Não sabe como emitir recibo online para o seu negócio?
Esse é um documento importante como instrumento de gestão financeira.
E como controlar o dinheiro é imprescindível para qualquer empresa, toda ajuda nessa hora é válida.
Além disso, a emissão de recibo online se torna ainda mais atrativa por estar adequada às atuais tecnologias.
Aquele velho recibo simples comprado em papelarias ainda é útil, mas de alcance limitado.
Quem deseja fazer negócios à distância, muitas vezes atraindo clientes de outras cidades ou estados, não pode depender do papel.
E mesmo aqueles que ainda usam esse modelo, podem gerar recibo para imprimir, diretamente da internet para o seu computador.
Vai dizer que não é prático?
É por isso que este artigo é inteiramente dedicado ao recibo online de pagamento.
Você vai entender a partir de agora quais são as possibilidades do documento e suas aplicações.
Talvez seja surpreendente a quantidade de tipos diferentes do documento, para os mais variados usos.
Também vai aprender como preencher recibo online e onde encontrar soluções na internet para essa demanda.
Além disso, veremos ainda o que é preciso para fazer recibo online, as vantagens desse modelo e como gerar recibo online grátis, sem sair de casa ou do escritório.
Gosta da ideia?
Então, siga a leitura!
Entenda a possibilidade de emitir recibo online
Vamos começar pelo básico.
Afinal, o que é um recibo?
Ele é um documento de existência tanto física quanto eletrônica que serve para atestar o recebimento de valores pagos em troca de uma prestação de serviços ou venda de produtos.
É um instrumento que não substitui a nota fiscal.
No entanto, costuma até mesmo ser utilizado no lugar dela por negócios ainda não formalizados.
É o caso de quem atua como autônomo, por exemplo.
Para eles, como não há empresa constituída com CNPJ, se torna impossível emitir uma nota fiscal eletrônica ou em papel.
Para confirmar ao cliente que foi pago pela operação realizada, é entregue um recibo assinado por ele.
Nesse documento, são informados os valores envolvidos na operação, uma descrição do item vendido ou do serviço executado, além da data em que isso ocorreu.
Legalmente, como já dito, o recibo online ou físico não tem a mesma validade jurídica de uma nota fiscal.
No entanto, não deixa de ser uma garantia de parte a parte.
Então, quem não pode emitir notas, deve pelo menos gerar recibos.
É uma forma de mostrar ao cliente a seriedade do seu negócio, concorda?
A praticidade do recibo online
Se você atua como prestador de serviços, é bastante provável que já tenha tido contato com o tradicional recibo em papel.
Possivelmente, já foi a uma livraria ou papelaria comprar um bloco com vários deles.
Há inclusive modelos de recibos numerados, o que ajuda no controle financeiro do negócio.
Agora, transfira tudo isso para o ambiente online e verá que as possibilidades do documento são ampliadas.
Para quem atua como eletricista, por exemplo, o recibo online já oferece grande praticidade.
Afinal, pode encaminhar o documento por e-mail para o contratante.
Mas se analisarmos pelo ponto de vista de alguém que tem uma empresa digital, o recibo online se torna ainda mais útil.
Basta imaginar como redatores, tradutores e designers, entre outros, poderiam emitir recibos para clientes em outras cidades e estados se não fosse pela internet.
É por isso que a existência de ferramentas que permitem gerar recibo online é tão importante para esses profissionais.
Se o cliente exigir o recibo, só mesmo graças à tecnologia que eles podem expandir sua atuação.
Do contrário, teriam que ficar presos a um mercado bem mais restrito.
A verdade é que, não importa a sua atividade, não há por que não formalizar a operação mesmo se não emitir nota fiscal.
O recibo online está aí para ajudá-lo como uma verdadeira solução.
E como você vai ver no próximo tópico, as possibilidades vão ainda mais além ao identificarmos os diferentes usos que podemos fazer desse documento.
Quais tipos de recibo podem ser emitidos online?
Não vou aqui entrar no mérito da validade legal e jurídica de um recibo, seja ele emitido em papel ou de forma online.
O que quero explorar agora são as inúmeras aplicações possíveis a esse tipo de documento.
Praticamente em toda a necessidade de comprovação de pagamento, lá está um modelo de recibo que pode ser gerado também a partir da internet.
Quer ver só?
Separei alguns desses modelos para falar com mais detalhes.
Recibo de pagamento online simples
Para começar, vou falar do modelo tradicional e clássico.
