Você conhece a nota fiscal de venda ao consumidor?
Esse não é um documento com o qual a maioria das empresas está acostumada.
Ele se diferencia dos demais tipos de notas, que são emitidos por quem presta serviços ou vende produtos para outras empresas.
Cada um desses casos exige uma nota específica.
E não é diferente quando falamos da nota fiscal de venda ao consumidor.
Como o próprio nome indica, ela é lançada apenas em operações no qual o comprador é uma pessoa física.
Consegue lembrar de situações nas quais isso ocorre?
Se pensou no varejo, acertou.
Mas essa é apenas uma das informações que você precisa saber a respeito desse importante documento.
Aliás, tal relevância aponta para a sua função.
A nota fiscal de venda ao consumidor, assim como as demais, surgiu para modernizar o sistema de operações de compra e venda e recolhimento de impostos.
A tarefa fica facilitada para o empreendedor, que faz a emissão e controle de forma totalmente eletrônica.
E torna bem mais simples a fiscalização pelos órgãos tributários competentes.
Ter um documento que transmita segurança, credibilidade, facilidade e maior controle contra a sonegação de impostos nas empresas é um grande avanço.
Mas vamos um pouco além.
Neste artigo, além de conhecer detalhes sobre o funcionamento dessa nota, você vai entender as diferenças para o cupom fiscal eletrônico.
Afinal, entre cupom fiscal x nota fiscal, qual é o formato indicado para o seu negócio?
Vamos tirar suas dúvidas a partir de agora, neste guia completo sobre a nota fiscal eletrônica do consumidor.
Acompanhe a leitura!
O que é a nota fiscal de venda ao consumidor?
Nomenclaturas não faltam para confundir a cabeça do empreendedor.
A nota fiscal de venda ao consumidor, por exemplo, é o documento que comprova e valida as operações de venda e compra no varejo.
Ou seja, é emitida apenas por varejistas, que são estabelecimentos que vendem para pessoas físicas.
Entre eles, comércios em geral, floriculturas, joalherias e supermercados.
Sua versão digital é chamada Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica e vem daí a sigla NFC-e.
É mais um tipo de nota que só é emitida e armazenada eletronicamente.
Dentre os diversos tipos, o modelo 65 é o que deve ser adotado pelos varejistas.
Sua validade é a mesma de uma nota fiscal tradicional, mas, nesse caso, só existe virtualmente.
Tudo isso tem como ideia central agilizar o processo na transmissão e digitalização das informações fiscais e tributárias.
Isso significa também um aumento na segurança, com diminuição à exposição de fraudadores.
Resumindo: é bom para o seu negócio e para seus clientes.
Qual a diferença da nota fiscal de venda ao consumidor para as outras notas fiscais?
Como já mencionei, existem diversos tipos de nota fiscal.
Cada um possui sua finalidade específica, sendo utilizado por determinados tipos de negócios.
Em linhas gerais, cada documento se dirige a um tipo de negócio.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi a primeira a ser instituída, formalizando a venda dos produtos através deste processo digital.
Ela só é emitida em operações de empresa para empresa.
Ou seja, quem vende para o consumidor final não pode utilizar esse tipo de nota.
Além disso, a NF-e se destina especialmente para o recolhimento do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
Por isso, sua emissão depende da autorização da Secretaria da Fazenda de cada estado.
Uma curiosidade interessante é que o microempreendedor individual (MEI), ainda que venda produtos para empresas, está dispensado da emissão da NF-e, mas não proibido de fazê-lo.
Isso significa que ele pode emitir, se desejar.
A mesma dispensa não acontece quando ele é um prestador de serviços contratado por outra pessoa jurídica.
Nesse caso, assim como outras empresas do setor, deve emitir a NFS-e, que é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.
Esse documento fiscal se destina ao recolhimento do ISS, o Imposto Sobre Serviços.
Por isso, quem oferece o sistema de emissão e validação costuma ser as prefeituras municipais, a quem o tributo compete.
Outra nota fiscal é a NFC-e, sobre a qual estou falando mais especificamente neste artigo.
Essa é a nota fiscal de venda ao consumidor, utilizada pelos varejistas.
Você talvez ainda ouça falar da nota fiscal avulsa.
Como o nome indica, é um documento emitido individualmente, o que depende de procurar a Secretaria Estadual da Fazenda.
Ela só deve ser emitida em casos específicos, quando não há recorrência na demanda e somente se o estado dispor dessa possibilidade.
Saiba mais sobre o SPED e NFC-e
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi implementado em 2007 como um desdobramento do PAC.
Ele tem entre seus objetivos agilizar o envio de informações fiscais e contábeis para a Receita Federal.
