Como você faz o controle de vendas?
Ou vai dizer que não faz?
Esse é um processo fundamental para o sucesso de qualquer empresa.
Sem organização, não apenas as vendas não acontecem, como todo o negócio entra em falência.
Acredite: não é uma tarefa que você possa negligenciar.
E isso vale para qualquer que seja a sua atividade exercida.
Mas não se preocupe se você não sabe nem por onde começar ou se precisa de dicas para qualificar o processo.
Neste artigo, vou trazer dicas para você realizar o planejamento e controle de vendas online e também em estabelecimentos físicos.
Você vai entender o conceito e descobrir que a importância do controle de vendas aparece em áreas diversas da empresa.
Então, interessado em qualificar o controle e acompanhamento de vendas no seu negócio?
Boa leitura!
Entenda o que compõe o controle de vendas
Antes de falar sobre os componentes de um controle de vendas, cabe uma rápida explicação sobre o conceito.
Gerenciar vendas nada mais é do que estabelecer uma sequência de ações de modo organizado.
É um esforço da empresa que começa ainda na compra de itens junto ao fornecedor – para revenda, no caso do comércio, ou para produção, no caso da indústria.
Passa também pelo financeiro, já que há recursos que entram e que saem do caixa, correto?
Também se relaciona com o estoque, considerando mercadorias que vão e que vem.
E tem ainda o aspecto administrativo, que inclui a emissão de notas fiscais.
Isso sem falar na estrela da festa, o cliente.
Perceba, portanto, que o conceito é muito mais abrangente do que as vendas propriamente ditas.
Há todo um sistema que precisa funcionar.
Sem dinheiro no caixa, não há como comprar produtos para revender ou insumos a fabricar, de modo a renovar o estoque e preparar a empresa para oferecer ao cliente aquilo que ele deseja.
Ficou claro?
Só assim os negócios podem se concretizar para gerar lucro para a empresa e não apenas para haver dinheiro para quitar suas obrigações.
É por essa razão que os componentes de um controle de vendas bem-sucedido trazem um pouco de tudo isso sobre o que acabei de falar.
Para entendermos melhor, vou explicar separadamente, por tópicos.
Controle de estoque
O controle de estoque é um requisito básico para conseguir otimizar as vendas.
O ideal é que o empresário realize um estudo para saber a quantidade de mercadoria que deve ser adquirida dos fornecedores.
E também para gerenciar melhor o que já está na empresa.
Esse é um cuidado que evita comprar pouco e faltar ou muito e ficar parado no estoque.
Controlando os produtos que entram e saem do estoque, é possível saber quando deverá realizar uma nova compra, para não ficar em falta com os clientes.
Afinal, não dá para cometer o erro de perder vendas por não ter na empresa aquilo que seu cliente deseja, não é?
Controle financeiro
Uma vez que a empresa esteja com o financeiro em dia, ela consegue identificar se está tendo o retorno esperado.
Também garante que não haverá falta de recursos no caixa para reposição de produtos para revender.
Ao realizar o controle de vendas, a organização pode ainda realizar as movimentações financeiras previstas no orçamento.
E isso inclui contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, demais faturas e boletos.
Controle de orçamentos
Especialmente em prestadores de serviços, trabalhar com orçamentos ao cliente é bastante comum.
Você recebe um contato, através dele uma solicitação e deve então encaminhar ao cliente o valor para ela.
Só que sem organização, o controle de orçamentos simplesmente não existe e as vendas vão por água abaixo.
Isso implica tanto na perda de um orçamento quanto na demora em responder ao cliente.
Nesse último caso, não dá para colocar a culpa nele se for procurar a concorrência, concorda?
Emissão de notas fiscais
Assim que uma venda é realizada, é preciso gerar a nota fiscal do produto ou do serviço negociado.
Sendo assim, o controle de vendas está diretamente ligado com esse procedimento.
Essa emissão deve ser feita imediatamente após a venda e, para que uma empresa consiga emitir notas fiscais, ela precisa estar operando dentro da lei, com inscrição como pessoa jurídica, ter autorização da Receita Federal e dos órgãos competentes.
Até mesmo um MEI, microempreendedor individual, precisa emitir nota se for prestador de serviços e contratado por outra pessoa jurídica.
Meios de pagamento
Como você cobra seu cliente pelas vendas que realiza?
É no cartão de crédito? No débito? No boleto bancário? Ou no link de pagamento?
