Se a sua empresa vem passando por dificuldades, será que não é de um bom guia financeiro que você precisa? Acredite: dedicar-se à gestão pode fazer a diferença entre crescer ou apenas sobreviver como negócio.
Você até pode ter a intenção de poupar dinheiro, mas ao abrir uma empresa, poucos são os empreendedores que de cara reconhecem a importância da gestão financeira. É compreensível, especialmente nos pequenos negócios.
Quanto menor a estrutura, mais curto é o tempo disponível para se dedicar a tarefas que fogem da operação propriamente dita, não é mesmo?
Bom, só há um recado a lhe passar: não tem jeito de ser diferente e você precisa se organizar para controlar melhor o dinheiro do negócio.
Essa é a má notícia. Não importa se você nada entende sobre números, cálculos e análises. Cuidar da gestão do caixa é o que manterá a empresa viva nos momentos difíceis e ampliará os ganhos quando a tempestade passar.
Não sabe por onde começar? Confira este guia financeiro para micro e pequenas empresas que estou apresentando a partir de agora.
Prometo que as dicas serão valiosas e fáceis de aplicar no seu dia a dia. Esse é um remédio sem contraindicações e que tem mais cara de suplemento vitamínico para fazer seu negócio decolar.
Guia financeiro: Partindo do princípio
Vou considerar o seguinte: você chegou até aqui com problemas, quer parar de perder dinheiro, mas não sabe como iniciar um controle financeiro. Então, com o perdão da redundância, vamos começar do começo?
Fluxo de caixa
Essa é a primeira ferramenta de controle financeiro que você terá contato e a última a ser abandonada. Na verdade, um empreendedor nunca pode abrir mão do fluxo de caixa.
O que vai acontecer, conforme a sua empresa crescer, é passar a automatizar a tarefa, que muitas vezes começa com registros à mão em um caderno, passa para uma planilha eletrônica até que alcança um sistema de gestão.
Seja qual for o meio utilizado, a função será a mesma: registrar todas as receitas e despesas da empresa.
Como fazer um bom controle de fluxo de caixa?
O segredo do fluxo de caixa está no seu nível de detalhamento. Isso significa que é preciso registrar todas as receitas e despesas, por menores que sejam.
Se você recebe seus clientes com um saboroso cafezinho, esse é um custo e não pode ser negligenciado só porque é baixo.
Da mesma forma, se o produto de menor valor na sua loja custa R$ 0,50, a sua venda deve aparecer no fluxo de caixa.
Registre agora uma nota mental: não há exceções.
Qual a frequência de atualizações?
A periodicidade com que você se dedica ao fluxo de caixa depende da tecnologia utilizada. É por isso que um sistema de gestão é o indicado, pois nele os registros ocorrem automaticamente. Mas mesmo que o faça manualmente, tente ser imediato na ação, para que nada fique para trás.
Já quanto à análise de desempenho, vale checar diariamente a movimentação financeira, assim como elaborar projeções com base em relatórios semanais, quinzenais e mensais gerados a partir da ferramenta.
Separe contas pessoais das contas da empresa
Sabe quando um vendedor ambulante bate à sua porta para vender um doce que você tanto gosta? Como paga por ele? Se cogita pegar a quantia do caixa, está agindo de forma amadora.
Uma empresa nasce quando conquista seu CNPJ, mas você só se torna empreendedor quando separa totalmente o dinheiro que é seu das finanças do negócio.
Previsões: planeje-se e evite imprevistos e esquecimentos
O fluxo de caixa projetado é aquele que, a partir da previsão de receitas e despesas, permite ao gestor garantir que terá recursos para bancar as contas a pagar, além de dar o destino correto aos valores das contas a receber.
Quem trabalha com previsão não é surpreendido por nenhum imprevisto ou esquecimento, como veremos também nos próximos tópicos.
Contas a pagar
Toda empresa possui contas de consumo e dívidas pré-constituídas com fornecedores. São as tarifas de água, luz, telefone e internet, as cobranças de fornecedores e outras faturas a quitar. Quem não se organiza, pode acabar esquecendo de algo e arcar com o prejuízo.
Se organizando para pagar as contas no prazo
Contas pagas dentro do prazo de vencimento não resultam em juros e multas. Essa é uma boa razão para ter um controle preciso sobre o tipo de dívida, a data de vencimento e os valores envolvidos.
Quem se programa quita tudo no prazo ou, no pior dos cenários, consegue decidir qual conta “pedalar” – que será sempre a de menores encargos incidentes.
Esse controle está ao seu alcance também de forma manual (em uma planilha) ou automatizada (em um sistema de gestão).
Quando vale a pena o pagamento à vista?
Sempre que seu fornecedor conceder algum tipo de benefício pelo pagamento à vista, como um desconto ou menor prazo de entrega, é válido negociar dessa forma com ele.
