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Folha de pagamento: 7 dicas incríveis para uma gestão eficiente

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Você sabe calcular a folha de pagamento da sua empresa?

Ou quando decidiu abrir um negócio não se preocupou com isso?

Saiba que, além da importância do instrumento em si, o peso da folha de pagamento sobre o seu orçamento pode ser gigantesco.

E não é exagero, pois, como veremos ao longo deste artigo, ela representa um alto percentual entre todas as despesas do negócio.

Acha esse um tema muito complexo?

Então, quero tirar todas as suas dúvidas sobre como fazer folha de pagamento.

De imediato, saiba que esse é um conhecimento que você precisa ter como dono de empresa.

Não basta terceirizar a tarefa sem dominar o assunto.

Você precisa saber como ela é elaborada, o que depende de você e também como calcular desconto em folha de pagamento, entre outras informações.

Quer acabar com todas as suas dúvidas?

Então, vamos lá!

Entenda o que é a folha de pagamento

A folha de pagamento é uma lista da remuneração paga aos colaboradores da empresa todos os meses.

Também é conhecida como holerite, apresenta os vencimentos, salários, descontos e bônus dos funcionários.

Mas é importante diferenciar, pois o holerite (ou contracheque) é o documento individual que traz todas as informações relativas ao pagamento do colaborador.

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Fique de olho nas dicas e saiba tudo sobre a folha de pagamento.

Já a folha de pagamento é um conceito mais amplo, pois abrange os holerites de todos os trabalhadores de uma empresa.

A atividade exercida, dados do funcionário, o valor da remuneração, faltas, dias trabalhados e deduções no salário são algumas das informações contidas nela.

O documento tem a função de transformar as informações trabalhistas em dados contábeis, possibilitando o cálculo do valor do salário bruto e líquido (com os descontos).

Todas as empresas são obrigadas a elaborar a folha de pagamento mensalmente, segundo o Decreto 3.048/1999.

O não cumprimento ocasio na sanções e pagamento de multas.

Mas a pior das penalidades acredito que incida sobre a própria gestão do negócio.

Imagine remunerar seus colaboradores sem controle algum. Impossível dar certo, não é mesmo?

É por isso que uma empresa saudável cuida bem da sua folha de pagamento.

Como é elaborada a folha de pagamento?

Embora não exista um modelo pronto a seguir, a folha de pagamento acaba sendo elaborada de forma parecida por todas as empresas.

Afinal, as obrigações e exigências da lei são as mesmas.

É importante que haja um sistema que beneficie a organização, para que nenhum aspecto legal seja prejudicado.

Algumas informações baseiam a elaboração do documento, que é um histórico do funcionário dentro da empresa.

São elas:

  • Nome do colaborador
  • Cargo
  • O valor de salário bruto do funcionário
  • Parcelas que fazem parte da remuneração
  • A frequência de trabalho: faltas, atrasos e afastamentos
  • Descontos de encargos sociais (abaixo vamos explicar quais são)
  • Forma de pagamento
  • Data que o valor será repassado ao colaborador.

Quais descontos no salário são permitidos?

Algumas empresas optam pela terceirização da tarefa.

Ou seja, destinam a elaboração da folha de pagamento a uma empresa que cuida do departamento pessoal ou mesmo a um escritório de contabilidade.

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Conheça todas as contribuições e deduções definidas pela lei.

Mas sendo você ou responsável direto ou não por ela, é essencial que conheça as contribuições e deduções permitidas.

Para ter certeza do que é permitido em termos de dedução, vale conferir a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

No entanto, desde a sua criação, na década de 40, novas regras são atribuídas em relação a descontos na folha de pagamento.

Por isso, vale ficar ligado especialmente na Reforma Trabalhista, publicada na forma da Lei nº 13.467 e que começa a valer ainda neste mês de novembro.

Para ajudá-lo, preparei uma relação sobre os descontos permitidos no salário.

Confira!

Previdência Social

A dedução varia de acordo com o salário do colaborador, sendo de 8%, 9% ou 11% dos vencimentos.

