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Inscrição estadual: o que é, para que serve e por que você deve ter?

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Qual é o número da sua inscrição estadual?

Não sabe dizer ou nem lembra se possui?

Aliás, por que deveria ter?

Não importa quantas e quais sejam as suas dúvidas, neste artigo você vai encontrar as respostas que procura.

Cadastro de CNPJ e inscrição estadual, inscrição municipal, registro na Junta Comercial, alvará de funcionamento, códigos e documentos diversos.

Se a burocracia para abrir uma empresa é grande, com a quantidade de números relacionados ao negócio não seria diferente.

Conforme o relatório Doing Business 2017, divulgado pelo Banco Mundial, são 79,5 dias em média para a abertura de um negócio no Brasil.

Tal marca coloca o país em uma nada agradável 175ª colocação entre 190 nações avaliadas.

A líder no quesito e também no ranking geral é a Nova Zelândia.

Onde basta pensar em uma empresa para ela sair do papel: tudo acontece em apenas um dia.

Por aqui, o Banco Mundial vê evolução, mas é certo que ela ocorre em passos lentos.

Em cada uma das etapas vencidas para tirar o sonho empreendedor do papel, um novo formulário é preenchido.

Mais um cadastro é realizado e outro número é recebido para identificar aquele estabelecimento que está nascendo.

É em meio a esse processo muitas vezes moroso que surge o comprovante de inscrição estadual.

Como o nome sugere, estamos falando de um registro da empresa junto ao governo do estado.

Mas para descobrir inscrição estadual, é preciso ir além.

Neste artigo, não vamos somente esclarecer o que é inscrição estadual, como consultar e emitir inscrição estadual para o seu negócio.

Falaremos ainda sobre a sua função, quem precisa fazer o número de inscrição estadual e se o microempreendedor individual conta com mais algum benefício nessa hora.

Afinal, MEI tem inscrição estadual ou não?

Acompanhe a leitura, conclua o artigo melhor informado e esteja pronto para cumprir com todas as obrigações exigidas de você empreendedor.

O que é e para que serve a inscrição estadual?

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Ter uma inscrição estadual é a comprovação de que você está cadastrado junto ao seu município e que pode trabalhar sem futuros problemas com a justiça.

A inscrição estadual (IE) é o número de cadastro de uma empresa junto à Receita Estadual ou Secretaria de Estado da Fazenda para o recolhimento do ICMS.

O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

É a partir desse procedimento que uma pessoa jurídica se coloca como contribuinte do tributo de maior arrecadação no país, com quase R$ 400 bilhões por ano.

O número de inscrição estadual identifica a empresa como um estabelecimento regular.

E, portanto, apto a realizar operações de venda de produtos no território nacional.

Se você tem uma pequena indústria de embalagens, por exemplo, depende desse registro junto ao órgão estadual para negociar sua produção, tanto interna quanto externamente, para outros estados e até países.

O mesmo ocorre caso você possua um estabelecimento comercial que revenda bijuterias e semijoias.

Em cada transação realizada, é devido um percentual de ICMS e o seu recolhimento, como já explicado, depende da existência de uma inscrição estadual vinculada à sua empresa.

Neste vídeo, o contador Vicente Sevilha Júnior fala sobre a importância de o empresário conhecer mais a respeito da IE.

Agora, você já sabe o que é inscrição estadual e também para o que serve.

Como sonegar impostos não é uma hipótese a considerar, quem tem uma empresa registrada depende de mais esse compromisso para atuar de acordo com a lei.

Entenda a diferença: inscrição estadual X inscrição municipal

Se você compreendeu bem no tópico anterior o que é inscrição estadual, vai ficar fácil entender o significado de inscrição municipal e suas diferenças.

Enquanto a primeira consiste no número de registro para o recolhimento do ICMS, que é um imposto estadual, a segunda cumpre função exatamente igual.

Mas no âmbito municipal e com relação a um tributo de sua competência: o ISS, Imposto Sobre Serviços.

Esse é um tributo devido por todas as empresas prestadoras de serviços, ainda que exerçam também atividade comercial.