Para que as vendas ocorra, é imprescindível oferecer ao cliente o meio que ele prefere para pagar.
E é necessário que seja fácil de usar, facilitando o seu controle sobre as vendas.
Clientes
Como deixar de fora do controle de vendas a razão para a sua empresa existir?
Inclusive, arrisco dizer que os clientes são a chave do sucesso de qualquer estratégia empresarial.
Não há a menor chance de seu negócio dar certo sem se dedicar a eles.
Um cadastro de clientes é um bom começo, com nome e contatos.
Mas vá um pouco além e faça um estudo sobre o seu público-alvo, considerando detalhes do seu perfil.
Vale considerar idade, escolaridade, gênero, faixa de renda, interesses e hábitos de consumo.
Isso tudo permite personalizar o atendimento, além de facilitar as ações de um plano de marketing.
É tudo o que precisa para vender mais e melhor.
Por que o controle de vendas é tão importante para uma empresa?
Como já destaquei anteriormente, o controle de vendas serve para gerenciar todas as atividades que compõem a efetivação de uma venda.
Equivale a estudar e propor melhorias na forma como os produtos são adquiridos, oferecidos, estocados, negociados e entregues aos clientes.
Já dá para perceber como isso é importante, não é mesmo?
Mas vou deixar tudo isso mais claro.
Veja só alguns dos efeitos positivos de um controle de vendas organizado para a sua empresa.
Melhora no planejamento financeiro
A gestão financeira se torna mais prática quando as vendas estão organizadas.
E quando isso acontece, o empreendedor consegue identificar gastos desnecessários e programar a compra de produtos fundamentais.
Otimização da distribuição de produtos
Quando o controle de vendas é eficiente, você pode coletar dados da quantidade de produtos vendidos e dos locais onde são mais consumidos.
Sendo assim, a empresa consegue se planejar melhor para fazer a distribuição, dando maior atenção para os lugares que dão mais lucro.
Isso é especialmente importante para quem atua no e-commerce.
Organização do estoque
Saber manter o estoque de acordo com o perfil do cliente é fundamental para o sucesso da empresa.
De nada adianta ter muitas unidades de um produto que não tem saída.
Ou, então, não ter no estoque algo que a maioria esteja buscando.
Confiança na equipe de trabalho
É imprescindível que o empreendedor mantenha um bom relacionamento com seus funcionários.
E o processo de controle de vendas irá ajudar a descobrir quais são os mais capacitados para lidar com esse tipo de atividade.
Melhora no desempenho da equipe
Como o volume de informações costuma ser grande, o uso de aplicativos e softwares ajuda a aumentar a segurança e a performance dentro da empresa.
Use a tecnologia a seu favor ao controlar as vendas.
Melhora no relacionamento com o cliente
Ao oferecer um serviço de qualidade, com a intermediação de um profissional de vendas, a empresa passa uma boa impressão ao cliente, com quem acaba construindo uma relação de confiança.
Cada organização deve criar diretrizes e regras de como a comunicação com o consumidor deve ser feita.
O fato é que, quando feito de forma apropriada, o controle de vendas é capaz de trazer muitas vantagens para a empresa, desde saber o produto que está faltando no estoque até a maneira como os clientes estão sendo tratados.
É a partir dele que o empreendedor consegue manter a organização mais estruturada e focada nos melhores resultados.
Quais as principais formas de fazer o controle de vendas?
O controle de vendas não precisa ser difícil, tampouco um problema.
Ele é parte da solução, pode acreditar.
Além disso, há diferentes ações que você pode colocar em prática para gerenciar melhor essa questão.
Vou citar algumas delas agora.
Mantendo o registro de todas as vendas realizadas
Seja para o controle do fluxo de caixa, para fins fiscais ou mesmo análises contábeis.
Ele pode ser mais simples (comandas e notas) ou mais complexo (com o cadastro do cliente e o tipo de serviço prestado).
Depende de cada empresa, do seu porte e necessidades.
Fazendo o mapa de vendas
Permite saber o que e para quem determinado produto foi vendido, em um tempo determinado.
Aqui, também é possível identificar os dias de maior ou menor movimento de um estabelecimento ou ainda o horário de melhor funcionamento.
Criando o banco de dados dos clientes
Para conseguir fazer propostas customizadas, saber o perfil do público-alvo e manter a marca em alta em um mercado específico.
Controlando os documentos
Especialmente aqueles relacionados à saída de produtos, para conseguir realizar a análise do estoque.
