vale ouro em pequenas empresas.

Se o gestor se vê preso em meio a uma série de tarefas entediantes e burocráticas, menos motivado ele fica.

Mas o pior disso é sobrar pouco tempo para cuidar do que realmente interessa, que é o futuro do negócio.

Nesse sentido, facilidades da tecnologia, como o Sped Fiscal, devem ser sempre saudadas.

A conta.MOBI acredita muito nisso, tanto que inovou ao apresentar uma conta digital para pessoas jurídicas.

Outra questão importante, apesar de óbvia, é a redução de custos.

Sobre isso, nem preciso me estender.

Toda economia é válida para ter dinheiro para tocar a empresa.

E não dá para subestimar o valor poupado com menos impressões e a necessidade de armazenamento físico de documentos.

Por fim, mas não menos importante, atender o Sped é fazer a coisa certa.

Na prática, significa não ter o risco de o fiscal bater na sua porta.

Uma tranquilidade que não tem preço, não é mesmo?

O Sped É Instrumento de Gestão Fiscal?

Ainda sobre as vantagens, vale analisar essa questão específica.

E a resposta é positiva: sim, o Sped é um ótimo instrumento de gestão fiscal.

Por quê?

Porque simplifica muito o dia a dia da gestão fiscal nas empresas.

O ambiente de escrituração tradicional requer ação mecânica, lavratura de livros fiscais e contábeis, acompanhamento constante, entre outras atividades maçantes.

Nesse ambiente, a pressão por detalhamento correto de informações sobre colaboradores implica em estresse mental, o que cria uma situação propícia a equívocos.

É o cenário perfeito para falhas.

Por outro lado, havendo equívocos, o peso da burocracia para correção gera uma perda de tempo considerável, tanto nas empresas quanto nos órgãos fiscalizadores.

É tudo aquilo que você não quer e não precisa.

Além disso, a escrituração mecânica absorve tempo que se torna desnecessário com o novo sistema de escrituração.

Mas podemos até mesmo ir além.

O Sped gera maiores possibilidades de acertos operacionais, torna ocorrências fiscais menos traumáticas do ponto de vista administrativo e mais analíticas do ponto de vista fiscalizador, além de desobrigar o operador de atividades corriqueiras.

Nesse contexto, é sim, um excelente instrumento de gestão fiscal.

Você não concorda?

Entenda o funcionamento do Sped Fiscal

Até aqui, já falamos sobre o que é o Sped Fiscal, para que ele serve e suas principais vantagens.

Você já entendeu que o sistema faz bem às empresas, embora carregar o nome “fiscal” cause alguma apreensão.

Mas e como ele funciona na prática?

A operacionalidade do sistema é teoricamente simples.

Um bom programa de ERP (aplicação de planejamento de recursos empresariais) oferece aplicações capazes de se alinharem com o Sped Fiscal.

Se a sua empresa ainda não tem um sistema de gestão, é interessante ver a sua aquisição como um investimento e não um gasto.

Supondo, então, que você está preparado para começar a usar o Sped Fiscal.

Por onde começar?

Veja só esse passo a passo com um resumo das principais ações no sistema:

1. A empresa vai alimentando o próprio programa de gestão fiscal com informações diárias durante o período. Isso é, vai fazendo a escrituração normalmente
2. Ao fim do período, é gerado um arquivo, normalmente em extensão “.TXT”, a partir do próprio programa
3. Esse arquivo deve ser transferido para o PVA (entenda mais abaixo)
4. O PVA analisa, busca incongruências e valida as informações, se for o caso
5. Depois, ocorre a formatação dos devidos livros fiscais:
   1. Registro de Entradas e Saídas
   2. Registros de Apuração do ICMS
   3. Registros de Apuração do IPI
   4. Registro de Inventário
6. Uma vez validado o arquivo, o PVA providencia a assinatura digital
7. O PVA envia, também digitalmente, os arquivos já efetivados para os órgãos competentes
8. Tais órgãos se servem das informações para fiscalizar e analisar as operações, além de confrontá-las com outros elementos recebidos de empresas que tenham relações comerciais com a empresa emissora.

Esse é o roteiro básico do funcionamento do Sped Fiscal.

