Você já ouviu falar de contabilidade online e dos benefícios que esse sistema pode trazer à sua empresa?
Essa é uma nova forma de ter o apoio do contador para garantir e elevar a sua saúde financeira do negócio.
E não é novidade para ninguém que todo empreendedor precisa disso.
A boa gestão de um negócio envolve diversos cálculos, registros, controles, declarações, escrituração, análises de balanços e tantos outros processos essenciais.
O perfeito andamento disso e o sucesso de qualquer empresa dependem do planejamento estratégico.
Além de empenho e organização, a contabilidade atua também no entendimento e na projeção das finanças, somado ao esforço de acompanhar as mudanças em leis e normas.
Diante de tantas responsabilidades e processos burocráticos, um escritório de contabilidade online traz soluções práticas para o cotidiano das empresas.
Essa dedicação e atenção aos detalhes demanda tempo.
E tempo resulta em eficiência nos negócios, eliminando movimentações desnecessárias de papel.
Além de centralizar toda a comunicação entre clientes e colaboradores, a contabilidade online funciona de maneira a modernizar os processos.
Ela agiliza o modo como as demandas são realizadas e, assim, pode trazer excelentes resultados para a empresa.
Por isso, o artigo de hoje mostra como a contabilidade online vêm transformando e revolucionando a forma de atuação dos contadores.
Amparada na tecnologia, ela propõe um novo conceito que favorece o modo como as empresas resolvem suas obrigações principais e acessórias.
Quer saber uma pouco mais? Siga a leitura!
O que é contabilidade online?
Para você, como empreendedor, o que o termo contabilidade online sugere?
Você consegue ter alguma ideia especial?
Provavelmente, poderia pensar que está relacionado a algo como uma espécie de assistente virtual.
Talvez um substituto do seu contador real e físico, que fica limitado a um software com capacidade de emissão de guias.
Mas eu adianto que a contabilidade online não vai tão longe no resfriamento das relações.
Quando falamos de internet e empreendedorismo, a ideia é que o sistema online se torne um parceiro e não um inimigo.
Ele deve complementar e otimizar o seu trabalho ao invés de torná-lo totalmente “gelado”, mecânico e operacional.
Vou explicar melhor.
Antes de mais nada, é bem plausível que você forme esse pré-conceito sobre assistentes virtuais e relações frias.
Algo online poderia remeter a processos realizados somente através da internet, robotizados e sem intervenção humana.
Tudo inteiramente à distância, muitas vezes máquina a máquina.
Apesar da frieza dessas operações, os ganhos em velocidade e segurança são imensuráveis.
E, por isso, esse sistema frio ainda se aplica a algumas áreas.
Mas na contabilidade online, não funciona assim.
Hoje, sabemos que as pessoas querem se sentir atendidas, entendidas e compreendidas.
Por isso, os contadores encontraram na internet um meio para ofertar o seu trabalho e realizá-lo de forma otimizada, alcançando um maior número de pessoas.
No entanto, sua presença ainda é insubstituível.
Baseada nesse princípio, a contabilidade online é definida como uma ferramenta de qualidade a relação profissional contábil com seus clientes e o atendimento às suas obrigações acessórias.
Obviamente, tal atendimento e relacionamento pode acontecer de diferentes maneiras, observadas a partir de algumas ações, a saber:
- O preenchimento e a entrega de declarações utilizando meios digitais, como plataformas específicas ou e-mails
- O recebimento automático de informações pessoais e específicas da empresa que sejam úteis para a análise contábil
- O monitoramento em tempo real sobre todo o controle financeiro da empresa;
- A gestão de todos os documentos que estejam armazenados em um sistema de compartilhamento mútuo, como a nuvem por exemplo
- O suporte ao cliente através de sistemas online e dispositivos móveis
- A organização de dados em arquivos digitais para atendimento à fiscalização e à legislação na qual a empresa se enquadre.