Ele é muito parecido com aquele em papel que você já conhece.
A diferença básica está mesmo no seu formato, que é digital, embora possa ser impresso a partir da internet.
Deve ter número individual, informar valor e data.
Também ser preenchido com as seguintes informações:
- Recebemos de: nome completo do pagador
- A quantia de: descrição dos valores da negociação, por extenso
- Correspondente a: descrição do serviço executado ou item vendido.
O documento traz ainda o nome do vendedor, seu endereço e documento (CPF ou CNPJ).
Por fim, esse recibo é assinado pelo vendedor ou prestador do serviço e fica de posse do comprador.
É a garantia que ele possui de que o pagamento foi efetuado, sem implicar em cobranças posteriores.
Recibo de pagamento online com logo
Basicamente, um recibo online com logo segue o mesmo modelo padrão do simples.
A diferença está mesmo na inclusão do logotipo da empresa.
É inegável que isso dá um caráter mais profissional ao documento.
Há opções em ferramentas na internet (gratuitas e pagas) que permitem inserir o logo durante a preparação do recibo.
Tenha cuidado com a resolução mínima e máxima exigida, além do próprio formato da imagem aceito no arquivo digital.
Recibo online de aluguel
Essa é uma ótima opção para quem é locador de um imóvel, seja ele residencial ou comercial.
Quando o acerto é feito diretamente com o locatário, ele precisa de um recibo que ateste que o pagamento foi realizado.
É por isso que o recibo online de aluguel é parecido com o tradicional.
O que muda, de forma geral, é a descrição que se encaixa no campo “correspondente”.
No entanto, é possível ter acesso a documentos mais completos.
Há modelos na internet específicos para contratos de aluguel e que trazem as seguintes informações:
- Dados do locador: nome e documento pessoal
- Dados do locatário: nome e documento pessoal
- Forma de pagamento: dinheiro, cheque, transferência eletrônica ou outra
- Tipo do imóvel: residencial ou comercial
- Endereço do imóvel: rua, cidade e estado
- Dados do recibo: número, data de emissão e data de vencimento
- Despesas gerais: valor do aluguel, da água, da energia elétrica, do gás, do IPTU, do condomínio, etc.
Ao optar por um recibo online mais completo, você acrescenta outros gastos importantes, evitando discussões posteriores.
Recibo de honorários
Quem trabalha por honorários, como é o caso de advogados e de contadores, pode fazer uso também de um recibo mais completo e específico.
No caso de um documento que atesta o recebimento de honorários advocatícios, por exemplo, entre os dados do emissor, podem constar o seu número na OAB (Ordem dos Advogados do Brasil).
É uma identificação a mais que beneficia ambas as partes.
O e-mail e site do advogado também podem aparecer nos campos de contato.
Além disso, é interessante que informações sobre o processo constem entre os dados do recibo.
Pode ser o seu número processual, o número e o tipo da vara (civil, trabalhista, etc.).
Já nos dados do cliente, também é interessante haver uma caracterização detalhada, incluindo a sua profissão e razão social, no caso de pessoa jurídica.
O recibo de honorários é assinado pelo profissional liberal e fica de posse do cliente.
Recibo de RPA
RPA é a sigla utilizada para Recibo de Pagamento Autônomo.
É o documento que comprova o pagamento do valor acertado na execução de um serviço realizado pelo profissional autônomo.
Funciona como uma espécie de nota fiscal para ele.
Afinal, já que não pode efetivamente emitir esse documento, opta pelo RPA, no qual até mesmo recolhe os impostos devidos pela operação realizada.
Sem o fornecimento do RPA, a empresa contratante do autônomo pode enfrentar problemas trabalhistas posteriores, dada a concretização do vínculo empregatício.
Então, cabe a ela fornecer o recibo, que também pode ser gerado por via online.
São informações que constam no RPA:
- Razão social e CNPJ da fonte pagadora
- Descrição dos serviços
- Número do PIS do trabalhador autônomo
- Documentos pessoais do autônomo
- Local e data de execução do serviço
- Valor bruto do serviço prestado
- Valor dos descontos aplicados, incluindo INSS, IRRF e ISS (se aplicável)
- Valor líquido a pagar ao profissional autônomo.
Vale comercial
Um vale comercial nada mais é do que um documento que atesta o empréstimo ou adiantamento de valores.
É o caso da antecipação salarial.
Nela, o empregador apresenta ao funcionário um recibo no qual recolhe a sua assinatura, confirmando a ciência quanto à data e valores adiantados.
