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Plano de ação: entenda porque essa é uma ferramenta essencial para a sobrevivência do negócio

Plano de ação: Entenda porque essa é uma ferramenta essencial para a sobrevivência do negócio

Você talvez saiba o que é plano de ação, mas tem a exata ideia da importância que essa ferramenta pode ter para o seu negócio?

Ao começar o artigo com essa provocação, quero na verdade propor que uma reflexão sobre o assunto.

Neste texto, vou falar de algo que realmente pode fazer a diferença entre o fracasso e o sucesso.

Entre fechar as portas e sobreviver.

Entre apenas se manter ou crescer de forma sustentável.

O plano de ação faz parte (ou deveria fazer) do processo de planejamento de qualquer empresa.

É o instrumento que vai ajudar você a pensar em estratégias essenciais, aquelas que vão garantir os resultados esperados.

Sem ele, pode ficar bem difícil para atingir as metas propostas.

Mas talvez seja ainda pior do que isso: sua empresa pode até correr o risco de ter que encerrar as atividades.

É tão grave assim?

Não há exagero no diagnóstico, infelizmente.

Mas nosso bate-papo de hoje tem um viés positivo.

Quero destacar a importância do plano de ação de uma empresa e elencar motivos para você começar a construir o seu hoje mesmo.

Aliás, se essa for a sua dúvida, também vai encontrar a resposta aqui.

Vou mostrar como fazer um plano de ação passo a passo.

Interessado em adquirir esse conhecimento?

Então, siga a leitura e domine o plano de ação empresarial!

O que é plano de ação?

Imagem 2 - Plano de ação entenda porque essa é uma ferramenta essencial para a sobrevivência do negócio
Ferramenta administrativa muito valiosa, o plano de ação é indispensável para traçar a estratégia da sua empresa.

Plano de ação é uma ferramenta administrativa que se destina a detalhar as estratégias e medidas necessárias a adotar para alcançar um objetivo previamente definido.

Como o próprio nome indica, é um instrumento que indica quais ações serão feitas, por quem, de que forma e em que prazo e condições, sempre com foco nos resultados.

Ele geralmente é construído em formato de tabela, onde são colocadas todas as informações importantes para o acompanhamento e a conclusão de tarefas dentro de determinado período de tempo.

Como é bastante visual, facilita para todos os seus participantes identificar em que estágio está e se vem sendo colocado em prática como o esperado.

Caso contrário, pode sofrer ajustes.

Mas o que não muda é mesmo o seu foco, sempre sendo utilizado para alcançar o resultado previamente definido.

A tabela ou planilha do plano de ação pode ter informações diversas.

Entre elas, posso citar:

  • Objetivo
  • Justificativa
  • Tarefas
  • Responsáveis
  • Prazos de entrega
  • Custos individuais e gerais.

São esses dados (e o preenchimento deles, é claro) que vão garantir o controle e o bom andamento dos trabalhos.

Com relação especificamente às tarefas, elas devem estar diretamente ligadas às metas que a organização pretende atingir.

E como não poderia deixar de ser, o seu acompanhamento é muito importante.

Ele facilita o entendimento da equipe, que saberá qual caminho deve ser percorrido e em quanto tempo.

Além disso, no plano de ação, é possível diagnosticar e compreender quais são os recursos materiais, financeiros e humanos disponíveis e também os necessários para a realização das tarefas.

Além disso, definir responsáveis pela execução e entrega de cada uma das atividades previstas.

Afinal, para funcionar bem, precisa do comprometimento e envolvimento de todos os seus participantes.

E também, no mínimo, da colaboração daqueles indiretamente envolvidos.

Nos próximos tópicos, você entenderá exatamente como estruturá-lo.

Exemplos de tipos de plano de ação

Imagem 3 - Plano de ação entenda porque essa é uma ferramenta essencial a sobrevivência do negócio
Não importa o tamanho do seu negócio, o plano de ação é tarefa obrigatória para todo empreendedor.

Você pode usar o plano de ação em diversas situações dentro do seu negócio, o que independe do tamanho da empresa.

Com isso, quero dizer que, mesmo se você for um microempreendedor individual (MEI), não justifica realizar ações não planejadas.

