Como abrir uma empresa: guia completo para tirar as ideias do papel

Você pode até entender tudo sobre ter um CNPJ, mas sabe efetivamente como abrir uma empresa?

Se não entendeu a provocação, nós esclarecemos: tirar um negócio do papel vai muito além da sua formalização.

Será que você tem o que precisa para trilhar o caminho do sucesso?

A conquista do CNPJ é simbólica para quem está em busca do sonho empreendedor.

Afinal, seu número corresponde ao documento de identidade, o RG da pessoa jurídica.

Além disso, se você chegou até ele, muitas definições já tomou sobre o próprio negócio.

Abrir uma empresa simples, abrir uma empresa MEI, abrir uma empresa de prestação de serviços, abrir uma empresa individual, abrir uma empresa virtual ou, quem sabe, abrir uma microempresa?

Tudo isso passou por sua cabeça nos últimos meses, talvez anos.

Ao criar o CNPJ e ter seu número em mãos, você adquire o status de pessoa jurídica, conclui uma etapa importante.

Mas sua responsabilidade não acaba por aqui.

Ao contrário, ela está apenas começando.

Neste artigo, nós indicaremos um passo a passo de como abrir uma empresa nos principais formatos voltados aos negócios de menor porte.

Você vai saber de todos os detalhes necessários para facilmente torna-se um empreendedor.

E se o desafio é esse, vamos um pouco além, trazendo dicas que abordam mais que o ato formal.

Nossa proposta é que este material sirva como um guia para garantir que você sobreviva a todas as tempestades comuns aos empreendimentos iniciantes.

Conhecer custos, definir o capital para investir na ideia, quais erros evitar e como adotar as melhores práticas de gestão financeira são alguns dos assuntos sobre os quais iremos tratar.

Se você chegar ao final do texto se sentindo mais bem preparado para ser o gestor que a sua empresa precisa e merece, teremos cumprido a nossa missão.

Então, boa leitura!

Como abrir uma empresa: passo a passo

Montar uma empresa é mais fácil hoje do que no passado.

À primeira vista, isso pode soar estranho para candidatos a empreendedor descontentes com a burocracia envolvida no processo.

Mas tente imaginar como era há alguns anos, quando se fazia necessário ir presencialmente a uma unidade da Receita Federal ou da Junta Comercial para descobrir que documentos apresentar.

Parece claro que, com o avanço da tecnologia e em razão de processos realizados de forma online, pela internet.

Tudo ficou mais simples, não é mesmo?

Então, vamos iniciar o nosso passo a passo de como abrir uma empresa recomendando a você que aproveite as vantagens da modernidade.

Busque todas as informações necessárias para ser bem-sucedido em seu negócio próprio por um tiro certeiro e não um golpe de sorte.

Confira agora todas as etapas que você precisa superar para aprender como abrir uma empresa de sucesso.

1. Planejar é preciso

O que para você parece ser uma boa ideia de negócio pode não ser suficiente para empreender.

Antes de aprender como abrir uma empresa é preciso confirmar sua ideia na prática e, antes disso, através de estudos.

Sim, faz parte do caminho para se tornar empresário aprender sobre a própria empresa que deseja iniciar.

Essa etapa atende pelo nome de plano de negócios.

Você ousaria erguer uma casa, dar a volta ao mundo em um barco ou passar 15 dias sozinho na selva amazônica sem planejamento?

Provavelmente, não.

Então, por que se arriscaria assim para tirar do papel a sua tão sonhada empresa?

A importância do Plano de Negócios

O documento é peça chave dentro da estratégia do empreendimento projetado, pois todos os passos exigidos para a concretização da sua ideia serão descritos nele, considerando os cenários possíveis.

Tenha em mente que, quando se está preparado para o pior, aumentam as chances de nada tirá-lo do rumo.

Infelizmente, o que deveria ser uma obrigação para todo e qualquer empreendedor acaba se tornando um diferencial competitivo.

