Se você foi solicitado a emitir a certidão FGTS, não se preocupe.
Isso não significa que esteja em maus lençóis.
Há situações diversas em que o documento deve ser apresentado.
Na maioria delas, inclusive, é uma prova de que você cumpre com suas obrigações trabalhistas.
Assim, não tem pendência alguma com relação aos depósitos nas contas de FGTS de seus funcionários.
Neste artigo, vou falar sobre tudo isso e esclarecer como obter a sua certidão FGTS de forma fácil.
Antes, porém, você precisa entender o que é exatamente esse documento e para que ele serve.
Também é interessante aprender que a certidão FGTS pode ser tratada por diferentes nomes, como CND FGTS, certidão trabalhista e certidão de regularidade do FGTS.
E fique atento: pendências que impedem a emissão do documento podem gerar uma grande dor de cabeça para sua empresa.
Esse é um instrumento importante de auxílio tanto para o empreendedor quanto para o funcionário.
Seja qual for a sua busca, a resposta está aqui.
Convido você a acompanhar a leitura e descobrir tudo sobre o assunto.
Para começar: o que é FGTS?
Você com certeza já ouviu falar do FGTS, tendo empresa ou não.
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é uma das obrigações trabalhistas das empresas com funcionários regidos pela CLT.
É uma quantia mensalmente depositada em conta individual do funcionário e que pode ser sacada em situações específicas.
Por parte da empresa, a obrigação deve ser cumprida com o pagamento mensal e também comprovada por meio da Certidão FGTS.
Mas quais são as situações em que sua empresa precisará desse documento?
O principal motivo é comprovar a regularidade junto ao próprio FGTS, evitando sanções governamentais ou judiciais.
Além de fornecer outras tantas facilidades para a empresa, como participação em licitações, empréstimos com bancos públicos, entre outros.
Quem não paga o FGTS em dia atrai muitos problemas.
É uma dor de cabeça certa e desnecessária.
Outro ponto importante é que o FGTS é um direito do trabalhador.
Empregador algum faz um favor ao seu colaborador quando realiza os depósitos em dia.
O fundo foi criado em 1966 pelo governo brasileiro com o objetivo de fornecer uma garantia ao empregado demitido sem justa causa.
Ou seja, na pior hora, quando perde o emprego, ele tem no FGTS um alívio financeiro.
Desde a década de 90, o recolhimento da alíquota mensal se tornou obrigatório.
Em anos anteriores, era facultativo.
Atualmente, o FGTS é um benefício do qual o trabalhador poderá usufruir em outros momentos e não apenas quando estiver desempregado.
O Fundo de Garantia pode ser utilizado para financiamento de imóvel, compra de material de construção, entre outras situações previstas na sua legislação.
Recentemente, o governo também liberou o saque para os empregados que tinham o FGTS inativo.
Portanto, o Fundo de Garantia é de grande interesse do empregado.
Você sabia que qualquer um deles pode ter acesso à comprovação de que o valor está sendo depositado?
Veja que estar com o pagamento do FGTS em dia é uma boa referência para o empregado e fortalece a confiança na empresa.
Por fim, a comprovação do pagamento do Fundo de Garantia pela certidão também é mais prática do que apresentar os vários comprovantes de cada mês.
Ao longo do artigo vou falar mais sobre isso.
Agora, peço sua atenção para entender exatamente o que é a certidão FGTS.
O que é a certidão FGTS?
A certidão FGTS é o documento que atesta a quitação do pagamento do Fundo de Garantia de seus empregados.
Como qualquer certidão negativa, ela indica a inexistência de débitos ou pendências aos quais se relaciona.
Ou seja, no caso do FGTS, estamos nos referindo à obrigação que toda empresa tem de realizar os depósitos mensais nas contas de cada funcionário.
Quem cumpre com essa exigência em dia, obtém a certidão FGTS sem problemas.
Já quem não cumpre, compra uma briga à toa.
A lei do FGTS (nº 8.036) determina o seguinte em seu artigo 15:
“Art. 15. Para os fins previstos nesta lei, todos os empregadores ficam obrigados a depositar, até o dia 7 (sete) de cada mês, em conta bancária vinculada, a importância correspondente a 8 (oito) por cento da remuneração paga ou devida, no mês anterior, a cada trabalhador, incluídas na remuneração as parcelas de que tratam os arts. 457 e 458 da CLT e a gratificação de Natal a que se refere a Lei nº 4.090, de 13 de julho de 1962, com as modificações da Lei nº 4.749, de 12 de agosto de 1965.”
Logo, todo empregador deve efetuar obrigatoriamente o pagamento mensal referente a cada um de seus funcionários.
Ao realizar o pagamento do FGTS, a empresa obtém os comprovantes para atestar a quitação da obrigação trabalhista.