Sem uma estratégia bem definida, qualquer meta ou objetivo fica mais distante.

O que muda nesses casos é a abrangência e a responsabilidade sobre as tarefas.

Caso tenha uma pequena organização, você mesmo pode (e deve) fazer o gerenciamento das atividades.

Afinal, no caso do MEI, é tudo com ele e, no máximo, um funcionário.

O importante é ter a certeza de que as tarefas em prol dos resultados estão acontecendo da melhor forma possível.

E é justamente isso que o plano de ação vai proporcionar à sua empresa.

Mas quando utilizá-lo?

Para ajudar você a identificar a necessidade, vou trazer agora alguns exemplos de tipos de plano de ação.

Veja só:

  • Implantação de ações estratégicas: como aumentar a satisfação dos clientes, elevar a capacitação dos funcionários ou reduzir custos produtivos
  • Implantação de projetos orçamentários: como compra de um novo equipamento ou redução de mão de obra para cortar custos
  • Gestão de projetos: como automatização de processos e contratação de um novo sistema
  • Demandas específicas de departamentos: como a melhoria de um processo.

Exemplo prático de plano de ação

Para facilitar ainda mais o seu entendimento, preparei um exemplo prático.

Ele é simples, mas vai apresentar uma boa ideia sobre o que estou falando.

Vamos supor que você tenha uma empresa especializada na venda de produtos naturais e sem conservantes, certo?

Então, você quer elaborar um plano de ação para melhorar a satisfação do seu cliente.

Combinado?

Assim, a sua tabela, obrigatoriamente, vai trazer pelo menos as seguintes informações:

  • Objetivo: aumentar a satisfação do cliente
  • Justificativa: os resultados atuais exigem que os clientes se aproximem da marca, que comprem mais e que falem bem da empresa para outros potenciais consumidores
  • Responsável: José da Silva
  • Prazo de entrega: 29/03/2018
  • Custos: R$ 500,00
  • Atividades:

– Definir 10 itens que terão um desconto de 15% no mês seguinte

– Inserir a etiqueta vermelha nos produtos com o valor normal e o valor com desconto

– Divulgar a ação nas redes sociais da empresa

– Incluir no site o regulamento da promoção.

Pode ser que cada atividade tenha um responsável diferente e, talvez, elas precisem de prazos mais detalhados para facilitar o acompanhamento.

O importante é que aconteçam de forma estruturada e que a entrega do plano seja feita no tempo certo.

Esse foi um exemplo simples de situação em que você pode utilizar o plano de ação na sua empresa.

Mas é claro que existem muitas outras alternativas, inclusive com um nível de detalhamento maior.

Tudo vai depender do seu tipo de negócio e das necessidades que você tem na sua organização.

Por que o plano de ação é uma ferramenta essencial para a sobrevivência de qualquer negócio?

Imagem 4 - Plano de ação entenda porque essa é uma ferramenta essencial para a sobrevivência do negócio
Deseja um futuro lucrativo e promissor para sua empresa? Use o plano de ação para ajudá-lo a traçar como chegar lá.

Ao chegar até aqui, talvez você já tenha percebido que o plano de ação é mesmo importante.

E mais: que pode ser um instrumento eficaz para melhorar seus resultados, inclusive financeiros.

Mas as razões para apostar na ferramenta não param por aí.

O plano de ação é muito importante para qualquer negócio porque ele está relacionado a um ponto essencial para a sobrevivência de uma empresa: o planejamento.

Sem planejamento, não conseguimos sequer pensar em abrir uma organização.

Imagine o quanto você perderia em tempo, em dinheiro e em energia caso não tenha bem definidas todas todas as ações que devem ser tomadas, de que forma isso deve ocorrer e em que prazos?

O risco, inclusive, é que tenha que fechar as portas da empresa em poucos meses de vida, literalmente.

Não é exagero

Basta ver os indicadores de mortalidade de empresas.

Entre os mais recentes, pesquisas apontam que os negócios não resistem a mais do que cinco anos.

Além disso, há dois anos que o Brasil mais fecha do que abre empresas.

Em boa parte, isso é fruto da falta de planejamento.

É algo que já alertado antes pelo Sebrae, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas.

Mas vamos além.