O formato de nota fiscal de venda ao consumidor só veio a se consolidar, de fato, em 2013.
Foi então que passou a ser obrigatório aos varejistas, gradativamente.
Apenas em dezembro de 2017, no entanto, é que todos os estabelecimentos do varejo, independentemente do seu porte, foram obrigados a lançar a NFC-e.
O processo de funcionamento da nota fiscal eletrônica e da nota fiscal de venda ao consumidor é bastante parecido.
Ambas são um documento eletrônico, disponível em ambiente digital, emitido pelo estabelecimento comercial para a Secretaria da Fazenda.
Para que o varejista possa emitir esse documento, ele precisa ter um certificado digital.
Esse é um arquivo eletrônico que será utilizado como sua assinatura digital.
É ela quem garante a autenticidade do documento e a autoria do seu emissor.
O emitente é quem faz a solicitação do documento fiscal à Sefaz.
Ela faz um pré-cadastro, seguido de uma pré-validação das informações e devolve um protocolo, que na prática é uma autorização para que o estabelecimento possa emitir a nota fiscal de venda ao consumidor.
Danfe da NFC-e
Já comentei em outro artigo sobre a possibilidade de visualização da nota fiscal através de um documento auxiliar chamado Danfe.
Ele é uma representação gráfica um pouco mais simplificada do documento fiscal em si.
O Danfe pode ser impresso em papel comum, em uma via e contém a chave de acesso para consulta na internet.
Como você já deve ter entendido, o Danfe não é a nota fiscal de venda ao consumidor em si, mas dá acesso a ela.
No caso de uma geladeira comprada pela internet, por exemplo, esse documento pode ser de extrema utilidade, pois o Danfe deve acompanhar o item até a entrega ao consumidor.
A nota fiscal de venda ao consumidor é exclusiva para vendas destinadas ao consumidor final.
Ela veio com a finalidade de substituir o chamado cupom fiscal, emitido pelas impressoras térmicas, denominadas ECF.
Quem deve aderir a nota fiscal de venda ao consumidor?
Os varejistas podem e devem emitir a nota fiscal de venda ao consumidor.
Inicialmente, apenas aqueles estabelecimento com faturamento de R$ 1,8 a R$ 3,6 milhões ao ano é que eram obrigados a emitir esse documento.
No entanto, agora já está em vigor a obrigação legal estendida a todos os varejistas.
Dessa forma, a não emissão da NFC-e pode acarretar multas ao estabelecimento por caracterizar sonegação de imposto.
Em português claro: é um risco que não vale a pena correr.
O MEI pode emitir a nota fiscal de venda ao consumidor?
Quanto ao MEI, valem para a NFC-e as mesmas regras aplicáveis à NF-e.
Ou seja, o microempreendedor também pode emitir a nota fiscal de venda ao consumidor, mas não é obrigado a fazê-lo.
E o que isso significa?
Que pode ser uma estratégia interessante ao MEI fazer a emissão desse documento.
Obviamente, isso varia conforme o negócio em que atua.
Mas é inegável que oportunidades se abrem a partir da emissão de notas fiscais, não importa qual seja o seu tipo.
No caso de vendas interestaduais, por exemplo, representa uma segurança a mais.
Qual consumidor gostaria de fazer uma compra em valores altos sem receber nota fiscal?
Difícil, não é mesmo?
Além disso, considere ainda que vários estados possuem programas de premiação a consumidores que solicitam a nota fiscal.
Se você não participa de nenhum deles, pode ser deixado de lado como escolha pelos clientes.
A nota fiscal de venda ao consumidor e o que está previsto por lei?
O setor varejista precisa redobrar sua atenção com a emissão da nota fiscal de venda ao consumidor, principalmente no que diz respeito ao seu formato digital.
Isso porque, no caso de uma fiscalização realizada pela Receita Federal, qualquer irregularidade, como a falta de arquivos XML correspondente às notas fiscais, acarretará multas de valores altos.
Anote aí: as multas fiscais e tributárias contra o estado, estão entre as mais caras.
Assim, como cada estado possui autonomia para legislar sobre suas próprias questões fiscais, uma consulta ao site da Secretaria da Fazenda local pode esclarecer sobre as sanções previstas.
Além disso, vale muito a pena consultar seu contador para agir de forma preventiva.
É muito melhor atender às regras antes de ser solicitado a fazê-lo.
Para se adequar, em linhas gerais, não são exigidos muitos procedimentos.
Confira os passos principais:
- O primeiro passo é a empresa buscar pelo seu certificado digital, padrão ICP-Brasil, que representa a assinatura da empresa na nota e dá validade jurídica ao documento emitido.