E as regras são bastante claras, prevendo que toda empresa precisa de um registro junto à Secretaria Municipal da Fazenda.

Ou equivalente, para poder atuar legalmente.

Ainda que a legislação estabeleça diferentes critérios para o recolhimento do ISS, mesmo quando realizado em outra cidade ou mesmo estado, uma empresa precisa do seu número de inscrição municipal.

No caso de empresas de consultoria, por exemplo, seja qual for a área em que preste serviços, há a exigência do número de cadastro junto à autoridade do município onde possui sede.

Também uma oficina mecânica que, além de reparos nos veículos comercializa artigos automotivos, se enquadra como estabelecimento comercial e de serviços.

Devendo para isso possuir tanto a inscrição estadual quanto a municipal.

Se você tem dúvidas sobre qual inscrição precisa ter na sua empresa, o próximo tópico será bastante esclarecedor.

Quem deve ter inscrição estadual?

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O ramo de atuação do seu negócio exige o pagamento de ICMS? Então, provavelmente você precisa ter a inscrição estadual.

Como vimos nos tópicos anteriores, a inscrição estadual está diretamente relacionada com o recolhimento do ICMS.

Um imposto cuja arrecadação é revertida aos cofres dos estados.

A partir daí, já podemos ter uma ideia sobre quais são os estabelecimentos que precisam realizar esse registro.

Sobre aqueles que realizam a venda ou revenda de produtos, nós já falamos.

Mas empresas das áreas de transporte, comunicação e distribuição de energia também exercem atividade sujeita ao ICMS e precisam da inscrição estadual.

Já os prestadores de serviços se encaixam como não contribuintes do ICMS, a menos que sua empresa também tenha atividade comercial, seja a principal ou secundária.

Em alguns estados, o não contribuinte é considerado como contribuinte isento.

Muda a nomenclatura, mas não a sua relação prática com o imposto.

A definição sobre quem é contribuinte do ICMS segue como base legal a chamada Lei Kandir, em especial o seu artigo 4º.

No caso do Simples Nacional

Mas quem opta pelo Simples Nacional também precisa de inscrição estadual?

Essa é uma dúvida comum, já que o regime tributário simplificado tem vantagens diversas. Mas entre elas não está a dispensa desse registro.

No site do Simples Nacional, a Receita Federal esclarece que a empresas optantes devem ter a inscrição estadual, quando exigível.

O que se aplica às atividades sujeitas ao ICMS e sobre as quais já falamos.

Se você ainda não tem uma empresa, mas já está na fase do planejamento do negócio, esse é o momento ideal de consultar seu contador (ou de contatar um, caso ainda não tenha).

Para esclarecer sobre a obrigatoriedade ou não da inscrição estadual, assim como outras licenças e exigências aplicáveis ao seu caso.

O MEI precisa obter sua inscrição estadual?

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MEI: se você emite nota fiscal, deverá fazer seu cadastro junto às instituições do seu estado e garantir sua inscrição estadual.

A obrigatoriedade ou não de inscrição estadual para o microempreendedor individual não tem uma resposta tão simples.

A verdade é que ela depende da atividade exercida pelo MEI, mas não apenas dela, como também dos procedimentos fiscais por ele realizados.

Vamos entender melhor?

Para começar, vamos voltar ao tópico anterior, que estabelece que prestadores de serviços estão dispensados da inscrição estadual.

Então, se você se formalizou como microempreendedor individual e a sua atividade se enquadra como um serviço (e somente isso), preocupe-se apenas com a inscrição municipal.

Esse é o caso, por exemplo, de um MEI adestrador de cães de guarda, de um borracheiro, engraxate, esteticista, montador de móveis, motoboy ou tatuador.

Entre outros que integram a relação de atividades permitidas para um MEI.

Já quando atividade industrial ou comercial é realizada, ainda que de forma conjunta à prestação de serviços, o microempreendedor atua na venda ou revenda de produtos.

E você deve lembrar que, há pouco, citamos essa como uma condição na qual a inscrição estadual é exigida.