Fora isso, o planejamento é importante não só para que você crie objetivos e metas, mas também para que tenha a clareza com relação ao futuro do seu negócio.

Você vai identificar cenários e tendências e vai poder planejar novos posicionamentos e mudanças estratégicas com antecedência.

Também vale citar que isso contribui para o aumento da competitividade da organização.

Sem falar que vai engajar os colaboradores com o negócio, ao ponto de contribuírem de forma mais efetiva para com os resultados.

Sim, a mudança de visão é geral.

Tanto do ponto de vista externo quanto interno.

Mas para estruturar o plano de ação, você precisa ter o entendimento de como está a sua empresa e quais ações serão necessárias.

É preciso ir a fundo na investigação.

Você deve analisar o ambiente externo, como clientes, fornecedores, mercado, comunidades, situação econômica e política do país, características do setor de atuação, concorrência e leis de regulamentação.

Da mesma forma, é importante analisar o contexto interno, que envolve colaboradores e recursos organizacionais, financeiros e físicos, que vão desde o sistema de gestão até a capacidade produtiva e a infraestrutura da empresa.

Não deixe nada de fora.

Além do plano de ação, você precisa também estruturar indicadores numéricos para todos os processos, tanto aqueles relacionados a vendas quanto os de recursos humanos.

É por isso que o planejamento estratégico, incluindo o plano de ação, é essencial para a sobrevivência de qualquer empresa.

Principais consequências sofridas por empresas que não utilizam o plano de ação

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Sem um plano de ação definido, muitas vezes empreendedores se vêm perdidos, sem saber por qual caminho seguir.

Se a sua empresa não fizer um bom plano de ação, o futuro tende a não ter nada de promissor.

Há garantia de que ela vai fechar as portas?

É claro que não.

Mas a certeza é de que os resultados serão inferiores ao que poderiam ser.

Se será esse o fim do sonho empreendedor, talvez seja a consequência final.

Mas até lá, você sabe o que vai acontecer com sua empresa?

Veja só algumas possibilidades nada agradáveis:

  • O trabalho se torna mecânico, sem aprofundamento no que é realmente importante
  • A análise de mercado nunca vai acontecer
  • Dificilmente vai conseguir entender as necessidades do seu cliente
  • Não vai ter a clareza de como estão os concorrentes e vai perder mercado para eles
  • Não vai conseguir se preparar para os desafios de mercado
  • Não vai pensar em ações estratégicas para o seu negócio
  • Os colaboradores não terão o devido engajamento com a empresa
  • Os líderes ficarão confusos
  • A organização terá uma baixa margem de lucro
  • Você não vai conseguir inovar
  • Terá custos altos de manutenção
  • Ficará mais suscetível aos períodos de crise econômica.

As consequências de um bom plano de ação

Imagem 6 - Plano de ação entenda porque essa é uma ferramenta essencial para a sobrevivência do negócio
Já empreendedores que fazem um bom plano de ação sabem exatamente o que é necessário fazer para chegar ao seu objetivo.

Por outro lado, se estruturar um bom plano de ação, o cenário será bem diferente.

Vou relacionar agora algumas das consequências possíveis que virão dessa iniciativa.

Acompanhe!

  • Entender melhor a empresa
  • Saber onde quer chegar
  • Conhecer a concorrência, o mercado e se preparar para os desafios
  • Promover o engajamento dos colaboradores, levando-os a serem donos de ações estratégicas
  • Incentivar um relacionamento profissional e de crescimento entre líderes e subordinados
  • Atingir objetivos, metas e resultados de forma estruturada
  • Promover um bom planejamento estratégico para a empresa e para os departamentos
  • Facilitar o desenvolvimento de outras habilidades no colaboradores
  • Garantir um bom aproveitamento dos recursos da empresa
  • Aumentar a eficiência dos processos da organização.

A decisão é sua quanto ao tipo de reflexo que espera ter no seu negócio.

Mas se optar por estruturar o plano de ação, saiba que ele é uma maneira simples de fazer o seu negócio alavancar.

Ainda tem dúvidas sobre como fazer isso?

No próximo tópico, vou tratar de eliminar todas elas.

