Vamos conversar sobre controle de qualidade?
Essa é uma estratégia adotada no mundo todo, em organizações de diferentes segmentos.
A finalidade é padronizar procedimentos, políticas e ações.
Logo, é um sistema que considera o grau de satisfação do consumidor, acionista, funcionário, fornecedor, sociedade, enfim, de tudo que cerca a organização e com ela se envolve, direta ou indiretamente.
Através do modelo, é implantado um padrão de qualidade, no qual se avaliam as propriedades de produtos, serviços, equipamentos, atendimentos ou ações testadas dentro da empresa.
Contudo, não se trata apenas de controle interno.
Existem vários órgãos em todo o mundo que regulamentam tais padrões e especificações técnicas de todos os tipos de controle de qualidade.
Assim como o Brasil possui sua legislação específica, cada país também têm suas peculiaridades sobre a área.
As técnicas que conhecemos hoje são resultados do aprimoramento de algumas outras que surgiram no século XX.
No entanto, desde que começaram as relações de compra e venda, alguns padrões começaram a ser implementados.
Na Idade Média, por exemplo, os artesãos atribuíam qualidade aos seus produtos e eram punidos caso fabricassem algo com qualidade inferior.
A gestão de controle de qualidade dava seus primeiros passos.
Mais tarde, surgiu o interesse do reinado em definir especificações técnicas para os produtos comprados por eles.
Os membros da corte eram designados para fiscalizar e supervisionar os objetos do seu interesse.
Com a Revolução Industrial, foi necessário padronizar alguns processos e a fabricação dos produtos.
Nas fábricas, passou a ser comum a presença de um supervisor, que fiscalizava o trabalho dos operários.
A preocupação com o padrão de produção determinou que apenas 4% dos produtos fabricados poderiam ter defeitos.
O conceito de controle de qualidade já estava bem claro nessa época.
O percentual estabelecido correspondia ao limite para uma produção ser considerada de alto desempenho.
Com esse contexto histórico, fica fácil perceber como esse método já é antigo, mas vem sendo aprimorado desde então.
É aqui que entra você.
Vamos entender a partir de agora por que uma empresa possui um sistema de controle de qualidade sai na frente.
E se você ainda se pergunta qual a importância do controle de qualidade, este artigo é para você.
Boa leitura!
O que significa controle de qualidade?
De acordo com a NBR ISO 9000-2005, em uma definição óbvia, “controle de qualidade é parte da gestão de qualidade, focada no atendimento dos requisitos da qualidade”.
Portanto, controle de qualidade é responsável por fiscalizar e controlar.
Tem como objetivo avaliar se a especificação está ou não está sendo atendida.
Assim, por controle de qualidade, se entendem todos os mecanismos, ações e ferramentas com a finalidade de detectar a presença de erros em processos internos na empresa.
A sua função é principalmente a organização de serviços para atender as especificações estabelecidas pela engenharia de produto e prestar assistência ao departamento de uma organização.
Nesse sentido, ela consiste na análise de grande quantidade de dados que, em seguida, são apresentados aos diferentes departamentos.
Só então são iniciadas as ações necessárias, que podem ser corretivas ou preventivas.
Assim, se após essa etapa, um produto ou projeto não atende às características mínimas, ele é excluído, evitando maiores custos adicionais e desperdício de material.
Quais são as principais ferramentas do controle de qualidade?
As ferramentas da qualidade são técnicas que podem ser aplicadas com a finalidade de definir, mensurar, analisar e propor soluções para problemas que eventualmente são encontrados e interferem no bom desempenho dos processos de trabalho.
As sete ferramentas do controle de qualidade são: fluxograma, Diagrama de Ishikawa, folha de verificação, Diagrama de Pareto, histograma, Diagrama de Dispersão e cartas de controle.
Vamos dar uma olhada em cada uma delas?
1. Fluxograma
O fluxograma tem como finalidade principal identificar o caminho real e ideal para um produto ou serviço com o objetivo de verificar desvios.