Mas agora vem o detalhe que exige a sua atenção:

Ainda que se enquadre nessa exigência, ao MEI a inscrição estadual só é solicitada se ele desejar emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Que é o documento fiscal relativo a operações de compra e venda de mercadorias.

Vale lembrar que a emissão de NF-e é facultativa ao MEI, mesmo quando ele negocia com outra pessoa jurídica.

Caso deseje lançar o documento, tem aí um diferencial interessante para atrair clientes maiores.

Mas nesse caso precisa cumprir com os requisitos estabelecidos para as demais empresas.

No caso da nota fiscal

Ou seja, a NF-e exige do MEI o número de inscrição estadual, um software emissor de notas fiscais e um certificado digital.

Que garante a autenticidade do documento gerado e transmitido eletronicamente.

Então, se você é um MEI comerciante de artigos de iluminação, por exemplo.

Ou quem sabe ainda um fabricante de letreiros e placas não luminosas.

Tem a opção de negociar com empresas maiores se decidir pela emissão da NF-e.

Se for o caso, precisa da inscrição estadual.

É importante, contudo, diferenciar a NF-e da NFS-e, que é a nota fiscal de serviços eletrônica.

A emissão desse documento é obrigatória sempre que um MEI prestador de serviços realizar uma tarefa sob demanda para outra pessoa jurídica.

Então, não confunda: NFS-e é exigência, NF-e é opção.

Como é gerada a inscrição estadual do MEI?

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O  MEI está livre de diversas burocracias, uma vez que ao se formalizar, pela internet, já recebe o seu CNPJ e Alvará Provisório de funcionamento.

A inscrição estadual de um microempreendedor individual não se diferencia em termos de procedimentos daquilo que é exigido das demais empresas.

A verdade é que o caminho e o método mudam conforme o estado, mas em geral é possível encaminhar todo o processo de forma online, pela internet.

Em primeiro lugar, é importante não confundir com o cadastro na Junta Comercial do Estado, o qual gera o chamado NIRE.

Que é o Número de Identificação do Registro de Empresas.

No caso do MEI, esse é um código gerado automaticamente a partir de sua formalização no Portal do Empreendedor, onde obtém também o CNPJ e o alvará provisório.

Caso deseje emitir nota fiscal de produtos, então, ele deve primeiro tratar de realizar o seu cadastro como contribuinte do ICMS.

Que em outras palavras dá origem ao seu número de inscrição estadual.

Documentos necessários

Segundo divulga o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), são alguns os documentos exigidos do MEI para esse procedimento:

  • RG (carteira de identidade)
  • CPF
  • Certificado da Condição do Microempreendedor Individual – CCMEI
  • Comprovantes de endereço da empresa e da residência (podem ser os mesmos)
  • Alvará de funcionamento.

O passo a passo para gerar a inscrição estadual muda em cada órgão responsável por esse registro.

Assim, a dica é conversar com seu contador, visitar o site da autoridade estadual e se informar sobre como realizar o processo.

Dicas para você dar o primeiro passo junto aos órgãos competentes em seu estado:

São Paulo: deve ser realizado registro no site do Cadastro de Contribuintes de ICMS (Cadesp).

É exigida a identificação do contribuinte ou o acesso via certificado digital e-CNPJ.

Rio de Janeiro: é preciso preencher o Docad Eletrônico, o documento de cadastro do ICMS.

O procedimento depende do download de um programa gerador.

Rio Grande do Sul: o cadastramento ocorre em área segura do portal e-CAC, do Centro de Atendimento ao Contribuinte.

O acesso pode se dar via login e senha ou certificado digital.

Paraná: a inscrição estadual é realizada de forma online desde 2004, através do chamado Cadastro Eletrônico.

Mas o procedimento deve ser feito pelo contador da empresa.

Minas Gerais: a Secretaria da Fazenda indica o uso do Cadastro Nacional Sincronizado, com a coleta de documentos ocorrendo na Junta Comercial do Estado.

Goiás: o procedimento deve ser realizado através do CCE, o Cadastro de Contribuintes do Estado de Goiás.

