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Carta de cobrança: entenda em quais situações este documento é indispensável

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Carta de cobrança: entenda em quais situações este documento é indispensável
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Está pensando em usar uma carta de cobrança como instrumento de reversão da inadimplência?

Pode ser uma opção aplicável nesse e em outros casos.

No entanto, será que ela tem validade legal?

Essa é uma dúvida comum quando a ideia é montar uma carta de cobrança de dívida.

Afinal, como instrumento de cobrança, é importante que ela atenda a essa finalidade.

Além disso, para que mais uma carta de cobrança serve?

Não são apenas os donos de empresas que podem se beneficiar do uso dela.

E como fazer uma carta de cobrança da forma certa?

Neste artigo, vou dar todas as dicas para você que está pensando em utilizar esse documento, não importa qual seja a situação de momento.

Se você quer elaborar uma carta simples de cobrança ou está em busca de um modelo de carta de cobrança, vai ter ao longo da leitura todas as informações que precisa.

Este é um guia completo sobre o assunto.

Então, esteja ligado e atento aos detalhes.

Tire suas dúvidas a partir de agora e fique bem informado.

O que é uma carta de cobrança?

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Seus clientes estão inadimplentes? Então, a carta de cobrança pode ser uma alternativa para seu negócio!

Carta de cobrança é um instrumento utilizado por alguém que tem uma dívida a cobrar, chamado de credor, para comunicar o responsável pelo seu pagamento, chamado de devedor.

Basicamente, podemos entender como um documento que informa à pessoa devedora da existência do débito, em geral vencido e não pago.

É também nele que fica estabelecido um prazo para que a quitação seja realizada.

Por fim, relaciona as medidas que serão adotadas caso o pagamento não seja identificado no prazo informado.

Fácil de entender, não é mesmo?

Podemos ver a carta de cobrança como uma espécie de aviso.

Nele, o credor alerta o devedor quanto à existência do débito.

Não que ele necessariamente desconheça a dívida, mas o instrumento acaba servindo como uma formalização da sua condição de devedor.

É como se fosse uma comunicação oficial.

Ou seja, a partir dela, abre-se um prazo para que o débito seja integralmente quitado.

Caso contrário, a cobrança passará a uma próxima fase.

Na prática, não é interessante que isso aconteça para nenhum dos lados.

Para o credor, o que importa é receber logo aquilo que lhe é de direito, sem postergar o assunto ou levá-lo a transtornos adicionais.

Para o devedor, ser cobrado judicialmente ou ter o nome inscrito em órgãos de proteção ao crédito, como SPC e Serasa, é bastante prejudicial.

É justamente para evitar tudo isso que existe a carta de cobrança.

Ela é um passo anterior à tomada de medidas mais drásticas.

Entendido esse ponto, vamos ver no próximo tópico em quais situações o instrumento pode ser utilizado.

Em quais situações você precisará usar uma carta de cobrança?

Imagem 3 - Carta de cobrança entenda em quais situações este documento é indispensáveil
Se seu clientes esqueceu da conta que tem para acertar com você, enviei uma carta de cobrança!

A carta de cobrança pode ser enviada em situações diversas.

Inclusive, existem empresas especializadas nesse tipo de serviço, que costumam atender negócios de médio a grande porte, nos quais a inadimplência precisa de controle rígido.

Mas isso não significa que somente pessoas jurídicas, com CNPJ formalizado, é que podem utilizá-la.

Mesmo se você for autônomo, pode fazer uso de um modelo de carta de cobrança para avisar seus clientes sobre a existência do débito.

É claro que isso implica nas desvantagens de não ter um CNPJ, mas não impede que o instrumento seja utilizado.

Para que fique mais claro, vou citar de forma breve algumas situações nas quais a carta de cobrança pode se revelar útil.

  • Clientes esquecidos: compraram a prazo, mas esqueceram a data de pagamento
  • Clientes desorganizados: em meio a tantos pagamentos pendentes, perderam o seu boleto
  • Clientes em dificuldade financeira: quando chega a data de pagamento, não têm condições de fazer a quitação
  • Clientes agindo de má-fé: voluntariamente, decidem não pagar pelo produto comprado ou serviço consumido.