Assim, todas as etapas do processo são ilustradas e simbolizadas, para serem facilmente reconhecidas pelas diferenças dentro de um processo.
2. Diagrama de Ishikawa
Esse diagrama tem como finalidade explorar e indicar todas as causas possíveis de uma condição ou problema específico.
Ele possui etapas de causa e efeito.
Foi desenvolvido para representar a relação entre o efeito e todas as possibilidades de causa que podem contribuir para ele.
3. Folhas de Verificação
As folhas de verificação são tabelas ou planilhas simples, usadas para facilitar a coleta e análise de dados.
Os formulários podem ser preenchidos de forma fácil e concisa, permitindo uma rápida percepção da realidade e uma imediata interpretação da situação.
4. Diagrama de Pareto
O Diagrama de Pareto tem como finalidade mostrar a importância de todas as condições com foco em escolher o ponto de partida para solucionar o problema, identificar a causa básica e monitorar o sucesso.
Pode ser usado para identificar o problema mais importante através de diferentes critérios de medição, como frequência de custo.
5. Histograma
O histograma objetiva mostrar a distribuição dos dados através de um gráfico de barras, indicando o número de unidades em cada categoria.
Um histograma é um gráfico de representação de uma série de dados.
6. Diagrama de Dispersão
O Diagrama de Dispersão mostra o que acontece com uma variável quando a outra muda, para testar possíveis relações de causa e efeito.
7. Cartas de Controle
As cartas de controle, por sua vez, mostram as tendências dos pontos de observação em um período de tempo.
Os dados trabalhados são mensuráveis e discretos.
Sobre as ferramentas
Essas ferramentas, quando devidamente aplicadas, podem elevar a qualidade de uma empresa.
Além disso, ainda reduzem custos com produtos e tornam os processos mais uniformes.
Ainda existe a oportunidade da organização otimizar os seus projetos e solucioná-los de forma eficaz.
Ao entender cada ferramenta e saber como aplicá-la, sem dúvidas, será possível obter excelentes resultados.
Entenda as principais regras do controle de qualidade
Para que toda a teoria funcione efetivamente e exista um controle de qualidade eficiente, algumas regras precisam ser respeitadas.
Conheça algumas delas:
Gerência participativa
Já comentei em outros artigos como a postura da liderança é importante dentro de uma organização.
É uma característica básica de um empreendedor de sucesso.
Com o controle de qualidade, não é diferente.
Os líderes precisam estar abertos a ouvir, motivar, delegar e informar funcionários e colaboradores.
Precisam ser sensíveis para formar equipes congruentes e funcionais.
A participação de todos dentro de uma empresa na busca por soluções melhora o convívio com clientes e fornecedores.
E isso se reflete no engajamento e na busca pelos resultados.
Comunicação transparente
Quanto à comunicação, é essencial que ela seja transparente.
Assim, os objetivos da empresa precisam ser comunicados até para os seus clientes.
É importante que a missão e a visão de uma empresa estejam claras.
Hoje, uma conexão de qualidade envolve interesses mútuos.
Satisfação do cliente
Criar ações de atendimento e parcerias, focando no diálogo, ajuda a atingir e superar as expectativas do cliente.
Aprimoramento dos funcionários
É importante que a empresa tenha uma cultura de valorização do colaborador.
Para tanto, uma boa solução é oferecer capacitação.
Isso motiva a satisfação no ambiente de trabalho e ajuda a aumentar o potencial e a proatividade.
Atitudes que refletem no controle de qualidade, sem dúvidas.
Aperfeiçoamento e inovação
Se uma empresa deseja ter qualidade total, precisa se antecipar às necessidades de seus clientes.
Isso depende de melhorias constantes e de inovação.
Esse objetivo pode ser alcançado com a introdução de novas tecnologias e a utilização de indicadores de desempenho.
Solucionar falhas
É claro que “herrar é umano” – quem nunca viu esse trocadilho, não é mesmo?
Contudo, dentro de uma empresa, os erros não podem ser ignorados e precisam ser minimizados.