Nessas ações, é sempre importante perceber que a tecnologia é o meio utilizado para qualificar a operação.
Por outro lado, toda a intervenção, análise e decisão ainda é realizada pelo contador.
Ele está por trás de toda a operação, analisando minuciosamente cada dado recebido.
Dessa forma, nada escapa do seu radar, tanto no momento em que cumpre as suas obrigações e responsabilidades, quanto na tomada de decisão sobre as melhores práticas de gestão financeira a serem adotadas pela empresa.
Logo, ele continua a frente dos processos essenciais para os quais foi contratado.
Por isso, a contabilidade online é um serviço que tem inspirado cada vez mais confiança.
Da mesma forma, vem sendo adotada pelas empresas que valorizam e otimizam tempo, segurança e dinheiro.
Entenda o funcionamento de uma contabilidade online
Os serviços de contabilidade online e tradicional, como um todo, possuem como objetivo central auxiliar os empreendedores.
Isso aparece em seu processo de tomada das melhores decisões para o sucesso financeiro da empresa.
Nesse sentido, o contador acaba sendo uma peça-chave para organizar e solucionar questões importantes que impactam diretamente no futuro das empresas.
As finanças remetem ao futuro, obviamente.
Mas o cenário é dinâmico e, diante de uma rotina cada vez mais corrida, os empreendedores têm buscado diminuir o número de reuniões.
Seja por falta de tempo ou pela falta de planejamento, acaba sendo uma prática comum.
Assim, as decisões assertivas acabam sendo deixadas para depois, caso a gestão de planejamento e de tempo não sejam bem feitas.
Com a contabilidade online, esse problema acaba se tornando mais fácil de solucionar.
Afinal, os serviços contábeis se tornam mais acessíveis às empresas.
Não existem mais reuniões demoradas, pois a contabilidade online faz via internet todo o serviço contábil:
- A contabilidade
- A folha de pagamento
- A escrituração fiscal
- O recolhimento de impostos
- É possível marcar reuniões via Skype, Hangouts
- Também resolver pequenas questões por e-mail e até WhatsApp.
É uma forma diferente, mas que tem se mostrado eficiente em muitos negócios.
É importante que ambos falem a mesma língua, que sejam claros e objetivos, para que contadores e empreendedores se entendam quanto às expectativas.
A contabilidade online oferece um sistema simples e intuitivo para que a empresa possa inserir as informações importantes e manter os seus dados contábeis atualizados, simplificando a burocracia.
É importante manter tudo isso em ordem para organizar a vida financeira, tomando melhores rumos, alcançado metas e resultados desenhados pela empresa.
Essa forma de fazer contabilidade online traz maior agilidade e qualidade aos serviços e operações contábeis.
Funciona como um sistema inteligente, que mantém altos níveis de desempenho nos serviços oferecidos.
Outro modo característico de funcionamento da contabilidade online é trabalhar com total transparência, compromisso e responsabilidade.
Por ser um sistema digital, é importante que você confie que está trabalhando com profissionais focados nas soluções dos problemas da empresa.
Com um contador online à disposição, isso pode acabar facilitando o dia a dia do seu negócio.
Afinal, ajuda a vencer nesse mundo do empreendedorismo que, cá entre nós, não é tão fácil!.
E, com a parceria necessária ao seu lado, pode ficar bem menos complicado.
Quais as vantagens de contratar uma contabilidade online para seu negócio?
Anteriormente, já citei algumas ações da contabilidade online.
As facilidades que todas essas ações representam só são possíveis devido a uma verdadeira revolução em andamento no país desde a década passada.
A tecnologia avança e as formas de fazer negócio também.
Veja a nota fiscal eletrônica (NF-e), por exemplo.
Talvez esse seja o maior exemplo de como as coisas vêm se atualizando.
Esse novo formato do documento fiscal tornou o processo mais fácil, mais ágil e mais seguro, mas só se tornou viável porque a tecnologia funciona de ponta a ponta.