Perceba que a carta de cobrança se aplica sempre que há uma dívida constituída e não paga.

É diferente de uma abordagem preventiva, muito útil para evitar a inadimplência, quando o cliente é avisado dias antes do vencimento do débito.

Ela entra em cena sempre que o prazo para pagamento passou, mas o recebimento não se confirmou.

De qualquer modo, o que muda não é a situação, mas a motivação do devedor.

Como vimos, ele pode estar agindo de má-fé, por esquecimento, desorganização ou estar sem condições no momento de efetuar o pagamento.

Agora, vem um ponto importante: enviar a carta de cobrança resulta em alguma garantia para você?

Será que é um instrumento legal e com validade jurídica?

É sobre isso que vou falar agora.

A carta de cobrança tem validade jurídica?

Imagem 4 - Carta de cobrança enteda em quais situações este documento é indispensável
Lembre-se: a carta de cobrança é apenas um alerta para o devedor, ela por si só não possui poder jurídico.

Uma carta de cobrança, sozinha, pode não ter a validade jurídica que você deseja.

É inegável que ela serve como um alerta ao devedor.

Assim, pode ser muito eficaz para cumprir a finalidade à qual se propõe: recuperar o crédito cedido ao cliente e que é seu por direito.

Inclusive, segundo dados da Serasa Experian, 40% dos inadimplentes comunicados dessa forma pagam o que devem.

É um índice que revela a utilidade do instrumento, sem dúvidas.

Mas é importante saber que há limites no uso dele.

Como já dito, isoladamente, a carta pode não servir como prova em uma posterior ação judicial.

É natural que você tente usá-la como um indicativo de que buscou o acordo com o devedor.

No entanto, caberá a você o ônus da prova de que a comunicação foi realmente efetiva.

Uma ótima opção é a notificação extrajudicial, que potencializa ainda mais o efeito da carta de cobrança, já que é registrada em Cartório de Títulos e Documentos e enviada diretamente do cartório para o devedor.

Após o envio do documento, o cartório emite certidão, que faz prova inequívoca do conhecimento do conteúdo e pode ter efeito de constituição em mora do devedor para fins de ajuizamento de ação.

Ou seja, que a parte devedora foi mesmo notificada.

Uma notificação extrajudicial, como é a carta de cobrança, passa a ter validade jurídica quando entregue ao destinatário com aviso de recebimento (AR).

Isso é possível escolhendo essa modalidade no envio pelos Correios, por exemplo.

O mesmo acontece ao buscar a notificação a partir de um cartório, que registra o documento e o torna público.

Quando recorre a uma empresa especializada na prestação desse tipo de serviço, a entrega também costuma ser registrada.

Esse cuidado garante uma boa segurança jurídica para o emissor da carta.

É claro que a parte devedora ainda pode alegar até mesmo não ter ciência do fato.

Por outro lado, com a sua assinatura em um AR, por exemplo, uma possível decisão judicial a seu favor se torna muito mais próxima.

Além do registro de recebimento, o conteúdo da carta de cobrança também influencia na sua validade.

Você sabia disso?

Mais à frente, vou falar em detalhes sobre as informações que não podem faltar na elaboração do instrumento.

Mas quanto ao valor jurídico dele, entenda que deve haver respeito total ao Código de Defesa do Consumidor.

Na prática, isso significa prestar atenção especial ao artigo 42 da legislação, que abre a sua seção 5, sobre cobrança de débitos.

Veja o que ele diz:

“Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.

Parágrafo único. O consumidor cobrado em quantia indevida tem direito à repetição do indébito, por valor igual ao dobro do que pagou em excesso, acrescido de correção monetária e juros legais, salvo hipótese de engano justificável.”

Ou seja, muito cuidado na elaboração da carta.

Seja o mais objetivo possível, sem fazer qualquer tipo de julgamento sobre o devedor.

Evitar adjetivos é outra forma de se proteger nesses casos.

Qualquer coisa diferente disso pode não apenas tornar nulos os efeitos de uma carta de cobrança, como também transformá-la em uma prova contra você mesmo.

E aí, o que seria um crédito a receber se torna uma dívida a pagar.