Esse tipo de recibo traz os dados de ambos, número de recibo, data, valor e o nome de quem autorizou o vale.
Como já dito, o documento deve ser assinado pelo colaborador, dando ciência do recebimento.
O que é preciso para emitir recibo online?
A emissão de recibo de forma online não depende de nenhum software, embora você possa optar por um.
Há alguns sistemas de gestão que têm na emissão de recibo uma de suas funcionalidades.
É claro que gerar o documento é uma das mais simples delas, já que agregam soluções avançadas.
Logo, você não vai contratar esse tipo de software para emitir recibos, mas para cuidar melhor do caixa do seu negócio.
Por outro lado, experimente digitar “recibo online” no Google.
Você verá como sugestão vários sites que oferecem o serviço.
Inclusive, não é preciso pagar nada para fazer a emissão do documento.
Em alguns casos, porém, o usuário só consegue gerar o recibo se estiver cadastrado na plataforma.
E vale a pena?
O cadastro é uma estratégia que a ferramenta tem para colocar você na base de internautas que usam o serviço.
Com isso, pode estar sujeito a receber e-mails com ofertas, promoções, entre outros assuntos.
Dependendo da política do site, a comunicação pode ser um tanto invasiva.
Mas lembre que você sempre deve ter a opção de se descadastrar, pois o recebimento não solicitado se caracteriza como spam.
Entendido esse ponto, para emitir recibo online, você só precisa estar conectado à internet e utilizar uma dessas ferramentas.
Para escolher uma delas, é preciso conhecer as opções, não é mesmo?
É sobre isso que irei falar no tópico seguinte.
Conheça algumas ferramentas de emissão de recibo online
Como prometido, vou listar agora algumas ferramentas utilizadas para a emissão de recibo online.
Elas estão em ordem aleatória, não correspondendo a nenhum tipo de classificação ou preferência.
O indicado é que conheça o que cada uma oferece em detalhes e, a partir daí, identifique qual atende melhor às suas necessidades.
Vale lembrar dos diferentes tipos de recibo online, que variam conforme a sua finalidade.
Se quiser um recibo de aluguel, por exemplo, confira se a ferramenta escolhida oferece a opção.
Dê uma olhada na relação:
Vantagens de emitir recibo online
Ao chegar até aqui, você já conhece o conceito de recibo online, sabe como emitir, conhece sites que realizam o serviço e tem boas informações para escolher o tipo certo de recibo para a sua necessidade.
Falta falarmos sobre as vantagens de usar esse documento.
Você saberia dizer por quais razões emitir recibo é uma ideia?
Não?
Então, confira a relação de motivos que preparei para você.
1. Garantia para o vendedor
Para quem vende produtos ou presta serviços, o recibo serve para marcar a conclusão da operação.
Ao assinar o documento e confirmar o pagamento, você tem ali a confirmação de que o serviço foi executado ou o produto entregue de acordo com o solicitado pelo cliente.
Não elimina a sua responsabilidade moral em um futuro problema, mas, do ponto de vista legal, o isenta de questionamentos descabidos.
2. Garantia para o comprador
O recibo online atesta que o pagamento foi realizado e que a outra parte tem ciência do recebimento.
Com esse documento em mãos, fica difícil ser questionado depois sobre possíveis valores não pagos.
3. Melhor gestão fiscal
Profissionais liberais e autônomos têm nos seus respectivos recibos uma forma de prestar as informações necessárias à Receita Federal sobre os seus rendimentos.
Esse é um tema de grande importância, já que as multas emitidas pelo órgão costumam ser pesadas para o bolso.
4. Apoio ao contador
Coloque-se no lugar do seu contador.
Quão melhor fica o seu dia a dia sem um monte de recibos em papéis?
Quão mais eficiente ele se torna ao manipular apenas arquivos eletrônicos e melhor organizados?
As informações que contribuem para o seu faturamento está ali.
E isso ajuda muito no trabalho do profissional contábil, inclusive para calcular seus impostos e realizar a análise financeira.
5. Melhor gestão financeira
Você certamente já sabe que registrar todas as receitas e despesas é uma obrigação de todo empreendedor.
Sem esse esforço e dedicação, as finanças da empresa podem ser prejudicadas.
Quando você emite um recibo, tem ali uma entrada de recursos no caixa que precisa ser registrada.
Para fins de contabilidade e gestão, portanto, o recibo dá a sua importante contribuição.
6. Atendimento à legislação
Você sabia que pode ser obrigado a emitir recibo?