Assim, para a contabilidade online funcionar bem, tudo deve funcionar bem.
É exatamente isso.
Vai desde o escritório que atende, que insere as informações no sistema, até os órgãos de fiscalização, como Receita Federal e as secretarias de Fazenda nos estados.
Ainda na analogia com a NF-e, desde que o movimento teve início, mais empresas se viram convocadas a participar.
Atualmente, mesmo quem se formaliza como microempreendedor individual (MEI), tem suas obrigações digitais a cumprir.
Entre elas, a entrega de declarações, além da própria nota fiscal eletrônica de serviços, que é obrigatória quando o cliente é pessoa jurídica.
É, portanto, um caminho sem volta.
Assim, a partir de tantas obrigações, a tecnologia foi se espalhando por outros processos empresariais.
Como resultado, hoje ela já aparece no controle de estoque, na integração com as vendas, em ordens de serviço e na gestão financeira como um todo.
Na contabilidade online, a tecnologia vem sendo encarada como uma grande oportunidade e, por vezes, até uma necessidade.
É preciso acompanhar o cliente, esteja ele onde estiver.
Nem sempre o empreendedor pode deixar o seu negócio e ir até o contador, ou vice-versa.
Então, acaba sendo uma solução também nesse sentido, evitando deslocamentos desnecessários.
Se a melhoria na rotina das operações de ambos depende da adoção de novos sistemas e da tecnologia, como ignorar esse fato e se manter preso ao passado?
Talvez essa seja a era de se libertar dos velhos sistemas, da forma burocrática dos velhos processos e aceitar o novo.
Veja alguns benefícios que você pode observar no seu negócio ao adotar a contabilidade online:
1. Otimização de tempo e praticidade
Quem nunca precisou de um relatório importante para uma reunião de última hora?
E quando esse documento precisa ser solicitado junto ao seu contador e de preferência com um pouquinho de antecedência?
Para lidar com uma situação como essa, talvez você precisaria adiar a reunião ou assumir que não cumpriu uma tarefa.
Mas com a contabilidade online, todos os relatórios ficam a sua disposição e você tem acesso irrestrito a todo momento.
Além disso, também pode acessar diversos outros dados que ficam disponíveis na sua plataforma.
Você ainda pode solicitar a impressão e fazer isso de um computador ou smartphone.
Simples, fácil, rápido e seguro.
2. Eficiência no cumprimento das obrigações legais
Outra situação crítica que muitos empreendedores podem já ter passado é o fato de ter um contador que esqueceu de recolher uma guia de impostos.
E aí vira uma bola de neve.
O contador não recolhe, o financeiro não checa e o Fisco cai sobre você com uma multa alta.
Problemas simples acabam se tornando um transtorno e trazem consequências sérias ao negócio.
Com a contabilidade online, o controle de todas as obrigações fiscais, tributárias e legais da empresa é organizado de maneira automática através de uma sistema inteligente.
E também a partir de um calendário que controla os prazos para que eles não sejam perdidos.
Sem desculpas para atraso no pagamento dessas despesas.
3. Independência
Mesmo que você contrate a contabilidade online, não fica dependente desse serviço.
Você pode terceirizá-lo de forma eficiente, fazer tudo na velocidade de um clique, de forma objetiva e ágil.
Também pode acompanhar de perto as atividades da gestão contábil e ainda ter todas as informações necessárias sobre o seu negócio.
Mesmo que tenha um contador envolvido no processo, você não precisa ficar ligando a todo momento pedindo informação.
Você é livre para olhar qualquer informação da sua empresa na sua própria plataforma.
4. Segurança
O contador é um profissional essencial para o seu negócio e até a própria lei atribui uma série de responsabilidades a ele.
A ocultação de informações contábeis relevantes por meio da apresentação de balancetes falsos, por exemplo, faz com que o contador responda junto com o responsável legal da empresa pelos danos causados em razão dessa atitude.
