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Defis: entenda quem deve cumprir com essa obrigação acessória

Defis entenda quem deve cumprir com essa obrigado acessoria
Defis: entenda quem deve cumprir com essa obrigação acessória
Este texto te ajudou?

Entre suas obrigações acessórios há uma tal de Defis: o que é isso?

Não se preocupe, pois vou explicar.

Essa é mais uma das declarações exigidas de quem tem uma empresa no Brasil.

É do seu interesse, portanto, conhecer as regras, prazos e tirar todas as dúvidas que possa ter a respeito.

Afinal, o que é Defis?

Será que Defis é o mesmo que IRPJ, o famoso Imposto de Renda da Pessoa Jurídica?

E se não for, como fazer a Defis e se manter dentro da lei?

Para todos os questionamentos que você tiver, este artigo vai oferecer uma resposta.

E como você sabe bem, conhecimento é um componente inseparável do sucesso para qualquer empreendedor.

Então, que tal aprender tudo sobre a Defis?

Boa leitura!

O que é Defis?

Imagem 2 - Defis entenda quem deve cumprir com essa obrigação acessória
Sabia que Defis é o novo nome dado á Declaração Anual do Simples Nacional?!

Defis é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

Quem tem uma micro ou pequena empresa já estabelecida há alguns anos, certamente, já a conheceu com outro nome.

Falo da Declaração Anual do Simples Nacional (DASN), que antes era exigida das empresas optantes por esse regime tributário.

A mudança na nomenclatura ocorreu a partir da publicação da Resolução CGSN 94/2011, pelo Conselho Gestor do Simples Nacional.

É nela, a partir do seu artigo 66, que estão todas as regras relacionadas à declaração.

Então, se a sua empresa é ou será optante pelo Simples Nacional, isso significa que precisa não apenas saber o que é Defis, como está obrigado a entregá-la?

É isso mesmo!

Segundo a legislação, até mesmo pessoas jurídicas na condição de inativas no exercício anterior precisam apresentar essa declaração.

Nesse caso, contudo, a inatividade deve ser informada no momento do preenchimento.

Interessante observar ainda que a Defis é entregue à Receita Federal a partir de um software específico, que é o módulo do aplicativo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D).

Isso ocorre anualmente até o último dia útil do mês de março.

Lembrando que é através do PGDAS-D também que o contribuinte pessoa jurídica efetua o cálculo dos tributos devidos no Simples Nacional e gera a guia de pagamento.

Apesar de as informações da Defis serem transmitidas à Receita Federal, elas também são de interesse e devem ser compartilhadas com os órgãos de fiscalização tributária nos estados e municípios.

Na prática, uma irregularidade ou incorreção em qualquer esfera pode vir a ser detectada a partir da Defis.

Tudo certo até aqui?

Mas, afinal, para que serve a Defis?

É o que vou explicar no próximo tópico.

Qual a utilidade da Defis?

Imagem 3 - Defis entenda que deve comprir com essa obrigação acessória
É por meio da Defis que o fisco irá verificar que você recolheu todos os impostos obrigatórios a sua empresa do Simples Nacional.

Como você já deve imaginar, a Defis é mais um instrumento através do qual sua empresa é fiscalizada pelos órgãos tributários.

É através dela que a pessoa jurídica comunica à Receita Federal quais foram os seus dados econômicos e fiscais no período abrangido pela declaração, que se refere ao ano-exercício anterior.

Dessa forma, é por meio da Defis que a empresa participante do Simples Nacional comunica e comprova o recolhimento de impostos realizado por ela.

Vamos saber, então, quais são as informações apresentadas ao Fisco nessa declaração?

Confira a relação:

  • Ganhos de capital obtidos
  • Número de funcionários no início do período abrangido pela declaração
  • Número de funcionários no final do período abrangido pela declaração
  • Valor do lucro contábil apurado no período, se aplicável
  • Identificação dos sócios e seus respectivos rendimentos
  • Saldo financeiro disponível em caixa (ou em conta em banco) no início do período abrangido pela declaração
  • Saldo financeiro disponível em caixa (ou em conta em banco) no final do período abrangido pela declaração
  • Total de despesas auferidas no período abrangido pela declaração
  • Alteração no endereço físico do estabelecimento, se aplicável.

Perceba que são informações relativamente simples.

Portanto, a empresa minimamente organizada e que mantém um contador ou é atendida por empresa de contabilidade não deve ter dificuldades em cumprir com essa obrigação.

Por falar nisso, será que a exigência da Defis atinge mesmo a sua empresa?

Vou explicar no tópico seguinte.

Quem tem que cumprir esta obrigação acessória?

Imagem 6 - Defis entenda quem deve cumprir com essa obrigação acessória
Sua empresa está inserida no Simples Nacional? Então, você é obrigado a fazer a Defis.