Então, pode substituir a certidão por esses comprovantes?
Não, eles nem sempre bastam.
Por vezes, será preciso demonstrar por meio da certidão FGTS que não há pendências relacionadas a essa obrigação.
A CND FGTS é o documento que valida a informação, pois é emitido pelo órgão responsável do Fundo.
É apenas a ele que cabe esse papel.
Esse documento deverá ser solicitado na Caixa Econômica Federal, o que pode ser feito via internet (em breves cliques) ou em uma agência física.
Pela lei do FGTS, a Caixa é a instituição financeira responsável pelo recolhimento e administração do Fundo de Garantia.
Veja o que compete a ela:
“Art. 7º À Caixa Econômica Federal, na qualidade de agente operador, cabe:
I – centralizar os recursos do FGTS, manter e controlar as contas vinculadas, e emitir regularmente os extratos individuais correspondentes às contas vinculadas e participar da rede arrecadadora dos recursos do FGTS;
(…)
V – emitir Certificado de Regularidade do FGTS”
O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), também conhecido como certidão negativa do Fundo de Garantia, é utilizado tanto pelo empregador quando pelo empregado.
Para a empresa, é o comprovante de quitação de suas obrigações junto ao Fundo.
Já o funcionário precisa da certidão para solicitar o saque do FGTS, assim como provar que está desempregado ao encaminhar o seu pedido de seguro desemprego.
Mas cabe destacar que a emissão da Certidão FGTS só será realizada se não houver nenhum tipo de pendência da empresa.
Então, o recolhimento do Fundo (8% do salário) de cada um dos funcionários deve ser realizado rigorosamente no início de cada mês.
E não custa repetir para que nunca esqueça:
O pagamento do FGTS é uma obrigação das empresas junto aos empregados que trabalham pelo regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Certidão FGTS e CND FGTS são a mesma coisa?
Dependendo da situação, sua empresa pode ser solicitada a apresentar a certidão FGTS.
Em outras, você será chamado a emitir a CND FGTS para provar que não há débitos junto ao Fundo de Garantia.
Então, pode surgir a dúvida: são a mesma coisa?
Sim!
Certidão FGTS e CND FGTS tem nomes similares que significam a mesma coisa: o documento de comprovação de quitação de débito do FGTS da empresa.
Também é conhecido como CRF – Certificado de Regularidade do FGTS.
Logo, não fique confuso se pedirem com nomes diferenciados.
No fim, o objetivo é o mesmo!
Ou seja, comprovar com um documento oficial que a empresa está em dia com sua obrigação trabalhista.
Para que serve a certidão FGTS?
Conforme dito anteriormente, a certidão serve para demonstrar que a empresa não possui pendências em relação ao FGTS.
Mas é muito mais do que um atestado de boa fé do empregador.
O documento pode ser solicitado para comprovar a regularidade da sua empresa em diversificadas situações.
Quer saber quais?
Veja só alguma delas:
- Participação em licitação
- Solicitação de empréstimo em bancos públicos
- Alteração de contrato social
- Transferência de domicílio para o exterior
- Fiscalização do Ministério do Trabalho
- E outras mais.
Como o FGTS é uma obrigação trabalhista, toda empresa deve cumprir com o pagamento mensal estabelecido pela CLT.
E quando isso acontece, a certidão é o comprovante oficial de que a empresa está seguindo o que rege a lei do Fundo de Garantia.
Se a empresa não estiver com os pagamentos em dia, a certidão FGTS não será emitida.
Em casos como esse, você precisará antes efetuar a regularização da empresa junto a Caixa.
Ressaltando que as empresas que não cumprem com a obrigação trabalhista estão propensas a punições e restrições governamentais.
Isso sem falar nos problemas de imagem junto aos seus clientes e fornecedores.
Mais à frente vou detalhar essas consequências negativas.
Mas desde já fique sabendo que não pega nada bem ter esse tipo de pendência.
Então, tenha atenção às contribuições mensais que deve realizar de cada funcionário para não ter problemas futuros.
Quem pode tirar a certidão FGTS?
Agora que entendemos melhor sobre o que é e qual utilidade da certidão FGTS, o próximo passo é entender que pode tirar a certidão FGTS da sua empresa e como fazer isso.
Em primeiro lugar, é preciso esclarecer que tanto empregador quanto empregado podem obter o documento.
É muito fácil conseguir a certidão FGTS de qualquer empresa.
Para isso, basta ter o seu CNPJ.
O site da Caixa disponibiliza acesso via online para a emissão do documento.
Na emissão pela internet, qualquer pessoa de posse das informações solicitadas pela Caixa poderá emitir.