Também conhecida como INSS ou contribuição previdenciária, garante ao colaborador alguns benefícios importantes, como aposentadoria, auxílio-doença, pensão por morte, auxílio-acidente, entre outros.

Imposto de Renda Retido na Fonte

Dependendo do salário recebido, o funcionário pode ser isento de IRRF ou não.

Caso tenha que colaborar, serão deduzidos valores que correspondem a 7,5%, 15%, 22,5% ou 27,5% dos vencimentos brutos.

É obrigatória a declaração do imposto para todos os funcionários que recebem acima do valor mínimo definido pelo governo.

Veja a tabela válida para 2017:

Base de cálculo Alíquota Parcela a deduzir
Até R$ 1.903,98
De R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 7,5% R$ 142,80
De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 15% R$ 354,80
De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 22,5% R$ 636,13
Acima de R$ 4.664,68 27,5% R$ 869,36
Dedução por dependente: R$ 189,59

Fundo de Garantia por Tempo de Serviço

O FGTS é descontado mensalmente e corresponde a 8% do salário bruto do funcionário.

Sua principal função é a de auxiliar o colaborador em caso de demissão.

Trabalhadores individuais ou que sejam autônomos não possuem direito ao FGTS, por não possuírem vínculo empregatício.

Aviso prévio

Em casos de demissão ou que o funcionário peça para deixar o emprego, é necessário que cumpra o aviso prévio de 30 dias.

Após esse período, ele poderá ser desligado normalmente da empresa.

Porém, se o funcionário não cumprir o aviso prévio, esse valor poderá ser descontado do seu saldo final.

Da mesma forma, a empresa pode ter que pagar o aviso prévio indenizado se o colaborador for desligado imediatamente.

Ainda é possível que a empresa tenha determinado um valor de multa no contrato assinado durante a contratação.

Sendo assim, receberá uma quantia do colaborador.

Ausências

Se o funcionário não comparecer em um dia de trabalho e não justificar a ausência, a empresa poderá aplicar deduções no salário.

É necessário que apresente atestado médico ou uma justificativa formal.

Caso contrário, dependendo da forma de atuação da empresa, uma suspensão pode ser aplicada.

Vale Transporte

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Estes são os descontos permitidos no salário.

Para que o desconto seja realizado, é necessário que o funcionário queira receber esse benefício, que é previsto em lei para auxiliar nos gastos do transporte diário.

Nesse caso, a empresa pode descontar 6% sobre o valor recebido pelo colaborador.

O vale transporte deve ser aceito em todas as formas de transporte coletivo público.

Vale Refeição

A quantia a ser descontada deve ser calculada com base na folha de pagamento, sendo que o valor deve corresponder a 20% do vale refeição.

Para descobrir qual é o valor do benefício, multiplique o ganho individual do benefício pela quantia de dias trabalhados.

Vale Cultura

É um dos descontos mais recentes no salário.

A dedução pode ser uma opção da empresa.

Caso o trabalhador deseje receber o benefício, o desconto não poderá ultrapassar 10% do valor do vale.

Já em situações em que o funcionário ganha mais que esse valor, a empresa necessariamente deve aplicar a dedução, variando entre 20% e 90% do valor total do benefício.

O Vale Cultura permite que o funcionário tenha acesso a espetáculos, shows, cinema, exposições, entre outras formas de expressão artística.

Empréstimo Consignado

Baseado na Lei 10.820/2003 e modificado pela Lei 13.172/2015, o empréstimo consignado pode ser descontado, caso haja autorização por contrato do funcionário.

Caso ele aceite, as parcelas serão deduzidas diretamente na folha de pagamento.

O empréstimo consignado é uma modalidade de crédito com juros menores, justamente por que é pago com descontos realizados diretamente no salário do colaborador.

Ou seja, o credor conta com uma boa garantia de receber o valor que emprestou.

Contrato Coletivo

Conforme a categoria profissional à qual pertence o funcionário, pode haver previsão em convenção ou acordo coletivo para novas deduções.