Mas vale dizer que ele não se repete em todas as empresas.

Basta lembrar que optantes pelo Simples Nacional têm escrituração fiscal simplificada, conforme previsto na própria Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, a Lei Complementar 123/2006.

E naquelas que precisam fazer a escrituração completa, qual o prazo para isso?

A professora Lúcia Young, da Lúcia Young Treinamentos Empresariais, lembra que o procedimento acima deve ser feito até o 20º dia do mês seguinte em que se deu a apuração dos dados.

Ela alerta ainda para que a administração tributária da unidade federal de origem pode alterar datas finais.

Então, convém estar alerta e consultar com certa constância.

Para não ter risco de errar, tenha um contador como o principal parceiro do empreendedor.

É sempre a atitude mais inteligente e segura.

Instalando o PVA – Programa Validador e Assinador

Agora, vou entrar em uma área mais técnica do Sped Fiscal.

Tem um certo grau de complexidade, mas é importante falar sobre isso.

O PVA, Programa Validador e Assinador, é o instrumento que garante o funcionamento do sistema, a coleta dos dados e a transmissão aos órgãos competentes.

Então, cuidar da sua instalação é um passo que não pode ser negligenciado.

Para começar, você vai precisar instalar o simulador de máquina virtual Java VM no equipamento que vai operar o Sped Fiscal.

Muitos sites o tornam disponível gratuitamente.

Depois, o equipamento deve conter o Programa Validador e Assinador, que você pode conseguir neste link.

Ele é arquitetado para analisar as informações recebidas em busca de eventuais disparidades.

Já a assinatura digital depende de um certificado digital.

É ela que efetiva integridade, impõe autenticidade e aplica validade jurídica aos arquivos.

O sistema como um todo permite ações necessárias ao desempenho da escrituração, como impressão, exclusão de dados e pesquisas diversas.

Passo a Passo Completo da Entrega do Sped Fiscal

Com toda certeza, você já obteve informações suficientes para operar o Sped Fiscal tranquilamente.

Ainda assim, dispomos abaixo os passos um a um, do download do sistema até a entrega dos dados, com instrução da professora Lúcia Young.

Aliás, lembre-se de já ter instalado o Java, conforme alertamos antes.

1. Baixe o PVA

Isso pode ser feito diretamente no site da Receita Federal. Acesse este link.

2. Operação

O sistema apresenta um conjunto de opções pelo qual você opera a entrada de dados.

O alcance a todo o sistema é feita por navegação interativa.

Há uma ferramenta de auxílio em cada tela. Aproveite

3. Escolha uma opção

Para escolher uma opção, acione “<TAB>” sequencialmente até chegar a ela:

• Importação de Dados

Você tem acesso a EFDs já existentes e pode alterar, imprimir, editar dados etc.

• Edição de Dados

Opção para corrigir eventuais incongruências.

• Validação do Arquivo

Utilizada para o caso de já ter passado todas as informações necessárias.

• Correção de erros encontrados durante validação
• Apresentação em Tela (“Visualização”, em algumas versões)
• Impressão de Relatórios
• Gravação do Arquivo (“Preparação”, em algumas versões)
• Exportação do Arquivo
• Assinatura digital
• Transmissão.

4. Estrutura do Programa

Escrituração Fiscal:

• Nova (criar ou importar)
• Abrir
• Verificar Pendências
• Gerar Arquivo para Entrega
• Assinatura (assinar ou excluir)
• Transmitir
• Excluir
• Consultar Situação no Sped
• Visualizar recibo de transmissão
• Exportar arquivo
• Sair

Contribuinte:

• Cadastrar contribuinte
• Abrir cadastro
• Excluir cadastro

Informações:

• Tabelas
• Cópias de segurança
• Configurações
• OIE
• Sobre
• Visualização de relatórios ou escrituração
• Ícones
• Teclas de atalho

Cada opção acima acessa nova tela com as devidas instruções de operação.

Agora, só falta entender como entregar o Sped Fiscal.

Como entregar o Sped Fiscal?

O procedimento de entrega é simples.

Para tanto, as informações fiscais geradas no próprio programa de gestão fiscal do contribuinte precisam passar pelo crivo do PVA, o Programa Validador e Assinador.