- O passo seguinte é o credenciamento, que deve ser realizado junto à SEFAZ do seu estado. A partir daí, a empresa é habilitada a emitir nota fiscal de venda ao consumidor. Esse procedimento permitirá a emissão do código de segurança do contribuinte.
- Por último, a empresa estará pronta para baixar o software que deverá fazer a interface com a Receita Federal na hora de prestar conta das notas emitidas.
Para não haver falha nessas três etapas, o melhor a fazer é buscar apoio do seu contador.
Ele pode ser o seu braço direito na hora de dar o suporte necessário à empresa em todas as etapas de adequação à nota fiscal de venda ao consumidor.
Quais as vantagens da nota fiscal de venda ao consumidor para o empreendedor?
Saiba que o empreendedor também ganha com tudo isso.
Há uma série de benefícios para quem usa a nota fiscal de venda ao consumidor.
Vou falar sobre alguns deles agora.
Fique ligado!
Elevação da produtividade
Quando se trabalha com a tecnologia, principalmente no caso de ferramentas operacionais automatizadas, como o preenchimento da nota fiscal de venda ao consumidor, ocorre uma perceptível elevação da produtividade.
A automatização do processo reduz a burocracia e até a necessidade das impressoras fiscais que geram bastante manutenção.
O empreendedor pode focar em estratégia de vendas e melhoria dos resultados da sua empresa.
Toda energia que antes era perdida, agora pode ser canalizada em favor de outras frentes do negócio.
Além disso, com um software disponível para emissão da nota fiscal de venda ao consumidor, não é necessário ficar relutando com sistemas instáveis e sites desestruturados que afetam negativamente o fluxo de trabalho.
Isso sem falar nos riscos de perder a data de emitir a nota fiscal, que também são reduzidos drasticamente.
Você também pode adotar um sistema de NFC-e eficiente, que reduz ainda mais essas estabilidades.
A ferramenta pode auxiliar até mesmo no armazenamento de dados dos seus clientes, sendo útil para melhorar o seu relacionamento.
Incrível, não é mesmo?
Redução de custos
Obviamente, o modelo digital gera uma redução gritante no armazenamento de nota fiscal emitida em papel.
Isso também dispensa a necessidade de contratar uma pessoa apenas para ficar nesse serviço.
Reduzir um funcionário já significa diminuir custos.
Com um processo automatizado, você inclusive pode enviar as notas para os seus clientes automaticamente, de acordo com a demanda.
Com despesas menores, você também consegue ter recursos para novos investimentos.
Inclusive, pode contratar novos sistemas e automatizar atividades diferentes na empresa.
Com isso, alcançar uma redução em escala.
Diminuição da margem de erro
O modelo tradicional de nota fiscal trazia uma chance de erro muito grande.
Nunca é demais lembrar que qualquer pessoa é passível de cometer erros, principalmente durante o preenchimento do documento.
Nessa situação, o que acontecia?
Prejuízo para o empreendedor, que na maioria das vezes tinha que refazer o serviço ou ter alguém para isso.
Ou podia ser ainda pior, ao ser multado em virtude de notas fiscais emitidas incorretamente.
Agora, a situação mudou.
Com o software para emissão automática de nota fiscal de venda ao consumidor, as chances de erro são bem menores.
Existe uma melhor gestão na inserção de dados, na legalização do documento e na contabilidade da empresa.
Redução de trabalhos operacionais
Com a redução desse trabalho operacional, existe uma equipe mais motivada, que pode ter suas habilidades e recursos intelectuais utilizados a favor do negócio.
Isso traz satisfação, pois exclui a função extremamente repetitiva, de desempenho repetitivo.
A equipe pode ser motivada para ações mais importantes.
Nesse sentido, poderíamos citar diversos exemplos, como qualificação no atendimento, otimização do processo de venda, melhoria em demandas financeiras, de marketing, de gestão e tantos outros.
Isso quer dizer que, quando se automatiza um processo, acaba gerando mais tempo para compreender quem são os membros mais efetivos, que possuem papel essencial no crescimento da empresa.
Melhor controle sobre os dados do negócio
A emissão de nota fiscal de venda ao consumidor por um sistema competente para isso traz números mais relevantes para o seu negócio.
A partir dos documentos fiscais emitidos, pode verificar informações sobre o faturamento, por exemplo.
Também consegue projetar o total a ser pago em impostos.
Além disso, você pode transmitir maiores informações ao seu contador sem que nada seja esquecido, para que ele faça a contabilidade de forma fácil e rápida.
Agilidade na integração entre diversos processos
A nota fiscal de venda ao consumidor ainda permite maior integração do que havia com o modelo manual e até mesmo com aquele proveniente do emissor de cupom fiscal.