Ações corretivas precisam ser consistentes a fim de prevenir novos erros.
Reparar um erro ou perder um cliente é extremamente caro para uma empresa.
Quanto mais perfeitos foram os processos e menos erros houver, melhor.
Garantia de qualidade documentada
Para alcançar um controle de qualidade total, todos os processos devem ser sistematizados e as ações precisam ser planejadas.
Sempre digo sobre a importância da clareza de dados.
Por isso, acredito que seja importante documentar todos os processos para que tudo seja encontrado.
Isso aumenta a qualidade em todos os processos e operações.
Como implantar o controle de qualidade no seu negócio?
Como o controle de qualidade é essencial em qualquer organização, não pode abranger apenas um ou outro setor.
As práticas devem englobar todos os níveis da empresa, desde o operacional até a diretoria.
Logo, é essencial o comprometimento de todos.
A gestão de qualidade envolve pessoas, sistemas, instrumentos e técnicas de apoio.
Assim, um dos princípios do controle de qualidade é implantar uma gestão de controle de qualidade e saber quando está ou não está alcançando suas metas.
Já falamos sobre clareza e, por isso, é essencial que todos os colaboradores entendam o sentido do controle de qualidade dentro da empresa.
O processo se desenvolve como uma cadeia e todo tipo de trabalho é desenvolvido como uma série de atividades.
Dessa forma, cada organização funciona através de processos que se relacionam entre si e que percorrem todas as esferas da empresa.
Essa abrangência é fundamental, mas não deixa de ser trabalhosa.
Afinal, cada organização tem centenas de processos internos.
E tudo isso também está relacionado aos clientes e fornecedores.
Os processos não podem impactar no serviço final e, por isso, é preciso que tudo funcione adequadamente.
Assim, o objetivo do controle de qualidade no negócio é garantir que todos estão envolvidos na relação cliente e fornecedor.
A empresa é um conjunto de colaboradores que funciona de forma integrada.
O objetivo é satisfazer o cliente e fazer com que a cadeia permaneça intacta.
A satisfação do cliente garante o sucesso do negócio.
Nunca esqueça disso.
Escolhendo o software de gestão de qualidade
É importante escolher um software para que todo esse processo se desenvolva da maneira mais eficaz.
Assim, ao escolher um software, considere alguns pontos importantes.
Vamos ver quais são eles?
Facilidade, praticidade, simplicidade e interface amigável
A gestão de qualidade não pode ser um processo complicado.
Por isso, a principal missão de um bom software é facilitar o processo.
Ele deve ser de fácil usabilidade para que todos os envolvidos possam utilizá-lo.
A objetividade e a clareza da ferramenta também são essenciais.
Isso exige simplicidade, claro, sem deixar de ser eficiente.
A ferramenta precisa atender às necessidades, sem tornar o processo complexo, para que não seja abandonado na metade do caminho por ser complicado demais.
É como o controle financeiro.
Muitas pessoas não fazem controle financeiro pois encontram dificuldade em preencher planilhas que lhes parecem complicadas.
Assim, acabam desistindo.
Isso não pode acontecer com um software de controle de qualidade.
Segurança e confiabilidade
Dois fatores precisam ser considerados: segurança e integridade.
Em uma empresa, o acesso às informações é limitado a cada colaborador, de acordo com seu nível na organização.
Por isso, a implementação de um sistema de segurança é importante.
É preciso garantir a integridade dos dados através de backups periódicos.
Qualidade em atendimento, suporte e manutenção
Todos querem ser bem atendidos.
Esse desejo é a prioridade de todo cliente.
Dessa forma, o principal meio de comunicação entre uma organização e seus clientes é esse canal.
A solução que esse software oferece aos clientes deve ser eficaz.
Não há como atender um cliente sem entender o que ele está buscando.
Por isso, as equipes de suporte técnico devem possuir grande conhecimento e expertise nas ferramentas e componentes de um sistema.
Não existe nada mais chato do que um suporte técnico que não funciona, não é mesmo?