Você agora já sabe o que é Defis e para que ela serve, correto?

Também viu que essa é uma declaração específica para empresas optantes pelo Simples Nacional como regime tributário.

Por consequência, então, são elas que precisam cumprir com essa obrigação acessória.

Mas isso não é tudo a saber quanto à exigência da Defis.

Para entender melhor, é correto dividir a declaração em duas: para empresas em situação normal e em situação especial.

Quer ver só?

Empresas em situação normal

Toda empresa optante pelo Simples Nacional que se mantém com operação ativa e recolhendo seus impostos deve apresentar a Defis anualmente.

Como já dito, o prazo nesse caso vai até o último dia útil de março.

E quem se enquadra como participante do Simples?

São as micro e pequenas empresas, cujo faturamento é limitado, respectivamente, a R$ 900 mil e R$ 4,8 milhões ao ano.

E o MEI não declara a Defis?

O microempreendedor individual está dispensado da necessidade de apresentar essa obrigação acessória, o que é mais uma vantagem para esse formato de empresa.

Lembrando que MEI é aquele que exerce atividade permitida à categoria e fatura anualmente, no máximo, R$ 81 mil.

Empresas em situação especial

Diferentemente daquelas classificadas como em situação normal, as empresas em situação especial não estão com operação ativa.

Além da inatividade, motivada por qualquer que seja o fator, se encaixam nesse caso aquelas que encerraram as atividades, extinguiram uma filial ou foram excluídas do regime do Simples Nacional.

Veja, então, quais são as situações especiais previstas para a entrega da Defis:

  • Empresas extintas: seja de forma voluntária ou por falência
  • Empresas separadas: de maneira parcial ou integral
  • Empresa fusionadas: que se uniram a outra pessoa jurídica
  • Empresas incorporadas: adquiridas por outra organização.

Nesses casos, a Resolução CGSN 94/2011 prevê dois diferentes prazos de entrega.

Veja:

“Art. 66. A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional apresentará a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS). (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 25, caput)

(…)

  • 2º Nas hipóteses em que a ME ou EPP tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a DEFIS relativa à situação especial deverá ser entregue: (Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 25,caput)

I – o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário;

II – o último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.”

Ou seja, se a sua empresa for alvo de uma dessas situações especiais até abril de determinado ano, a Defis deve ser apresentada ao final do primeiro semestre.

Depois disso, a declaração será entregue sempre no mês posterior ao do registro do evento.

Já que estamos falando em regras, vale avançar para o próximo tópico, onde você vai conferir outros aspectos importantes para apresentar a Defis.

Entenda as regras da Defis

Imagem 5 - Defis entenda quem deve cumprir com essa obrigação acessória
O preenchimento e entrega da Defis é realizado totalmente online.

Você acredita que já sabe tudo sobre a Defis?

Como vamos ver agora, há várias outras regras a respeito da declaração que exigem a sua atenção.

Acompanhe!

Canal de entrega

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais deve ser preenchida e transmitida sempre de forma online.

Isso ocorre a partir da aplicação disponível no Portal do Simples Nacional, no seguinte endereço: www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional.

Validação das apurações

Você não conseguirá realizar a entrega da Defis se o sistema identificar a falta de alguma das apurações exigidas para o período abrangido pela declaração.

Ou seja, primeiro será preciso eliminar a pendência.

Declaração pendente

Também não é possível transmitir a Defis atual se uma anterior não tiver sido apresentada.

Multa por atraso

Não existe previsão de multa em caso de atraso na entrega da Defis.

O que acontece, no entanto, é que todas as apurações realizadas depois de expirado o prazo de entrega por meio do aplicativo PGDAS-D ficam temporariamente suspensas.

Só será possível fazer a apuração de período posterior quando transmitida a Defis devida.

Retificação da Defis

A legislação permite que uma Defis seja retificada a qualquer tempo.

Ou seja, ajustes na declaração podem ser realizados mesmo sem que tenha ocorrido a prévia autorização da administração tributária.

Além disso, ela terá a mesma natureza da Defis que foi apresentada originalmente.

A retificação é realizada pelo mesmo aplicativo através do qual ela foi transmitida.

Tipos de Defis

Você sabia que não existe uma única Defis?

Como já dito, o que varia nesses casos é a situação da empresa, além de ajustes na própria declaração.

Veja quais são os tipos de Defis, segundo informações da Receita Federal.

  • Declaração original: corresponde à primeira declaração apresentada pela pessoa jurídica relativamente a um determinado ano-calendário.
  • Declaração retificadora: declaração apresentada com o intuito de alterar informações que constam na declaração original ou mesmo uma Defis retificadora já apresentada anteriormente.
  • Declaração de situação normal: declaração, original ou retificadora, que não é relativa a uma situação especial.
  • Declaração de situação especial: declaração que é apresentada pela pessoa jurídica extinta (de forma voluntária ou por decretação de falência), cindida parcialmente, cindida totalmente, fusionada ou incorporada.

