A profissão de assistente virtual surgiu para facilitar a vida de empresários que não conseguem dar conta das tarefas administrativas, o que é bastante comum em pequenos negócios, onde sobram compromissos, mas faltam “mãos” para atendê-los.
De forma remota, trabalhando em casa ou em um coworking, o assistente virtual consegue atualizar planilhas, organizar compromissos, negociar com os clientes e gerenciar e-mails, entre outras tarefas.
Bastante útil para quem não está iniciando um negócio e não consegue vencer essas atividades corriqueiras, concorda?
O melhor é que os dois saem ganhando: o assistente virtual é remunerado pelo seu serviço feito de forma remota, e o empresário ganha tempo para se dedicar aos aspectos essenciais do seu negócio, sem negligenciar o restante.
Neste artigo, você vai enxergar, em detalhes, os dois lados dessa relação.
Vamos mostrar o que faz um assistente virtual, como a profissão surgiu, como esse serviço pode beneficiar a sua empresa e onde encontrar esses profissionais.
Iremos explicar ainda o que é preciso para trabalhar na profissão, quais habilidades é necessário dominar e onde procurar vagas para essa ocupação.
Se preferir, navegue pelos tópicos abaixo, que serão abordados ao longo do texto:
- O que significa assistente virtual?
- Assistente Virtual Inteligente: Existe diferença?
- Assistente virtual: Como implementar na sua empresa?
- Vagas de trabalho de assistente virtual: Como está o mercado para esses profissionais?
- O que é preciso para atuar na profissão?
- Conheça serviços relacionados a assistente virtual
Se o tema interessa, não deixe de conferir tudo até o final. Boa leitura!
O que significa assistente virtual?
O assistente virtual é um profissional que trabalha em casa ou em um coworking para empresas que contratam seus serviços.
Eles também são chamados, em alguns casos, de secretário remoto ou assistente remoto, e executam tarefas administrativas pela internet.
O grande objetivo do empreendedor que contrata um assistente virtual é resolver demandas administrativas, que geralmente não estão relacionados com a estratégia e operação do negócio, mas são vitais para o bom funcionamento da empresa.
São exemplos dessas tarefas o relacionamento com clientes, a organização de agenda, o filtro de e-mails e o registro de dados em planilhas.
Em tempos de crise econômica, em que o país luta para sair da recessão e enfrenta um cenário com aproximadamente 13 milhões de desempregados, de acordo com dados do IBGE em 2019, essa função é uma alternativa para quem ficou sem ocupação e precisa voltar ao mercado de trabalho.
Mas isso não significa que apenas esse perfil pode ser um assistente virtual.
No mercado, há centenas de casos de profissionais que executam tarefas para várias empresas, e alcançaram um volume de trabalho e de clientes, o que lhes permite até escolher para quem trabalhar.
Em resumo, o assistente virtual é um profissional autônomo como qualquer outro, com a diferença de que ele trabalha remotamente, utilizando o computador e a internet para solucionar os problemas dos clientes.
Assistente virtual: Como funciona?
Em um contrato de trabalho, o empreendedor assina a carteira de trabalho do funcionário e ambos assumem compromissos e deveres um com o outro.
Na relação entre assistente virtual e empresário, a situação é diferente.
Isso porque o assistente virtual é um profissional autônomo, que trabalha remotamente e não possui vínculo de trabalho com as empresas que atende.
O vínculo dele está ligado à prestação de serviços, como qualquer outro trabalhador autônomo, como um contador, arquiteto ou consultor.
O assistente virtual pode ser remunerado de acordo com as horas trabalhadas ou de acordo com o serviço prestado
Tudo vai depender do modelo de contrato assinado entre as partes.
O mais comum é o contrato por prestação de serviço, porque isso protege todos os envolvidos.
Entre os contratantes, o perfil é i de micro ou pequenos empreendedores, cujas empresas estão de alguma forma ligadas à tecnologia, e que precisam de uma solução ágil para um problema recorrente.
Sem capacidade para contratar um profissional desse porte para ficar no escritório, a alternativa é recorrer aos assistentes virtuais, que podem resolver demandas específicas de tempos em tempos.
Ao mesmo tempo, o assistente virtual surge como uma solução inovadora para quem está enfrentando o desemprego e procura novas fontes de renda, porque já trabalhou com as tarefas que são exigidas desse profissional.
