Você sabe o que é RPS (Recibo Provisório de Serviços)?
Talvez esse nome não faça parte das suas atividades, mas estou falando de um documento que ainda pode salvar o seu dia.
Logo, você vai entender o porquê.
Para quem vive em um mundo digital, pode soar estranho ter que emitir uma nota fiscal em papel.
Aliás, qualquer processo manual parece destoar da realidade.
Hoje, a tecnologia está avançada demais para perder tempo com burocracias.
Para quem tem um negócio a gerenciar, então, tempo é recurso de ouro.
E se você atua sozinho nele, não dá para viver o dilema de cumprir com as obrigações ou trabalhar para o negócio crescer.
Apesar de tanta modernidade que torna os dias mais produtivos, ainda há situações que fogem do controle.
O serviço foi executado, pago e você vai emitir a nota.
De repente, o sistema está fora do ar, a energia acaba, a internet cai.
Seja qual for a razão, você precisa de uma solução.
Se você foi precavido, muito provavelmente seu cliente vai sair dali com um Recibo Provisório de Serviços.
Caso o nome não seja familiar, não se preocupe.
Neste artigo, vou explicar tudo o que você precisa saber sobre o RPS.
Você vai aprender o que é, para que serve, quando usar e muito mais.
E também vai descobrir por que ele ainda vai salvar o seu dia.
Boa leitura!
O que é o RPS?
O RPS (Recibo Provisório de Serviços) é um documento que traz os dados de uma operação de prestação de serviços, servindo de comprovante para o cliente que usufruiu deles.
Esse recibo provisório vem em branco e deve ser preenchido manualmente.
É um processo diferente de uma nota fiscal eletrônica, que só existe em formato eletrônico, do preenchimento ao armazenamento, passando pela emissão.
Apesar de não ter a mesma modernidade, o RPS se parece com uma nota fiscal de serviços e também é utilizado para controle da operação executada.
Ele é previamente numerado e vem impresso em duas vias, podendo elas serem utilizadas em situações emergenciais, como quando a emissão eletrônica do documento fiscal não é possível.
Para entender melhor, imagine a situação que vou apresentar agora.
É final de expediente no seu negócio, você está prestes a emitir uma nota fiscal e, de repente, a energia elétrica acaba.
Qual seria a sua reação? Ou melhor, qual seria a solução?
Como nesse caso não daria para esperar a energia voltar, você preenche um RPS manualmente.
Assim, o Recibo Provisório de Serviços tem como objetivo principal substituir a nota fiscal eletrônica de serviços, a NFS-e.
O ideal, contudo, é que isso ocorra somente em situações específicas e esporádicas, como a que usei no exemplo.
E já que é essa a sua função, o “bloco” com folhas de RPS deve ser retirado diretamente na prefeitura do seu município.
Afinal, como você talvez já saiba, a NFS-e se destina ao recolhimento do ISS, que é o Imposto Sobre Serviços.
E de quem é a competência sobre esse tributo? Do município, é claro.
Mas preste bastante atenção antes de pensar em emitir um RPS.
É de extrema importantância que esse recibo seja validado.
Isso quer dizer que, como o próprio nome sugere, ele é um documento provisório, não permanente.
Sendo assim, após ser entregue ao cliente, é necessário que seja utilizado para gerar uma nota fiscal de serviço eletrônica.
Tudo isso deve ocorrer dentro de um prazo que é previamente estipulado.
A data para emitir a nota fiscal de serviço passa a ser contada a partir da data de emissão do recibo provisório.
Além disso, somente através do sistema de envio de nota fiscal de serviço é possível vincular o documento à respectiva NFS-e.
Entenda quais são os tipos de recibos provisórios
Agora que você já sabe o que é um recibo provisório, vou “complicar” um pouco as coisas.
É que existem três diferentes tipos de recibos provisórios e é importante que você fique atento a isso.
Como estamos falando de um documento que se refere ao consumo de serviços, alguns detalhes devem ser atendidos para que a regulamentação adequada seja respeitada.
E é fundamental utilizar o modelo adequado de RPS para não ter problemas posteriores com a emissão da nota fiscal de serviços.
Então, vamos a eles:
1. RPS (Recibo Provisório de Serviços)
Esse é o modelo tradicional, sobre o qual eu já falei.
Ele substitui a Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e) e a Nota Fiscal de Serviço (NFS), que não é eletrônica, além da própria Nota Simplificada de Serviço (NFSS) e da Fatura de Serviço (NFFS).
É o tipo mais utilizado entre todos os recibos provisórios de serviços.
