Despesas, custos e gastos são a mesma coisa?

Se você acha que despesas são todas iguais, está na hora de modificar seu entendimento.

A propósito, um grande atalho para o desequilíbrio financeiro, seja pessoal ou empresarial, está justamente na falta de controle sobre o dinheiro que sai.

Você precisa compreender, de fato, o que é despesa e como isso afeta a sua vida e seus negócios.

É por isso que elaborei este artigo que é um verdadeiro guia sobre os mais diversos tipos de despesas.

Você vai conhecer agora o que são despesas operacionais, despesas administrativas, despesas variáveis, despesas antecipadas, despesas fixas e variáveis.

Também vai saber a diferença entre custo e despesa, além de conhecer em que conceito se encaixam os gastos.

Este é um texto cujo objetivo é que funcione para você como um ordenador de despesas.

Até por que a sua vida financeira depende desse controle.

Pessoas e empresas que não possuem nenhum tipo de planilha de despesas estão, sem sombra de dúvida, mais propensas ao fracasso de seus projetos.

Quer ter maior controle sobre o seu dinheiro?

Então, a hora de começar é agora.

Boa leitura!

O que são despesas?

Despesas são, para uma empresa, todos os valores que ela gasta para manter sua operação ativa.

Por suas características, correspondem a um aporte obrigatório para que um empreendimento conserve a sua estrutura mínima exigida para o funcionamento da atividade.

Embora no âmbito pessoal as despesas podem ser descritas como qualquer gasto, sendo resumidas à saída de dinheiro, isso muda um pouco em empresas.

É aí que o conceito acaba se confundindo com outros.

A melhor forma de entendê-lo é vendo a despesa como um gasto não relacionado diretamente com a atividade da empresa, mas necessário para a sua manutenção, como já explicado.

Vamos ver um exemplo?

Uma indústria de calçados precisa de insumos para produzir, certo?

Então, o que ela compra para a produção representa um custo e não uma despesa.

Nesse caso, a despesa aparece no pagamento de salários, na compra de materiais de escritório, em ações de marketing e em tudo aquilo que não resulta em novos itens para comercialização.

Portanto, são apenas parte do dinheiro que sai.

Compreende a diferença?

Entendido esse ponto, vamos avançar.

Mais à frente, vou falar também da diferenciação de dois tipos de despesas: fixas e variáveis.

Antes, porém, quero esclarecer quais são as diferenças entre despesas, custos e gastos.

Despesas, custos e gastos são a mesma coisa?

Esta é a parte sensível do nosso aprendizado neste artigo.

É fácil se confundir e fazer uma salada de frutas dos conceitos.

No dia a dia, talvez isso não gere problemas ao empreendedor.

Por outro lado, contabilmente, a gestão financeira correta depende não só da compreensão, como da correta diferenciação no momento de registrar saídas do caixa.

Então, despesas, custos e gastos são a mesma coisa?

A resposta é “não”, como você já deve desconfiar.

E se você quer entender o porquê, precisa primeiro conhecer as diferenças entre eles.

Vamos lá?

Entenda as diferenças

• Despesas: saídas não relacionadas à atividade central da empresa, resultante de aplicações em outras áreas dela e sem vinculação direta com seus produtos ou serviços
• Custos: todos os valores de saída do caixa com ligação direta com a produção de bens e serviços, como a compra de matéria-prima para produzir ou de produtos para revender
• Gastos: engloba todas as despesas e custos de uma empresa em um formato mais genérico, podendo integrar ainda valores aplicados em eventos extraordinários e imprevistos, como distribuição de lucros e pagamento de empréstimos.

Como dá para ver, toda despesa ou custo representa um gasto.

Por outro lado, um gasto só assume contabilmente essa definição quando ocorre a saída de de dinheiro do caixa por razões não relacionadas ao negócio.

Ou seja, quando não se transforma em uma despesa e nem em um custo.

Ainda neste artigo, você vai ver outros exemplos de custos e de gastos, o que vai ajudar a sedimentar o conhecimento.

Tipos de despesas: quais são?

Como prometido anteriormente, chegou a hora de nos aprofundarmos nos diferentes tipos de despesas.

Embora possamos nos referir a despesas operacionais, administrativas e outras nomenclaturas possíveis, o correto é considerarmos apenas dois tipos de despesas: fixas e variáveis.

Vamos entender melhor?

Despesas fixas

Agora que você sabe que as despesas não se relacionam com a atividade central da empresa, pense em todos os gastos com essa característica, mas que não variam de um mês para o outro.