Basicamente, a relação de trabalho funciona assim:
- O empreendedor encontra as informações sobre o assistente virtual em algum site de recrutamento, e entra em contato para fazer as primeiras tratativas
- Caso haja disponibilidade e compatibilidade, são acertadas as condições de trabalho, como remuneração, tarefas e prazos
- A partir daí, o assistente virtual recebe acesso a logins, intranet, e-mails e outros protocolos internos da empresa, e passa a executar as suas funções de casa
- A comunicação é feita geralmente através de aplicativos de mensagem, troca de e-mails ou ligações em vídeo
- Terminada a tarefa, há o pagamento conforme os valores acertados inicialmente.
O que faz um assistente virtual?
Falando de forma bastante genérica, o assistente virtual executa serviços administrativos pela internet para a empresa que o contratou.
Essas tarefas podem variar bastante de um cliente para outro.
É possível, por exemplo, que o assistente virtual se dedique a atender clientes: ele responde e-mails e atende chamadas telefônicas dos parceiros e potenciais interessados na empresa.
Também pode o assistente virtual fazer a gestão de mídias sociais.
Nesse caso, ele prepara e organiza o conteúdo que será postado, programa as publicações para os horários de maior engajamento, responde comentários de clientes e elabora relatórios para descobrir se a estratégia da empresa na rede está sendo assertiva.
O assistente virtual também pode executar serviços de pesquisa, organizando contatos, estatísticas ou outras informações que sejam necessárias para a empresa.
Mais complexo e um pouco mais raro, mas ainda factível, seria realizar a gestão de uma loja de maneira remota.
Por exemplo, receber e processar os pedidos, controlar o estoque e fazer o fluxo de caixa.
Todas essas são tarefas possíveis a um assistente virtual.
O assistente virtual também costuma ser acionado quando há atividades que envolvem o registro de dados.
Isso acontece porque, em muitos casos, são tarefas monótonas, burocráticas e repetitivas, mas ainda assim importantes para a empresa.
Deu pra notar como um assistente virtual pode ser versátil no dia a dia de uma empresa de qualquer porte?
Como essa profissão surgiu?
Embora não seja possível definir, com exatidão, quando e onde a função de assistente virtual começou a ser difundida, é razoável afirmar, sem medo de errar, que esse trabalho surgiu de uma necessidade percebida pelos dois atores: o assistente e o empreendedor.
Isso porque o assistente virtual é uma das chamadas relações ganha-ganha.
Ganha o empresário, que precisa de um profissional competente para realizar determinada tarefa, mas não tem necessidade ou não consegue contratar um trabalhador para atuar em turno integral.
E ganha o profissional autônomo, que trabalha como assistente virtual, porque pode montar a própria carteira de clientes, consegue definir os seus horários e cumprir com as próprias diretrizes.
Além disso, é possível afirmar que o crescimento dessa profissão está diretamente relacionada à popularização dos serviços ligados a internet.
Afinal, é a partir dela que ocorre a prestação de serviço e a própria comunicação entre empresa e profissional.
Os primeiros registros dessa profissão na internet datam do início dos anos 2000, mas foi recentemente que o assunto voltou à tona com força.
Assistente Virtual Inteligente: Existe diferença?
Assistente virtual inteligente é um nome dado para softwares que prestam um serviço de assistência para o usuário.
Ou seja, são tecnologias de apoio.
Não existe relação entre o assistente virtual do qual estamos tratando neste artigo, sobre um profissional contratado para realizar serviços remotos.
São exemplos de assistentes virtuais inteligentes o Siri, da Apple, o Google Assistant, do Google, e o Microsoft Cortana, da Microsoft.
É possível interagir com esses assistentes por meio de texto ou voz, e eles usam a inteligência artificial para fornecer informações relacionadas à temperatura, geolocalização ou pesquisas rápidas, por exemplo.
Assistente virtual: Como implementar na sua empresa?
A primeira etapa para selecionar um assistente virtual é elaborar uma descrição detalhada do trabalho que será realizado por esse profissional.
Assim, você vai conseguir atrair alguém com as habilidades necessárias para o trabalho.
Nessa descrição, inclua o porte da empresa e informações importantes, como o volume de vendas.
Esse detalhamento oferece uma ideia mais clara sobre as responsabilidades que o assistente virtual terá.
Faça o mesmo com relação aos aplicativos e ferramentas que serão utilizados pelo profissional e as experiências que são desejáveis para a função.
Também é importante destacar se algum idioma é necessário, além de listar as tarefas principais do dia a dia.
Ao colocar a descrição da vaga nos sites de recrutamento, também vale a pena inserir palavras-chave que chamem a atenção dos interessados, como “atendimento ao cliente” e “gerenciamento de redes sociais”.