2. Recibo Provisório de Serviços de Nota Fiscal Conjugada (RPS-M)
Esse modelo, por sua vez, possui a função de substituir as notas fiscais mistas, relativas ao consumo tanto de produtos, quanto de serviços.
Não é muito comum, em especial depois do processo de modernização que culminou no formato eletrônico dos documentos fiscais.
Mas pode ser utilizado em casos de vendedores de produtos que oferecem também o serviço de manutenção, por exemplo.
3. Recibo Provisório de Serviços Simplificados (RPSS)
Esse modelo é uma versão mais simples, como o próprio nome sugere.
Nele, são informados apenas o número de CPF ou o CNPJ do tomador do serviço, em um modelo semelhante a um cupom fiscal.
Pode ser solicitado por pessoas físicas que não precisam de um documento muito detalhado.
Não é usual nas operações de serviços realizadas entre pessoas jurídicas.
Quem pode usar o RPS?
Como já expliquei, o RPS se aplica a operações de prestação de serviços.
Logo, acaba sendo utilizado somente por empresas que atuam nesse setor, exclusivamente ou de forma mista.
Com a modernização da gestão fiscal nas empresas, é bastante provável que você cada vez menos ouça falar no RPS e tenha que lidar com esse documento.
Ainda assim, como lembrei, há situações que fogem do controle e nas quais o recibo provisório vira solução.
Ele deve ser solicitado, validado e autorizado pela prefeitura do seu município antes dos eventuais problemas acontecerem.
Portanto, quanto mais rápido for feito o processo de transição entre os documentos, melhor.
Se você é um gestor precavido, pode ter o RPS na sua empresa, disponível para uso imediato sempre que necessário.
Mas fique atento para ter acesso ao modelo correto, que se aplica à sua situação.
Como mencionei anteriormente, não existe um modelo único desse documento e, por isso, deve estar de acordo com o tipo de serviço que foi contratado e executado.
Além disso, se informe sobre possíveis limitações junto à prefeitura em seu município.
Alguns órgãos restringem o RPS a um único modelo e isso pode variar de lugar para lugar.
Interessante observar ainda que o Recibo Provisório de Serviços pode ser confeccionado ou impresso.
O que não muda é que ele obrigatoriamente deve ter todos os dados essenciais, especialmente CPF ou CNPJ do tomador de serviço.
São essas informações que permitem a conversão posterior para a nota fiscal de serviço eletrônica.
Como usar o RPS em seu negócio?
Se você tem refletido sobre a emissão de notas fiscais na sua empresa e vê o RPS (Recibo Provisório de Serviços) como uma possibilidade para se diferenciar no mercado, reveja essa ideia.
Ele não substitui o verdadeiro documento fiscal.
Se tentar usá-lo dessa forma, estará fazendo uso incorreto e irregular do documento.
O Recibo Provisório de Serviços é utilizado apenas em virtude de imprevistos que impeçam a emissão da nota fiscal de serviços eletrônica.
E somente nessa situação.
Não deve ser um hábito expedir RPS ao cliente.
No entanto, é importante saber que um documento não substitui o outro.
Correndo o risco de ser redundante, repito isso, pois precisa ficar claro.
A verdade é que toda empresa formalizada e atuando de forma legal precisa emitir nota fiscal.
Mesmo o microempreendedor individual (MEI), quando presta serviços para outra pessoa jurídica, tem essa obrigação.
O que o RPS faz é garantir que a regra seja cumprida mesmo diante de imprevistos e situações nas quais a NFS-e não puder ser lançada.
Logo que o RPS é gerado, é possível ganhar mais prazo para gerar documentos fiscais e não sofrer com penalizações legais.
Mas o RPS precisará ser substituído (mais cedo do que tarde).
E como não existe um modelo padronizado, a constituição do documento pode variar de cidade para cidade.
Ainda assim, o que não muda é a necessidade de que todos os documentos sejam sequencialmente numerados, contando com as informações que permitam sua conversão, em seguida, para a nota fiscal de serviços.
E se o empreendedor se atrapalhar com essa questão da numeração, ou mesmo esquecer de emitir uma nota vinculada a um RPS?
Nesse caso, ele terá que contar com a sorte.
Não custa lembrar que a fiscalização está cada vez mais moderna, ampliando a eficiência das autoridades tributárias pelo país.
A própria Receita Federal, como se sabe, acompanha através das notas eletrônicas, em tempo real, todas as operações comerciais pelo Brasil.
Fugir à responsabilidade enquanto empresa é correr o risco de ser multado.
Na dúvida, o melhor a fazer é ter sempre um contador por perto.
