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Nota fiscal eletrônica: o que você precisa saber antes de emitir esse documento?

Imagem 8 - Nota fiscal eletrônica o que você precisa saber antes de emitir esse documento

A nota fiscal eletrônica (NF-e) está conquistando o pequeno empreendedor brasileiro.

Depois de um período de adaptação com alguma dificuldade, a emissão do documento em papel vem desaparecendo das operações de compra e venda.

E a tendência é justamente essa.

Você está interessado em emitir nota fiscal eletrônica no seu negócio?

Se optar por esse caminho, vai se juntar a um time que já é gigante.

De acordo com estatísticas do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, há 1,466 milhões de emissores no país.

Juntos, emitiram quase 18 milhões de notas.

Tudo isso não acontece por acaso.

Emitir uma nota fiscal eletrônica pode trazer muitas vantagens ao seu negócio.

Falarei sobre elas ao longo deste artigo, no qual vou explicar como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo.

Você também vai conhecer os tipos de nota, o que é a chamada nota fiscal avulsa eletrônica e se existe um programa emissor de nota fiscal eletrônica gratuito.

Vamos juntos conferir como esse é um processo simples, que depende só de alguns passos.

Mas, antes disso, vamos começar do princípio e desvendar a NF-e.

Boa leitura!

O que é nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um documento fiscal que faz o registro de relações comerciais que envolvem compra e venda de produtos.

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente.

Imagem 1 - Nota fiscal eletrônica o que você precisa saber antes de emitir esse documento
Se você esta interessado em emitir NF-e, então fique de olho nas dicas a seguir.

Todo o procedimento que envolve emissão e armazenamento de uma nota fiscal eletrônica acontece em meio digital.

Isso inclui também a sua apresentação a órgãos competentes para determinadas averiguações.

A nota fiscal eletrônica substitui a nota fiscal impressa de modelos 1 e 1-A.

Ela teve origem em uma parceria entre o ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais) e a Receita Federal do Brasil.

O documento foi legalmente instituído através do Ajuste SINIEF 07/05 e Ato COTEPE 72/05, com finalidade de facilitar e dar celeridade ao processo de arrecadação fiscal no país.

O uso da nota eletrônica sujeita o emissor às mesmas responsabilidades fiscais relativas à nota fiscal tradicional, em modelo impresso.

Ele continua tendo que recolher os mesmos impostos, sejam eles federais, estaduais ou municipais.

No entanto, implica em outras responsabilidades, como checar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital quando destinatário (nota emitida contra o seu CNPJ).

E também averiguar a concessão da Autorização de Uso de NF-e no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.

Olhando por esse lado, com novas obrigações, até pode parecer que a NF-e surgiu para complicar.

Mas é justamente o contrário.

Você emite na hora a nota fiscal para qualquer consumidor em todo o Brasil.

E esse documento só existe em meio eletrônico.

O que acompanha a mercadoria no transporte até o destinatário é um Danfe, documento auxiliar que apresenta uma versão resumida dos dados da nota fiscal eletrônica.

Entenda a diferença da nota fiscal eletrônica para as outras notas fiscais

A nota fiscal eletrônica (NF-e) substitui a nota fiscal impressa de modelos 1 e 1-A.

O procedimento de emissão de uma nota fiscal tradicional envolve a instalação de um equipamento emissor de nota fiscal ou o preenchimento manual da nota em formulários de papel adquiridos em blocos.

Ambos os casos exigem o armazenamento de documento físico, ocupando espaço em ficheiros e armários na sua empresa.

Enquanto isso, a nota fiscal eletrônica é gerada, transmitida e armazenada por meios eletrônicos.

Esse procedimento diminui as margens de erros e facilita a obrigação do contribuinte de guardá-la pelo período de cinco anos.

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A NF-e é mais ágil e é gerada, transmitida e armazenada por meios eletrônicos

A nota eletrônica aposenta a sua impressora, porque você não precisa imprimir nenhum documento.

Isso otimiza os processos de elaboração, consulta, fiscalização e armazenamento.

