Nota fiscal MEI: entenda em quais situações deve emitir esse documento

A nota fiscal MEI parece desnecessária ou pouco atraente para você?

Então, é melhor se informar e rever seu ponto de vista.

Mais do que uma obrigação em determinadas situações, aprender como emitir nota fiscal MEI  pode ser uma grande oportunidade para o seu negócio.

Se você já é um microempreendedor individual ou planeja ser, é bom ficar ligado.

Neste artigo, vou explicar sobre a emissão de nota fiscal avulsa eletrônica pelo MEI tanto para a venda de produtos quanto para a prestação de serviços.

Também vou falar das vantagens desse processo e de seus pré-requisitos.

Interessado? Então, acompanhe a leitura.

Todo MEI pode emitir nota fiscal?

Você ouviu falar que o MEI não pode emitir nota fiscal?

E se eu lhe disser que isso não passa de um mito?

A verdade é exatamente contrária, pois todo MEI pode, sim, emitir nota fiscal.

Como destacarei mais à frente, há alguns casos em que esse procedimento é obrigatório, inclusive.

Então, não é por que você tem um negócio individual e de pequeno porte que deixa de ser considerado como uma empresa.

E a toda empresa, cabe reforçar, é garantido o direito (e o dever) de emissão de notas fiscais como comprovante da operação realizada.

Nota fiscal MEI, como funciona?

A nota fiscal MEI é idêntica à emitida por empresas de maior porte e de naturezas jurídicas diversas.

Em primeiro lugar, isso significa que ela é eletrônica.

Há mais de dez anos que o Brasil começou a aposentar a nota em papel. Ainda hoje há quem utilize os blocos de notas, mas eles estão cada vez mais raros e, em um futuro breve, vão desaparecer por completo.

O novo sistema, que nem é tão novo assim, é moderno e seguro.

Através do computador, em poucos cliques, é possível gerar o documento e direcioná-lo diretamente para o e-mail do cliente.

Não é mais necessário armazenar papel, seja em prestação de serviços ou operação de compra e venda.

A propósito, a única diferença para quem negocia produtos é que a mercadoria acompanha um Danfe, que é o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica.

Não é a nota fiscal MEI propriamente dita, mas tem uma chave de acesso para confirmar a sua autenticidade.

Em quais situações o MEI deve emitir nota fiscal?

Você lembra quando comentei há pouco que há situações em que o MEI é obrigado a emitir nota fiscal MEI?

Isso acontece sempre que ele presta serviços para outra pessoa jurídica.

Ou seja, se você atua como um prestador na área de alvenaria e for contratado por uma empresa para realizar uma obra, é obrigado a lançar o documento fiscal.

Se organiza eventos e é contratado para cuidar da festa de encerramento de uma empresa, vale o mesmo raciocínio.

Por outro lado, se o cliente é pessoa física, o microempreendedor individual não tem essa exigência.

O mesmo acontece se ele produz ou revende mercadorias. Então, se você tem uma pequena indústria ou estabelecimento comercial, está dispensado da obrigatoriedade de emitir notas.

Mas atenção: não confunda com proibição.

O MEI não é proibido de emitir nota fiscal em nenhuma situação.

O que acontece é que, conforme a atividade exercida pela sua empresa, haverá requisitos a cumprir para que possa realizar o procedimento.

Mas é um direito do microempreendedor individual oferecer a nota fiscal MEI.

E isso garante uma vantagem competitiva importante, permitindo a ele negociar com clientes maiores, por exemplo, que não costumam negociar com quem não disponibiliza o documento.

Como o MEI pode emitir nota fiscal?

Para entender como se dá o processo, é preciso separar o MEI prestador de serviços do MEI que produz ou revende mercadorias.

No primeiro caso, estamos falando da nota fiscal MEI de serviços, que se destina à apuração do Imposto Sobre Serviços (ISS).

Esse é um tributo de competência municipal, logo, compete à prefeitura da sua cidade definir as regras para a emissão do documento.

Isso significa que não há um padrão nacional quanto ao formato de emissão. O que acontece, na prática, é que cada município oferece um sistema próprio ou terceirizado para isso.

Em geral, ele é acessado pelo próprio site oficial da prefeitura.

De qualquer forma, seja qual for a cidade onde o MEI instalou a sua empresa, é preciso que ele procure a autoridade tributária do município.

É junto a esse órgão que ele obterá a autorização e as orientações para realizar a emissão.

Importante salientar ainda que já está em fase de desenvolvimento uma nota fiscal de serviços nacional, que deve promover esse padrão em todo o país.

A previsão é que até o final de 2017 as primeiras cidades selecionadas para o projeto já estejam utilizando o sistema.

Como emitir notas sobre produtos

Agora, vamos falar com o MEI que possui uma indústria ou comércio.