Afinal, como o próprio nome indica, despesas fixas não dependem dos resultados da operação para terem seu valor conhecido.

Isso significa que a indústria que citei no exemplo anterior pode produzir mil ou um milhão de pares de calçados, mas a despesa em questão se manterá fixa.

Conseguiu pensar em algo?

Materiais de escritório, por exemplo.

Como são de uso administrativo, não têm suas quantias alteradas pelo ritmo operacional.

Com os investimentos em marketing, ocorre a mesma coisa.

Não é o volume de vendas, o total produzido ou o número de serviços executados por uma empresa que determina os gastos em divulgação.

Ficou claro?

Despesas variáveis

Se você entendeu bem o conceito de despesas fixas, então, se torna fácil compreender o que são despesas variáveis.

Elas não estão relacionadas com a atividade fim da empresa, mas variam de acordo com os números operacionais.

Ou seja, quanto mais uma indústria produz, um comércio vende ou uma prestadora executa serviços, mais as despesas variáveis crescem.

A comissão de vendedores, por exemplo.

Uma loja cujo faturamento em vendas cresceu 10% de um mês para o outro terá maiores gastos com a comissão de sua equipe, é claro.

Quer outro exemplo?

Os impostos devidos.

Esse é um caso clássico de despesa variável.

Se você não pagar, sua operação não é afetada (ao menos até o Fisco vir acertar as contas).

Mas o valor devido aumenta tanto quanto você fatura.

Por essa razão, é também um exemplo de despesas variáveis.

Outras despesas

Pode parecer simples classificar todas as despesas da sua empresa a partir da divisão entre o que é fixo e o que é variável.

Mas o problema é justamente este: como fazer esta divisão?

Afinal, a energia elétrica da empresa representa uma despesa fixa ou variável?

Boa pergunta, não é mesmo?

Ao menos em teoria, há um valor que é fixo, relacionado aos setores não operacionais da empresa.

E há também uma parte variável, que pode aumentar conforme ela produz, como é típico de indústrias.

Há quem chame esse tipo de gasto de despesa semi-fixa ou semi-variável.

Para fins de contabilidade, no entanto, o que ocorre com esse gasto específico é uma divisão.

Parte é considerado como despesa fixa, pois não varia conforme os resultados operacionais.

Outra parte é tida como variável, justamente em razão dos valores serem modificados pelo fluxo de produção ou vendas.

Sempre que houver dúvidas, em casos como esse, pode ser aplicado esse tipo de divisão em uma despesa.

Principais tipos de custos

Já sabemos agora que o custo se diferencia da empresa por sua ligação direta com a atividade central da empresa.

Se está relacionado com a operação, é custo.

A partir daí, já dá para exercitar a imaginação e lembrar de vários gastos que se encaixam nessa categoria.

Além disso, da mesma forma que ocorre com as despesas, os custos também se dividem em fixos e variáveis.

Ou seja, ocorre o seu crescimento ou não conforme o volume de produção ou vendas.

Há, ainda, uma possível classificação de custos em diretos e indiretos.

O que muda entre eles é a possibilidade ou não de relacioná-los diretamente a um produto ou serviço.

Vamos, então, conhecer alguns tipos de custos em uma empresa a partir da seguinte lista:

• Matéria-prima utilizada na fabricação de um determinado produto
• Energia elétrica utilizada na produção de bens
• Salários e encargos trabalhistas específicos das equipes de produção
• Mão de obra direta, inclusive em prestadoras de serviços
• Materiais empregados em atividades auxiliares à produção
• Depreciação de bens
• Manutenção de máquinas e equipamentos
• Contratação de seguros
• Subcontratação de serviços.

Interessante ainda citar um exemplo para mostrar como a diferenciação entre custo e despesa nem sempre é fácil.

Se uma determinada máquina exige a aplicação eventual de lubrificante, como esse componente é classificado?

Será ele uma despesa?

Ou será um custo?

Fixo ou variável?

Vamos por partes.

Em primeiro lugar, apesar de não estar diretamente relacionado à atividade central da empresa, o lubrificante é necessário para que ela aconteça.

Afinal, sem ele, a máquina (essa sim totalmente operacional) pode não funcionar corretamente.

Logo, representa um custo.

Além disso, esse é um custo variável, já que, conforme o uso da máquina se intensifica, para aumentar o ritmo de produção, mais ela demanda a aplicação de lubrificante.

Ou seja, a empresa tende a gastar mais com esse componente conforme produz.

Agora que entendemos o que é custo e seus diferentes tipos, vou explicar no próximo tópico mais sobre os gastos.