Vale ressaltar que o controle de vendas deve ser compatível com o controle de estoque.
Controlando o orçamento
É a partir dele que serão gerados os relatórios sobre o capital de giro, capital permanente, os passivos circulantes, entre outros documentos contábeis.
Portanto, um controle de vendas bem feito pode ser considerado um indicador relevante para todos os aspectos da empresa.
E se você quer descobrir como fazer de uma forma eficiente, o próximo tópico vai trazer ótimas dicas.
Como fazer o controle de vendas de forma eficiente?
Para que uma empresa tenha estabilidade e consiga sobreviver financeiramente, ela precisa vender o que produz.
E para saber o desempenho em relação às vendas, custos e lucros, é necessário que ela tenha em mãos todas as informações relacionadas à área de vendas.
Como já vimos, isso inclui organização de estoque, perfil de clientes, documentação em dia, entre outras tarefas.
O controle de vendas acaba ampliando o número de acertos, corrigindo os erros e aumentando a competitividade no mercado.
Isso ocorre porque o processo permite que o empreendedor se programe para futuras compras.
É possível saber se o negócio está tendo um bom desempenho através da análise do faturamento, do grau de lucratividade e dos depoimentos dos vendedores sobre o impacto da dedicação da empresa junto ao cliente.
Mas como tornar isso tudo ainda mais eficiente?
Para que o controle de vendas seja qualificado, é preciso levar em consideração o sistema de controles e o acompanhamento das vendas.
Vou falar mais sobre cada um desses estágios agora.
Sistema de controles
O sistema de controles pode ser obtido através da checagem periódica de alguns itens. São eles:
- Relatório de desempenho de cada vendedor e da empresa em um determinado período de tempo
- Detalhamento das vendas com a identificação dos produtos de maior saída e com maior margem de lucro
- Comparativo com a evolução das vendas da empresa como um todo e de cada vendedor
- Metas de vendas a serem batidas
- Quantidade de novos clientes em relação aos antigos
- Taxa de conversão de vendas, que é calculada com o número de vendas efetivadas dividido pelo número de clientes atendidos
- Quantidade de itens por venda, obtido através do número total de produtos vendidos dividido pelo número de vendas realizadas
- Valor médio das vendas, calculado com o valor total das vendas realizadas no período dividido pelo número de vendas
- Número de inadimplentes e comparação com períodos anteriores.
Acompanhamento de vendas
Cada empresa deve criar o seu controle de vendas de acordo com as suas necessidades.
Mas existem cinco atribuições muito importantes que nunca devem ser deixadas de lado.
São elas:
- Realização de reuniões semanais de acompanhamento de dados e também de incentivo para as equipes
- Orientação para que os vendedores mantenham os bons resultados
- Cobrança de resultados, formando vendedores capacitados
- Não aceitar desculpas para o não cumprimento das metas e buscar o motivo de isso ter acontecido para poder resolvê-lo
- Manutenção de um relacionamento saudável com os funcionários da equipe, até mesmo após o expediente.
Com todas essas dicas, só resta mesmo descobrirmos como realizar o controle de vendas passo a passo.
É o que irei apresentar no próximo tópico.
Passo a passo para montar seu controle de vendas
Para saber se deve ou não continuar comprando um produto que é comercializado na sua empresa, é imprescindível realizar o controle de vendas.
Através dele também é possível descobrir informações úteis para otimizar o tempo de trabalho e melhorar a relação com os clientes.
Se o empreendedor fizer o controle de vendas corretamente, com certeza a empresa ficará mais organizada e ele conseguirá realizar novos planejamentos.
O controle de vendas é composto de vários processos.
Veja agora quais são os seus principais passos.
1. Descubra quais são os seus clientes
Tenha esse controle organizado para saber qual o potencial de venda para os próximos meses.
2. Monte um pipeline de vendas para os clientes de carteira ativa
É importante montar um funil de vendas e organizar um plano de ação que deve ser trabalhado com todos os consumidores finais.
3. Abuse do marketing para conquistar novos clientes
Essa tarefa só é possível através de um estudo do negócio, para saber qual a melhor estratégia para atingir o público-alvo.
4. Tenha excelência nos processos de atendimento e fidelização
De nada adianta captar novos clientes se não é capaz de atender a todos da melhor maneira possível.
5. Faça um orçamento que englobe marketing e vendas
Esse cálculo deve conter o custo por hora da equipe de vendas, o custo da visita, o custo das ligações, o custo de um prospect, o custo de um cliente e o custo de uma venda.
