Você foi solicitado a apresentar a certidão INSS e não faz ideia do que se trata?
Então, vamos esclarecer o assunto neste artigo.
Em primeiro lugar, saiba que esse documento representa o seu atestado de regularidade junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Indicando que não há débitos com a Previdência Social.
Se você tem uma empresa, preste bastante atenção em tudo o que vai ler a partir de agora.
Pois essa certidão ainda pode fazer a diferença no futuro do seu negócio.
Aliás, já falei aqui no blog que, quando o assunto é certidão negativa de débitos, esse documento pode ter diferentes origens.
Mas a falta dele impõe sérias restrições ao empreendedor.
A boa notícia é que a emissão CND INSS é um processo online.
Que depende de apenas alguns cliques e não exige o comparecimento presencial em nenhuma repartição pública.
Essa é uma característica da certidão negativa federal, ou seja, talvez você não encontre o apoio da tecnologia para obter esse tipo de documento em outras esferas de governo.
Mas quero focar nas facilidades e não nas limitações.
Neste artigo, você vai saber mais sobre a certidão negativa do INSS e entender quando ela é exigida.
Também vai conferir um passo a passo para aprender como realizar a consulta CND ISS pela internet, de forma rápida e descomplicada.
Quem abre uma empresa não pode se descuidar dos detalhes, que é onde o perigo realmente mora.
Então, vamos ao que interessa?
O que é a certidão negativa do INSS ou CND?
A certidão negativa INSS também pode ser chamada de CND, ou seja, Certidão Negativa de Débito.
Ela é um certificado emitido pela Receita Federal que mostra que o requerente não tem pendências com a Previdência Social nem débitos previdenciários.
E quando falo em requerente, saiba que o documento pode ser exigido tanto de pessoas físicas, a partir do seu CPF, quanto de pessoas jurídicas, apresentando seu CNPJ.
Embora se trate de uma certidão negativa federal, até 2014, ela não era a única emitida por essa esfera governamental.
Isso quer dizer que, quem era solicitado a apresentar negativas de débitos federais, tinha que encaminhar dois processos:
um deles relativos aos débitos previdenciários (a própria CND INSS) e outro que atestava a ausência de débitos e outras pendências fiscais.
Esse último documento reunia informações da Secretaria da Receita Federal e da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN).
Parece uma burocracia desnecessária? Pois é, demorou, mas nossos governantes enfim perceberam isso.
Foi então que, há três anos, o governo federal extinguiu a certidão negativa INSS e unificou os documentos relativos a todos os débitos previdenciários e fiscais em uma só certidão.
Isso significa que, na prática, a CND INSS não existe mais como documento único.
Você ainda pode ser solicitado a apresentar um comprovante oficial que ateste não possuir débitos previdenciários, mas ele não mais se chamará certidão INSS.
Resumindo: a CND INSS é hoje a Certidão Negativa de Débitos Federais.
Ficou claro para você?
Então, deixa eu complicar um pouquinho antes de esclarecer ainda mais.
Existem outras certidões, que podem ser exigidas conjuntamente com o documento federal ou não.
No âmbito estadual, por exemplo, há CNDs referentes aos impostos recolhidos por cada estado, como:
IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículo Automotor), ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e ITCMD (Imposto sobre Transição Causa Mortis e Doação), relativo a herança ou doação de imóveis.
E não para por aí.
Há também a CDNT, que é a certidão relativa aos débitos trabalhistas.
Ela foi criada em 2011 através da Lei 12.240 e reúne informações sobre possíveis dívidas na Justiça do Trabalho.
E por falar em trabalhista, tem ainda a certidão que comprova a ausência de débitos com o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), que é obtida junto à Caixa Econômica Federal.
Outro tipo de certidão é a CND de imóvel rural.
Que é emitida quando não há pendências nos impostos prediais e territoriais do município e nem problemas no cadastro do imóvel rural.
Falando em municípios, você não está livre de ser exigida ainda a apresentação de uma certidão negativa de débitos relacionados ao ISS (Imposto Sobre Serviços).
Ufa!
Tem CNDs de todos o tipos, não é mesmo?
O que é importante saber é que, sempre que for solicitado a entregar uma negativa de débitos,
verifique com atenção qual o tipo de documento que deve apresentar e procure o órgão responsável pela sua emissão.