Com documentos encaminhados pelo MEI à Delegacia Regional de Fiscalização.

Pernambuco: a Secretaria da Fazenda informa que o cadastro de inscrições estaduais deve ser feito na Junta Comercial de Pernambuco, a partir do Integrador Estadual.

Amazonas: o estado da Região Norte utiliza o CAD-e, Cadastro Eletrônico do Contribuinte do ICMS. O procedimento é realizado de forma online.

Perceba pelos exemplos apresentados que os canais abertos para o cadastro variam um pouco no nome.

Mas são bastante parecidos na maneira como foram propostos e também no funcionamento.

Se o seu estado não aparece na lista, consulta a Secretaria da Fazenda para verificar qual é o procedimento para realizar o cadastro da inscrição estadual como MEI.

Onde o número de inscrição estadual deve aparecer?

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Sabia que os dados referentes à sua inscrição estadual constam, por exemplo, nos cupons fiscais que você fornece aos seus clientes?!

O número de inscrição estadual de uma empresa não é apenas mais um código relacionado a ela para ser arquivado e nunca mais utilizado.

Ao contrário, ele aparece em uma série de situações importantes.

Veja quando e onde é obrigatório informar sua sequência numérica cadastrada como contribuinte do ICMS:

  • Em notas fiscais e outros documentos emitidos pelo contribuinte com natureza econômico-fiscal
  • Nas duplicatas
  • Em cupons fiscais emitidos por emissores próprios, terminais de ponto de venda e máquinas registradoras
  • Nas embalagens, rótulos e etiquetas para armazenamento de mercadorias
  • Em demonstrações contábeis, como livros fiscais
  • Também no balanço patrimonial e na DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício)
  • Em inventários de mercadorias
  • Em manifestos de carga expedidos por transportadoras
  • Na comunicação do contribuinte com órgãos públicos em qualquer documento.

Além desses documentos relacionados, qualquer outro emitido pela empresa, de natureza fiscal ou não, deve trazer o seu número de inscrição estadual.

Ainda que não se destine ao recolhimento de impostos, o código é único e serve para identificação do estabelecimento.

Como dar baixa na inscrição estadual?

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Atenção: se deixar de pagar as guias referentes ao ICMS, você pode ter a baixa da sua inscrição estadual.

A baixa na inscrição estadual geralmente está relacionada com o encerramento das atividades.

Mas ela pode ocorrer por ofício, ou seja, realizada pelo órgão estadual sem direito à contestação do contribuinte.

Em linhas gerais, isso ocorre quando a empresa deixa de apresentar reiteradamente declarações obrigatórias relacionadas ao ICMS.

Ou quando não realiza o pagamento de guias também relativas ao imposto.

É importante verificar qual o procedimento de baixa na inscrição estadual em seu estado.

Pois não há uma forma padronizada de dar seguimento à solicitação em todo o país.

É provável, no entanto, que os passos exigidos do MEI sejam os mesmos solicitados às demais empresas.

Já que para a emissão de nota fiscal e registro de inscrição estadual há equiparação a elas.

A diferença é que o microempreendedor individual realiza a baixa da empresa no Portal do Empreendedor, mesmo canal onde realiza a sua formalização.

E ele precisa cumprir primeiro essa etapa antes de encerrar sua inscrição estadual.

Feito esse esclarecimento, vamos agora falar de forma geral como os empreendedores precisam encaminhar a baixa na inscrição estadual.

1º passo para a baixa na inscrição estadual

O primeiro passo deve ser procurar o órgão estadual competente e apresentar uma série de documentos.

Isso deve ocorrer, em média, em até 30 dias do fim das atividades.

Em alguns estados, como São Paulo, há a opção de envio da documentação por via postal ou entrega presencial.

Em outros, é obrigatório o comparecimento à sede da Secretaria da Fazenda, à Receita Estadual ou a uma delegacia regional do órgão.

O primeiro documento que a ser entregue é uma espécie de formulário preenchido com a solicitação.