Em meio à alta concorrência, quem se dedicar a essa etapa tende a sofrer menos com a animosidade do mercado, crise, inflação e outros fatores externos.

No livro Plano de Negócios em uma semana (Editora Figurati), o britânico Iain Maitland chega a uma constatação preocupante:

poucos empreendedores elaboram o documento para uso próprio antes de iniciar a empresa.

O que justificaria tantas delas quebrarem precocemente – no Brasil, segundo o IBGE, metade não chega a quatro anos.

“Se um negócio não tiver uma ideia clara do que está fazendo e para onde vai, um domínio firme de suas ações, especialmente suas margens de lucro e fluxo de caixa, está, com certeza, dificultando o próprio caminho para atingir suas metas”, afirma o autor.

Segundo o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), são questões importantes que um bom plano de negócios deve responder:

• O que é o negócio?
• Quais os principais produtos e/ou serviços?
• Quem serão seus principais clientes?
• Onde será localizada a empresa?
• Qual o montante de capital a ser investido?
• Qual será o faturamento mensal?
• Que lucro espera obter do negócio?
• Em quanto tempo espera que o capital investido retorne?

Viu só quanta coisa importante para planejar?

Se você cansou só de pensar em tudo o que precisa fazer, tome um copo d’água, recupere o fôlego e volte.

Esse foi só o primeiro passo de como abrir uma empresa.

2. Defina a atividade e o tipo de empresa

Qual tipo de empresa você deseja abrir? E qual atividade pretende exercer?

Esse é um passo de como abrir uma empresa que se recomenda definir, ajustar ou substituir ainda durante a elaboração do plano de negócios.

Por atividade, as opções de empresas se classificam em:

• Indústria
• Comércio varejista
• Comércio atacadista
• Prestação de serviços

Dentro dessas grandes áreas, existem ramificações diversas, dando origem a um grande número de atividades possíveis.

Cada uma delas recebe um número que é único em todo o país, o Código Nacional de Atividade Econômica (CNAE).

Para saber o seu, vale fazer a consulta na página oficial, junto ao IBGE.

Por tipo jurídico, algumas opções incluem:

• Microempreendedor Individual (MEI)
• Empresário Individual
• Sociedade Empresária Limitada
• Sociedade Simples Limitada
• Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli)
• Sociedade Anônima

Para não errar, a dica é buscar o suporte especializado de um contador, que será seu parceiro não apenas nessa, mas em todas as fases do negócio.

3. Verifique a viabilidade

Você gosta de histórias tristes? Nós também não, mas nem por isso episódios desagradáveis deixam de existir.

Foi o que aconteceu com Carlos, um sujeito do bem, mas um tanto sem sorte.

Carlos foi despedido e decidiu que era a hora de se tornar patrão.

Como sempre sonhou em ter uma gráfica, debruçou-se sobre o plano de negócios.

Em seguida, foi direto saber como abrir uma empresa e, em seguida, registrá-la, mas acabou perdendo viagem.

Nosso candidato a empreendedor não fez toda a lição de casa e esqueceu de verificar a viabilidade do nome da empresa.

Escolheu uma opção idêntica a outra já registrada na Junta Comercial.

Também não consultou a prefeitura e só agora descobriu que sua atividade não é permitida no local escolhido.

Que vacilo, Carlos! Agora seu sonho vai ter que ser adiado.

Felizmente, a história do nosso personagem era fictícia.

Mas o que não faltam são pessoas como Carlos tentando abrir empresa todos os dias sem estarem totalmente preparadas.

Então, não esqueça: ainda na fase de planejamento do negócio, verifique a sua viabilidade junto aos órgãos competentes.

4. Registre a empresa

Após ter a sua estratégia bem definida e a viabilidade confirmada, a empresa pode ser oficialmente registrada.

Na sequência deste artigo, relacionaremos os principais documentos para essa etapa e como preencher cada um deles.

Ao consultar a viabilidade, o futuro empresário será informado sobre todas as exigências a cumprir, que variam bastante de acordo com a atividade desenvolvida e o porte do negócio.