Softwares mais modernos conseguem fazer emissão automática das notas fiscais através da conexão com a plataforma de vendas.
Assim, ao mesmo tempo em que uma venda é autorizada, a nota acaba sendo gerada de forma automática pelo sistema.
E o melhor: sem que ninguém necessite intervir.
O processo ocorre de forma inteligente, pois o sistema funciona assim.
Conforme for a sua escolha, você ainda pode integrar outros processos internos da empresa com o software.
Vantagens para o cliente final
Se para o empreendedor existem vantagens, para o consumidor final, não é diferente.
Com a agilidade já citada, todos ganham.
O processo de emissão não é demorado, dispendioso e burocrático.
Obviamente, o consumidor que precisa das suas notas ganha muito com isso.
Essa mudança pode ter deixado um pouco de dúvida por ocorrer no ambiente digital, já que todos questionam sobre o quanto seus dados estarão seguros ali.
No entanto, todas as informações transmitidas são digitalizadas e a segurança no ambiente digital de escrituração é ainda mais.
Outro aspecto positivo é que a nota fiscal de venda ao consumidor agora está disponível em qualquer dispositivo móvel.
No caso de uma troca ou devolução, você não tem que lidar com esse risco.
Pode parecer besteira para quem nunca chegou em uma loja com a necessidade de trocar algum produto e esqueceu a nota, ou havia jogado fora.
Mas para quem já passou por isso, sabe bem do que estou falando.
Isso leva a outro benefício, que é o fato de não ter que ficar lidando com papéis.
Quem gosta de organizar as finanças, pode ter uma pastinha no seu computador com as compras do mês.
Outra opção é arquivar as notas dos eletrodomésticos, por exemplo, para que estejam em fácil acesso se você precisar acionar a garantia.
Você só percebe essas vantagens quando precisa recorrer a elas.
Quais as desvantagens da nota fiscal de venda ao consumidor?
Você pode ter ido a algum estabelecimento e ter recebido cupom fiscal em vez da nota.
Mas isso está mudando.
A implementação definitiva da versão digital da nota fiscal de venda ao consumidor é obrigatória.
No entanto, como está começando, ainda há um processo de adaptação em andamento.
Uma desvantagem é exatamente a novidade, que impede que possamos ver quais os possíveis problemas que isso pode acarretar.
Retirar os papéis é mudar um conceito.
Algumas pessoas ainda não conseguem viver sem agenda, embora seja possível registrar tudo no celular.
Então, é esperar e ver o que vai acontecer.
A expectativa é que, como toda ação com objetivo de melhorar processos operacionais, ela atua em favor da produtividade e a prova de falhas no que diz respeito à tributação e à escrituração.
Muitos especulam sobre os problemas de segurança e no armazenamento das informações dos contribuintes, mas isso parece não ter sido comprovado.
A maior desvantagem talvez seja o fato de que uma fatia expressiva dos varejistas sequer chegou a aderir ao ambiente de homologação.
Assim, sem ter tido tempo para se adequar a essa nova realidade, a chance de erros nas transmissões de dados aumenta de forma gritante.
Já implantou a nota fiscal de venda ao consumidor no seu negócio?
Ferramentas eletrônicas, compartilhadas em ambiente digital, como a nota fiscal de venda ao consumidor, vem provocando uma verdadeira revolução.
É uma amostra do que será possível para um futuro não tão distante.
Trabalhar com o intelectual da sua equipe, dispensando-os de processos manuais totalmente inviáveis, pode ser algo libertador.
Além disso, se a nota fiscal pode ser enviada por e-mail, seus produtos passam a ter a possibilidade de serem enviados para qualquer lugar do mundo também.
Isso abre portas para novos mercados, rompendo barreiras geográficas.
Não há preocupação com custo ou tempo, nem mesmo com valor de produto, pois muito mais se torna possível.
A era digital traz diversas oportunidades que precisam ser exploradas para alavancar os negócios, aumentar a possibilidade de empreender e quebrar paradigmas.
Conclusão
Ao chegar ao final deste artigo, você deve ter percebido que o caráter definitivo da nota fiscal de venda ao consumidor é a novidade do momento para os empreendedores.
Assim, mais cedo ou mais tarde, você precisará implementar no seu negócio também.
O sinal de alerta deve estar ligado.
E você vai precisar se adaptar depressa, pois a necessidade desse documento está prevista em lei, com algumas ressalvas para os MEIs.
Como empreendedor, é fundamental se cercar de muita informação e de especialistas em contabilidade para garantir a perfeita adequação ao formato eletrônico.
Essa mudança, que veio para ficar, pode ser um divisor de águas para o desenvolvimento do seu negócio e do país como um todo.
Como empreendedor, seja sempre bem vindo às mudanças!