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Certidão Negativa: Entenda o que é e aprenda como emitir de maneira rápida

Imagem 1 - Certidão negativa o que é e como emitir

Solicitaram a você uma certidão negativa e você não faz ideia do que seja isso?

A vida de um empreendedor é assim e, a cada dia, surgem novas oportunidades de aprendizado.

Além das dificuldades naturais do dia a dia empresarial, um belo dia você recebe uma lista de documentos que não sabe por onde começar a providenciar.

Antes de continuar, preparamos um guia rápido com 4 passos para você emitir sua certidão negativa. Clique aqui para fazer o download.

São cópias autenticadas, licenças municipais, estaduais, federais e por aí vai…

Pois é!

Em algum momento da sua vida, você vai precisar emitir um certo documento que pode causar certa confusão.

Estou falando das famosas CND, as certidões negativas de débitos.

Cada uma delas tem um caminho específico.

Tem a CND Receita Federal, CND INSS, CND FGTS, CND trabalhista, certidão negativa federal, certidão negativa estadual e até certidão negativa municipal.

Para cada demanda, uma necessidade diferente e um documento exclusivo.

Em algumas vezes, ele precisa ser solicitado de forma presencial.

Em outras, pode ser pago ou expedido gratuitamente.

Como você pode ver, esse negócio de certidão negativa tem tudo para gerar confusão.

Mas escrevo este artigo para organizar as informações e facilitar o seu entendimento.

E por que esse é um assunto importante para quem já tem ou vai abrir uma empresa?

A agilidade com que se obtém a certidão pode evitar que perca negócios vantajosos ou estratégicos.

Então, nada de abrir mão de oportunidades ou de se enrolar com a burocracia.

Siga a leitura e descomplique as certidões negativas!

O que é a certidão negativa?

Imagem 2 - Certidão negativa o que é e como emtir
Já precisou emitir uma certidão negativa alguma vez? Esse documento comprova que você não tem nenhum débito financeiro ou processual.

A Certidão Negativa de Débitos (CND) é um documento emitido por qualquer órgão do governo.

Ele confirma não haver pendências financeiras ou processuais em nome dessa pessoa física, jurídica ou mesmo de um bem.

É como um atestado de regularidade, o que é extremamente importante para quem tem um negócio a gerenciar, concorda?

Esse é um tipo de documento que se destina justamente a comprovar essa situação regular.

Em uma empresa, a sua apresentação pode ser decisiva, por exemplo, para a contratação de empréstimo.

Ao longo do artigo, trarei outros exemplos para ilustrar a importância da certidão negativa.

Mas no momento é importante saber que você só poderá obtê-la se realmente não houver nenhuma pendência.

Ou seja, ou ela é emitida em seu nome, conforme solicitado, ou você primeiro precisa regularizar o que está pendente para depois ter acesso ao documento.

Nesses casos, o que acontece na prática é que, ao solicitar a certidão negativa, você recebe a informação sobre o tipo de pendência em seu nome.

Que pode ser financeira ou fiscal, por exemplo.

A boa notícia é que a tecnologia costuma dar uma mãozinha e muitas das CNDs podem ser encaminhadas pela internet, sem precisar sair de casa.

Quando esse serviço não está disponível, aí não há outro jeito a não ser comparecer pessoalmente ao órgão competente.

Às vezes até mais de uma vez (para solicitação, retirada, informações, etc.).

Outro aspecto importante a saber sobre as certidões negativas é que cada uma delas traz a data de validade e o detalhamento da informação.

De praxe, o documento indica que não foram encontrados débitos relacionados ao CPF, ao CNPJ do solicitante ou ao bem em questão, como um imóvel ou automóvel.

Para que serve a certidão negativa?

Imagem 3 - Certidão negativa o que é e como emitir
Está pensando em sair do país? Saiba que você pode ter que emitir uma certidão negativa!

Mas por que você precisa dessas certidões se tem a certeza de estar com o nome limpo?

Afinal, realizar a consulta CPF no site da Receita Federal ou em órgãos de proteção ao crédito, com SPC e Serasa, já não seria suficiente?

É preciso entender que estamos falando de procedimentos diferentes, com exigências e validades diferentes.

Com o perdão da redundância, uma consulta nada mais é do que uma consulta.