Sem falar na evidente redução de custos e no tempo que o empreendedor ganha para cuidar melhor do negócio.

Se o cliente alegar extravio ou não recebimento de uma nota fiscal tradicional, você precisa providenciar uma segunda via autenticada em cartório e enviar novamente, arcando com as respectivas despesas adicionais.

Mas no caso da nota fiscal eletrônica, é possível enviá-la ao cliente por e-mail quantas ele precisar, sem qualquer ônus.

E se tiver que cancelar a nota, inutilizá-la ou qualquer outro processo que a envolva, tudo se resolve fácil, via internet.

É incomparável com a dor de cabeça que isso gera quando o documento é emitido de forma manual, no papel.

Quais os tipos de nota fiscal eletrônica?

Por enquanto, estou falando da nota fiscal eletrônica de modo genérico.

Mas é importante que saiba que não existe apenas um tipo.

Inclusive, como você vai descobrir agora, a nota à qual venho me referindo no texto é exclusiva para as operações de venda de produtos.

Ou seja, a NF-e não se aplica à prestação de serviços. Vamos entender melhor?

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é a nota fiscal eletrônica de produto.

Como o nome já diz, é o documento fiscal que faz o registro de relações comerciais que envolvem mercadorias.

Este tipo de nota é de responsabilidade estadual, mais especificamente da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado.

Isso acontece por que ela se destina especialmente ao recolhimento do ICMS, o Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços, que é um tributo estadual.

Ainda que a emissão ocorra eletronicamente, cada nota recebe uma autorização de uso pela Sefaz – isso se estiver tudo certo com a operação, é claro.

E esse procedimento também se dá por via eletrônica.

O emissor da nota fiscal eletrônica de produtos fica com a vantagem de obter mais agilidade no processo, além de eliminar os custos com impressão e arquivamento de papéis.

Para o governo, as vantagens que se refletem na fiscalização são evidentes.

O processo se torna mais transparente e mais fácil de ser acompanhado.

Imagem 3 - Nota fiscal eletrônica o que você precisa saber antes de emitir esse documento
A NFS-e é de responsabilidade municipal, incumbindo cada município de tal responsabilidade.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

É uma nota fiscal eletrônica destinada especificamente para prestação de serviços.

Portanto, ela recolhe o ISS (Imposto Sobre Serviços), que é um tributo de competência municipal.

Logo, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é de responsabilidade municipal

Cada município, portanto, é incumbido de criar e gerar o seu próprio sistema de emissão do documento para o recolhimento do imposto devido.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

A nota fiscal eletrônica de transportes de mercadorias se chama Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Ele é utilizado para registro de prestação de serviço de transporte de cargas (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário).

O CT-e substitui os diversos documentos exigidos no transporte de carga (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

É válido em todos os estados brasileiros e já possui legislação aprovada, que pode ser consultada no portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Assim como a NF-e, não é o CT-e que acompanha a mercadoria transportada, mas um documento auxiliar chamado Dacte.

Nota Fiscal Eletrônica Avulsa (NFA-e)

A nota avulsa tem a mesma finalidade da NF-e, mas costuma ser mais utilizada por empresas que não emitem grande volume de notas fiscais.

O microempreendedor individual (MEI), por exemplo, que trabalha com venda de produtos, pode encontrar na NFA-e uma opção interessante.

A solicitação de emissão é individual e deve ser realizada junto à Secretaria Estadual da Fazenda.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Em operações de compra e venda no varejo, a nota fiscal é conhecida pela sigla NFC-e.

Essa é a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, que também tem a sua emissão e armazenamento restritos ao ambiente digital.

Para a sua emissão, o empresário varejista utiliza como padrão o modelo 65, que é o mesmo do documento em papel.

A partir de dezembro, todos os estabelecimentos do varejo brasileiro, não importa o tamanho, serão obrigados a emitir a NFC-e.

O Danfe NFC-e é o documento auxiliar que é entregue ao consumidor no momento da venda no varejo.