Mais chato do que ter que reunir toda essa papelada seria perder tempo desnecessariamente indo a estabelecimentos públicos que não podem entregar o que você precisa.
Qual a diferença entre Certidão Negativa de Débitos (CND) e Certidão Positiva de Débitos com Efeito de Negativa (CPD-EN)?
Como o próprio nome já diz, a CND é a certidão negativa, emitida quando a pessoa ou empresa não tem dívidas com o órgão emissor.
Que pode ser o INSS ou qualquer outro, como acabei de comentar.
Já a Certidão Positiva de Débitos com Efeito de Negativa, ou CPD-EN, é emitida quando a pessoa ou empresa possui uma dívida.
Mas apresenta algum documento que comprove que, por algum motivo, essa dívida não pode ser cobrada.
Nesse caso, diz-se que o documento comprovou a suspensão da exigibilidade do débito.
Suspensão da exigibilidade, que termo mais estranho, não é?
Para simplificar: uma dívida pode ser paga, não paga ou suspensa.
Essa suspensão impede que o órgão credor inclua o devedor em cadastros negativos, como na Dívida Ativa da União.
Obviamente, um débito não é suspenso automaticamente e a tal suspensão da exigibilidade depende de uma negociação que acarrete em parcelamento ou postergação do pagamento.
Assim como também pode ser determinada por processo administrativo ou por via judicial
Fica claro então que a CPD-EN pode ser emitida quando a dívida está em processo de pagamento.
Exemplos:
o devedor já colocou bens para penhora para garantir o pagamento da dívida, e o processo ainda está transcorrendo, ou está pagando a dívida em parcelas – a dívida está em vias de ser paga.
O que importa é que a CPD-EN tem os mesmos efeitos da CND e pode ser requerida pelo empreendedor, dando a ele o direito de participar de licitações, por exemplo.
Quem pode requerer a CND?
Qualquer pessoa física ou jurídica pode requerer a Certidão Negativa de Débito.
De posse do número do CPF ou do CNPJ, qualquer pessoa pode fazer a consulta – não precisa ser apenas o titular do documento.
Mas atenção: se você optar por retirar a CND pessoalmente em uma agência da Receita Federal, precisará de autorização por escrito do titular do documento.
Assim, inventariantes e herdeiros do titular do documento, bem como meeiros, podem requerer a CND sem problemas.
Passo a passo de como retirar a Certidão Negativa
Uma boa notícia para você:
é possível retirar a CND pela internet. É um processo fácil, rápido, gratuito e a certidão já pode ser impressa na hora.
Além disso, a emissão na hora evita possíveis fraudes.
Vamos ao passo a passo para retirar sua Certidão INSS – e outras mais – via internet:
Para pessoa física
- Acesse o site da Receita Federal para pessoa física
- Digite o número do CPF no campo indicado – somente os números, sem pontos ou traços
- Digite os caracteres de segurança contra fraude eletrônica, diferenciando letras maiúsculas e minúsculas
- Clique em Consultar, ao lado direito do CPF
- Clique em Imprimir
- Se quiser consultar a CND de outro CPF, clique em Nova consulta e faça o processo acima novamente.
Para pessoa jurídica
- Acesse o site da Receita Federal para pessoa jurídica
- Digite o número do CNPJ da empresa no campo indicado – somente os números, sem pontos ou traços
- Digite os caracteres de segurança contra fraude eletrônica, diferenciando letras maiúsculas e minúsculas
- Clique em Consultar, ao lado direito do CNPJ
- Clique em Imprimir
- Se quiser consultar a CND de outro CNPJ, clique em Nova consulta e faça o processo acima novamente.
Para emitir CND de imóvel rural
- Acesse o site da Receita Federal para imóvel rural
- Digite o número do imóvel rural no campo indicado – somente os números, sem pontos ou traços. Este número é composto de exatamente oito dígitos
- Digite os caracteres de segurança contra fraude eletrônica, diferenciando letras maiúsculas e minúsculas
- Clique em Consultar, ao lado direito do número do imóvel rural
- Clique em Imprimir
- Se quiser consultar a CND de outro imóvel rural, clique em Nova consulta e faça o processo acima novamente.
Para emitir a CNDT
- Acesse o site do Tribunal Superior do Trabalho
- Clique na seção Serviços
- Clique em Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
- Clique em Emitir Certidão
- Digite o número do CNPJ da empresa no campo indicado – somente os números, sem pontos ou traços
- Digite os caracteres de segurança contra fraude eletrônica, diferenciando letras maiúsculas e minúsculas.