Como destacamos há pouco, ele não tem a obrigação de fazer a emissão de nota fiscal MEI.

E isso vale inclusive se ele vender para outras empresas, ainda que localizadas fora do seu estado.

É simples: se não quer, não precisa emitir e não será multado por isso.

Mas e se o MEI desejar?

Nesse caso, a legislação não estabelece proibição, mas determina que o microempreendedor terá que cumprir com as exigências aplicadas às demais empresas.

Na prática, na hora de emitir a nota fiscal de produtos, é como se ele fosse uma empresa maior.

E quais exigências são essas?

Basicamente, são duas:

1. Possuir um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas
2. Possui um certificado digital para validação do processo.

A nota relacionada à venda de produtos tem por objetivo principal apurar o valor do ICMS devido, que é o Imposto sobre Circulação de Produtos e Serviços.

Esse é um tributo de competência estadual, logo, o MEI precisa estar com toda a sua situação regularizada junto aos órgãos competentes.

Isso significa possuir registro na Junta Comercial (o que é feito automaticamente na sua formalização) e também constar como contribuinte do ICMS (o que é garantido por seu número de Inscrição Estadual).

Com tudo em dia, é só contar a novidade aos seus clientes.

Tipos de notas fiscais permitidas ao MEI

O formato jurídico do microempreendedor individual já surgiu em uma época moderna, no qual a nota fiscal é eletrônica.

Então, todos os documentos relacionados a seguir, que podem ser emitidos pelo MEI, são transmitidos, conferidos e armazenados digitalmente.

Vamos conhecê-los?

NFS-e

Esse é o tipo de nota mais utilizado por MEIs, muito em razão da obrigatoriedade prevista para prestadores de serviço que negociam com outras pessoas jurídicas.

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) comprova a execução da tarefa para a qual o microempreendedor individual foi contratado, sendo destinada para o recolhimento do ISS.

Para emiti-la, procure a prefeitura de seu município.

NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento fiscal relativo às operações de compra e venda de produtos.

Ele foi criada em substituição aos modelos 1 e 1A, que eram utilizados em transações comerciais envolvendo pessoas jurídicas.

Como já comentado, se destina principalmente para o recolhimento do ICMS, mas também para a apuração do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Outras situações em que pode ser utilizada são como nota de entrada, em operações interestaduais, de simples remessa, de importação e de exportação.

NFA-e

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é praticamente idêntica à NF-e, porém, como o nome indica, é emitida em caráter eventual por empresas que não tem no procedimento uma prática de rotina.

Se você deseja realizar a emissão de uma NFA-e, deve procurar a Secretaria da Fazenda em seu estado.

Lá, verifique as regras aplicáveis, que mudam conforme a unidade da federação.

CT-e

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é o documento fiscal utilizado na prestação do serviço de transporte de cargas.

Assim como a NF-e, possui um modelo padrão, válido em todo o Brasil.

Ele é utilizado em operações de transporte rodoviário, aquaviário e ferroviário, embora nem todos os estados tenham a previsão de sua emissão pelo MEI.

Se você atua nessa área, procure a Secretaria Estadual da Fazenda para buscar informações sobre o credenciamento voluntário.

NFC-e

Para o MEI que atua no varejo, o documento em questão é a Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (NFC-e), que substitui o cupom fiscal.

Vale lembrar que o microempreendedor individual não é obrigado a emitir nota para o consumidor final (pessoa física).

Mas caso seja essa a sua intenção, a orientação novamente é que procure a Secretaria Estadual da Fazenda e se informe sobre as regras aplicáveis.

Vale a pena o MEI emitir nota fiscal?

Para responder a essa questão, vamos considerar apenas os casos nos quais o MEI não tem a obrigação legal.

E a resposta é clara: sim, vale muito a pena.

A razão principal para isso é se posicionar no mercado com um diferencial competitivo.

Pare e reflita sobre quantos dos seus concorrentes disponibilizam a nota fiscal aos clientes?

Agora, se coloque no lugar das empresas com as quais negocia e responda se não prefere comprar de quem atesta a procedência dos produtos e emite um documento que comprova a operação e serve como garantia.

Então, vale ou não a pena emitir nota fiscal MEI?

Conclusão

Neste artigo, abordamos um do mitos que envolve a atividade do microempreendedor individual: a nota fiscal MEI.

Como você viu, ele não está proibido de emitir o documento, é incentivado a fazer isso e, em algumas situações, até está obrigado pela legislação.

Se você quer vender mais e atrair um maior número de clientes, esse pode ser um caminho interessante.

Analise com atenção tudo o que você aprendeu hoje e, se gostar da ideia, elabore seu planejamento e coloque em prática.

Tenho certeza de que seu negócio pode colher bons frutos a partir daí.