Como regra geral, uma empresa brasileira precisa ser registrada junto ao município, Estado e União.

Veja alguns dos órgãos que você terá que visitar (ao menos eletronicamente):

• Prefeitura Municipal
• Junta Comercial
• Secretaria Estadual da Fazenda
• Corpo de Bombeiros do Estado
• Receita Federal
• Previdência Social

Esse é o caminho básico, mas para saber exatamente quais obrigações a sua empresa precisa cumprir para existir de verdade.

Novamente é recomendável que procure um escritório de contabilidade de sua confiança.

5. Escolha o regime tributário

O que acabamos de falar sobre o apoio do contador vale também para essa etapa de como abrir uma empresa.

Um advogado especialista em tributos é outro profissional que pode ajudar bastante.

Ao menos que você tenha um bom conhecimento contábil e talvez jurídico, não há como definir sozinho qual o regime tributário mais vantajoso.

São três opções para o recolhimento de impostos:

• Simples Nacional: todos os impostos são recolhidos e pagos em uma guia única. Suas alíquotas estão definidas na forma de anexo na Lei Complementar nº 123, de 2006. Costuma ser a melhor opção para a maioria das micro e pequenas empresas.
• Lucro Real: receitas e despesas devem ser comprovadas mensalmente na modalidade. Para o cálculo dos impostos, a base é o lucro contábil, mas também há ajustes positivos e negativos requeridos pela legislação fiscal.
• Lucro Presumido: como o nome indica, o lucro da empresa é presumido a partir de percentuais aplicados sobre a sua receita operacional bruta. Assim, os impostos são calculados e pagos de forma separada.

Algumas empresas são obrigadas a aderir ao Lucro Real, enquanto o MEI precisa adotar o Simples Nacional.

A opção pelo Lucro Presumido, quando permitida, geralmente depende de o valor presumido ser inferior ao que de fato é registrado.

No caso do Lucro Real, ocorre o contrário.

Documentos necessários para registrar empresa

Durante a fase de registro da sua empresa, será preciso preencher documentos e obter outros.

Essa é a parte burocrática da abertura de um negócio no Brasil, algo que tanto incomoda os candidatos a empreendedores.

A boa notícia é que já existe uma ferramenta para simplificar esse processo, desenvolvida com o propósito de criar uma empresa em até 48 horas.

Estamos falando da RedeSIM (Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios), que já funciona em vários municípios e estados, mas não em todos.

Até que a integração esteja completa em todo o país, o jeito é preencher eletronicamente uma série de documentos e solicitações.

Além de se deslocar fisicamente quando preciso para entregar outros.

Conheça os principais:

Contrato social

Documento que reúne regras de funcionamento da empresa recém-criada, incluindo direitos e deveres dos seus sócios.

Informa, por exemplo, a denominação, objeto, sede e prazo da sociedade empresarial, qual o capital social e a cota de cada sócio, entre outros dados.

O contrato social deve ser registrado na Junta Comercial do Estado ou no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica.

Para elaborar o seu, indicamos este vídeo que traz dicas interessantes.

Você também pode baixar um modelo, como este disponibilizado pela Junta Comercial de São Paulo.

NIRE

Após a entrega do contrato social, do preenchimento da chamada Ficha de Cadastro Nacional e do pagamento de taxas.

O empreendedor recebe o Número de Identificação do Registro de Empresa (NIRE), que acompanha o ato constitutivo.

CNPJ

Depois do NIRE, o próximo passo é solicitar o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) no site da Receita Federal. 

O processo é completando com o envio de documentos ou a sua entrega em uma unidade do órgão.

A boa notícia é que há convênio com a maioria das Juntas Comerciais nos estados para a emissão do CNPJ junto ao registro.

Inscrição Estadual

Empresas cuja atividade envolva produção, transporte ou venda de mercadorias devem estar inscritas junto à Secretaria da Fazenda em seu estado.

O que é encaminhado via internet pelo seu contador.