- Clique em Emitir Certidão logo abaixo
- Atenção: a certidão é válida por somente 180 dias – ou seis meses – após ser emitida.
Para emitir o Certificado de Regularidade do FGTS
- Acesse o site da Consulta CRF no portal da Caixa Econômica Federal
- Clique em Consultar CRF
- Na nova janela, selecione CNPJ no campo Inscrição e digite o número, sem pontos ou traços
- Deixe em branco o campo UF
- Depois, digite o Código de Verificação
- Clique em Consultar
- Verifique se aparece a mensagem A EMPRESA abaixo identificada está REGULAR perante o FGTS
- Confira se os dados da empresa estão corretos
- Clique em Obtenha o Certificado de Regularidade do FGTS – CRF
- Na nova janela, confira os dados e clique em Visualizar
- Já na próxima janela, clique em Imprimir.
As certidões negativas têm prazos de validade diferentes.
O documento que atesta não haver pendências com o FGTS, por exemplo, vale por 30 dias, mesmo prazo das certidões negativas municipais.
Já as certidões estaduais, por sua vez, são válidas por 60 dias.
Para que serve a CND?
Há alguns processos que, para terem continuidade, precisam da Certidão Negativa de Débito (CND).
Entre eles, está a entrada de documentação para a aposentadoria, a revalidação de registro de imóveis e a requisição de indenização do INSS.
Entre outros que atingem especialmente as pessoas físicas.
Nessa condição, também é possível que você precise da CND ao abrir conta em banco, iniciar um financiamento, vender ou comprar imóvel, sair definitivamente do país.
Se cadastrar em algum programa social, a exemplo do Minha Casa Minha Vida, ou tomar posse de um cargo público.
Já como pessoa jurídica, o leque de situações para uso da certidão negativa é ainda maior.
O documento é bastante útil na hora de contratar uma empresa para a realização de um projeto.
Pois assegura que ela não possui dívidas e pendências que possam comprometer o trabalho.
Para quem deseja participar de uma concorrência pública, não há outro jeito a não ser apresentar esse tipo de comprovante.
A propósito, o microempreendedor individual (MEI) também pode se candidatar em licitações.
A exigência da CND
É comum ainda que a CND seja exigida à pessoa jurídica na hora de se cadastrar perante a novos fornecedores.
Nessas situações, embora não haja obrigação legal de atestar sua regularidade fiscal e previdenciária, certamente será é um diferencial para ser bem atendido e negociar preços e condições de pagamento atrativas.
Considere ainda que, quando for vender a empresa ou realizar fusão com outro empreendimento, lá estará a necessidade de apresentar uma negativa de débitos.
E também nos bancos, ao buscar linhas de crédito, essa instituição financeira sempre irá solicitar certidões CND tanto da pessoa física como da pessoa jurídica.
Fique atento também a algumas situações em que a certidão negativa não é exigida:
para baixa e fechamento de filiais, no momento de lavrar escrituras e ao contratar um empregado, entre outras.
Como evitar débitos com o INSS
Se você é empreendedor, deve ter cuidado redobrado para evitar dívidas com o INSS.
O primeiro passo para escapar de dores de cabeça é pagar seus funcionários sempre em dia.
Tenha plena consciência de que não há ações para evitar débitos que não dependam de um bom planejamento financeiro.
Segundo uma pesquisa do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a falta de planejamento é a causa número 1 do fechamento de empresas.
Nesses casos, as dívidas com o INSS, com credores e fornecedores vão se multiplicando até chegar ao ponto em que a única solução é decretar falência.
E tentar renegociar os débitos antes que atinjam ao patrimônio pessoal do empreendedor.
Para evitar essa situação desastrosa, você deve ter um controle total dos gastos da empresa, através de planilhas de fluxo de caixa.
Além de se dedicar ao cumprimento das obrigações fiscais.
E, o MEI?
Para o MEI, felizmente, esse tipo de exigência é muito menor, mas nem por isso é permitido se descuidar delas.
O ideal é se programar para que essas despesas sejam quitadas com antecedência.
Entre elas, está o pagamento do DAS MEI, que garante ao microempreendedor os benefícios da Previdência Social.