Onde posso encontrar esse serviço?
Concluída a etapa de descrição da vaga, é preciso buscar os profissionais nos sites de recrutamento que oferecem esse serviço.
A descrição da vaga que você elaborou pode ser inserida em portais como Workana e 99 Jobs, que reúnem centenas de candidatos interessados nesse tipo de vagas e em outras funções.
Esses portais funcionam como um repositório de serviços para profissionais autônomos e freelancers, que é o caso dos assistentes virtuais.
Outra opção bacana é pesquisar diretamente nos sites que oferecem esse serviço, como a Cloudia, a HOS, a Prestus ou a D Zortea.
Como garantir a qualidade do assistente virtual?
Como já mencionamos antes, quem busca por qualidade no trabalho do assistente virtual, deve detalhar o processo que espera que seja executado.
Para fazer isso, você precisa documentar, ou seja, fornecer um material que deixe claro as suas necessidades, para que, depois, seja possível cobrar do profissional em caso de má execução.
Além disso, essa orientação tende a reduzir bastante os erros e dúvidas ao longo do processo.
Lembre-se de que o assistente virtual trabalha remotamente e, talvez, não conheça os processos internos da sua empresa.
Um motivo pelo qual, quanto mais detalhes você fornecer, melhor.
Caso exista uma rotina básica todos os dias, por exemplo, é possível realizar capturas de tela e executar cada etapa, mostrando o que espera do assistente virtual.
Já no atendimento ao cliente, uma dica para alcançar bons resultados é analisar as respostas que você já deu anteriormente e criar roteiros.
São as chamadas “respostas prontas” para facilitar o atendimento.
Quer um exemplo?
Quando um cliente questiona a respeito do prazo de entrega de um produto, quando precisa de um orçamento ou quando deseja um reembolso, é recomendável que já haja um protocolo pronto para lidar com cada situação.
Quanto mais detalhado e objetivo for esse material, menores as chances de ocorrer algum erro durante o processo.
Como este serviço beneficia a sua empresa?
Adotar um assistente virtual no seu negócio traz benefícios praticamente imediatos para o dia a dia da empresa.
Confira os três principais deles a seguir:
Organização
É impossível trabalhar em um ambiente desorganizado e com informações conflituosas, concorda?
Imagine que você possua uma rede de prestadores de serviço, em diferentes cidades da sua região.
Se você não tiver uma rotina organizada e com comunicação clara, corre o risco de alguns chamados serem negligenciados, ou de atender duas vezes à mesma ocorrência.
Além disso, a organização é fundamental para que você alcance um nível de eficiência elevado no seu trabalho, porque ela elimina desperdícios e custos extras, além de poupar tempo de todos os envolvidos.
E tempo, como você sabe, é dinheiro.
Considere, por exemplo, que você é um microempreendedor e presta serviços de fotografia.
Você tem dezenas de clientes por mês, centenas por ano.
São fotos de ensaios, de casamentos, de formaturas, de books de gestante, de aniversários de crianças…
Pode ser trabalhoso organizar todo esse conteúdo para uso futuro, além de ser uma tarefa por vezes tediosa.
Enquanto você poderia estar prospectando clientes, tratando fotos ou fazendo cursos para se especializar no assunto, está lá organizando as pastas no HD externo.
É justamente por isso que o serviço do assistente virtual é útil para o seu trabalho.
Planejamento
Se você é dono do próprio negócio, já deve conhecer o poder transformador do planejamento e o quanto a falta dele é prejudicial para o sucesso da empresa.
Um assistente virtual pode contribuir com a sua empresa ao planejar, por exemplo, o orçamento da companhia.
Ele terá acesso aos dados do fluxo de caixa e poderá contabilizar a situação de todas as receitas e todas as despesas, organizando-as em uma planilha para entender quando vai entrar dinheiro, e quando vai sair.
Esse planejamento abrange pagamento de contas, como aluguel e energia elétrica, compra de insumos, contratos com fornecedores e despesas da folha de pagamento, além de impostos, tributação, empréstimos e financiamentos.
É bastante provável que cada uma dessas despesas esteja relacionada a uma data diferente dentro do mês, assim como as receitas não caem sempre no mesmo dia.
As receitas daquilo que você vende ou dos serviços que você presta variam conforme a modalidade de pagamento, seja parcelado, à vista, em dinheiro, no cartão de débito ou crédito, cheque, transferência, etc.