Essa etapa é necessária para o posterior recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Alvará de Funcionamento e Localização

Toda empresa, para funcionar, deve ter um endereço fiscal. O alvará de funcionamento e localização é uma espécie de licença prévia concedida pela Prefeitura Municipal através da atuação de secretarias diversas, como Saúde, Meio Ambiente, Transportes, Planejamento e Obras.

Quando da consulta de viabilidade, todas exigências devem ser conhecidas. Acompanha o documento o seu número de Inscrição Municipal.

Alvará do Corpo de Bombeiros

Como o órgão é estadual, os requisitos para obtenção desse documento variam bastante, em especial de acordo com o grau de risco oferecido pela edificação.

A solicitação deve ser encaminhada junto ao Corpo de Bombeiros, que pode pedir um projeto com adequações para a sua concessão.

Cadastro na Previdência Social

Essa é uma das etapas derradeiras da abertura de empresa, cumprida em até 30 dias após o início efetivo das atividades.

O cadastro na Previdência Social se aplica a todo o tipo de negócio, ainda que não haja funcionários.

Ele deve ser feito presencialmente por seu representante legal em uma agência do órgão.

Importante: conforme a natureza da sua operação, outras licenças podem ser exigidas, como aquelas relacionadas à vigilância sanitária, por exemplo.

Nos próximos tópicos, vamos abordar particularidades para iniciar alguns tipos de empresa.

Como abrir uma empresa MEI

Para quem atua sozinho ou deseja ter somente um funcionário, formalizar-se como MEI é uma excelente opção.

Nesse caso, como abrir uma empresa?

Para começar, todo o processo é eletrônico, realizado a partir do Portal do Empreendedor.

Após concluir sua solicitação, você já sai com alvará provisório e CNPJ – tudo em poucos cliques.

Antes de dar início ao processo, porém, é importante conferir se a sua atividade consta na relação daquelas que são permitidas para a opção pelo MEI.

Também verifique se não há impedimento à operação junto à prefeitura.

Um microempreendedor individual pode faturar até R$ 60 mil por ano (esse teto será de R$ 81 mil em 2018) e não pode ter participação em outra empresa.

Seu valor de contribuição mensal é fixo, sendo reajustado anualmente, no boleto de fevereiro, de acordo com o salário mínimo.

Confira o passo a passo para a sua formalização:

1. Acesse o Portal do Empreendedor
2. Em “Nova Inscrição”, informe seu CPF e data de nascimento
3. Um campo será aberto para inclusão do número do recibo do Imposto de Renda de uma declaração entregue nos últimos dois anos. Caso não possua, deve informar seu título de eleitor
4. Na aba “Identificação”, informe o nome empresarial, nome do empresário, nacionalidade, sexo e nome da mãe, além do número do documento de identidade, estado emissor e telefone para contato
5. Em “atividades”, informe a ocupação principal e o código CNAE
6. Como próximo passo, preencha o endereço comercial e o residencial (que podem ser iguais)
7. Antes de concluir, o MEI deve marcar as caixas com declarações de desimpedimento, capacidade, opção pelo Simples Nacional e enquadramento como microempresa
8. Após confirmada a inscrição, é gerado o Certificado da Condição de Microempreendedor Individual, com validade de 180 dias
9. Para concluir o processo, é preciso comparecer à prefeitura e verificar se novas exigências se aplicam.

Como abrir uma empresa de prestação de serviços

Uma empresa de prestação de serviços tem na execução de um trabalho o seu produto.

Sua formalização segue todas as etapas aplicadas aos demais perfis de negócios, acrescida de ao menos uma:

é preciso se registrar junto à Secretaria Municipal da Fazenda na cidade em que está instalada, definindo um endereço fiscal. 

Esse cadastro junto à autoridade municipal objetiva o recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS), um tributo arrecadado pelos municípios.

Para tanto, o prestador de serviços pode emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) no site da própria prefeitura (veja como se cadastrar junto ao órgão).