Ela serve para lhe passar um status, informar sobre uma situação, mas raramente é aceita com o caráter de comprovação, como acontece com uma CND.

A certidão, quando intitulada “negativa”, deixa claro a quem interessar possa que não há nenhum débito contra o solicitante, ou seja, que a sua situação é regular.

Dessa forma, o documento garante que não existem pendências e nem mesmo ações civil, criminal ou federal.

Lembrando que esse tipo de informação não aparece em uma tradicional consulta online por CPF ou CNPJ.

A partir daí, você já pode ter uma ideia melhor sobre as situações nas quais ela é exigida e que função ela cumpra.

Uma certidão negativa pode ser solicitada em casos diversos, como:

  • Financiamentos diversos
  • Compra e venda de imóveis e automóveis
  • Espólios
  • Concorrência pública
  • Licitações
  • Saída do país
  • Auditorias.

Veja só: se você abre uma empresa com o objetivo de negociar com órgãos públicos, a certidão negativa de débitos será um documento muito presente no seu dia a dia.

Por que tirar certidões negativas de débito da empresa?

Imagem 4 - Certidão negativa o que é e como emitir
Se pretende comprar um ponto comercial já existente, a certidão negativa terá o papel de te assegurar que não há nada de errado com o empreendimento.

Os motivos principais para solicitar uma certidão negativa de débito para a sua empresa já estão colocados, mas nunca é demais lembrá-los.

Vamos, então, combinar uma rápida reflexão.

Como está a “saúde” da sua empresa?  

Às vezes, sem você perceber, ela está sendo investigada antes de fechar aquele negócio importante.

Quer um exemplo? Vamos lá!

Primeiramente, você como empreendedor está adquirindo um ponto comercial ou um CNPJ já existente e não quer correr riscos, correto?

Nesse caso, as certidões representam uma segurança para você e para o seu futuro negócio.

Com elas, você saberá mais sobre a empresa em questão, seus sócios e seus processos internos e externos.

As certidões negativas de débitos da empresa permitem comprovar que não há pendências com órgãos federais ou estaduais no momento da emissão do documento.

O objetivo é simples, mas cada órgão possui procedimentos próprios, e isso exige atenção dos empresários.

Outra situação na qual a certidão negativa é importante para uma empresa é na participação em licitações.

A Lei 8.666/93, em seus artigos 27 a 33, traz a relação dos documentos que devem, podem e não podem ser exigidos de empresas que pretendem fornecer bens e serviços para o governo.

E a lista de CNDs é grande, incluindo:

  • CND conjunta da Receita Federal e Procuradoria Geral da União
  • CND estadual
  • CND municipal
  • CND INSS, da Previdência Social
  • CND FGTS, da Caixa Econômica Federal.

Se o seu interesse for participar de licitações, vale conferir ainda este link.

Que traz informações sobre concorrências promovidas pelo governo federal e os documentos solicitados.

Quer saber outros casos nos quais a certidão negativa é exigida?

Nos bancos, quando a empresa solicita linhas de crédito, como financiamento através do BNDES ou em algum empréstimo com garantia de imóvel ou veículo, a instituição financeira solicitará as certidões da pessoa física e da pessoa jurídica também.

E não posso esquecer de mencionar que:

o seu fornecedor, especialmente nas primeiras compras, para início de relacionamento, pode requerer que a empresa apresente a comprovação de não possuir pendências com nenhuma esfera de governo.

Mas eu sou obrigado a apresentar nesse caso?

Não, assim como ele não é obrigado a vender para você, certo?

O que é Certidão Negativa Federal e como emitir?

Imagem 5 - Certidão negativa o que é e como emitir
Sabia que usando um certificado digital, você consegue emitir pela internet a certidão negativa federal?

A emissão de Certidão Negativa Federal para pessoa jurídica, procedimento hoje adotado pela Receita Federal e pela Procuradoria da Fazenda Nacional, tem o objetivo de garantir a verificação fiscal de todos os débitos dos estabelecimentos da empresa (matriz e filiais).   

O documento é obtido instantaneamente por qualquer pessoa, desde que tenha o número do CNPJ e CPF a ser consultado.