Quais os prazos de entrega da Defis

Já falei antes sobre os prazos relacionados à entrega da Defis.

No entanto, para reforçar o conhecimento oferecido por este artigo, vale reforçar as diferentes datas estabelecidas conforme a situação da empresa.

Tome nota:

  • A declaração deve ser entregue até às 23h59min (horário de Brasília) do dia 31 de março do ano calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional.

Em caso de empresa incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a Defis de situação especial deve ser entregue:

  • Até o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário
  • Até o último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.

As datas estão aí, à sua disposição.

Cabe a você agora se organizar para não perder os prazos e realizar o preenchimento da declaração corretamente.

É sobre isso que vou escrever no próximo tópico.

Como entregar a Defis?

Imagem 4 - Defis entenda quem deve cumprir com essa obrigação acessória
Seguindo alguns passos básicos você entrega sua Defis e cumpre com a responsabilidade de entregar essa obrigação acessória.

Agora, vou falar sobre a entrega propriamente dita da Defis.

Como já destacado, a declaração é preenchida e transmitida por via eletrônica, através do aplicativo PGDAS-D no Portal do Simples Nacional.

A sua apresentação não é complexa, mas como costumo dizer, recomendo que você faça uso dos conhecimentos e da experiência de um bom contador.

Não há por que arriscar se equivocar na Defis ou ter que enfrentar retrabalho posterior para retificá-la.

O profissional contábil deve ser uma figura presente na sua empresa.

Lembrando que ele não está ali só para resolver demandas burocráticas, mas principalmente para auxiliar você na gestão como um todo.

Então, tendo esse suporte especializado e todas as informações necessárias reunidas, vamos ao passo a passo detalhado para a entrega da declaração.

Passo a passo detalhado de entrega da Defis

  1. Ao acessar a opção “Declarar”, é mostrada a tela com as orientações gerais
  2. Em caso de inatividade no ano anterior, essa opção irá aparecer já no primeiro momento e deve ser acessada
  3. Se for o caso, é preciso marcar a caixa que confirma a inexistência de atividade operacional, financeira ou patrimonial no ano anterior
  4. Se não for, você deve acessar o item “Informações Econômicas e Fiscais” para preencher os dados da micro ou pequena empresa e de suas filiais, se houver
  5. Devem ser informados os dados econômicos e fiscais da PJ em geral e dados específicos dos seus estabelecimentos durante o período abrangido pela declaração
  6. Informe os ganhos de capital
  7. Informe a quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração
  8. Informe a quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração
  9. Informe o lucro contábil apurado se a empresa mantém escrituração contábil e teve lucro superior ao limite estabelecido
  10. Informe a receita proveniente de exportação direta
  11. Informe a receita proveniente de exportação por meio de comercial exportadora, com valor e CNPJ da empresa
  12. Identifique e informe os rendimentos dos sócios, com seu CPF e nome completo
  13. Informe os rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa
  14. Informe os rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa
  15. Informe o percentual de participação do sócio no capital social da empresa
  16. Informe o Imposto de Renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio
  17. Informe o total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável
  18. Informe se houve doações a campanhas eleitorais ou partido político, com dados do beneficiário, forma de doação e valor
  19. Agora, passe às informações específicas por estabelecimento, se houver mais de um
  20. Informe estoque inicial e estoque final ao período da declaração
  21. Informe o saldo em caixa ou banco no início e no final do período da declaração
  22. Informe o total de mercadorias adquiridas para comercialização ou industrialização no período, no mercado interno ou importadas
  23. Informe o total de entradas e de saídas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização
  24. Informe o total de devolução de vendas e de compras para comercialização e industrialização
  25. Informe o total de despesas no período da declaração
  26. Informe as entradas e saídas interestaduais por UF
  27. Informe o valor de ISS retido na fonte, por município
  28. Informe a prestação de serviços de comunicação, com local e valor
  29. Informe se houve mudança no endereço do estabelecimento
  30. Informe se houve algum dos seguintes casos:
  • Saídas por transferência de mercadorias entre estabelecimentos do mesmo proprietário
  • Vendas por meio de revendedores ambulantes autônomos em outros municípios dentro do mesmo estado
  • Preparo e comercialização de refeições em municípios diferentes
  • Produção rural ocorrida no território de mais de um município
  • Aquisição de mercadorias de produtores rurais não equiparados a comerciantes ou a indústrias
  • Aquisição de mercadorias de contribuintes dispensados de inscrição, exceto produtor rural
  • Autos de infração pagos ou com decisão administrativa irrecorrível decorrentes de saídas de mercadorias ou prestações de serviço não oferecidas à tributação
  • Rateio de receita oriundo de Regime Especial concedido pela Secretaria Estadual de Fazenda (SEFAZ), de decisão judicial ou outros rateios determinados pela SEFAZ
  • Informações sobre prestação de serviços de transporte de cargas interestadual e/ou intermunicipal com e sem substituição tributária.
  1. Salve os dados
  2. Use a verificação de pendências do próprio sistema
  3. Transmita a Defis por meio do botão “Transmitir”
  4. Se não quiser transmitir no mesmo momento, pode salvar e retornar posteriormente, pois as informações não serão perdidas
  5. Realizada a transmissão, tanto o recibo de entrega quanto a própria Defis estarão disponíveis para consulta ou impressão no mesmo sistema.