É uma garantia do profissional de que seus direitos sejam respeitados.

Como regra geral, esses acordos são realizados entre o sindicato dos trabalhadores e o sindicato patronal, que representa as empresas.

Pensão Alimentícia

Esse tipo de desconto está previsto quando um colaborador é obrigado a realizar o pagamento de pensão alimentícia, em respeito às regras do benefício.

Para que esse desconto seja aplicado, é necessário que a empresa receba um ofício judicial, informando sobre a situação do colaborador.

Logo, havendo a determinação, é necessário realizar a dedução na folha de pagamento.

Adiantamento Salarial

Conhecido popularmente como vale, refere-se ao adiantamento salarial que o funcionário pode receber ou não, conforme as regras de cada empresa.

Pode ser determinado por convenção coletiva ou um acordo entre funcionário e empresa.

Calculadora na mão: entenda como é feito o cálculo da folha de pagamento

Agora que já entendemos o conceito de folha de pagamento, vamos descobrir como é feito o seu cálculo.

Você vai ver que é bastante simples de entender, embora haja alguma complexidade para calcular.

Todos os dados dos funcionários devem ser transformados em valores numéricos para calcular a folha de pagamento.

Ou seja, isso ocorre através de códigos, referências e percentagens.

Para iniciar o cálculo da folha de pagamento, classifique o funcionário por uma categoria, como comércio, indústria ou serviços.

Cada categoria é redigida por uma convenção, que estabelece as regras a serem respeitadas na elaboração do documento.

É necessário que confira o registro de ponto do funcionário.

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Inicie o cálculo da folha de pagamento com uma calculadora em mãos para ter mais facilidade.

Ele contém quantas horas foram feitas pelo colaborador e aponta se há horas extras ou negativas.

Perceba aí que a dificuldade da tarefa depende do sistema de registro que a sua empresa possui.

Se o ponto for manual, a dificuldade será maior.

Já se você utilizar uma solução automatizada, fica muito mais fácil.

Caso constem faltas, verifique se foram justificadas ou não.

Se não houver justificativa, será necessário descontar do salário bruto.

Confira também se o funcionário tem direito a adicionais no salário, como adicional noturno, periculosidade (para serviços que oferecem risco), insalubridade e salário-família.

Defina quais os benefícios e deduções incidem no salário.

Caso tenha dúvidas, volte nos tópicos anteriores do texto, onde você pode encontrar uma lista com o que é permitido descontar na folha de pagamento.

É importante que todo desconto seja especificado para o colaborador, evitando problemas futuros.

Ou seja, ele precisa entender por que aquele valor está especificado no seu contracheque.

Então, vamos recapitular os pontos importantes:

  1. Classifique o funcionário (defina uma categoria de acordo com uma convenção coletiva)
  2. Analise as horas de trabalho (documente as horas trabalhadas, extras, jornadas adicionais ou descanso remunerado)
  3. Desconte os encargos sociais (contabilize todos os encargos que serão deduzidos)
  4. Desconte os benefícios legais (deduza do valor bruto os benefícios legais oferecidos pela empresa e que são de conhecimento do funcionário).

Como dica final quanto ao cálculo da folha de pagamento, fica claro que você precisa de muita organização quanto aos dados dos seus funcionários.

Com organização, é possível fazer um controle dos dados mensalmente e facilitar a hora de entregar a folha de pagamento.

Então, não subestime essa tarefa e não a deixe em segundo plano.

Por que é tão importante ter o controle sobre a folha de pagamento?

Quando temos um empreendimento, tudo relacionado à gestão financeira, fiscal e tributária é importantíssimo.

E a folha de pagamento é um desses pontos.

Em alguns negócios, ela corresponde à maior fonte de gastos.

Por isso, requer muita atenção em sua elaboração.

Especialmente em empresas prestadoras de serviços, a folha de pagamento representa um alto gasto, podendo equivaler a mais de 20% de todas as receitas geradas.