A forma mais fácil de acompanhar e comprovar a sua situação fiscal junto à Receita Federal é através de um certificado digital.

Esse é um arquivo eletrônico que garante a autenticidade e validade jurídica de documentos, como a nota fiscal eletrônica.

Que a empresa emite caso venda produtos – exceto o microempreendedor individual (MEI), que pode, mas não é obrigado a fazê-lo.

Através dele, é possível obter as mais variadas declarações de forma online.

Sem precisar comparecer a uma unidade da Receita Federal para identificar pendências ou atestar a sua regularidade.

Ao solicitar o documento, o contribuinte terá contato com um novo formato da Certidão Negativa Federal, que foi descrito pelo órgão como um “instrumento de moralização há muito tempo almejado”.

Mas o que há de novo nele? 

Antes de sua implementação, a prova da regularidade perante a Fazenda Nacional se dava por meio da expedição de duas certidões.

Uma da Receita Federal e outra da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).  

Ou seja, um contribuinte que fosse solicitado a apresentar uma Certidão Negativa Federal tinha que encaminhar dois pedidos diferentes.

Nem todos faziam isso e, conforme o processo, apenas uma das CNDs era apresentada como prova de quitação de tributos federais.

Agora, esse encaminhamento ficou mais simples e os dois documentos foram reunidos em um só.

E quando se fala em Certidão de Regularidade Fiscal? Ou sobre a Dívida Ativa da União?  É também parte dessa certidão conjunta?

Sim!

Conforme informações da Procuradoria Geral da União, esse documento, expedido em conjunto pela PGFN e pela Receita Federal, certifica a situação fiscal do contribuinte, pessoa física ou jurídica, perante a Fazenda Nacional.

E isso se dá em relação aos débitos previdenciários e aos não previdenciários inscritos em Dívida Ativa da União (DAU) pela PGFN.

E aos débitos previdenciários e aos não previdenciários administrados pela Receita Federal.

Dessa forma, a Certidão de Regularidade Fiscal poderá ser:

  • Negativa (CND): emitida quando não há irregularidades
  • Positiva (CP): emitida quando há dívidas com órgãos públicos
  • Positiva com efeitos de negativa (CPEN): emitida quando há dívidas com órgãos públicos, mas elas estão com suas exigibilidades suspensas ou estão integralmente garantidas por penhora constituída em ação judicial de execução fiscal.

Outro ponto importante a saber é que a certificação em favor da matriz é válida para todas as filiais, e vice-versa.

É por isso que não há emissão de Certidão Negativa Federal gerada a partir da análise isolada de um determinado estabelecimento, seja ele filial ou matriz.

E se eu não conseguir emitir pela internet?

Isso pode ocorrer se a pendência estiver relacionada a créditos não inscritos em Dívida Ativa da União e administrados pela Receita Federal.

Nesse caso, o contribuinte pode fazer a Pesquisa de Situação Fiscal e cadastral no site da Receita, por meio de código de acesso, certificado digital ou por procuração eletrônica.

Mas caso não tenha sucesso em resolver as pendências de forma online, resta a ele procurar uma unidade de atendimento do órgão para encaminhar a demanda.

Vale destacar ainda que, no site da Receita Federal, você pode obter muitas informações úteis sobre:

a situação fiscal de um imóvel rural, sobre pessoa física, jurídica, construção civil e outras pendências.

Existem dados complementares e até relatórios explicativos.

O que é Certidão Negativa de Débito Estadual e como emitir?

Imagem 6 - Certidão negativa o que é e como emitir
Você paga seus impostos estaduais em dia? Se sim, a certidão negativa de débito estadual comprovará isso.

A Certidão Negativa de Débito Estadual, como o nome indica, é emitida quando for verificada a regularidade fiscal do contribuinte.

Quanto aos créditos tributários estaduais administrados pela Secretaria Estadual da Fazenda.

Por essa razão, cada unidade da federação possui critérios próprios para permitir a emissão desses documentos.

Você pode encontrar nomes diferentes para a mesma certidão nos estados.

Mas seu conteúdo e funções são basicamente os mesmos em qualquer lugar do Brasil.

O prazo de validade das certidões estaduais, por exemplo, é de 60 dias.

Para tornar a sua busca mais fácil, elaborei a lista abaixo com links para órgãos de cada estado.