Por isso, os serviços devem estar disponíveis aos clientes e os problemas devem ser resolvidos.
Flexibilidade e adaptação para as necessidades do seu negócio
Cada negócio possui necessidades únicas e o que é bom para um, pode não ser para outro.
Hoje, a tecnologia permite que softwares sejam bastantes flexíveis no que diz respeito à personalização.
Algumas tecnologias permitem até que o próprio cliente insira campos específicos sem depender de um programador.
Além disso, pode criar diferentes relatórios ou mudar a sequência do uso de uma aplicação, facilitando o dia a dia do colaborador da sua empresa, que é o usuário da ferramenta.
Rapidez e estabilidade no funcionamento
Consulte outros usuários do sistema sobre a rapidez e a estabilidade do seu funcionamento.
É extremamente difícil trabalhar com um sistema instável e lento.
Isso pode atrapalhar a imagem da sua empresa e a qualidade do serviço que você presta ao seu cliente, se for o caso.
Precisa ser de fácil integração com o que você já possui disponível
Quando você coloca um software de controle de qualidade na sua empresa, provavelmente já possui outros sistemas em funcionamento.
Por isso, é importante encontrar um software que possa ser integrado ao que já está em funcionamento, evitando a divergência de informações, o dobro de investimento, retrabalho, etc..
Facilidade na comunicação
Comentei sobre a complexidade de lidar com planilhas.
No entanto, o gerenciamento das atividades utilizando esse método só é eficiente até certo ponto.
Com um software, esse processo pode ser agilizado, permitindo que as informações entrem em fluxo, trazendo benefícios técnicos e operacionais.
Isso facilita o acesso às informações, também o controle sobre todos os dados e permite a automatização dos processos.
É um importante ganho de tempo.
E tempo é dinheiro, você sabe bem.
Auxílio no envolvimento da equipe
São as pessoas que fazem uma organização.
Suas habilidades estruturam o desenvolvimento e contribuem com o fazer acontecer.
Um software também precisa auxiliar na comunicação e não pode se interpor no envolvimento da equipe.
Partindo do princípio que uma empresa precisa estar em melhoria contínua, a comunicação deve imperar em todas as atividades.
Líderes precisam estar abertos a novas ideias e colaboradores precisam se sentir livre para expor o que pensam.
A criação do planejamento é um dos benefícios da melhoria contínua, adequando os objetivos, motivando os envolvidos, tornando-os mais competitivos e alcançando melhores resultados.
Previsão de custos
Essa consideração é importante, pois existem pegadinhas no mercado.
E como ele é dependente de uma mensalidade, mas depois das primeiras mensalidades, você pode ter surpresas sobre os “serviços extras”.
Existem formas de se precaver sobre isso.
Para começar, dê preferência a contratos claros, que esclareçam muito bem sobre os serviços que você precisa e que precificam com clareza.
Quais benefícios o controle de qualidade oferece a sua empresa?
Os benefícios da implantação de um sistema de qualidade são inúmeros, além das possibilidades de ampliar mercados e uma série de vantagens para as empresas.
Algumas dessas vantagens incluem aumento dos níveis de organização interna, controle da administração e também da produtividade.
Outro ponto essencial para uma empresa é que auxilia na redução de custos e do número de erros – o que também eleva a credibilidade junto aos clientes.
A busca por qualidade também influencia no aumento da competitividade, na melhoria da qualidade de produtos e serviços, na redução de custos e, principalmente, na otimização do uso dos recursos.
Seria ótimo se já parasse por aí, não é mesmo?
Mas vai além.
O controle de qualidade também auxilia na melhoria do gerenciamento dos processos.
A identificação sistemática e a abordagem dos processos empregados em uma organização podem ser gerenciados e otimizados através da observação dos pontos fortes e fracos.
Isso resulta na implementação de uma estrutura que aumente a performance das atividades e do negócio, consequentemente.
Outro benefício é a melhora da comunicação interna.