Ou seja, são exigidos dados sobre a empresa para realizar a consulta no site.
Como falei, pode ser o CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) ou CEI (Cadastro Específico do INSS) com o dígito verificador.
Também o estado onde está registado sua empresa e o código de verificação da página.
E na hora de imprimir?
Não é necessário nenhum tipo de papel especial para a impressão da Certidão FGTS.
E precisa autenticar?
Nada disso.
O importante é a validação da Caixa sobre sua regularidade junto ao Fundo de Garantia.
Então, faça a emissão da CRF FGTS na sua empresa e imprima com papel normal.
No caso do extrato individual do FGTS, o empregado poderá também emitir suas informações pela página de Serviço ao Cidadão da Caixa Econômica.
Seu funcionário precisará realizar um cadastro para ter o acesso online.
Dessa forma, o empregado pode verificar mensalmente o valor depositado do seu FGTS.
Vale lembrar que são documentos diferentes.
A certidão mostra que a empresa não tem pendências, enquanto sua emissão indica o contrário.
Mas só com o extrato individual é que o funcionário vai saber se a sua conta está com os depósitos em dia.
Entenda em quais situações sua empresa precisará emitir esse documento
Citei antes que a certidão FGTS poderá ser solicitada em vários momentos.
Por ser uma obrigação da empresa, qualquer situação em que seja necessário comprovar sua regularidade, a CND FGTS deverá ser emitida.
As principais situações para a apresentação obrigatória da certidão estão regidas pelas leis 8.036 e 9.012.
Para não restar nenhuma dúvida, vou falar detalhadamente sobre cada uma delas.
Licitação
Empresa deverá apresentar a Certidão FGTS para habilitação em licitações promovidas por órgão municipal, estadual ou federal.
Também para entidades controladas direta ou indiretamente pela União, estado ou município.
Financiamento
Empresa deverá apresentar a Certidão FGTS para obter financiamento ou empréstimos junto a entidades financeiras governamentais (União, Estado e Municípios).
Também para solicitar financiamento junto a qualquer órgão de administração federal, estadual ou municipal.
Crédito/Isenção/Subsídio
Empresa deverá apresentar a Certidão FGTS para obter concessão de crédito, subsídio, isenção, auxílio ou outros tipos de benefícios junto aos órgãos de administração municipal, estadual ou federal.
Dispensa de Juros e Multas
Empresa deverá apresentar a Certidão FGTS para solicitar dispensa de juros, multas, correção monetária ou outros benefícios correlatos junto aos órgãos administrados pela União, estado e município.
Alteração de Contrato Social
Empresa deverá apresentar a Certidão FGTS para realizar mudanças em seu contrato social ou qualquer um dos documentos que altere a estrutura da pessoa jurídica.
Inclusive, a CND será solicitada para extinção da empresa.
Mudança de endereço para exterior
Empresa deverá apresentar a Certidão FGTS para solicitar transferência de domicílio para o exterior junto aos órgãos governamentais.
Demandas de funcionários
Além dos citados pela lei, a certidão poderá também ser solicitada para resolver questões relacionadas aos funcionários.
Por exemplo, para o desligamento de algum empregado ou fiscalização do Ministério do Trabalho.
Outro caso que pode também ocorrer é o empregado solicitar a comprovação de que não há débito.
Acontece se ele não identificar o depósito de algum mês em seu extrato individual do FGTS.
Se isso ocorrer, há duas possibilidades:
- Sua empresa realmente não realizou o recolhimento correto da obrigação.
- Ou teve algum problema no processamento do pagamento na Caixa.
De qualquer maneira, você deverá regularizar a situação para demonstrar que está em dia com sua obrigação trabalhista.
Lembre-se: é um direito dele.
Então, qualquer empregado poderá recorrer aos meios legais caso seu FGTS não esteja regular.
As consequências de não ter a Certidão FGTS
Já que citei a possibilidade de processos trabalhistas devido à falta de regularidade com o FGTS, preciso ampliar o assunto.
Vamos verificar agora quais são as outras consequências de não ter a Certidão FGTS.
A lei nº 9.012 define as seguintes sanções:
“Art. 1º É vedado às instituições oficiais de crédito conceder empréstimos, financiamentos, dispensa de juros, multa e correção monetária ou qualquer outro benefício a pessoas jurídicas em débito com as contribuições para o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço-FGTS. (Vide Medida Provisória nº 526, de 2011) (Vide Lei nº 12.453, de 2011)
(…)
- 2º Os parcelamentos de débitos para com as instituições oficiais de crédito somente serão concedidos mediante a comprovação a que se refere o parágrafo anterior.
Art. 2º As pessoas jurídicas em débito com o FGTS não poderão celebrar contratos de prestação de serviços ou realizar transação comercial de compra e venda com qualquer órgão da administração direta, indireta, autárquica e fundacional, bem como participar de concorrência pública”.