Quais as vantagens de usar nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica traz muitas vantagens ao empreendedor.

Imagem 4 - Nota fiscal eletrônica o que você precisa saber antes de emitir esse documento
São muitas as vantagens para o empreendedor que utiliza a nota fiscal eletrônica.

Vou resumir agora as principais delas.

Confira:

  • Simplificação do processo de emissão, consulta e arquivamento de notas fiscais
  • Cortes de gastos com impressão e armazenamento de papéis
  • Otimização de tempo, já que a emissão de uma NF-e é mais ágil e prática
  • A nota fiscal eletrônica pode ser enviada por e-mail ou disponibilizada em nuvem, o que elimina custos com formas não digitais de envio, como correio ou motoboys
  • Alguns estados oferecem redução na taxa de impostos, dentre outros benefícios a empresas que optam pela emissão de NF-e
  • Diminuição de erros de preenchimento de campos devido à automatização do processo.

O MEI pode emitir nota fiscal eletrônica?

Quem empreende como MEI em uma atividade de comércio ou indústria certamente já teve essa dúvida em algum momento.

Afinal, o microempreendedor individual pode ou não pode emitir a NF-e?

Pode, sim.

Ao MEI é permitida a emissão da nota fiscal eletrônica, caso deseje.

Isso significa que ele pode, mas não é obrigado a fazer isso.

Importante: a regra se aplica tanto ao cliente pessoa física quanto pessoa jurídica.

Ainda que o comprador do seu produto esteja em outro estado, o microempreendedor está dispensado desse compromisso.

Mas isso não significa que ele deva ignorar o que, com certeza, pode ser uma excelente oportunidade para o seu crescimento.

Existem várias vantagens ao MEI quando ele emite nota fiscal eletrônica, além daquelas já exploradas aqui em relação à nota fiscal impressa.

Para começar, a nota é um atestado de idoneidade do microempreendedor, pois reafirma o cumprimento de suas obrigações fiscais e assegura a procedência dos seus produtos.

Quando o cliente recebe uma nota fiscal eletrônica do MEI, está recebendo também a garantia de que está negociando com uma empresa que zela pelo cumprimento da lei e pela segurança daquilo que vende.

A nota fiscal eletrônica indica também que o MEI está tão atento às tendências das novas tecnologias para o proveito do seu negócio quanto o pequeno e o médio empresário.

A emissão de nota fiscal eletrônica pelo MEI é um diferencial para fazer frente à concorrência, agregando valor ao empreendimento.

Mas atenção: a legislação reserva uma pequena “pegadinha” ao microempreendedor individual.

Ela prevê que, caso o MEI decida emitir a NF-e, ele precisa se adequar às mesmas exigências aplicadas às demais empresas.

Quais são elas?

Preparei um tópico específico sobre isso.

O que é preciso para emitir nota fiscal eletrônica?

Para que a sua empresa se torne uma emissora de notas fiscais eletrônicas, é preciso realizar algumas ações.

Imagem 5 - Nota fiscal eletrônica o que você precisa saber antes de emitir esse documento
Para emitir uma NFS-e é necessário possuir um certificado digital, se você ainda não possui faça o seu cadastro no Sefaz.

Se essa é a sua intenção, pode se preparar para adquirir um certificado digital, fazer cadastro na Sefaz e obter um software emissor de nota fiscal eletrônica.

Sobre o cadastro, é importante esclarecer que todo contribuinte do ICMS necessita de um número de Inscrição Estadual.

E esse procedimento é encaminhado justamente na Sefaz.

Se o MEI optar por fazer uso da nota fiscal eletrônica, deverá seguir os mesmos procedimentos.

O que é o certificado digital?

Você irá precisar adquirir um certificado digital para ser possível confirmar a autenticidade das notas fiscais eletrônicas que serão emitidas.

O certificado digital é uma assinatura que possui validade jurídica e, portanto, garante proteção e autenticidade a operações realizadas em meio digital.

Ele pode ser obtido junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Caixa Econômica Federal e a Receita Federal, por exemplo.