No caso do Rio de Janeiro, por exemplo, ele atende pelo nome de Pedido de Baixa de Inscrição (PBI).

E tem seu modelo disponível para impressão no site da Secretaria de Estado da Fazenda.

Ainda no Rio, assim como em outros estados, é necessário pagar o documento de arrecadação relativo ao serviço,

antes de apresentar-se pessoalmente para dar andamento à solicitação.

Entre os documentos que o empreendedor pode ser chamado a apresentar, estão:

o contrato social, ato constitutivo ou o CCMEI (no caso do MEI).

Documentos pessoais de identidade e CPF, comprovante de pagamento da taxa, livros e documentos fiscais utilizados e também em branco, para inutilização.

Tão logo o pedido é protocolado, é suspenso o cadastro do contribuinte no ICMS.

Ele recebe um número de protocolo e, dentro de 15 dias, em média, o processo administrativo deve estar concluído.

Se aceito, a data da solicitação será considerada como a de baixa da inscrição estadual.

É obrigatório o fornecimento de uma Certidão de Baixa de Inscrição, pois esse documento comprova o processo.

No entanto, se houver débitos pendentes da empresa, essa certidão não a exime da responsabilidade de colocar as contas em dia.

Fique ligado, pois o documento tão somente atesta que o estabelecimento não é mais contribuinte do ICMS no estado.

A partir da concessão da baixa, a empresa não pode mais emitir notas fiscais.

E, por consequência, não está mais apta a vender, comprar, importar ou exportar qualquer mercadoria.

Onde consultar o número da inscrição estadual?

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A consulta do número da sua inscrição pode ser feita online pelo site do Sintegra.

A consulta ao número de inscrição estadual de uma empresa pode ser realizada junto à Secretaria da Fazenda do estado onde ela está instalada.

Isso se dá de forma online, geralmente informando apenas o CNPJ ou o próprio número da IE.

Como resultado da consulta, retornam informações sobre o estabelecimento vinculado.

Outra opção é fazer a consulta a partir do Sintegra, o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.

Veja o passo a passo:

  1. Acesse o site do Sintegra
  2. Escolha um estado para realizar a consulta
  3. A página automaticamente carregará as informações disponibilizadas pelo órgão estadual
  4. Supondo que você escolheu São Paulo, por exemplo, pode fazer a consulta por CNPJ ou IE
  5. No Mato Grosso do Sul, funciona da mesma forma, mas você deve escolher entre comércio e indústria ou agropecuária
  6. Em estados como o Distrito Federal, Pará, Ceará e Rondônia, até mesmo o CPF pode ser utilizado na consulta
  7. Basta preencher os campos e realizar a consulta.

Como o número da IE é formado

Uma inscrição estadual tem sempre nove dígitos, não importa em qual unidade da federação a empresa está instalada.

A sua formação segue a seguinte regra:

  • Os dois primeiros algarismos indicam o estado
  • Os seis próximos números são próprios da inscrição de cada empresa
  • O último corresponde ao dígito verificador ou dígito de controle.

Na página do Sintegra, é possível ver uma explicação sobre a formação do número e também a respeito do cálculo do dígito verificador em cada estado.

Conclusão

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Abrir seu negócio cumprindo as exigências da lei é garantia de trabalhar tranquilo e dedicar seu tempo a fazê-lo crescer, ao invés de ter que se preocupar com problemas futuros. Já verificou se precisa da inscrição estadual? Se sim, não perca mais tempo!

Aprendemos neste artigo o que é inscrição estadual e como ela é importante para empresas que negociam produtos, seja na compra ou na venda.

Agora, acreditamos que você tenha informações suficientes para evitar confusões comuns a respeito da IE e pode tocar o seu negócio sem contratempos.

Caso se enquadre como microempreendedor individual e atue em uma empresa comercial ou industrial, vale se informar junto ao órgão de seu estado para obter esse registro.

Afinal, o seu negócio cresce com a emissão de nota fiscal e, como vimos, esse procedimento depende da inscrição estadual.

Aposte nessa ideia para vender mais e ver seu faturamento decolar!

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