Como você pôde ver ao longo deste artigo, o próprio sistema vai em busca de equívocos, analisa formatos e oferece relatório de pendências.

Não havendo entraves de qualquer espécie, você aplica a assinatura digital seguindo as instruções do próprio PVA.

É simples, prático e intuitivo.

Mas vale lembrar novamente que é preciso adquirir a assinatura digital à parte do Sped ou do PVA.

Afinal, eles apenas a utilizam.

Para tanto, consulte um escritório de geração de assinatura digital devidamente credenciado pela Receita Federal.

Possíveis Erros no Sped

Tenha em mente que o Sped Fiscal é sistema relativamente novo.

Dez anos não são muito tempo para implantação de um procedimento que abrace um país com as dimensões do Brasil.

Portanto, é natural que erros aconteçam e o sistema passe por atualizações.

E vai passar por um bom período ainda.

Lembre-se também de que, conforme já destacamos, a escrituração em si é feita em sistema próprio do contribuinte, normalmente um ERP.

Nesse caso, ele pode dispor de informações não reconhecidas pelo Sped Fiscal.

Varia conforme o software de sua escolha.

E isso também pode levar a apresentar alguns erros.

Veja abaixo os mais comuns.

Base de Cálculo X Alíquotas e Impostos

Os parâmetros que relacionam os campos da base de cálculo com os respectivos percentuais de impostos devidos podem resultar em valores divergentes.

A estrutura de análise do Sped Fiscal pode interpretar de maneira diversa essa inconsistência e travar a validação dos dados.

Sequência numérica de documentos fiscais

Qualquer equívoco no sequenciamento dos números das notas fiscais emitidas e/ou canceladas pode incorrer em análise indevida por parte do Sped Fiscal.

Divergência no total da NF-e

Via de regra, esse problema nasce no programa interno de gestão fiscal do contribuinte.

Ele pode não estar plenamente alinhado com o poder de fiscalização do Sped Fiscal.

Disparidade entre alíquotas e origem dos produtos

Esse também é um entrave nascido no programa interno, mas não necessariamente da estrutura dele.

A tabela de pesquisa de alíquotas pode estar desatualizada ou foi inicialmente composta com equívocos.

Isso resulta em erro no processo de análise feito pelo Sped Fiscal.

Ausência de programa de gestão fiscal

Qualquer travamento no programa de gestão fiscal do contribuinte deve ser solucionado de maneira rápida.

Isso evita que o Sped Fiscal seja alimentado manualmente, o que aumenta as chances de erros serem cometidos – e detectados.

Como Corrigir Erros de Informação no Sped Fiscal

Se há possibilidades de erros, deve haver como corrigir, certo?

Esse processo é regulado por portaria das secretarias estaduais competentes.

Assim, consulte sempre os respectivos sites em seu estado.

Entretanto, de maneira geral, se sabe que, sendo encontradas inconsistências até 90 dias após encerramento do período de apuração, a correção pode ser feita sem intervenção das secretarias

Encontradas inconsistências após esse período e se as operações corretivas do Sped não puderem ser usadas, a correção precisa ser feita sob autorização das secretarias

Em todos os casos, é possível sanar o equívoco por medidas corretivas, gerando e enviando um arquivo substitutivo.

Conclusão

Como você percebeu ao longo deste artigo, o Sped Fiscal é um sistema de crucial importância na gestão fiscal das empresas.

Ele vem distribuir facilidades atraentes às rotinas dos negócios, de forma que a gerar ganho de tempo, redução de custos e melhoria nas suas relações com os órgãos fiscalizadores.

Se você já usa o Sped Fiscal com facilidade, deixe seus comentários abaixo e auxilie nossos amigos, visitantes e parceiros com suas experiências.

Com toda certeza, elas serão de grande valia no universo das apurações fiscais.

Se você for ainda inexperiente, deixe suas dúvidas, suas incertezas sobre a leitura deste artigo, caso haja algumas.

Suas perguntas também podem auxiliar outros visitantes de maneira bastante assertiva.

Contando suas vivências ou absorvendo parte da nossa, vai estar contribuindo para melhoria nas relações fiscais.

Isso é bastante importante para o desenvolvimento do país.