Diariamente, o contador lida com muitas informações relevantes sobre o seu negócio, que merecem ser protegidas e mantidas em segurança.
Através da contabilidade online, as informações são armazenadas em servidores seguros, impedindo que os dados sejam corrompidos ou até utilizados para prejudicar a empresa.
5. Contratação de profissionais capacitados, sem perder eficiência
Está cada vez mais difícil achar profissional competente e de confiança, não é mesmo?
Alguns documentos contábeis, como relatórios e balancetes, só podem ser elaborados e assinados por contadores devidamente cadastrados no Conselho Regional de Contabilidade.
A contabilidade online está atenta a essa exigência e só pode oferecer serviços prestados por profissionais capacitados.
6. Preços acessíveis
Na contabilidade online, muitos serviços e operações são automatizadas.
A estrutura oferecida ao empreendedor é muito mais enxuta.
Como consequência disso, acaba sendo muito mais barata quando comparada aos custos da contratação de um profissional ou mesmo de uma empresa de contabilidade.
Por isso, no final das contas, a contabilidade online pode oferecer serviços com valores muito mais acessíveis aos seus clientes.
7. Mais tempo para se dedicar ao negócio
Ter a parceria de profissionais competentes, que o auxiliam a administrar os seus negócios de forma inteligente e estratégica, é essencial para a saúde e o bom funcionamento da sua empresa.
Dessa maneira, você poupa energia com atividades que podem ser delegadas e tem mais tempo para se dedicar a outras frentes do seu negócio.
Como saber se a contabilidade online serve para seu negócio?
Se, mesmo diante de tantos benefícios, você ainda continua em dúvidas se o seu negócio deve optar pela contabilidade online ou contabilidade tradicional, saiba que essa é uma dúvida de muitas empresas também.
A verdade é que a contabilidade online funciona muito bem.
Mas existem dois pontos principais que devem ser considerados na hora da sua escolha.
Caso o seu negócio seja inovador, como é o caso de startups ou ainda empresas de tecnologia, você precisa de um suporte mais constante.
Esses modelos mais inovadores acabam exigindo uma participação mais ativa e próxima de um contador.
Isso acontece especialmente porque as leis ainda são pouco específicas em alguns casos e você pode precisar de ajuda intensa.
Por isso, é bom que você possa ter um contador para acompanhar o desenvolvimento do seu negócio.
Por vezes, presencialmente.
Se o seu negócio precisa de um suporte mais estratégico, que não se limite ao papel burocrático, precisa definir com clareza quais serviços necessitará.
O contador deve desenvolver uma de suas principais funções, que é acompanhar bem de perto a rotina da empresa e auxiliar no processo de tomada de decisão e criação de estratégias.
Isso pode ser feito à distância, é claro, mas não totalmente.
Ele precisa se inteirar de tudo o que acontece para que possa efetivamente ajudar a sua empresa.
Por esse motivo, a contabilidade online é o modelo ideal para pequenos negócios, com baixo nível de complexidade.
Não significa que não consiga oferecer um suporte mais adequado para empresas maiores, mas certamente enfrenta mais obstáculos.
Vai contratar uma contabilidade online? Pontos de atenção
Agora, se a contabilidade online for para você, fique atento a alguns pontos antes de terceirizar o seu profissional.
Antes de mais nada, o mais importante é que você faça pesquisas sobre a contabilidade online que está pensando em contratar.
Conheça os clientes, busque recomendações, opiniões quanto aos serviços prestados, se ela possui condição de atender às suas demandas.
Procure entender a forma do contador trabalhar.
Veja se o valor do serviço está compatível.
O próximo passo é comparar todas essas informações entre as empresas avaliadas e fazer uma balanço.
Qual delas possui as melhores condições para atender o seu negócio?
Lembre que você está entregando os dados financeiros da sua empresa nas mãos desse profissional.
Por isso, é de extrema importância que ele seja de total confiança.