É possível estabelecer uma forma padronizada de comunicação, seja ela e-mail, mala direta ou uma conversa direta, com práticas homogêneas.
A produtividade sem dúvidas acaba sendo melhorada também, já que ela é aumentada tanto quanto a qualidade.
Ou seja, é possível fazer mais em menos tempo, com menos recursos e ainda fazer melhor.
Tudo isso, proporciona a melhoria do desenvolvimento humano, da qualificação e da competitividade.
Consegue visualizar tudo isso no ambiente corporativo?
Melhoria na gestão, acesso aos projetos, adequação de normas técnicas, oportunidades e grandes resultados.
Está mais do que na hora de pensar em controle de qualidade no seu negócio.
A importância da manutenção do controle de qualidade
É importante ter um fluxo de trabalho eficaz, que atenda à demanda, tenha produtividade e claro, gere lucro.
Ter uma empresa onde os clientes saem insatisfeitos, há estoque parado, máquinas dando defeito, não parece ser um cenário favorável.
E realmente não é.
Assim, a manutenção se torna um dos fatores de fundamental importância para a sobrevivência de uma organização.
É isso que garante a qualidade no funcionamento de equipamentos, produtos, serviços e até mesmo pessoas.
Um programa de manutenção visa a integridade operacional e vem geralmente à mente da maioria dos gerentes, diretores e chefes de produção como solução.
Manutenção custa muito menos que reparo.
Além disso, manter clientes também é mais barato do que atrair clientes.
Mas se for necessário, deve ser feito.
A manutenção corretiva é essencial para corrigir um problema.
Afinal, erros fazem parte do amadurecimento da organização.
Isso, sem dúvidas, gera custos maiores, como já mencionei.
Normalmente, acontece pelo fato de não ter sido dada devida atenção ao problema quando ele estava ainda no início, provocando o famoso efeito bola de neve.
O problema parece ocorrer bem na hora em que você precisa que tudo esteja funcionamente perfeitamente.
A manutenção preventiva, ao contrário, surge para reduzir os índices frente a esse cenário de caos.
A prevenção vem do fato de se antecipar ao problema e resolvê-lo antes mesmo que ele possa aparecer.
A manutenção preventiva é grande aliada nesse processo.
Ela é a responsável por manter a qualidade de tudo que é oferecido pela empresa, tanto nos processos internos quanto externos.
O plano de manutenção precisa ser estudado junto com as pessoas que vão atuar diretamente com ele.
E aí se incluem operadores, equipe de manutenção, gestores e todos os departamentos que possam ser afetados direta ou indiretamente pela implantação do projeto.
O grande problema é que, quando isso é apresentado para gerentes e diretores, muitas vezes o projeto só é visto do ponto de vista de algo que não precisa ser feito, ainda.
Ainda não existe a cultura de que, se a manutenção preventiva for feita, no longo prazo tende a reduzir custos e as vantagens são muitas.
Por vezes, parece mais um gasto desnecessário, o que o tempo tratará de refutar.
Conclusão
Chegando até aqui, ficou evidente como o controle de qualidade pode ser benéfico para a sua empresa.
Por isso, implantá-lo pode significar economia e isso é visto em números e dados.
O objetivo do controle de qualidade é melhorar os serviços executados por uma empresa.
O foco deve ser sempre garantir a satisfação do cliente, visando melhorar o desempenho daquilo que é oferecido a todo momento, seja um serviço, produto ou mesmo um problema de ordem interna.
O sucesso dessa metodologia precisa do envolvimento de todas as partes constantes no desenvolvimento do trabalho.
Assim, é sempre importante pensar que todas as partes precisam se manter integradas, para que o processo tenha resultados.
O mercado está dinâmico, possui altas exigências, a concorrência cresce e os clientes esperam o melhor.
Por isso, é importante que o controle de qualidade seja um diferencial positivo para ganhar competitividade e gerar bons resultados nos seus negócios.
Você se sente pronto para dar esse próximo passo?
Não pare por aqui e siga estudando o controle de qualidade e como implantar no seu negócio.