Portanto, as empresas que não estiverem em dia com o FGTS de seus funcionários não poderão participar de licitações públicas ou obter qualquer tipo de financiamento ou crédito de instituições financeiras públicas.
Ademais, não podem também prestar serviços para qualquer órgão governamental.
Dessa forma, o não cumprimento da obrigação do FGTS irá limitar as chances de aumentar suas receitas, seu lucro ou sua clientela.
Ainda tem que considerar a redução na possibilidade de expansão do seu negócio por meio de um financiamento, que costuma ter taxas menores junto aos bancos públicos.
Sendo que os órgãos públicos e as entidades que são administradas direta ou indiretamente pelas esferas governamentais movimentam uma boa parte da economia.
A empresa com esse tipo de restrição perde a oportunidade de atender com seus produtos e serviços essa parcela do mercado.
Outras restrições
A lei do FGTS (nº 8.036) também destaca como consequência para a empresa inadimplente a impossibilidade de realizar qualquer alteração no contrato social, inclusive no processo de sua extinção.
Além das consequências de não ter a certidão, a empresa também terá que arcar com as multas e juros do não pagamento em dia do FGTS, conforme explicita a lei do FGTS (nº 8.036):
“Art. 22. O empregador que não realizar os depósitos previstos nesta Lei, no prazo fixado no art. 15, responderá pela incidência da Taxa Referencial – TR sobre a importância correspondente”
A verdade é que não estar regular com o FGTS pode acabar causando sérios danos à imagem da sua empresa.
O mercado está competitivo demais para dar esse mole.
É nos detalhes que as oportunidades se perdem.
Cada vez mais, clientes e parceiros se importam em consumir produtos e serviços de organizações que seguem uma postura ética.
Atuar dentro das leis é um dos pilares que todo gestor deve seguir.
Já em relação aos empregados, a falha representa uma quebra de confiança.
E isso facilmente contamina a todos.
Sua equipe poderá ficar insatisfeita por não ter seus direitos respeitados e afetar diretamente na produtividade.
E tem ainda o risco de afastar futuros profissionais talentosos da sua empresa.
Em relação à Justiça do Trabalho, sua empresa poderá sofrer com fiscalizações ou perdas em ações movidas por ex ou atuais empregados.
Como emitir a certidão FGTS pela internet?
Agora que já sabemos que você precisa emitir a certidão FGTS, resta saber como.
A Caixa disponibiliza o processo no seu site, mais precisamente na seção de Serviço ao Cidadão.
Então, siga o passo a passo abaixo para emitir o documento da sua empresa:
- Acesse o Site da Caixa – Serviço ao Cidadão
- Insira o CNPJ ou CEI da empresa com o dígito verificador
- Selecione o Estado (UF) onde sua empresa está registrada
- Forneça o código verificador que aparece na página
- Clique em “Consulta”
- Pronto, agora só imprimir sua certidão FGTS!
O documento emitido pelo site tem validade de 30 dias contados a partir da data de sua emissão.
Isso ocorre devido à CND FGTS apresentar várias informações atualizadas.
Dessa forma, a Caixa garante que os dados contidos na certidão são verídicos.
Mas e se não aparecer a certidão?
Provavelmente, há irregularidades ou informações desencontradas.
Sendo assim, você deverá ir a uma agência da Caixa Econômica Federal para tomar as devidas providências.
Procure o atendimento do FGTS e forneça os dados da empresa para solicitar a certidão.
Em geral, pode ter algum tipo de falha no processamento.
Se for esta situação, pode ser necessário a apresentação dos comprovantes de pagamento do FGTS para regularizar a situação da empresa.
Outra hipótese é que o recolhimento do valor mensal não esteja correto (8% do salário do empregado).
Nesse caso, será necessário pagar a diferença.
Seja qual for a razão, é importante resolver o quanto antes para que sua empresa fique com a situação regular.
Conclusão
Neste artigo, falei sobre a certidão FGTS, o que é, para que serve, por que e como emitir o documento.
Você teve acesso a informações importantes para manter a sua empresa regular quanto aos depósitos exigidos mensalmente.
Lembre que esse é um direito do seu funcionário.
Não estar em dia com o FGTS, além de ir contra essa questão, ainda pode gerar uma onda negativa contra a empresa.
E isso tanto interna quanto externamente.
Clientes e fornecedores talvez não queiram se relacionar com que não cumpre suas obrigações trabalhistas.
Já os colaboradores podem se ver desmotivados, o que afeta a produtividade do negócio.
Não dê mole.
Deposite em dia o FGTS de cada funcionário e garanta a certidão sempre que precisar.