Até mesmo o MEI, quando prestador de serviços e em negociação com outras pessoas jurídicas, é obrigado a fazer o lançamento do documento fiscal.

No caso de médicos, advogados, engenheiros, contadores, corretores e vários outros profissionais, também é preciso fazer o registro de sua empresa junto aos órgão de classe.

Como abrir uma empresa virtual

Para quem pensa em montar uma empresa virtual, as exigências são as mesmas que se aplicam a um negócio com sede física.

Mesmo que funcione de forma exclusivamente online, a formalização pode exigir etapas presenciais.

A principal diferença de um empreendimento na internet é que ele não tem a necessidade de possuir um ponto comercial.

Nesse caso, o local é substituído por um site.

As preocupações desse tipo de empresa são mais estratégias do que burocráticas.

Já que deve haver esforços de divulgação, especialmente através do marketing digital e muito cuidado em disponibilizar ao usuário canais de atendimento eficazes e de bom funcionamento.

O principal exemplo de negócios online é uma loja virtual de venda de produtos, também chamada de e-commerce.

Como abrir uma microempresa

O primeiro passo para ter uma microempresa é abrir um negócio como Empresário Individual, Sociedade Limitada ou Eireli e, em seguida, ser enquadrado como empresa ME.

Dê uma olhada neste vídeo, que esclarece bem esse ponto.

Atualmente, uma microempresa não pode ter faturamento maior que R$ 360 mil.

Em 2018, de acordo com as novas regras aprovadas pelo Congresso Nacional, esse limite de receita bruta subirá para R$ 900 mil.

As exigências para dar início a esse formato de negócio são as mesmas aplicadas aos demais empreendimentos e sua formalização deve ser realizada na Junta Comercial.

Como diferencial, a microempresa está dispensada da assinatura de um advogado quando fizer o registro de seu contrato social.

Quanto custa abrir uma empresa?

Você pode até tentar encontrar uma informação precisa sobre quanto custa abrir uma empresa, mas projetar uma estimativa com base nas obrigações a cumprir é o mais sensato.

A situação só é diferente para o MEI, que, como regra geral, não tem custos para essa operação, arcando apenas com um valor mensal de contribuição.

Além de todas as exigências e documentos que já relacionamos ao longo deste artigo, você pode optar pela segurança de contratar um contador e um advogado – o que é uma boa prática, mas gera um gasto a mais.

Inicialmente, há quatro taxas que, juntas, somam cerca de R$ 400. São elas:

• DARF: Documento de Arrecadação de Receitas Federais
• DARE: Documento de Arrecadação de Receitas Estaduais
• Certificado digital (MEI está dispensado)
• Junta Comercial

Em 2012, a Federação das Indústrias do Rio de Janeiro (Firjan) identificou em pesquisa que o custo médio para abrir uma empresa no Brasil é de R$ 2.038.

Já os autores Antonio Lemes e Beatriz Pisa, no livro Administrando micro e pequenas empresas (Editora Elsevier), estimaram em 2009 o custo médio em até R$ 1.500, considerando apenas despesas jurídicas e contábeis.

Na obra, eles reforçam que o gasto para a operação depende de:

 município no qual haverá a instalação;  tipo de empresa; ramo de atividade e até  da existência ou não de políticas de incentivos para a abertura de novos negócios.

Para descobrir o peso do projeto no seu bolso, a melhor dica é usar a calculadora.

Durante o planejamento do negócio, some todas as despesas relacionadas com as obrigações necessárias para dar um pontapé inicial no sonho empreendedor.

Bônus: 7 dicas rápidas para abrir empresa

Em seu projeto de abertura de empresa, você pode se deparar com situações com as quais não está habituado, o que é sempre um desafio.

É por isso que estas dicas adicionais consideram aspectos essenciais para que, vencida a etapa da conquista do CNPJ, seu negócio possa caminhar tranquilamente rumo à lucratividade.

1. Definindo o capital social

Corresponde ao valor que precisa ser investido inicialmente para tirar o negócio do papel e mantê-lo ativo até que gere faturamento.