É só clicar e verificar como emitir a Certidão Negativa de Débitos Estaduais:

O que é Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas e como emitir?

Imagem 7 - Certidão negativa o que é e como emitir
No âmbito trabalhista a certidão negativa também tem um papel importante. Inclusive, se um ex-funcionário levá-lo a justiça, você não conseguirá emiti-la.

Você deve saber como é importante cumprir a legislação trabalhista ao contratar funcionários para sua empresa.

Então, espero que não seja o seu caso, mas aqueles que esqueceram essa lição podem enfrentar problemas posteriores.

Se um ex-colaborador o acionar na Justiça do Trabalho, por exemplo, você fica impedido de emitir uma Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.

Esse documento começou a ser exigido em 2011, através da Lei 12.440, sendo condição para que as empresas participem de processos de licitação pública.

Na prática, a apresentação dessa certidão negativa junto às demais é fundamental para garantir a habilitação da pessoa jurídica nesse tipo de concorrência.

Mas o que a certidão apresenta?

Nela, aparecem débitos decorrentes do descumprimento de acordos firmados na esfera trabalhista ou proferidos em condenações transitadas em processos trabalhistas.

Isso inclui, por exemplo:

  • Verbas devidas
  • Custas processuais
  • Emolumentos
  • Contribuições previdenciárias
  • Honorários advocatícios.

E sabe em qual situação mais você precisa apresentar essa certidão?

Ao vender ou comprar um imóvel.

Digamos que você possua um processo em andamento com algum funcionário e o juiz decida bloquear seus bens.

Logo, para garantir que tenha condições de arcar com os custos de uma possível decisão contrária, preventivamente, ele define que você não poderá vender o imóvel.

O que acontece nesses casos é que a certidão negativa revelará se existe alguma pendência relacionada a sua empresa.

E como fazer para emitir?

Esse tipo de documento é emitido no âmbito estadual, a partir dos Tribunais Regionais do Trabalho.

A boa notícia é que você pode obtê-lo pela internet.

Para isso, visite o site do Tribunal Superior do Trabalho (TST).

Mas quando o assunto é certidão trabalhista, a sua preocupação não se limita ao documento obtido junto ao TST.

E a certidão do FGTS, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço?

Você precisa saber como está a situação da sua empresa, certo?

É através dela que podemos saber se você regularizou as obrigações com os seus colaboradores, o que é um dever do empregador.

Quem está em dia com as contribuições devidas pode obter de forma online o Certificado de Regularidade do FGTS.

Ele está disponível no site da Caixa Econômica Federal.

E tem mais: você já ouviu falar da Certidão Negativa do INSS?

Ela comprova a regularidade do sujeito passivo (contribuinte, pagador de impostos) em relação às contribuições previdenciárias.

E aquelas devidas a terceiros, conforme previsão legal.

Inscrições em Dívida Ativa do INSS também fazem parte desse conjunto de informações.

Mas o mesmo não se aplica à Dívida Ativa da União, administrada pela PGFN e débitos fiscais junto à Receita Federal.

A CND do INSS é emitida online se não houver pendência.

O que é Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários e como emitir?

Imagem 8 - Certidão negativa o que é e como emitir
Você é um prestador de serviços e paga mensalmente os encargos relacionados a sua função?! Com a CDN mobiliária, você comprova que está em dia, por exemplo, com o ISS.

São tantas certidões, não é mesmo?

Eu avisei no início deste artigo que existe uma CND para cada exigência de comprovação de regularidade.

Quando você é solicitado a apresentar uma Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários, isso significa que é preciso atestar que não há pendências com outros impostos.

Esse é um documento municipal.

Logo, a CDN mobiliária comprova a inexistência de débitos referentes ao Imposto Sobre Serviços (ISS) e as taxas relacionadas à prestação de serviços.

Já a CND imobiliário comprova que não existem dívidas relacionadas ao Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) ou a outras tarifas imobiliárias, como:

taxa de asfalto, de conservação, de iluminação pública e de coleta de lixo.

Essa certidão relata a situação do imóvel e precisa ser retirada no município onde ele se localiza.

Em muitos deles, não há possibilidade de consulta on-line.

Então, tente solicitar por e-mail e, se não resolver, será preciso ir pessoalmente.