Preocupações em relação à Defis

Antes de concluir o artigo, quero ainda apresentar alguns pontos de atenção importantes com relação à Defis.

São preocupações para não errar no preenchimento da declaração, o que é fundamental para evitar problemas com o Fisco.

Tenha em mente que cumprir com suas obrigações acessórias conforme manda a legislação representa uma tranquilidade a mais.

Afinal, como se concentrar em fazer o que gosta, trabalhando para o crescimento sustentável da empresa, se você perde mais tempo que o necessário com demandas burocráticas?

Para fugir dessa cilada, fique ligado nas dicas a seguir.

O que se considera como inatividade?

A situação de inatividade remete à pessoa jurídica que não apresentou mudança patrimonial ou atividade operacional durante todo o ano-calendário abrangido pela Defis.

Dessa forma, você deve se declarar inativo quando todos os períodos do ano-calendário tiverem o valor da receita mensal igual a zero.

Quando declarar o lucro contábil?

Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional podem adotar, de forma opcional, a escrituração contábil simplificada.

Se assim o fizerem, é necessário atenção caso registrem lucro superior ao limite estabelecido pela Resolução CGSN nº 94 em seu artigo 131.

O que acontece é que, nessa hipótese, será preciso informar na Defis o valor do lucro contábil apurado no período abrangido pela declaração.

Essa obrigação considera as empresas que não têm isenção de Imposto de Renda na fonte e na declaração de ajuste do beneficiário quanto aos valores pagos ou distribuídos ao titular ou sócio.

Vale lembrar, contudo, que tais valores não consideram pró-labore, aluguéis ou serviços prestados.

Quais informações sobre o sócio devem ser declaradas?

Anote aí:

  • CPF e nome completo
  • Rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa (Dividendos)
  • Rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa (Pró-labore)
  • Percentual de participação do sócio no capital social da empresa no último dia do período abrangido pela declaração
  • Imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio pela ME/EPP.

O que deve ser informado no total de despesas?

O total de despesas no período abrangido pela declaração considera tanto as despesas operacionais quanto não-operacionais, incluindo aí custos gerais e folha de pagamento, entre outros.

Como proceder se houve mudança de endereço?

Toda alteração de sede da empresa precisa ser comunicada na Defis.

Inclusive, faça isso se ocorreu mais de uma mudança no período.

Como proceder com empresas excluídas do Simples Nacional?

Quem foi excluído do Simples Nacional durante o ano-calendário anterior, ainda assim precisa declarar as informações relativas aos meses em que a empresa era optante pelo regime tributário.

Ou seja, se a sua empresa se encaixava nessa condição até maio do ano anterior, terá que preencher a Defis com os dados relativos aos cinco primeiros meses daquele período.

Qual data de evento informar no caso de fechamento da empresa?

Considerando a hipótese de empresa extinta, o campo “Data do Evento” pode ser preenchido da Defis de três diferentes formas.

Veja:

Havendo falência decretada, é necessário informar a data que consta na sentença de encerramento da empresa

Em se tratando de encerramento de sociedade em data prevista no seu contrato social, é ela que deve ser informada na declaração

Para todos os demais casos, a data informada é aquela que consta no ato extintivo da empresa.

Conclusão

Imagem 7 - Defis entenda quem deve cumprir com essa obirgação acessória
A Defis é uma declaração importante para quem faz parte do Simples Nacional, por isso não negligencie a sua entrega!

Neste artigo, você descobriu o que é Defis e conheceu todas as regras para a entrega da declaração devida por optantes do Simples Nacional.

Esse é um conhecimento importante para não perder prazos e acabar tendo transtornos com a fiscalização tributária.

Agora que conhece as regras, use este texto como um guia para quando precisar preencher sua Defis.

Mas não se esqueça de contar com o apoio de um contador.

Esse é um apoio imprescindível para o seu negócio.

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