Ele pode fazer muito mais por você do que cuidar da contabilidade.
Tenha esse profissional como um parceiro da gestão fiscal e tributária.
O RPS possui validade?
De fato, como o próprio nome diz, o recibo é provisório.
Mas isso não tira dele o caráter válido – apenas limita essa validade.
Como já destacado, ela termina assim que o documento é substituído pela NFS-e dentro do prazo previamente estabelecido.
No entanto, esse período é variável.
Assim, pode variar de município para município.
Em geral, o empresário tem até cinco dias após a transação para efetivar a emissão da nota fiscal de serviços.
É de extrema importância ficar atento, pois esse período não é prorrogável.
Qualquer surpresa, nesse caso, poderia gerar penalidades indesejadas.
Procure conhecer os prazos tanto quanto todos os demais detalhes referentes ao RPS (Recibo Provisório de Serviços).
Para isso, busque informações junto à prefeitura em sua cidade.
Você deve substituir o RPS por NF-e?
Cuidado com a pergunta deste tópico.
Ela esconde uma “pegadinha” por trás de uma dúvida super comum.
A resposta, inclusive, é: sim e não.
O que precisa ficar claro aqui é fugir da confusão entre os diferentes tipos de notas fiscais.
A NF-e é a nota fiscal eletrônica, documento tradicional, que é utilizado para registrar operações de venda de produtos de uma empresa a outra.
Já a NFS-e é a nota fiscal de serviços eletrônica, exclusiva para operações de prestação de serviços, tendo como tomador pessoa física ou jurídica.
Então, resumindo:
- NF-e: produto
- NFS-e: serviços.
Dito isso, sim, o RPS precisa ser substituído.
Mas pela NFS-e e não pela NF-e.
Como já disse anteriormente, a não substituição pode gerar multa.
Além disso, vale lembrar que esse documento deve ser utilizado apenas em caso de emergência e não como rotina da sua empresa.
Sabendo disso, é de extrema importância que cumpra o prazo de conversão do Recibo Provisório de Serviços para a nota fiscal de serviços.
De novo: para a nota de serviços, não de produtos.
E o que deve ficar claro novamente é que o prazo deve ser rigorosamente cumprido, evitando multas e outras penalidades fiscais.
Como substituir o RPS por NFS-e?
Essa conversão é muito simples.
Portanto, não há desculpas para deixar passar.
Para realizar a substituição, são só três passos.
Confira:
- Conectar-se ao sistema da prefeitura da sua cidade
- Enviar as informações do RPS (Recibo Provisório de Serviços) no formato XML
- Gerar a nota fiscal de serviço eletrônica.
É dessa forma que o Recibo Provisório de Serviços deve ser substituído pela NFS-e, geralmente até o quinto dia subsequente à sua emissão.
Se a prefeitura no município não dispor de um sistema emissor, a substituição pode considerar uma nota fiscal de serviços ainda em papel.
Sobre isso, vale lembrar que está em andamento o projeto da NFS-e nacional.
O que isso significa?
Que, em breve, prestadores de serviços em todo o país vão ter um sistema único para emissão de seus documentos fiscais.
Isso deve eliminar a necessidade de cada município ter o seu sistema, inclusive com algumas características diferentes entre si.
E já que estamos falando sobre a nota fiscal de serviços eletrônica, considerando que esse é um documento totalmente relacionado ao RPS, vale a pena aprender mais sobre ele.
O que é NFS-e e para que serve?
A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal emitido e armazenado apenas por via eletrônica.
Se destina ao registro de operações de prestação de serviços, incluindo aí o recolhimento do ISS.
Sua característica de transmissão também facilita o controle e fiscalização pelos órgãos competentes.
Ou seja, funciona da mesma forma que a sua “irmã” NF-e.
A criação da NFS-e trouxe reflexos positivos para o poder público e também para os contribuintes.
De um lado, foi gerado maior controle sobre a arrecadação do ISS e maior facilidade de fiscalização.
Com tudo integrado em um sistema, fica mais fácil controlar quem está fora das regras, não é mesmo?
Já para quem paga impostos, ficou muito mais simples, prático e rápido emitir a nota.
Isso sem falar na segurança, já que o processo dispensa totalmente o uso de papel.
Sendo assim, um documento de existência inteiramente digital e de responsabilidade do município tem o seu valor no que diz respeito ao repasse de informações.
A autenticação da nota fiscal de serviços é realizada por meio do envio de um arquivo XML do Recibo Provisório de Serviços para o webservice da prefeitura.
Na prática, um documento prévio é gerado através de um sistema disponibilizado pela prefeitura e, na hora em que ele é validado, o documento é emitido.