Mas nos demais setores não é muito diferente.

Em estabelecimentos comerciais, por exemplo, pode chegar a 15% do faturamento.

Já em uma empresa do setor industrial, depende muito da tecnologia que ela possui.

Ou seja, se ela possui uma estrutura mais moderna, vai precisar de menos funcionários para executar as operações.

Nesse caso, a folha de pagamento acaba sendo menor.

Quem faz essas estimativas é Maurício Galhardo, praxis business, em entrevista para a Revista Exame, na qual reforçou a importância do controle da folha de pagamento:

“Dentro de uma empresa, é normal pensar quanto a folha de pagamento pode pesar em relação às vendas. Isso vai depender muito do tamanho da empresa e do quadro de funcionários que tem para poder girar essa empresa”, explicou.

O especialista reforça ainda que é importante o empregador acompanhar seus números para identificar se eles estão crescendo ou não.

Mais uma vez a palavra-chave aqui é organização.

Quando essa característica está presente na empresa, ela se reflete em muitos outros benefícios.

Veja só alguns deles:

  • Maior facilidade nas auditorias internas e externas
  • Maior precisão nos dados
  • Centralização de informações e dados
  • Agilidade
  • Eficácia no controle financeiro
  • Geração de relatórios
  • Histórico de cada colaborador
  • Processamento da folha de pagamento para corrigir erros.

Ainda sobre a importância da folha de pagamento, vale lembrar que ela parece tanto na área financeira quanto na gestão de recursos humanos.

Nesta reportagem, também para a Revista Exame, Rodrigo Zeiden, especialista em finanças, diz que ela deve ser gerida “de forma a gerar previsibilidade financeira e atender aos requisitos modernos de gestão de pessoas – mobilizar, engajar e reter talentos”.

Dá para perceber que, quando falamos em folha de pagamento, estamos nos referindo a algo que vai muito além da remuneração dos funcionários.

Como fazer a gestão da folha de pagamento?

Há muitas maneiras de realizar a gestão da folha de pagamento.

Softwares, sites e planilhas podem ser encontradas na internet.

Alguns gratuitos, outros pagos.

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Busque por um software que te auxilie na organização e planejamento de suas necessidades.

Você precisa decidir qual atende melhor suas necessidades.

Para não esquecer de nenhum ponto importante, elabore o planejamento financeiro de sua empresa.

Ele deve conter, entre tantas informações, itens que compõe a sua saída de caixa.

Por exemplo, a previsão de férias deve estar presente no documento.

É importante fazer uma reserva mensal para que, no pagamento, seu fluxo de caixa esteja preparado.

Ou seja, novamente aparece a necessidade de organização.

O ideal é que o valor reservado mensalmente seja de 1/3 (um terço) do salário bruto do funcionário, dividido em 12 meses.

Exemplificando:

  • Salário bruto = R$ 1.200
  • 1/3 de férias = R$ 400
  • Valor da poupança mensal = R$ 1.200/12 = R$ 33,33 por mês durante um ano.

O 13º também deve estar no seu planejamento.

Mantenha a mesma lógica das férias e crie uma poupança mensal para evitar surpresas em seu orçamento, especialmente se você tiver um número relativamente alto de colaboradores.

Acredite, planejar pequenos pontos como os citados acima são diferenciais para a gestão de sua folha de pagamento.

Organize sempre seus dados e tenha pontuado tudo que for relevante sobre seu negócio.

Ter as informações em mãos fará seu trabalho ser mais tranquilo e sem chances de grandes erros.

7 dicas incríveis para a gestão da folha de pagamento

Você já está quase dominando a gestão da folha de pagamento.

Para auxiliá-lo nessa tarefa, preparei a seguir 7 dicas incríveis.

Confira!

1. Automatize

A automatização do gerenciamento da folha de pagamento fará com que tenha melhores resultados.

Além disso, permite que seus dados fiquem armazenados em um só local, facilitando o acesso e a busca.

Se o armazenamento for em nuvem, melhor ainda.