São muitas informações para lidar ao mesmo tempo, e isso pode prejudicar não apenas o fluxo de caixa e a saúde financeira da sua empresa, mas também a rotina das pessoas que atuam no negócio.
Um assistente virtual, de posse de todas essas informações, pode fazer o planejamento do fluxo de caixa para a sua empresa, de forma a elencar o melhor dia para as compras, sugerir negociações de datas e apontar pontos a melhorar na seu planejamento atual.
É claro que o planejamento não diz respeito apenas às finanças, mas esse é só um exemplo do benefício que pode ser gerado ao contar com um assistente virtual.
Foco no que interessa
Imagine um cenário no qual você é um médico veterinário com uma clínica recém-criada, e está em busca de crescimento do negócio.
Como qualquer empresário, você se dedica à divulgação e ao marketing da empresa, além de garantir um atendimento de primeira para os clientes.
Você é atencioso e prestativo, trata os clientes com respeito e conquista a confiança dos animais.
Mas a demanda começa a crescer de forma descontrolada, com um alto volume de telefonemas, e-mails, contatos no WhatsApp e em outras redes sociais.
Quando você vê, não consegue mais dar a mesma atenção para os clientes, porque está perdido no meio de tanta informação desencontrada vindo de todos os lados.
Eis que surge a figura do assistente virtual.
Trabalhando em casa, com acesso a todos os canais de comunicação da empresa, ele consegue atender os clientes, tirar dúvidas, marcar consultas e colocar ordem na sua agenda.
Ele organiza todos os compromissos para que você possa se dedicar ao que mais importa no crescimento do seu negócio: prospecção e atendimento de qualidade.
Vagas de trabalho de assistente virtual: Como está o mercado para esses profissionais?
Embora não haja números exatos que mostrem o crescimento do mercado de assistente virtual no Brasil, quem trabalha na área pode atestar que a demanda por esses profissionais têm crescido nos últimos anos, assim como a oferta de pessoas interessadas em oferecer seus serviços.
Há duas explicações para esse crescimento.
O primeiro é o cenário de crise econômica que o país atravessa, com sua recente recessão, que resultou no fechamento de milhões de vagas de emprego em todo o país e pressionou o consumo das famílias.
Sem opção de trabalho formal, algumas pessoas encontraram no assistente virtual uma possibilidade de retomar ganhos com consistência.
Outra explicação para esse crescimento está relacionada à proliferação do acesso à internet e à consciência obtida por diversas empresas a respeito dos trabalhos remotos e em home office.
Se, antes, trabalhar em casa era um tabu, agora, muitas empresas já percebem que essa estratégia pode trazer diversos ganhos, inclusive de produtividade.
De qualquer forma, quem deseja fazer carreira no ramo vai precisar se dedicar para construir uma boa reputação, a fim de atrair clientes cada vez maiores.
O que é preciso para atuar na profissão?
Para ser um assistente virtual, é preciso, em primeiro lugar, dominar algumas habilidades específicas relacionadas ao setor administrativo das empresas.
Você precisa conhecer por completo o trabalho com planilhas e outras rotinas administrativas, além de ser competente para atender clientes e para solucionar problemas corriqueiros no que diz respeito aos sistemas.
Algumas habilidades que serão necessárias incluem produção de relatórios e planilhas, controle financeiro, controle do fluxo de caixa, gestão de contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais, gestão de e-mails, transcrições e revisão de textos.
Além disso, para executar suas tarefas no dia a dia, você vai precisar de uma boa conexão com a internet, um computador ou notebook que atenda às suas necessidades, um smartphone capaz de realizar conferências por vídeo ou voz e um endereço de e-mail profissional.
Vale lembrar que, na condição de assistente virtual, você se torna seu próprio chefe, faz os próprios horários e trabalha dentro de casa ou em ambientes compartilhados, como coworkings.
Isso significa que você vai precisar investir em um espaço para trabalhar dentro de casa, que permita manter a concentração e o foco, como se estivesse em um ambiente profissional.
Além de montar esse espaço, também vai precisar de disciplina, dedicação e comprometimento para alcançar os resultados necessários, sem a figura de um chefe para cobrar desempenho.
Curso de assistente virtual é necessário?
Para responder a essa pergunta, é preciso analisar as habilidades e capacidades de cada profissional.
Para quem já possui experiência de vários anos trabalhando em rotinas administrativas, talvez não seja necessário frequentar um curso de assistente virtual.
Já quem nunca atuou no ramo e busca novas oportunidades de trabalho talvez sinta necessidade de conhecer, em detalhes, como é o trabalho desse profissional.