E depois do Certificado Digital, o que fazer?

Obtido o certificado digital e realizado o credenciamento na Sefaz do seu estado, basta instalar um software para administrar e emitir as notas fiscais eletrônicas.

Existem no mercado muitos tipos de softwares de emissão de nota fiscal eletrônica. São fáceis de encontrar e simples de administrar.

Inclusive, você pode encontrar soluções gratuitas.

No entanto, tenha muito cuidado. Cheque a reputação da empresa que oferece o serviço antes de fornecer seus dados a ela.

Passo a passo de emissão de nota fiscal eletrônica

Vamos imaginar a seguinte situação:

Você é proprietário de uma pequena livraria e quer começar a trabalhar com vendas online, pois acredita que irá aumentar a sua receita assim.

Mas, para isso, será bem mais prático que primeiro possa emitir notas fiscais eletrônicas.

Então, o que fazer?

O passo a passo a seguir vai ajudar você nesse desafio.

Confira:

1. Verificar o caso fiscal da empresa

É preciso saber qual é o tipo de enquadramento fiscal da sua empresa.

Procure seu contador para isso.

Supondo que ele tenha informado que a sua livraria se enquadra no Simples Nacional, pois seu faturamento não excede R$ 3,6 milhões por ano.

Ciente do seu enquadramento fiscal, você saberá que tipo de NF-e pode emitir.

Existem outros enquadramentos fiscais, estabelecidos de acordo com o valor bruto da receita e forma de arrecadação dos impostos.

Então, não deixe de cumprir esse primeiro passo.

2. Adquirir um certificado digital

Agora que já sabe qual é a situação fiscal da sua livraria, você precisa de um certificado digital.

Será esse arquivo que vai dar validade jurídica às notas fiscais eletrônicas que irá emitir.

Para obter um certificado digital, é preciso procurar uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP)..

3. Fazer credenciamento na Secretaria da Fazenda

Imagem 6 - Nota fiscal eletrônica o que você precisa saber antes de emitir esse documento
Com o certificado digital em mãos, entre em contato com a Secretaria da Fazenda para adquirir o seu credenciamento.

Depois de ter conseguido o seu certificado digital, agora é hora de entrar em contato com a Secretaria da Fazenda do seu estado.

Ou seja, do estado onde a sua livraria tem estabelecimento.

O contador pode ser útil novamente, porque você preciso saber em qual modalidade de credenciamento deve me inscrever.

Supondo que, neste momento, ele sugere se enquadrar na modalidade “Em homologação”.

Assim, as suas notas serão enviadas somente como teste.

Nesse intervalo de tempo, você pode se informar melhor e ter um treinamento apropriado para trabalhar com a nota fiscal eletrônica.

Então, será possível mudar a opção de credenciamento para “Em produção”.

4. Adotar um software emissor de NF-e

De posse do certificado digital da livraria e com o cadastro na Sefaz pronto, você já tem quase tudo pronto para começar a emitir nota fiscal eletrônica.

Só falta mesmo escolher um bom software emissor de nota fiscal eletrônica.

A dica é conversar com alguns colegas donos de pequenos empreendimentos que já estão trabalhando com nota fiscal eletrônica.

Peça recomendações a eles.

Como existem muitas opções de softwares de nota fiscal eletrônica, é importante fazer uma pesquisa e buscar referências.

Mas não deixe de considerar as necessidades da sua empresa, é claro.

Com o sistema instalado, é só começar a emissão.

Mas talvez seja preciso entender melhor quais são os critérios a considerar para saber se um software emissor de nota fiscal eletrônica é bom e se ele irá suprir as necessidades do negócio.

Se for assim, o próximo tópico é esclarecedor.

O que considerar na hora de escolher um emissor de nota fiscal eletrônica?

Alguns estados oferecem gratuitamente o download do sistema no site das respectivas secretarias de fazenda.

Mas acontece que essa ferramenta apresenta muitas limitações.

Uma opção é buscar a opção oferecida pelo Sebrae, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas.