Principais tipos de gastos

Uma forma de simplificar o conceito de gastos em uma empresa seria incluir todos os valores que saem do caixa.

Entre eles, as despesas e os custos, assim como outros não relacionados ao negócio.

Dessa forma, todos os exemplos citados até aqui de despesas e custos não deixam também de representar gastos.

Mas há ainda outros dois tipos que valem ser citados.

O primeiro deles, como já adiantei, se refere aos valores não operacionais, relacionados a eventos esporádicos e nem sempre previstos.

Quando uma peça necessita ser substituída, por exemplo, ali você tem gasto.

Não se materializa como despesa, pois tem relação com a atividade.

Apesar disso, também não é um custo.

Ele é imprevisível e, por isso, não pode ser considerado entre os valores que incidem sobre a operação e a própria precificação de produtos e serviços.

Com valores de um empréstimo, podemos aplicar entendimento semelhante.

Eles se aproximam mais de uma despesa, por não terem relação com a atividade, mas também não são fixos, nem variáveis.

Ainda que planejados, não guardam relação com o negócio, mesmo que você dependa deles em algum momento.

Sobre o segundo tipo de gasto eu ainda não havia falado.

São os investimentos.

Apesar de representarem saída de dinheiro, são realizados com o objetivo de gerar retorno posterior.

A aquisição de novos itens, como maquinário e equipamentos, é uma forma de investir na empresa.

Você tem aquele gasto momentâneo, mas espera gerar maior receita através dele.

Importância da gestão correta das despesas

Ao conhecermos melhor as definições e tipos de despesas, custos e gastos, fica mais fácil compreender que se tratam de conceitos diferentes.

Mas é mais do que isso.

Aprendemos que a gestão correta desses valores é de fundamental importância tanto para fins contábeis quanto gerenciais.

Embora você possa (e até deva) contar com auxílio especializado nessa hora, como o suporte de um contador, não pode abdicar de sua responsabilidade.

O empreendedor precisa conhecer seu próprio negócio e os números oriundos dele.

Não dá para deixar o futuro e o controle do caixa nas mãos de terceiros.

Seria até injusto com eles, na verdade.

Isso implica dizer que você não precisa ser um especialista em gestão financeira ou gestão de custos – só não deve deixar de participar.

Vamos conhecer razões para isso?

Selecionei algumas delas para você.

Melhora a saúde financeira

Pior do que gastar muito é gastar mal.

Ao registrar todas as despesas e receitas da empresa, você tem um panorama claro sobre os resultados financeiros da empresa.

Mas não é apenas isso.

Esse exercício obrigatório também esclarece para onde está indo o dinheiro da empresa.

Ele vem sendo bem aplicado ou tem resultado em perdas desnecessárias?

Se a conclusão não for boa, ao menos dá para reverter o prejuízo.

Ao gerenciar corretamente as despesas, você estanca a sangria, para de gastar mal e usa melhor o dinheiro da empresa.

É uma receita indispensável para a longevidade do negócio.

Permite investimentos

Quando a gestão é bem feita, uma vantagem leva à outra.

A partir do momento em que você coloca a casa em ordem e controla melhor os gastos, leva a empresa a um outro patamar.

Em vez de quebrar a cabeça para pagar as contas em dia, agora você planeja crescer.

Qual será o seu próximo passo?

Abrir uma filial? Comprar novas máquinas? Contratar mais funcionários?

Como já vimos antes, para gerar mais receitas, por vezes, é preciso primeiro gastar.

Mas dar esse passo consciente faz toda a diferença.

Qualifica a precificação

Não existe a menor chance de alcançar um preço justo e competitivo sem uma correta gestão das despesas.

Exceto se for por um golpe de sorte.

Encontrar sua margem de lucro e, a partir dela, definir um preço de venda de produtos ou de prestação de serviços depende disso.

Afinal, seu preço precisa pelo menos cobrir os seus gastos.

O ideal é que gere lucro, sem reduzir sua competitividade, para permitir novos investimentos.

Mas para chegar à receita certa, é preciso gerenciar bem as saídas do caixa.

Facilita a tomada de decisão

Qual será o próximo passo da sua empresa?

Como responder a essa questão sem olhar para o caixa e encontrar nele as soluções que precisa?

Complicado, não é mesmo?

A construção de um planejamento estratégico começa pela definição de um objetivo palpável.

Se você quer atrair mais clientes, crescer 10% ao ano ou aumentar sua participação de mercado, precisa de dados para isso.

Qualquer tomada de decisão sem embasamento é um tiro no escuro.