Entenda o objetivo de cada tipo de carta de cobrança

Imagem 5 - Carta de cobrança entenda em quais situações este documento é indispensável
A carta de cobrança pode aparecer de diversas formas, a carta física e o boleto são as mais comuns.

As diferentes cartas de cobrança existentes variam no formato e no meio utilizado para transmissão.

Com o avanço das novas tecnologias, esse tipo de notificação também acabou se modernizando.

Mas isso não significa que os tradicionais documentos para cobrar devedores tenham caído em desuso.

Vou falar sobre cada um deles agora.

Carta de cobrança

O modelo convencional da carta de cobrança é aquele que serve como uma espécie de aviso, ou intimação.

Ou seja, através dela, o credor comunica o devedor sobre a existência de um débito vencido e não pago.

Além disso, abre prazo para a regularização da dívida, registrando ainda as possíveis medidas a adotar em caso de não pagamento.

É a opção mais barata de carta de cobrança e, também por isso, a mais utilizada por pequenos empreendedores na gestão de inadimplentes.

O ponto de atenção, como se viu, é garantir o registro do documento, o que pode ser feito a partir de envio com AR ou a partir de um cartório ou empresa especializada em cobranças.

Carta de cobrança com boleto

Também chamada de carta-boleto, esse é um modelo geralmente oferecido por empresas que realizam cobranças.

Além da mensagem de aviso sobre a manutenção da dívida, o instrumento inclui um boleto bancário com nova data de vencimento.

O mais importante, no entanto, é que essa carta de cobrança alerta ao devedor sobre o início de um processo de negativação do seu nome junto a órgãos de proteção de crédito.

Ou seja, é um incentivo (ou pressão) a mais para que ele regularize o débito e não acabe com o nome sujo.

Geralmente, o processo avança caso a dívida seja novamente ignorada.

É possível optar pela carta de cobrança com boleto tanto no primeiro quanto no segundo comunicado ao cliente devedor.

Conforme o caso, dependendo principalmente do seu relacionamento com o cliente, é possível recorrer a uma segunda carta-boleto antes de negativá-lo.

Carta física

A carta de cobrança física é materializada pela notificação enviada via Correios (por Sedex ou AR), cartório ou empresas especializadas.

É ainda o recurso mais comum entre aqueles utilizados para comunicação de dívida ao cliente devedor.

Carta eletrônica

As novas tecnologias também modificaram o processo de cobrança nas empresas.

Desse modo, notificações enviadas por e-mail ou até mesmo por mensagem de texto (SMS) podem ser usadas para recuperar valores não pagos.

A validade jurídica, nesses casos, também depende da manifestação do devedor.

Se ele não interagir com a mensagem recebida, fica difícil comprovar que houve a comunicação.

Também por isso, cartas de cobrança eletrônicas são mais utilizadas nos casos em que o cliente se mostra aberto à negociação.

É o que ocorre quando ele admite a dívida e deseja pagá-la, ainda que não tenha condições no momento.

Nesses casos, no entanto, até mesmo a comunicação eletrônica pode ser dispensada, sendo substituída pelo contato telefônico.

Com qual frequência você deve enviar a carta de cobrança?

Imagem 6 - Carta de cobrança entenda em quais situações este documento é indispensável
Na hora de definir com qual frequência enviará a carta de cobrança, lembre-se de usar o bom senso!

No tópico anterior, você conheceu as formas mais indicadas para envio de uma carta de cobrança.

Agora, quero falar sobre a frequência disso.

Não existe uma regra geral, exceto a boa prática de guiar suas ações pelo bom senso.

De fato, cada caso é único.

Enviar duas cartas de cobrança a um cliente que não se mostra interessado em pagar, além de tentar contato por telefone e e-mail, se revela um desgaste desnecessário.

É o típico caso no qual o instrumento é apenas protocolar, mas não efetivo.

Você deve usar a carta como prova, mas já sabe que seu crédito só será recuperado por via judicial.

Então, não perca tempo.

Veja por esse exemplo que a causa da inadimplência está diretamente relacionada com a frequência de envios de uma carta de cobrança.

Haverá clientes cuja notificação registrada até se mostrará desnecessária.

Afinal, basta uma lembrança por e-mail para ele pagar o que deve.

Tudo depende do relacionamento com a sua empresa.