As informações são baseadas em dados constantes no Cadastro de Contribuinte Mobiliários ou similar.

Para emitir a CND, é preciso procurar a prefeitura.

Uma dica: visite o seu site e busque informações antes de se deslocar até o órgão.

Já para emitir a certidão negativa imobiliária, basta procurar o Cartório de Registro de Imóveis no município onde ele está registrado.

E se o imóvel for rural?

Nesse caso, a CND deve ser obtida em área especial no site da Receita Federal.

Isso acontece porque o tributo em questão é o ITR, que é o Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural, de competência federal.

Como evitar débitos tributários e trabalhistas?

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Eu não me canso de repetir essa importante dica: consulte um contador! Ele é o profissional mais preparado para ajudá-lo com diversas burocracias que podem atrapalhar seu negócio.

Essa é uma questão que exige bastante cuidado, especialmente se você é empreendedor.

Se ficou sem movimentar a empresa e não recolheu alguns tributos, isso pode complicar a situação fiscal do empreendimento.

Com o tempo, a tendência é que apareçam pendências relacionadas à sua pessoa física ou jurídica junto aos órgãos competentes.

Essa situação é tratada como contingência.

O termo se refere a uma organização que se expõe a risco, como quando deixa de observar requisitos legais (Código de Defesa do Consumidor, Legislação Fiscal, Trabalhista e Societária, etc.).

Nesse caso, ela se torna vulnerável a infrações, multas, indenizações cíveis e criminais, execuções trabalhistas e previdenciárias, entre outras.

Tudo o que pesa no bolso do empresário.

Na dúvida, procure a ajuda de um profissional da contabilidade ou da área jurídica.

Aliás, nunca é demais lembrar que o contador tem todos os requisitos técnicos para ser o principal parceiro do empreendedor.

Cada vez mais, as empresas precisam se atentar à qualidade da informação, dos controles e processos internos para evitar possíveis contingências.

Especialmente nas áreas que mais tem exposição imediata, como nas declarações eletrônicas exigidas.

Mantenha a sua documentação em dia relativa às suas movimentações e seus negócios. Essa é uma atitude própria de um gestor inteligente.

O que fazer para quitar esse tipo de dívida?

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Planejamento e organização financeira são essenciais para fazer seu negócio caminhar prosperamente. Cuide da saúde financeira da empresa, assim não terá que lidar com dívidas.

Se você foi solicitar uma certidão negativa e se deparou com um débito até então desconhecido, não há outro jeito a não ser regularizar a situação.

Para isso, você precisa obrigatoriamente se dedicar ao planejamento.

Tornar-se inadimplente é ruim, mas pior do que isso é não se organizar para colocar as contas em dia.

Você precisa identificar a origem da dívida, para se certificar de que a cobrança é legítima.

Em seguida, verifique junto ao órgão competente quais são as condições para quitá-la.

Só então avalie se as suas finanças dão conta do débito ou se é preciso promover ajustes e reduzir despesas.

Nessa etapa, o apoio de um contador é quase obrigatório.

Com seu conhecimento, experiência e sabedoria, esse profissional pode lhe mostrar o caminho menos espinhoso para sair da situação na qual se meteu.

Conclusão

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Pagar seus impostos e obrigações tributárias em dia é uma responsabilidade que você tem enquanto empreendedor e cidadão. Além de garantir seus direitos você evita problemas futuros com a impossibilidade de emitir a certidão negativa.

Neste artigo, expliquei a função da Certidão Negativa de Débito nas três esferas e nas mais variadas situações.

Você viu que esse documento tem muito de burocracia, mas que não deixa de ser de grande utilidade.

Na maioria dos casos, a sua obtenção é fácil, realizada pela internet.

Nessas situações, a sua principal atitude deve ser em procurar o órgão correto.

E quem cuida bem das finanças da empresa e se mantém em dia com os compromissos fiscais, tributários e previdenciários não tem com o que se preocupar.

Para ser bem-sucedido, você tem dois parceiros importantes:

o contador e a conta.MOBI, que é a conta digital do empreendedor brasileiro.

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  1. Adorei …perfeita toda a apresentação amplamente abordado o assunto .
    Pena não ter colado o link de todas as certidões, e pensei que falaria quais documentos fosse obrigatório ir ao cartório autenticar.Mas perfeito!!!