Depois que você fizer essa pesquisa e escolher o seu favorito, continue acompanhando o trabalho que está sendo realizado.
Veja de perto as informações que estão sendo disponibilizadas, qual a forma de atuação o contador está atuando.
Cheque de perto esses e outros aspectos operacionais que sejam relevantes para avaliar se tudo está dentro das suas expectativas.
Exemplo de serviço prestado por uma contabilidade online
Vou listar agora alguns dos serviços que você tem acesso ao contar com a assistência e suporte de um escritório de contabilidade online.
Contabilidade
Esse é o serviço básico prestado pelas empresas de contabilidade online.
Elas passam a cuidar das obrigações contábeis e fiscais da sua empresa através de uma plataforma online.
É mais simples e prática, facilitando o dia a dia, para que você possa cuidar dos seus negócios com mais tranquilidade.
Abertura de Empresas
A contabilidade online também atua na abertura de empresas.
Você pode contratar o serviço especializado para tirar o seu negócio do papel.
Ao fornecer dados e documentos, você será orientado passo a passo para abrir a sua empresa.
Contabilidade online para prestadores de serviços
Prestadores de serviços, como designers, redatores, arquitetos, engenheiros, consultores e diversos profissionais liberais, que querem formalizar seus negócios e regularizar sua renda, também pode usufruir dos benefício da contabilidade online.
Contabilidade online para empresas de comércio
Comerciantes e empresários desse setor também podem economizar tempo e dinheiro com a contabilidade online.
Ela fica responsável por cuidar das obrigações fiscais e contábeis da sua empresa, controlando o dia a dia do seu negócio.
Emissão de nota fiscal eletrônica
A emissão de nota NF-e também fica muita mais fácil com a contabilidade online.
Tudo isso pode ser feito diretamente na sua plataforma contábil, de uma forma simples, fácil e rápida.
É uma praticidade que faz toda a diferença no dia a dia do empreendedor e na rotina da empresa.
A otimização do tempo e a facilidade dos processos ajuda muito.
Controle das atividades realizadas
A contabilidade online possui formas de controlar aquilo que acontece na sua empresa através de ferramentas que medem as atividades.
Isso auxilia o processo de tomada de decisão no dia a dia do seu negócio.
Calendários de pagamentos fiscais e trabalhistas
Esse sistema também permite que você se organize através de um calendário de pagamentos fiscais e trabalhistas.
Assim, você pode se organizar para não atrasar seus obrigações financeiras e ter surpresas desagradáveis que possam prejudicar a sua empresa no futuro.
Segurança
Além de toda a praticidade e simplicidade, a contabilidade online ainda proporciona segurança para realizar suas operações totalmente online.
Isso acontece principalmente através da instalação de um certificado digital.
Sem complicação e sem preocupação.
Conclusão
Além dos benefícios que a contabilidade online proporciona, obviamente, ela também pode auxiliar no crescimento da sua empresa.
Seja pelo auxílio na tomada de decisão ou pelo posicionamento estratégico, acredito que tenha ficado claro o quanto é importante essa integração tecnológica.
Por isso, como empreendedor e solucionador, você precisa abrir os olhos para o novo e ser um patrocinador de um futuro de soluções e resultados.
Principalmente em empresas em que o empreendedor é o responsável por diversas rotinas, uma facilidade como a contabilidade online pode contribuir muito para o sucesso.
É claro que contratação desse modelo fica atrelada ao perfil da sua empresa e às suas necessidades específicas.
Mas é muito importante que você não deixe de aderir às facilidades que as rápidas mudanças podem trazer.
Agora que você já sabe como funciona a contabilidade online e descobriu a importância desse método na agilidade da execução das tarefas contábeis do seu negócio, é hora de buscar mais informações e incluir essa nova ferramenta na sua empresa.
Que tal inovar e trazer mais resultados para o seu negócio?
Sem dúvidas, você pode mais!