Para entender, precisamos consultar a Lei 8.864/1994.
Veja só o que diz o seu artigo 1º:
“Art. 1º A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”
Veja que o trecho equipara o recibo à nota fiscal.
E o artigo seguinte também é muito interessante:
“Art. 2º Caracteriza omissão de receita ou de rendimentos, inclusive ganhos de capital para efeito do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza e das contribuições sociais, incidentes sobre o lucro e o faturamento, a falta de emissão da nota fiscal, recibo ou documento equivalente, no momento da efetivação das operações a que se refere o artigo anterior, bem como a sua emissão com valor inferior ao da operação.”
Resumo da história: ao emitir recibo online, você previne problemas.
Vários deles, inclusive.
7. Agilidade
A emissão de um recibo online exige o preenchimento de um número muito menor de campos do que em uma nota fiscal.
Aliás, a comparação é impraticável nesse caso.
Para gerar um recibo, basta informar poucos dados básicos das duas partes e pronto.
E o melhor: é tudo pelo computador, sem precisar usar papel ou escrever à mão.
8. Menos erros manuais
Tudo aquilo que é preenchido à mão está sujeito a erros – muito mais do que eletronicamente.
Além disso, um erro no papel resulta no seu imediato descarte, tendo que utilizar outro recibo e começar tudo de novo.
Já na versão online, é só corrigir e seguir em frente.
9. Redução de custos
Em pequenas empresas, toda economia conta.
Recibos online não geram custos com papel e impressão.
Tampouco são descartados se um erro acontece no preenchimento.
Faça as contas e veja como, ao final de um ano, você poupou uma bela quantia tendo a tecnologia ao seu lado.
10. Maior produtividade
Quando falamos de recibos online, fica claro que uma vantagem leva à outra.
Com tanta praticidade no documento, sem perda de tempo, você pode se concentrar muito mais em tarefas operacionais e no planejamento do negócio.
É um atalho para a maior produtividade, tão desejada por empreendedores de todos os portes.
11. Maior competitividade
É inegável que empresas que adotam soluções rápidas e focam na produtividade se tornam mais competitivas.
Por vezes, é nos pequenos detalhes como esse que está o diferencial para colocar seu negócio na frente da concorrência.
12. Melhor organização
Por bem ou por mal, a necessidade de guardar recibos, ainda que seja apenas cópia deles, ocupa algum espaço na empresa.
Mas você não precisa de gaveteiros específicos para o armazenamento.
Não se o recibo for online, é claro.
Nesse caso, pode usar soluções de armazenamento em nuvem, o que gera uma vantagem extra, quer ver só?
13. Segurança dos documentos
Recibos online armazenados em nuvem não ficam fisicamente no seu computador, logo, não se tornam expostos a vulnerabilidades comuns.
Sabe aquela história de uma pane no equipamento ou mesmo o ataque de um vírus poderoso resultar na formatação do disco?
Se os arquivos não estão fisicamente ali, incluindo os recibos, é uma segurança a mais e uma dor de cabeça a menos.
14. Ambientalmente correto
Assim como acontece com a nota fiscal eletrônica, a emissão de recibo online é ambientalmente correta.
Afinal, não há papel envolvido em nenhuma das etapas, exceto se optar pela impressão.
Com a sua versão online, há economia também de tinta.
Inegavelmente, é muito mais sustentável para o planeta.
15. Permite o relacionamento digital com clientes
Você talvez tenha clientes com os quais nunca vai se encontrar pessoalmente.
Isso é típico da atual era digital, proporcionada pela internet e novas tecnologias.
Para algumas atividades, no entanto, esse é um cenário que só se torna possível devido ao recibo online.
Onde seu cliente estiver, o recibo online chega até ele.
Conclusão
Convencido de que o recibo online tem muito a oferecer para a sua empresa?
Como você viu neste artigo, não faltam razões para adotar essa solução simples e prática para formalizar uma operação comercial.
O documento vale tanto para a venda de produtos quanto para a prestação de serviços.
Embora não substitua a nota fiscal, é importante também para fins contábeis.
Afinal, representa uma receita ou despesa que precisa aparecer no fluxo de caixa, como seu contador certamente gosta de orientar.
Aproveite os conhecimentos que obteve nesta leitura e passe a utilizar o recibo online se ele agrega vantagens ao seu negócio.
Quanto mais tempo tiver para pensar e trabalhar por ele, mais rápido tende a encontrar o sucesso na sua jornada empreendedora.
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