Para encontrá-lo, a dica é colocar todas as aquisições necessárias e os custos da empresa na ponta do lápis, operacionais e administrativos.

Para a definição do capital social MEI a regra é a mesma, ainda que qualquer valor a partir de R$ 1,00 possa ser declarado.

2. Conhecendo os custos do negócio

Quanto mais preciso for, menor chance de erro haverá na definição do capital social e no controle do orçamento.

Considere tudo entre despesas fixas e variáveis, não importa o valor individual.

Aluguel, contas de consumo, móveis, equipamentos, folha de pagamento, despesas burocráticas, de marketing, contabilidade e impostos entram na soma.

3. Descobrindo a necessidade de capital de giro

Corresponde ao valor necessário para custear a operação da empresa, que compra antes para revender, produzir ou executar e receber depois.

A necessidade de capital de giro é que garante a sobrevivência nesse intervalo.

Basicamente, pode ser calculado a partir da soma dos valores de contas a receber com o estoque, subtraindo pelo valor de contas a pagar.

4. Realizando o fluxo de caixa

Instrumento imprescindível para o controle financeiro de qualquer empresa.

Consiste em registrar todas as receitas e despesas, por menores que pareçam, para monitorar o saldo, analisar os resultados e, a partir disso, promover ajustes.

Não deixe nada de fora, nem mesmo o cafezinho servido para receber os clientes.

5. Recorrendo à tecnologia

O fluxo de caixa, sobre o qual acabamos de falar, pode ser realizado em uma planilha ou através de um sistema de gestão.

É aí que entra a tecnologia, capaz de tornar tudo mais fácil e rápido, evitando erros e repetições.

Controle de estoque, gestão de vendas e de clientes são outras funções simplificadas pela ferramenta.

6. Cuidando do estoque

Caso a sua empresa tenha armazenamento de mercadorias e insumos, é fundamental dedicar atenção ao setor e integrá-lo às vendas (ou à produção).

Só assim você saberá se tem um produto em estoque e poderá priorizar a saída daqueles com vencimento mais próximo, como indicam as ferramentas PEPS e PVPS, por exemplo.

7. Fugindo dos principais erros de gestão

Um empreendedor está sempre em aprendizado constante.

Entre os erros mais comuns nessa fase inicial, está:

• a falta de planejamento (que já destacamos como um risco gigante ao negócio)
• a busca por crédito sem critérios (que expõe a empresa a taxas e condições desfavoráveis)
• misturar as finanças pessoais com o dinheiro da empresa (o mais amador, mas não menos comum deles)

Conclusão

O desafio de aprender como abrir uma pequena empresa de sucesso move os pensamentos da maioria dos brasileiro.

, por vezes insatisfeitos com seu atual emprego ou preocupados com uma possibilidade de demissão.

Mas é importante que essa decisão não seja tomada por impulso.

Aliás, a racionalidade costuma ser uma das principais parceiras do empreendedor.

Esperamos que as dicas apresentadas ao longo deste artigo possam ser úteis para você realizar uma reflexão ampla sobre montar um negócio próprio.

Não invista em uma empresa como a solução para a sua crise financeira pessoal.

Ainda que tenha uma boa ideia, é imperativo observar o mercado com atenção para estudar como ela irá se comportar na prática.

Dedique-se ao planejamento, conforme indicamos como o passo inicial para a abertura da empresa.

Em um cenário ideal, não importa quanto tempo você irá levar para amadurecer seu projeto.

Ter todas as informações que precisa e reunir os documentos necessários.

A pressa é inimiga dos bons negócios e o cumprimento das exigências uma obrigação legal, ética e moral.

E não se esqueça do mais importante:

depois de finalmente conquistar seu CNPJ, você ingressará em uma nova estrada.

Mas a responsabilidade sobre as condições que enfrentará é toda sua.

Pavimente esse caminho com sabedoria e inteligência para vencer como empreendedor.

E agora, você se considera pronto para ter uma empresa?