E se ele tem um funcionário, não pode deixar de recolher um valor equivalente a 8% do salário pago para o FGTS e mais 3% para a Previdência Social.
Problemas com pagamentos de funcionários podem levar o MEI a ser enquadrado como devedor na Justiça do Trabalho.
Assim, ele não poderá tirar sua CNDT negativa e ainda corre o risco de ser processado.
Para evitar esses e outros problemas, o MEI não pode se esquecer de preencher o Relatório Mensal de Receitas Brutas até o dia 20 de cada mês.
E anexar ao documento todas as notas fiscais de produtos e serviços comprados, vendidos ou oferecidos no mês em questão.
Já como compromisso anual está a sua Declaração Anual do Simples Nacional, a DASN-SIMEI, onde informa o total de receitas brutas e se possui funcionário.
O papel do planejamento
Como afirmei no início deste tópico, para evitar débitos com o INSS, assim como dívidas de qualquer tipo, é preciso se dedicar ao planejamento.
Esse é um processo contínuo e permanente em uma empresa bem gerenciada.
Isso significa que, quando um mês acaba, é hora de revisitar o planejamento feito no início do mês.
Analisar quais objetivos foram cumpridos e traçar novas estratégias, revisando suas metas.
Para isso, o empreendedor, pode contar com uma fonte de ajuda valiosa:
Um contador da sua confiança.
Se você é um novato no mundo do empreendedorismo, principalmente, esse especialista será de grande ajuda para organizar suas finanças.
Ele também poderá ficar responsável pelas obrigações fiscais da sua empresa.
De modo que, se você se esquecer de pagar uma delas, o contador estará lá para lembrá-lo e evitar as dívidas com o INSS.
O que fazer para regularizar sua situação se já possui débitos
Não desejo isso para você, mas é preciso considerar a hipótese de fazer a consulta CND e identificar que já possui dívidas previdenciárias ou pendências fiscais.
E agora, o que fazer?
Não entre em desespero, pois tudo na vida tem solução.
O primeiro passo é descobrir qual a origem da pendência, já que a princípio você a desconhecia.
Para isso, acesse o Centro Virtual de Atendimento e-CAC e informe o seu CPF ou CNPJ.
Assim que descobrir o valor exato da dívida, você deve se organizar para regularizar a sua situação.
Converse com o contador, veja como ajustar despesas na empresa e promover cortes.
Só busque recursos de terceiros através de um empréstimo se não houver outra solução.
Depois de ter a sua estratégia bem definida, você pode imprimir a guia para pagar os débitos existentes à vista ou a prazo, buscando uma alternativa de parcelamento.
Uma vez quitado o débito, o governo tem até três dias úteis para regularizar o seu cadastro. Então, será necessário solicitar uma nova certidão no site.
Conclusão
Então, o que achou do artigo? Já domina tudo o que há para saber sobre a certidão INSS e as demais negativas de débito?
Para lhe ajudar ainda mais, vale reforçar alguns conceitos e dicas que abordei ao longo do texto.
Em primeiro lugar, é importante relembrar que uma CND certifica que você não possui pendências, sejam elas fiscais, trabalhistas, previdenciárias ou financeiras.
É como um atestado de idoneidade e regularidade, o que é ótimo para qualquer que seja a empresa.
Por outro lado, se a consulta retornar com uma certidão positiva ou com efeito de negativa (a chamada CPD-EN), será preciso colocar a casa em ordem.
Ver onde está o problema e buscar uma solução de maneira rápida.
Perceba que essa é uma atitude corretiva, que visa estancar um sangramento que poderia ser evitado.
Não é o ideal, mas “é o que tem para hoje”, como se costuma dizer.
Quem abre uma empresa precisa estar preparado para atuar preventivamente e não na emergência.
Um empreendedor de sucesso certamente tem uma postura pró-ativa, o que significa estar em dia com suas obrigações e se antecipar a problemas, antes que eles se confirmem.
Mas isso parece muito para você fazer sozinho, já que não tem mais ninguém que pode ajudá-lo?
Então, o que está esperando para cuidar melhor da contabilidade tendo um especialista ao seu lado?
Como em um verdadeiro casamento, na saúde e na doença, no azul ou no vermelho, o contador é o parceiro ideal para o seu negócio.
Permita receber esse suporte especializado e abra as portas da sua empresa para uma gestão mais profissional.
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