Principais dúvidas relacionadas à criação de um plano de ação

Imagem 7 - Plano de ação entenda porque essa é uma ferramenta essencial para a sobrevivência do negócio
O plano de ação é composto por algumas etapas que precisam ser cumpridas para que a estratégia elaborada seja eficiente.

Para que o plano de ação seja eficaz, é muito importante que você se atente a alguns pontos que considero como chave.

É provável que alguns deles respondam às suas principais dúvidas quanto ao uso do instrumento.

Quer ver só?

1. Como definir as ações a adotar?

É preciso pensar em ações que sejam realmente estratégicas para o negócio.

Caso contrário, você e a sua equipe só vão perder tempo e até dinheiro, dependendo dos recursos alocados.

Avalie muito bem que tipo de meta você quer alcançar e se ela é realmente eficiente para o seu negócio.

Depois disso, defina ações de maneira mais assertiva.

2. De que forma monitorar o plano?

Tenha a certeza de que a implantação do plano está acontecendo.

Você precisa fazer reuniões periódicas com os responsáveis pelas ações para ter a certeza de que elas estão saindo conforme o esperado.

Não adianta nada fazer o plano de ação só por fazer.

Ele precisa ser realizado da melhor forma possível, sempre objetivando os resultados.

3. Como organizar as tarefas?

Defina uma sequência lógica para as tarefas.

Isso vai evitar erros no meio do percurso e também retrabalhos, que podem desmotivar a equipe e atrasar a entrega dos resultados.

4. Como definir os prazos das ações?

Os prazos devem ser definidos com segurança.

Não adianta colocar prazos apertados, pois o responsável pela ação dificilmente conseguirá cumpri-los.

Talvez ele até cumpra, mas pode ter certeza de que faltará qualidade no trabalho.

Procure pensar nas ações com uma certa antecedência para que os colaboradores não se atrapalhem e para que o plano não atrase outras demandas.

Por outro lado, não defina prazos que deixem as pessoas muito à vontade, ao ponto de assumirem outras tarefas que possam atrasar a entrega.

Pense em um prazo justo, que fará com que o responsável consiga dar foco nas tarefas e que também possa entregar no tempo previsto.

5. Como escolher os responsáveis pelas ações?

Cuidado ao definir o responsável por cada ação.

Não dê a alguém mais do que a pessoa pode assumir, seja porque não tem experiência ou tempo de casa ou porque não conhece tão bem o trabalho.

É claro que desafiar os funcionários é importante, mas você precisa ter a certeza de que a pessoa a quem designou as tarefas do plano de ação é a ideal para realizá-las com eficiência e responsabilidade.

6. É preciso investir muito no plano de ação?

Tenha a certeza de quanto recurso será necessário para a execução das atividades.

Nunca preveja menos do que o necessário, pois a captação de mais dinheiro pode comprometer o orçamento da empresa.

7. Qual o segredo para o plano de ação dar certo?

Detalhe ao máximo as atividades

Nenhum passo pode faltar.

Por isso, quanto mais detalhado o plano, melhor.

Se faltarem tarefas, o prazo talvez não seja cumprido.

Além disso, o seu colaborador ficará bastante insatisfeito com a demanda, que mais vai atrapalhar do que somar.

Como montar um plano de ação?

Imagem 8 - Plano de ação entenda porque essa é uma ferramenta essencial para a sobrevivência do negócio
Em quatro passos você monta o plano de ação da sua empresa!

Antes de mais nada, você precisa definir os objetivos pelos quais o plano de ação vai trabalhar.

Tenha como base os problemas ou desafios enfrentados.

Quer exemplos?

Veja só:

  • Melhorar os resultados
  • Garantir a venda de determinado produto
  • Reduzir custos
  • Abrir uma filial
  • Expandir as atividades para um novo nicho de mercado
  • Incluir algum processo de melhoria ou um sistema inteligente.

É importante que a definição das metas seja feita por você junto com os líderes.

Isso pode ocorrer durante uma reunião.

Eles certamente vão contribuir de forma mais assertiva, já que conhecem a fundo a realidade dos seus departamentos.

Conforme o contexto, um colaborador especialista também deve participar por estar mais próximo de determinada situação dentro da empresa.

Uma vez que as metas estão definidas, você precisa designar cada uma ao líder responsável.