Mas para isso, não esqueça que é preciso garantir o saldo no caixa e não prejudicar um lançamento futuro já previsto.
Contas a receber
Não importa qual seja a política de cobrança adotada na sua empresa, se através de crédito próprio (como no boleto ou cheque) ou terceirizado (como no cartão de crédito). Como não são todos os clientes que pagam no dinheiro, sempre haverá recebimentos a prever e confirmar no caixa.
Como proceder?
Você precisa de um método de controle efetivo para confirmar os recebimentos. Novamente, a planilha e o software de gestão são opções. Mas seja qual for a tecnologia adotada, o seu monitoramento é fundamental para que nada escape do radar.
Como evitar perdas?
Se um recebimento estava previsto, mas não foi realizado, temos um problema aí. Ou você se enganou nos prazos, ou o cliente esqueceu (ou não quis) de pagar. E aí, quanto mais rápido você identificar, menos problemas a inadimplência irá lhe causar.
No seu controle financeiro, vale inclusive enviar um aviso aos clientes conforme se aproxima a data de vencimento dos compromissos assumidos com a sua empresa.
Gerindo ativos
Agora que o controle financeiro já parece ao seu alcance, podemos passar para a próxima etapa, que é a de formação de capital. Sua empresa não pode se manter sempre no limite, com a corda esticada. Então, é sua obrigação como gestor aprender a poupar dinheiro e elevar os ganhos.
Construindo o capital de giro
Se você quer construir uma reserva financeira para a sua empresa, não dá para esperar de braços cruzados por uma maior estabilidade econômica, certo? Faça a sua parte, o que envolve utilizar as ferramentas de gestão sobre as quais acabamos de falar.
Outra forma de elevar o capital de giro é reduzir o estoque parado, caso isso se aplique à sua empresa. Busque o giro rápido, reduzindo o intervalo entre a compra (ou a produção) e a venda.
Poupar dinheiro
Anote mais uma palavra mágica para o seu guia financeiro: planejamento. Só mesmo conhecendo bem todos os custos do negócio é possível pegar a tesoura e reduzi-los.
Quer um exemplo? Se você disponibiliza em sua loja internet wi-fi grátis, vale refletir se o seu cliente passa tempo suficiente dentro do estabelecimento para fazer uso da comodidade. Talvez você possa negociar com sua operadora um plano mais acessível e deixar de pagar por algo que não usa.
Como investir
Conforme você conseguir poupar e construir uma reserva financeira, é extremamente válido reinvestir no próprio negócio. Isso pode significar a compra de equipamentos ou até mesmo a abertura de uma filial.
Seja qual for o passo dado, cuidado para não superar o tamanho da sua perna. Analise, projete, calcule, planeje e converse com seu contador, que é quem mais pode ajudá-lo a enxergar a realidade financeira da empresa.
Conta digital
Você tem conta em banco, certo? E como pessoa jurídica, já abriu a sua?
Talvez tenha se assustado com as taxas ou até mesmo desanimado depois de ver a lista de documentos exigidos e a burocracia que o processo envolve. É por essas e outras que a sua conta bancária precisa ser digital.
Funcionalidades
Uma conta digital tem funcionamento exclusivamente online. É a partir do acesso à internet, via computador ou smartphone, que você administra as finanças da sua empresa, realiza pagamentos e recebimentos, faz transferências, consulta saldo, observa o extrato e monitora o dinheiro do negócio de perto.
Vantagens e benefícios
As vantagens começam nos custos, pois nada é cobrado para abrir a sua conta digital e nem mesmo é preciso arcar com mensalidade. Como não exige demanda presencial, as taxas são menores e tudo se resolve facilmente, esteja você onde estiver – basta estar conectado.
Além da praticidade e economia de tempo e dinheiro, essa ferramenta é bastante segura e flexível. Isso sem falar nos serviços adicionais que nenhum banco tradicional oferece e que variam conforme a instituição parceira.
Institucional conta.MOBI
A conta.MOBI é a conta digital do microempreendedor individual (MEI) e do microempresário brasileiro. Com a proposta de serviços financeiros eficientes e de baixo custo, essa startup fintech genuinamente brasileira disponibiliza uma conta digital voltada a pessoas jurídicas.
Além de todas as ferramentas tradicionais de uma conta bancária, ela ainda permite o envio de boletos, oferece suporte à formalização do MEI, intermedia o acesso a um contador e tem ainda a melhor máquina de cartão de crédito e débito do país para pequenos empreendedores e outras soluções de pagamentos para você oferecer aos seus clientes.
Se você ainda não conhece a conta.MOBI, acesse o site, baixe o aplicativo (disponível em Android e iOS), confira os planos oferecidos e experimente todas a facilidades exclusivas para a sua empresa.
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