Isso quer dizer que, estando todos os dados corretos, é gerado o RPS (Recibo Provisório de Serviços), emitida a NFS-e e a comunicação está finalizada.
O sistema é responsável pela emissão automática da NFS-e para o tomador do serviço, que geralmente a recebe por e-mail.
Embora não exista um padrão utilizado nos sistemas emissores, eles guardam semelhança em todo o país devido aos campos a preencher, que não mudam.
Ainda assim, pode haver variações nos seguintes itens:
- Quantidade de serviços
- Nome de serviços
- Quantidade e nome dos parâmetros
- Formato do documento
- Assinatura
- Respostas dos serviços
- Serviços complementares.
Para as demais informações, como numeração, código de barras, dados do beneficiário, do emitente, data de emissão, descrição de impostos, o padrão segue e as informações são obrigatórias.
Vantagens da NFS-e
A implementação da NFS-e trouxe muitos benefícios e um deles foi a unificação dos diversos modelos de nota.
Antes, todas as empresas poderiam fazer o seu modelo – bastava criar e imprimir em uma gráfica.
Essa unificação trouxe também diversas vantagens aos envolvidos no processo operacional de preenchimento do documento.
Para os empreendedores, o funcionário que gastava tempo preenchendo notas manualmente agora pode utilizá-lo em outras atividades que trazem mais resultados.
Além disso, também vieram a economia do papel, a agilidade e a facilidade de acesso aos documentos fiscais.
Empresas, prestadores de serviço e órgãos fiscais experimentaram a redução de custos e de burocracia.
Nos negócios, tempo é dinheiro, mas também é família e qualidade de vida.
O gerenciamento dos documentos fiscais ficou muito mais fácil.
Sem a necessidade de arquivamento e busca física, as empresas podem acessar notas de forma mais simples, mais rápida, mais assertiva e mais objetiva.
Isso é resultado!
Outro benefício foi o incentivo na utilização da própria nota fiscal.
Afinal, ao facilitar o processo de emissão e envio, as prefeituras propuseram um incentivo considerável para que muitos começassem a tirar seus negócios da informalidade.
MEI precisa emitir NFS-e?
Com tantas vantagens, será que essa conversa sobre RPS e NFS-e também interessa ao microempreendedor individual?
Interessa, sim!
Quando falamos em micro e pequenas empresas, ninguém tem dúvidas de que é muito importante que emitam documentos fiscais para que a sua condição de empresa formalizada se consolide.
Então, por que seria diferente para o MEI?
A legislação faculta a emissão de NFS-e ao microempreendedor prestador de serviços quando o tomador é pessoa física.
Ou seja, pode emitir, mas não é obrigado.
Já quando o tomador é pessoa jurídica, aí sim há exigência.
Se você ainda atua como autônomo e está pesquisando sobre o RPS, saiba que vale muito a pena se tornar MEI e emitir a NFS-e.
E se você já é um microempreendedor, não dá para fugir do compromisso de lançar esse documento fiscal.
Além de obrigatório na sua relação com outras empresas, é também um diferencial interessante para captar clientes maiores.
Afinal, por que eles contratariam os serviços de quem não fornece nota?
Conclusão
Documentos fiscais são de extrema importância para um negócio e a regularização ou formalização auxilia no seu crescimento.
Por isso, o máximo que você puder conhecer sobre esses documentos garante vantagem competitiva com relação ao planejamento tributário da empresa.
Mesmo que você possa contratar alguém para fazer por você, saber do que estão falando é muito importante.
Um empreendedor de sucesso não pode se descuidar do negócio.
E a tecnologia dá uma mãozinha nisso.
Agora, não é mais necessário emitir um bloco de notas em gráficas, com vias de diferentes cores, armazenadas em pastas diversas e que vão se perdendo ao longo do tempo.
A burocracia, aos poucos, vai ficando no passado.
O RPS (Recibo Provisório de Serviços) é uma opção intermediária à nota fiscal de serviços, sendo muito viável para toda e qualquer situação emergencial.
É especialmente útil se o seu negócio acontece fora da internet.
Mas não se esqueça que você precisa trocar o Recibo Provisório de Serviços pela nota fiscal de serviço dentro do prazo estipulado.
Com tanta modernidade, o tempo de emissão de notas em papel está, definitivamente, com os dias contados.
Tudo isso facilita a transferência de informações fiscais, auxilia na pesquisa, na consulta de dados e na própria emissão de documentos.
E agora que já tem pleno conhecimento sobre como e quando emitir o RPS no seu negócio, utilize esse conhecimento a seu favor.
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