Ele indicará o colaborador encarregado e, juntos, vão elaborar o plano de ação.

O líder deve também definir qual é a estrutura física e os recursos financeiros necessários para a realização das tarefas.

Tudo isso precisa estar previsto e adequado ao orçamento da empresa.

Além disso, ele tem que acompanhar o trabalho com reuniões periódicas para ter a certeza de que tudo está saindo conforme o esperado.

Se a sua organização for pequena, você poderá ser o responsável pela definição da estrutura do plano de ação e também pela realização das tarefas.

Se ela for um pouco maior, talvez tenha que fazer diretamente o acompanhamento junto aos colaboradores responsáveis.

Enfim, a forma de ser planejado e executado pode ser diferente de uma empresa para outra.

O importante é que ele aconteça da melhor maneira possível para o bem da companhia.

Passo a passo para a criação de um plano de ação

Decidido a elaborar o seu plano de ação?

Você pode fazer isso em apenas quatro passos.

Veja só!

1. Planejamento

É o momento no qual você ou o líder se reunirão com o responsável para estruturarem juntos o plano de ação.

Vocês deverão definir objetivo, justificativa, responsável, prazo de entrega, custos e atividades a serem realizadas.

Faça uma simples planilha de plano de ação no Excel ou no Google Drive, por exemplo.

O importante é que ela seja organizada e que o conteúdo esteja correto, assertivo e completo.

Podem ser necessários outros colaboradores para a realização de determinadas tarefas, além de planos secundários para situações de riscos, imprevistos, recursos humanos, entre outras.

Talvez isso tudo não seja necessário ou só seja percebido durante a execução.

O essencial é que as ações sejam tomadas para garantir que a entrega do plano seja feita com qualidade e dentro do prazo.

Além disso, os responsáveis podem criar controles específicos para o acompanhamento das atividades, se necessário for.

2. Execução

É o momento de colocar as atividades em prática.

Tanto os recursos financeiros quanto as tarefas devem ser seguidos à risca para evitar despesas desnecessárias e também qualquer atraso na entrega.

Os desvios e os erros precisam ser percebidos e resolvidos rapidamente.

E isso nos leva ao próximo passo.

3. Monitoramento

Você ou o líder devem fazer reuniões periódicas com os responsáveis para ter a certeza de que tudo está saindo conforme o esperado.

Se não estiver, feedbacks, alterações e soluções de problemas devem ser feitos imediatamente, incluindo a possibilidade de troca de responsável, se for o caso.

4. Encerramento

É o momento da entrega do plano de ação.

Ou seja, é quando o responsável apresenta os resultados do projeto para você ou para o líder do departamento.

Se o monitoramento tiver sido feito de forma correta, a entrega será realizada de maneira eficiente e dentro do prazo determinado.

Mas pode ser que, no encerramento, algumas falhas tenham sido percebidas e que o trabalho não tenha sido feito de forma satisfatória.

Nesse caso, é essencial que pense em alternativas de resolver a situação de maneira rápida, mesmo que tenha que estabelecer um novo prazo para isso.

Aqui também são importantes os feedbacks dos líderes dos projetos aos responsáveis com relação à satisfação ou não dos seus trabalhos.

Conclusão

Imagem 9 - Plano de ação entenda porque essa é uma ferramenta essencial para a sobrevivência do negócio
Pronto para conduzir seu negócio ao sucesso, por meio do seu plano de ação?!

Neste artigo, você entendeu que o plano de ação vai ajudar a sua empresa a alcançar os objetivos definidos para ela.

Com essa ferramenta, você pode tanto melhorar processos quanto solucionar determinados problemas.

Para isso, estipula prazos, tarefas e seus responsáveis.

Tudo de maneira assertiva e fácil de aplicar.

Sem um bom plano de ação, seu negócio começa a ruir – algumas vezes, antes mesmo de começar.

Além de não ter o entendimento completo dos fatores externos, como concorrência, mercado, clientes e situação política e econômica do país, você também não saberá muito sobre o cenário interno que envolve colaboradores e recursos financeiros.

Portanto, mais do que ser uma ponte para o atingimento das metas, o plano de ação é uma forma de entender o contexto da empresa.

De quebra, contribui para qualificar desempenho e resultados.

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