E tudo isso sem medo de perder as informações necessárias sobre seus funcionários.

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O registro de toda a jornada evitará fraudes e perdas de informações importantes.

2. Registre toda a jornada diária

Um dos elementos básicos da remuneração de um colaborador é a sua jornada de trabalho.

Horários de saída, entrada, almoço, horas extras e faltas devem ser registradas e, se possível, de modo eletrônico, evitando fraudes e perdas de informação.

3. Padronize os salários

Como disse antes, é necessário que os funcionários estejam separados por categorias ou cargos.

Essa separação ajudará também na sua gestão da folha de pagamento.

Determine e padronize o salário por cada cargo, assim como a distribuição de benefícios.

Essa estrutura é válida para saber exatamente quantos colaboradores há em cada cargo, quais áreas recebem mais investimentos e quais merecem mais atenção.

4. Identifique problemas

Alguns problemas podem acontecer na folha de pagamento por falta de pessoal, falta de conhecimento específico na função, processos internos muito burocráticos, entre outros.

É importante analisar todo o plano de ação e corrigir os pontos vulneráveis a erros.

5. Informe

Anote aí: seus funcionários devem conhecer a folha de pagamento e saber quais informações ela contém.

É interessante que, no primeiro mês de trabalho, seja apresentado a ele qual o salário bruto, quais benefícios e deduções são feitos em seu pagamento.

6. Fique atento aos prazos

Não deixe para colher as informações necessárias na última hora.

As empresas já possuem uma data fixa para a realização do pagamento, logo, organize sua rotina de trabalho para que o documento esteja pronto para ser emitido dentro do prazo.

7. Invista em um especialista

Números não são o forte de todas as pessoas.

Isso sem falar na falta de tempo, especialmente quando o empreendedor está sozinho na gestão do negócio.

Caso o orçamento de sua empresa esteja favorável, invista em um profissional especializado, como um contador.

Com as habilidades dele, será possível uma melhor gestão de todas as informações.

Os ganhos são evidentes.

Na prática: exemplo de folha de pagamento

Já falamos o que é a folha de pagamento, quais informações contém, quais as deduções possíveis, cálculo da folha, controle e gestão.

Mas afinal, como é a folha de pagamento em prática?

Para sanar a sua dúvida, vamos dar um exemplo.

Imagine um empregado contratado com salário de R$ 1.000.

Para esse exemplo, considere uma empresa do Simples Nacional.

Ela terá que pagar os seguintes impostos:

  • 8% de FGTS: R$ 80
  • Férias: R$ 1.000 (anual)
  • 1/3 sobre férias: R$ 333,33 (anual)
  • 13º salário: R$ 1.000 (anual)
  • 8% de FGTS do valor anual: R$ 186,67
  • Provisão mensal (férias + 1/3 sobre as férias + 13º salário + 8% de FGTS anual): R$ 210
  • Vale Refeição: R$ 220 mensal
  • Vale Transporte: R$ 132 mensal
  • Total de impostos: R$ 1.642.

É importante adicionar todos os benefícios e impostos nesse momento.

Desse valor, devemos deduzir o quanto o funcionário deve contribuir:

  • 8% de INSS (R$ 80, que devem ser descontados na folha de pagamento)
  • 6% sobre o salário de Vale Transporte (R$ 60, deduzidos em folha de pagamento).

Temos o valor gasto por funcionário de R$ 1.502, ou seja, um custo adicional de R$ 502 por mês, fora o salário.

Conclusão

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Podemos concluir que uma folha de pagamento vai muito além da remuneração dos funcionários.

Você aprendeu neste artigo o que é a folha de pagamento e qual a sua importância para o negócio.

Agora é a hora de se dedicar a uma tarefa que é compromisso de todo gestor.

Siga estudando o assunto e coloque em prática tudo o que aprendeu hoje.

E não deixe de ter ao seu lado a ajuda de um bom contador, que é um grande parceiro da empresa.

Com folha de pagamento não se brinca, então, busque sempre o melhor para o seu negócio.

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