Nesse caso, é recomendável pesquisar os cursos disponíveis no mercado e conferir as avaliações de quem já passou pelas aulas.
Um dos cursos mais famosos do Brasil é o Como Ser Assistente Virtual, mas há outros que você pode consultar antes de tomar a sua decisão.
Qual o tipo de contratação?
Na legislação brasileira, o assistente virtual se enquadra como Microempreendedor Individual (MEI).
Nesse caso, ele é um microempreendedor que presta serviço para outras empresas.
Conforme o negócio evoluir e faturar mais alto, pode ser necessário migrar para microempresa.
O modelo de remuneração fica definido em contrato, que deve conter, também, detalhes das atividades a serem desenvolvidas, responsabilidades e prazos envolvidos.
Quanto ganha um assistente virtual?
É impossível definir quanto ganha um assistente virtual, porque cada caso é único.
As diferenças começam pelo tipo de remuneração: há profissionais que recebem por hora trabalhada, outros por projeto, outros por serviço, outros por dias desempenhados.
Ao mesmo tempo, a responsabilidade varia muito entre os profissionais, com assistentes virtuais que atendem clientes internacionais e precisam negociar acordos para a empresa, enquanto outros atuam apenas elaborando filtros em planilhas.
De um modo geral, é possível dizer que, quanto mais complexa for a tarefa e mais responsabilidades ela envolver, maior será a remuneração do profissional.
Conheça serviços relacionados a assistente virtual
Ao chegar até aqui, você já conheceu algumas tarefas aplicáveis aos assistentes virtuais.
Mas é interessante saber que essa não é a única atividade remota que se lança como tendência para qualificar a atuação de empresas.
Separamos outras para você conhecer e avaliar.
Secretária remota
A secretária remota faz tudo que uma secretária normal faz, mas, em vez de atuar presencialmente, trabalha em casa.
As principais tarefas são anotar compromissos, organizar a agenda e entrar em contato com os clientes, caso haja necessidade.
Há ainda outras atividades burocráticas, como a gestão de e-mails e de planilhas, conforme a necessidade da empresa que contratou os serviços da secretária remota.
Secretária virtual
A secretária virtual executa as mesmas funções da secretária remota, apenas com um nome diferente.
Na prática, são dois nomes para a mesma função, e não há mudança significativa nas tarefas de cada um.
Ao contratar um assistente virtual que faz a função de secretária, o empreendedor pode falar em secretária virtual ou secretária remota, que as duas expressões serão compreendidas rapidamente por quem é da área.
Técnico Virtual
O técnico virtual é um assistente virtual com funções mais técnicas dentro do mundo da administração.
Normalmente, esse profissional está envolvido com a filtragem de dados e a elaboração de planilhas, porque o seu conhecimento, como o próprio nome diz, é mais técnico, e menos generalista do que as secretárias virtuais.
Os técnicos virtuais podem ser peritos em administração, contabilidade, finanças, tributação e informática, ou em outras áreas de conhecimento.
Não há uma definição exata de quais são as áreas que um técnico virtual precisa necessariamente dominar, porque os profissionais se diferem muito entre si.
Ajudante Virtual
Um ajudante virtual nada mais é do que um assistente virtual que funciona como uma mão direita do empreendedor.
Ele é a primeira opção do empreendedor quando se depara com diversos problemas relacionados à administração do negócio, mas nem por isso possui um contrato fixo com essa empresa.
O ajudante virtual pode assumir tarefas relacionadas a diversas áreas da empresa, mas dedica-se principalmente à administração, e sua importância para o futuro do negócio decorre dessa característica versátil.
Conclusão
Ao ler todo este artigo, você demonstra interesse no trabalho dos assistentes virtuais.
Cabe um parabéns, porque estar aberto adquirir conhecimento é o primeiro passo, tanto para quem precisa contratar um profissional desse ramo para a empresa, como para quem pretende seguir carreira como assistente virtual.
Com esta leitura, você já sabe que tarefas o assistente virtual executa, como ele pode ajudar sua empresa, como ele pode ser encontrado e o que fazer para maximizar o seu desempenho.
Além disso, você conheceu o mercado de trabalho desses profissionais e descobriu que habilidades são necessárias para ter sucesso no ramo.
Seja qual for a sua opção, deixamos uma última dica: esteja sempre aberto para adquirir mais conhecimento e se libertar de dogmas do passado, porque o mundo é dos que têm a cabeça aberta para surfar com as oportunidades que a tecnologia oferece.
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