Por outro lado, até mesmo em nome da preservação desse vínculo com o cliente, pode ser válido enviar duas cartas, sendo a última delas como um último aviso antes da negativação.

Você, como empreendedor, deve se concentrar para fazer dessa experiência desagradável um reforço na relação com o cliente.

Se conseguir conduzir sua política de cobrança de forma correta, pode reaver os valores devidos e ainda conquistar o respeito e a fidelidade desse cliente, que não mais vai voltar a dever para você.

Mas e quanto aos prazos?

Mais uma vez, coloque as suas habilidades de gestor em prática e analise as particularidades de cada situação.

Toda forma de contato que se mostrar incisiva e muito frequente tende a provocar uma ruptura na relação e pouco contribui com o pagamento da dívida.

Ao ligar ou enviar mensagens para o seu cliente, por telefone ou e-mail, procure dar tempo a ele para digerir as informações e se preparar para quitar o débito.

Fazer isso diariamente se torna cansativo para ambos.

E o final raramente caminha para ser aquele que você espera.

Quais informações não podem faltar em uma carta de cobrança?

Imagem 7 - Carta de cobrança entenda em quais situações este documento é indispensável
Dados do credor e do devedor são informações básicas que não podem faltar em uma carta de cobrança.

Se você não sabe como fazer uma carta de cobrança, é neste tópico que vou trazer as respostas que procura.

Preste atenção e veja o que não pode ficar de fora ao elaborar o documento.

Dados completos do credor

Em primeiro lugar, vamos voltar ao Código de Defesa do Consumidor, agora em seu artigo 42-A.

Veja o que ele diz:

“Art. 42-A.  Em todos os documentos de cobrança de débitos apresentados ao consumidor, deverão constar o nome, o endereço e o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF ou no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ do fornecedor do produto ou serviço correspondente.”

A legislação talvez nem precisasse fazer essa lembrança, por se tratar de algo óbvio.

Mas o registro é válido para que nenhum credor caia no erro de invalidar a sua carta de cobrança por um motivo tão banal.

Então, em primeiro lugar, não podem faltar nesse documento os dados de quem está fazendo a cobrança, seja pessoa física ou jurídica.

Mas por que isso?

Para que a parte devedora não tenha nenhum tipo de dúvida sobre quem a está notificando sobre um débito vencido e não pago.

Lembrando que, em muitos casos, o inadimplente acumula dívidas – a sua é apenas mais uma.

Então, essa carta de cobrança deve ser completa para que ele saiba quem está cobrando e quais são os valores envolvidos.

Dados atualizados do devedor

Você tem um cadastro de clientes organizado?

Ótimo, pois ele será fundamental na hora de preencher a carta de cobrança.

Imagine atender a todas as boas práticas na elaboração do documento, mas ele não chegar às mãos do devedor em razão de seus dados estarem desatualizados na empresa.

Infelizmente, é a realidade de muitas empresas que poucas informações têm sobre aqueles que dela compram.

Entenda que, para vencer a inadimplência, construir um cadastro de clientes é o primeiro passo.

Informações claras e objetivas

Não tente usar a carta de cobrança para dar lição de moral no cliente, citar versículos bíblicos ou queixar-se de seus problemas com baixo lucro, impostos e outros mais.

Foque na questão central: no quanto seu cliente deve e na origem da dívida.

Obviamente, seja cordial, mas lembre-se de ser sucinto na descrição.

Deixe claro ao devedor quais são os valores que ele precisa pagar e por qual razão.

Informe que eles são relativos a uma determinada compra de produtos ou contratação de serviços.

Se tiver mais detalhes da negociação, como data realizada e formato de pagamento escolhido, melhor.

Possibilidade de negociação

Supondo que essa será a sua primeira carta de cobrança enviada a esse cliente, não fale na possibilidade de negativação sem antes explicar como quitar o débito.

É importante deixar claro quais são as condições estabelecidas para o pagamento da dívida.

Ela precisa ser quitada à vista ou em parcelas?

Com ou sem juros?

Haverá incidência de multa?

Seja bastante transparente e, se possível, dê alternativas ao cliente.

Isso aumenta as chances de ele pagar o que deve.

Medidas adicionais

É imprescindível deixar claro ao cliente o que vai acontecer caso ele não atenda ao novo prazo, aberto a partir desta carta de cobrança.