  2. Ricardo, tudo bem? Muito elucidativo o seu post. Consegui obter quase todas as certidões online, através dos seus links. No entanto, teve uma que não consegui, e não sei bem o que fazer. É a CDN do INSS. A gente entra no site (http://www2.dataprev.gov.br/cndweb/index.view), mas a imagem captcha nunca carrega. Tentei de vários computadores, mas não dá. O que você sugere?

    Abraços e obrigado.

  3. Oi
    Adorei a postagem.
    Quero saber se no meu caso a certidão negativa me ajudaria.
    Tive uma terra em meu nome durante alguns anos. Em 2010 ela foi vendida. Não tenho contato com os donos atuais e nem moro mais naquela localidade. Devidos algumas mudanças da minha família, perdemos o contrato de compra e venda. Eu nunca havia declarado imposto de renda antes, porém este ano declarei. E lá na receita está constando essa pendência.

  4. Olá Ricardo,
    Preciso de uma certidão negativa da Receita Federal.Sou pessoa física.Já tentei diversas vezes ,entrando no site da receita federal,mas não consegui.Fui a um contador e ele me disse que não tenho nenhuma pendencia,mas não me deu a certidão negativa que preciso,e muito.Por favor,me ajuda.Tira esta certidão para mim e me mande,por favor.
    Eva .

  5. Estou tentando emitir uma certidão negativa de débito de contribuinte municipal da minha cidade Luziânia GO. O que faço? Estou desesperada, pois preciso desse documento urgente.

  6. Prezado Ricardo
    Em uma transação imobiliária, foi emitida uma Certidão Positiva com Efeitos Negativos do INSS via site, e assim satisfeita a exigência e finalizada em Cartório a referida transação.
    Ocorre que posteriormente a transação foi anulada em juízo, sob a alegação de fraude fiscal, em razão da existência de processo ativo e que tal situação seria de fácil constatação com a busca pela Certidão da Justiça Federal, o que remete ao sentimento de insegurança.
    Qual sua avaliação deste caso?

  7. Boa tarde Ricardo
    construí um imóvel e já obtive a escritura,habite-se, etc, fui informado que deveria no prazo máximo de 05 anos, tirar um documento na Receita Federal com relação ao imóvel. Por gentileza, que documento é este, como faço para dar entrada neste documento na RF. Enfim, o que devo fazer?

  8. Olá!! Adorei seu post. Porém tenho uma dúvida… Quais certidões devo ter em mãos para a compra de um terreno, além da CND da matrícula do terreno e a negativa de protesto do atual proprietário do mesmo? Quero comprar um terreno, mas gostaria de ter a certeza de que não terei problemas futuros. Obrigada

  9. Prezado Ricardo, trabalho com compras e licitações públicas, sei que toda empresa para fornecer a um ente público tem que está legalmente com todas as certidões, seja por compra direta ou licitada.

    A minha pergunta é ; na busca de três orçamentos para adquirir referência de preço para futura licitação todas as empresas precisam está com as certidões validas ? porque acontece de está positivada em alguma ( Estadual ou Federal) na verdade acontece que nenhuma pode vim participar do certame, essa cotação é valida ?

  10. boa tarde ricardo tenho parcelamento atrsado com a receite e naõ saiu a certidao tem outro jeito que posso emitir para liçitação sendo so positiva, obrigado

  11. Oi!!
    Participei de uma licitação onde solicitava a certidão municipal, agora não querem aceitar pois nela consta CERTIDAO POSITIVA COM EFEITO DE NEGATIVA, como devo proceder se ela esta valida.

  12. Preciso dar baixa em uma casa que ja foi demolida junto a prefeitura, e no registro de imoveis me pediram CDN da construção demolida junto a receita e a tal ARO, nao encontro de forma alguma isso no site da receita, somente foi me informado que tem no site da receita, você poderia passar esse link especifico ? Obrigado

    • Oi Luiz! Sugiro que você baixe o app da conta.MOBI disponível para Android e iPhone e solicite suporte gratuito de um contador para ter uma orientação completa e profissional sobre a sua dúvida. Acesse: http://conta.mobi

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