Para tanto, acesse este link.

Soluções gratuitas não são indicadas para empresas que precisam lidar com um grande volume de notas fiscais eletrônicas.

Isso porque o sistema de faturamento do programa sempre solicita novamente os dados em campo obrigatório de todas as notas emitidas.

O resultado é trabalho dobrado para você.

Existem no mercado vários aplicativos emissores de nota fiscal eletrônica que resolvem este incômodo.

Os sistemas podem ser encontrados por um investimento de baixo custo.

Dada a diversidade de modelos, não será difícil encontrar aquele que melhor se adeque à sua empresa.

Pesquise e siga as dicas que vou apresentar agora.

Como saber qual software é o mais adequado?

Existem algumas características e funções importantes nesses softwares que se tornam um diferencial quando ofertadas.

Buscar por elas é uma atitude que pode nortear sua escolha.

Confira só que facilidades são essas:

Armazenamento em nuvem

Softwares com armazenamento em nuvem são os mais indicados porque não dependem da instalação de programas no seu computador e agilizam as transações.

O sistema todo funciona online, realiza cálculo automático dos impostos e administra cadastros de produtos e contatos.

Além disso, o armazenamento em nuvem oferece maior segurança contra vazamentos de dados ou invasões.

Disponibilização de suporte técnico

É importante que seu emissor de NF-e ofereça formas de apoio ao usuário.

Isso vale para os casos de dúvidas, de problemas de configuração ou na solução de outras dificuldades que possam surgir.

Ter o suporte técnico na hora certa implica em economia de tempo e dinheiro.

Opção de extensão mobile

Esse é um recurso bastante útil, pois permite que o usuário tenha acesso a todos os mecanismos do software em outros computadores e dispositivos móveis, como smartphones ou tablets.

A extensão mobile é uma tendência da funcionalidade de muitos aplicativos.

Ela pode ser uma verdadeira mão na roda quando houver necessidade de acessar alguma informação ou resolver problemas em momentos que você não estiver na empresa.

Softwares de gestão

Essa é considerada a opção mais completa, pois reúne funções diversas.

Além de emitir NF-e, oferece também outras soluções de gestão empresarial e apoio ao controle financeiro da empresa.

Um sistema de gestão pode automatizar a maior parte das atividades da empresa, como agendar pagamentos, atualizar bancos de dados, registros de pagamentos e receitas, fluxo de caixa, entre outras tarefas.

Adotar um software de gestão irá otimizar o seu tempo e dos demais envolvidos nas rotinas da empresa.

Irá também poupar custos e facilitar o acesso a informações e documentos.

Vídeo sobre nota fiscal eletrônica

Para complementar tudo o que aprendemos ao longo deste artigo, quero deixar um conteúdo como sugestão para você.

Neste link, você confere um vídeo sobre as informações relativas a impostos na nota fiscal eletrônica.

Nele, o consultor Marcos Takaoka, do Sebrae de São Paulo SP, mostra como se adequar à lei e evitar punições à empresa.

Conclusão

A nota fiscal eletrônica veio para ficar e para facilitar muitas transações comerciais.

Imagem 7 - Nota fiscal eletrônica o que você precisa saber antes de emitir esse documento
A NFS-e veio para facilitar ainda mais a sua vida empreendedora, faça uso e facilite ainda mais o seu trabalho.

Se você pensa em abrir uma empresa, aprender a emitir o documento é uma obrigação.

E como você viu neste artigo, esse é um procedimento  simples, mas é importante que você conheça todos os passos necessários.

Quanto mais cedo você se familiarizar com a nota fiscal eletrônica, antes vai comprovar os seus benefícios.

A emissão demanda o uso de um software emissor de NF-e, mas isso não é um problema.

Na verdade, o aplicativo que você escolher pode facilitar ainda mais o trabalho da sua empresa.

Como se pode perceber, aquilo que envolve a nota fiscal eletrônica é, na verdade, uma oportunidade de crescimento do seu negócio.

Que tal agarrar essa chance com as duas mãos?

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