Somente com esses números o empresário conseguirá fazer os investimentos certos e alcançar o lucro.
6. Descomplique os processos
Quanto mais claras forem as atividades, as responsabilidades e as técnicas, mais rápido a equipe conseguirá entender o que deve ser feito.
Como consequência, mais motivada ela vai ficar.
7. Estabeleça metas claras
É importante que todos os funcionários conheçam as metas, sua forma de medição, as recompensas e o resultado do não atingimento das mesmas.
8. Tenha indicadores de controle
Eles servem para saber como a equipe está trabalhando.
É importante que o trabalho seja acompanhado de perto.
9. Saiba reconhecer os melhores resultados
Seja o prêmio em dinheiro ou de alguma outra maneira, esse item é essencial para manter os funcionários motivados e produtivos.
10. Mantenha a disciplina
De nada adianta iniciar uma tarefa e depois não concluí-la.
É importante investir energia nesse processo para se diferenciar dos concorrentes.
Pode não parecer tão fácil implementar todos esses processos, mas depois que os empresários começam a ver os resultados, eles entendem a importância de realizar o controle de vendas.
Mas para descomplicar a sua missão, vou relacionar a seguir sete dicas valiosas.
7 dicas de ouro para um controle de vendas bem-sucedido
Já sabemos que o controle de vendas é crucial para a sobrevivência de qualquer negócio.
Sendo assim, listo abaixo algumas dicas infalíveis para que você consiga realizar o procedimento com sucesso.
Fique ligado!
1. Tenha uma proposta comercial no controle de vendas
Para montar essa proposta, é necessário saber a preferência, o comportamento e os hábitos do consumidor final.
O relatório deve conter todas as variedades de serviços e produtos que a empresa oferece.
2. Tome cuidado com os pedidos de vendas
É importante definir um canal para que os clientes possam fazer as encomendas, com alternativas de produtos.
De preferência, que tenha um funcionário para esclarecer as dúvidas e ajudar nas compras.
O atendimento online ou call center tende a ser visto com bons olhos pelos clientes e facilita a realização de pedidos.
3. Garanta a comissão dos funcionários
Para que o vendedor trabalhe com total dedicação, é indicado que ele tenha alguns benefícios e comissões em cima das vendas.
Só cuidado para não oferecer uma comissão muito alta e acabar afetando a sua margem de lucro.
4. Faça a emissão da venda
Geralmente, ela é feita através da nota fiscal, na qual consta o valor gasto e a data em que ocorreu a venda.
É um documento fundamental para o recolhimento de impostos – que não é opcional, é bom lembrar.
5. Pratique bons preços
É muito importante que os valores dos produtos sejam condizentes com o perfil econômico dos clientes.
6. Realize o controle do estoque
Para saber os itens que entraram e saíram e, então, conseguir fazer a reposição dos mais vendidos.
7. Utilize uma planilha ou um software para realizar o controle de vendas
Dessa maneira, você consegue ter uma visão geral de todos os pontos que fazem parte desse processo.
Vídeo sobre vendas
Antes de concluir o artigo sobre controle de vendas, quero apresentar a você a indicação de um vídeo com mais dicas interessantes.
Não são exatamente sobre o controle delas, mas certamente ajudam a vender mais e aumentar o seu faturamento.
É tudo o que você mais quer, não é mesmo?
E o recado aqui é claro: nem sempre ter um número maior de vendedores é sinônimo de mais vendas.
O importante é manter os funcionários entusiasmados e com um bom programa de bonificação, mas que não prejudique a empresa.
Assista:
https://www.youtube.com/watch?v=62NfzHticiI
Conclusão
Se a organização quer continuar crescendo cada vez mais, é muito importante que ela aposte em um bom controle de vendas.
Através dele, é possível saber como anda a saúde financeira da empresa, além de fiscalizar todas as atividades que impactam direta ou indiretamente no ato de vender.
É com os resultados do controle de vendas que o empreendedor consegue obter dados e informações apropriadas para conseguir tomar decisões e buscar melhores resultados.
Portanto, é imprescindível realizar o registro de tudo o que entrou e saiu do estoque, identificar o público-alvo e seu poder financeiro, além de saber em qual período as vendas foram mais favoráveis.
Dessa maneira, é possível diminuir as preocupações e realizar planejamentos já contando com os altos e baixos durante todo o ano.
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