Cuidado apenas para não fazer disso uma ameaça.

Seja mais uma vez objetivo e descreva as medidas a serem adotadas em consequência da manutenção da dívida.

Avise-o sobre a possibilidade de negativação e de cobrança judicial, com seus custos relacionados.

Quanto mais simples e direto for, menos problemas terá.

Canais de contato

Você está utilizando essa carta de cobrança para recuperar valores de uma venda realizada e não paga.

Porém, nem sempre o cliente, ao receber o comunicado, vai se dirigir a realizar a quitação diretamente.

Na maioria das vezes, inclusive, ele terá que primeiro procurar a sua empresa.

Seja para gerar um novo boleto ou para negociar o pagamento do que deve.

Mas como fazer isso se você não abre canais de relacionamento com ele?

Preferencialmente, é interessante ter um canal exclusivo para atendimento a essas demandas.

Isso se o porte da sua empresa e o tamanho do problema causado pela inadimplência recomendarem.

A personalização do atendimento é também um componente que ajuda a reverter esses casos.

Exemplo de uma situação em que você deve usar uma carta de cobrança

Imagem 8 - Carta de cobrança entenda em quais situações este documento é indispensável
A carta de cobrança pode ser um primeiro passo para a inserção do nome do seu cliente no Serasa e SPC.

Antes de concluir este artigo sobre carta de cobrança, quero trazer um exemplo que vai ajudar a sedimentar o que aprendeu hoje.

Vou simular uma situação hipotética, mas com a qual você provavelmente vai se identificar.

Dê só uma olhada.

Inadimplência no carnê

José tinha uma loja de roupas há 15 anos.

Com grande confiança nos clientes, José cobrava em dinheiro, boleto e até mesmo no carnê.

Regina era uma cliente assídua e sempre pagava em dia.

Até que, em um determinado mês, o pagamento de uma parcela de suas compras não foi identificado.

José estranhou, esperou cinco dias e enviou uma mensagem no celular, mas não teve resposta.

Tentou contato por telefone e ouviu da cliente que ela havia esquecido.

Passaram-se mais cinco dias, e nada.

José tentou mais um SMS, e-mail e novo telefonema.

Dessa vez, nem atendido foi.

Depois de tantas tentativas, uma segunda parcela da compra de Regina já estava perto de vencer.

Então, José decide enviar a ela uma carta de cobrança com AR, pelos Correios.

Assim que o recebimento foi confirmado, o lojista retomou os contatos por e-mail e SMS, mas com um tom de conciliação.

Ele explicou que a carta de cobrança foi necessária, mas que não tinha interesse em negativar uma cliente tão importante para sua empresa.

Ao buscar um acordo, ele obteve retorno de Regina.

Foi então que descobriu que a cliente estava com problemas financeiros e envergonhada.

No fim, José recuperou o dinheiro, Regina não sofreu restrições de crédito e o relacionamento entre empresário e cliente saiu fortalecido.

Conclusão

Imagem 9 - Carta de cobrança entenda em quais situações este documento é indispensável
Agora que você já sabe que a carta de cobrança pode ser sua forte aliada na redução de inadimplência, não tenha medo de usá-la, desde que com bom senso.

Ter uma política de cobrança bem organizada é fundamental como instrumento de controle da inadimplência em negócios de qualquer tamanho.

O envio de uma carta comunicando a existência de um débito é apenas uma das etapas dessa estratégia, mas ela tem grande importância.

Como vimos, suas ações devem se adaptar às necessidades de cada caso.

Nem sempre o cliente está devendo por vontade própria.

Aliás, na maioria dos casos não é isso, mas esquecimento, desorganização, falta de controle financeiro ou dificuldade momentânea.

Ao aprender a gerenciar melhor essa questão, você se coloca ao lado daqueles que negociam com sua empresa e ganha pontos importantes.

É muito diferente de quando usa tom agressivo ou coloca o cliente sob ameaça.

Nessas situações, o tiro costuma sair pela culatra e as redes sociais não perdoam.

Pense na dívida do cliente como uma oportunidade.

Quem sabe vocês saiam desse episódio ainda mais felizes na relação entre cliente e vendedor?

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