É justamente o contrário do que acontece quando você faz a correta gestão das despesas.

Desse modo, olha para o fluxo de caixa e sabe exatamente qual sua situação, como chegou até ela e o que esperar do futuro.

Ter essa segurança e tranquilidade para decidir é algo que não tem preço.

Consequências das empresas que não têm controle eficiente das despesas

Quando uma empresa falha no controle financeiro, as consequências podem ser inúmeras, inclusive trágicas para o seu sonho empreendedor.

Infelizmente, essa é a mais pura realidade.

Não quero concluir este artigo com notícias ruins, mas é importante estar consciente do seu papel enquanto gestor.

Quem faz bem a lição de casa e cuida do dinheiro que entra e sai do caixa evite uma série de transtornos.

Veja só alguns deles agora.

Perda de dinheiro

Ninguém gosta de desperdiçar dinheiro, mas é inevitável que isso aconteça quando você não sabe onde e quanto está gastando.

É para fugir desse tipo de cilada que existem ferramentas de gestão financeira, como a planilha do fluxo de caixa, conciliação bancária e controle de contas a pagar.

Sem dar valor a esses instrumentos, você se vê perdido em meio a juros e multas, entre outros prejuízos.

Menor capital de giro

O capital de giro é o dinheiro necessário para financiar a operação da empresa entre a compra e a venda ao cliente.

Se você gasta mal, não sobra recursos para adquirir os itens necessários para produzir na indústria, revender no comércio ou prestar serviços.

E sem isso, você perde também a própria capacidade de gerar receitas.

É um cenário trágico.

Tende a misturar as finanças

O símbolo do comportamento amador na gestão financeira é misturar o dinheiro do negócio com aquele que pertence ao empreendedor enquanto pessoa física.

Só que a falta de controle sobre as despesas costuma se materializar justamente dessa forma.

Quando vê, você está pagando uma conta pessoal com dinheiro do caixa ou comprando um item para a empresa com valores da própria carteira.

Esse é um atalho para a falência, pode acreditar.

Sem metas, sem futuro

Toda empresa que mira o crescimento sustentável precisa de um planejamento financeiro.

Ele parte de uma meta e gira em torno de uma estratégia para que ela seja alcançada.

Mas como você vai definir um objetivo se mal conhece a realidade do caixa?

É exatamente o que acontece quando falha na gestão das despesas.

Fica muito fácil de ser levado ao engano, projetar mal o fluxo de caixa e se ver envolvido em dívidas.

No pior cenário, a falência

Nada é tão ruim que não possa piorar.

Quem não aprende a lição e segue errando, marca encontro com o fechamento da empresa.

O descontrole financeiro caminha inevitavelmente para esse fim.

É como um vazamento permanente.

Mais cedo ou mais tarde, a situação se torna insustentável.

Não precisa ser assim.

Comece hoje mesmo a construir um novo futuro, aprendendo a gerenciar melhor suas despesas.

Consequências além da empresa

Você certamente já foi orientado a não levar trabalho para casa.

Mas como virar a chave e se desligar de problemas tão graves, como esses gerados pelas falhas na gestão dos gastos da empresa?

É por isso que se torna comum estender o momento difícil para outros cenários.

Suas relações pessoais acabam afetadas, a família é atingida e o mal estar se torna geral.

A dificuldade financeira pode ser devastadora.

Não permite que ela chegue a esse ponto.

Faça a sua parte.

Conclusão

Este artigo foi elaborado para explicar o que são despesas e suas diferenças para custos e gastos.

Ao longo da leitura, você conferiu muito além dos conceitos.

Foi possível identificar razões mais do que suficientes para dedicar maior atenção à gestão financeira na sua empresa.

A melhor notícia que você poderia ter é a quantidade de ferramentas e instrumentos com os quais pode contar para isso.

Para começar, procure um contador de confiança.

Esse profissional é um verdadeiro especialista no assunto.

Ele tem conhecimento e experiência de sobra para ajudá-lo a colocar sua empresa nos trilhos.

Entenda ainda que participar ativamente do processo é imprescindível.

Afinal, de quem é a responsabilidade pelo sucesso do negócio?

Sua, não é mesmo?

Ainda que pouco entenda sobre o assunto, faça o básico.

Busque informações, leia sobre o assunto, peça dicas.

Estar aqui acompanhando o artigo é uma amostra de que você quer um futuro diferente e mais promissor para a sua empresa.

Portanto, a semente está plantada.

É hora de dar o próximo passo.

E que ele seja rumo ao crescimento para seu negócio decolar!