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Como emitir nota fiscal MEI: entenda em quais situações você deverá usar esse documento

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Como emitir nota fiscal MEI?

Para quem atua como microempreendedor individual ou pensa na formalização, essa é uma dúvida pra lá de comum.

Na verdade, a preocupação costuma ir além da emissão em si.

Afinal, o MEI precisa emitir o documento?

O que a legislação fala sobre o assunto?

E quais as regras para prestadores de serviços?

Ela são as mesmas aplicadas a quem vende produtos?

Poderia listar mais uma série de questionamentos relacionados ao tema nota fiscal.

Esse é um assunto que rende pano pra manga, como se costuma falar.

Mas se você é ou quer ser MEI, é muito importante que conheça todos os detalhes envolvidos.

Para isso, siga a leitura e acompanhe tudo o que este artigo tem a lhe ensinar.

Você vai descobrir como o MEI pode emitir nota fiscal, o que é Nota Fiscal Avulsa Eletrônica, como emitir nota fiscal de prestação de serviços e também como emitir nota fiscal eletronica passo a passo.

Perceba aí que há diferentes tipos de documentos fiscais ao alcance do microempreendedor.

Vamos entender a função de cada um deles a partir de agora, assim como as regras a obedecer.

Se está interessado em dominar esse tema tão importante, vamos em frente.

O MEI e a atuação dentro da lei

A figura do MEI que conhecemos hoje não é muito antiga e foi criada em 2008, por meio da Lei Federal Complementar n.º 128, que instituiu essa categoria na Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas.

Foi em 2009 que a medida passou a vigorar, efetivamente.

Desde então, sua abrangência atingiu a todo o território nacional e significou um importante avanço na regularização de novos negócios no país.

Os microempreendedores individuais, quando formalizados, puderam ter acesso aos mesmos direitos de uma empresa e isso garantiu vantagens tributárias e previdenciárias.

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Já é MEI ou quer se tornar? Não deixe de emitir nota fiscal e aumente sua base de clientes.

Atuar na informalidade, como autônomos, os obrigava a fugir de obrigações fiscais que, com taxas altas, muitas vezes inviabilizavam o negócio.

Ter pouco ou nenhum conhecimento também era uma entrave. Mas com a instituição do MEI, esse cenário mudou.

Empreendedores que hoje faturam até R$ 60 mil puderam se inscrever nessa categoria, regularizar o seu negócio e atuar de forma legalizada.

Assim, têm a liberdade para cumprir com seus direitos e deveres tributários e fiscais.

Isso possibilita atender a um leque ampliado de clientes que, muitas vezes, só podem comprar de quem fornece nota fiscal.

Antes, isso era uma limitação ao MEI.

Hoje, não é mais.

Emitir nota fiscal se tornou uma ferramenta importante nos negócios.

Mas quando isso é uma exigência legal? Vou explicar.

Entenda: em quais situações o MEI deverá emitir nota fiscal?

O MEI tem a opção de emitir nota fiscal, mas não é obrigado a fazer isso em todas as ocasiões que prestar um serviço ou vender seus produtos.

Para facilitar o entendimento, vou explicar conforme o perfil do cliente, se pessoa jurídica ou pessoa física.

Para Pessoas Jurídicas

O MEI que presta serviços para pessoas jurídicas é obrigado a emitir nota fiscal.

E isso vale para qualquer serviço, não importa a sua duração ou valor, por exemplo.

Essa é uma tarefa facilitada pela versão eletrônica do documento.

Geralmente, ele é emitido gratuitamente a partir de um sistema disponibilizado pela própria prefeitura da cidade onde o microempreendedor está instalado.

A partir de 2018, há a expectativa de que municípios não atendidos pela tecnologia possam fazer uso do projeto nacional da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).

Já o MEI que possui um comércio ou indústria, ou seja, que vende produtos, não tem essa exigência.

E mesmo que suas mercadorias sejam negociadas com clientes pessoa jurídica de outros estados, ainda assim, ele está dispensado da obrigatoriedade de emissão da nota fiscal.

Mas atenção: o MEI não deve, mas pode emitir a chamada Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) sempre que desejar.

Inclusive, é recomendado que faça isso, pois representa uma vantagem competitiva importante.

Vale lembrar que muitas empresas simplesmente não compram de fornecedores que não emitem nota fiscal.

Então, no mínimo, o microempreendedor individual que vende produtos precisa considerar essa possibilidade.

Se for do seu interesse fazer a emissão, a legislação orienta que ele deve atender às exigências aplicadas a qualquer empresa.

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Qual é o seu perfil, pessoa jurídica ou física?

Ou seja, ter um software emissor e um certificado digital.

Uma opção é fazer a emissão da Nota Fiscal Eletrônica Avulsa.

Para isso, deve procurar a Secretaria da Fazenda de seu estado.

Para Pessoas Físicas

Quando o cliente do MEI é pessoa física, ele está totalmente dispensado do fornecimento de nota fiscal.

E isso vale tanto para prestadores de serviços como para quem vende produtos.

No entanto, é sempre bom considerar essa possibilidade, pelas razões já apresentadas.

Coloque-se no lugar do seu cliente.

Você gostaria de levar para casa uma mercadoria, ou de contratar um serviço, sem nenhuma garantia?

No caso de produtos, isso é ainda mais sério, pois a nota atesta a sua procedência.

Pense a respeito.

Como emitir nota fiscal MEI?

Atualmente, já existem diversos softwares que auxiliam na emissão da nota fiscal e a escolha depende do que parecer mais conveniente ao microempreendedor.

Graças à tecnologia, todas as opções da nota fiscal ganharam versões eletrônicas, o que facilita a vida do empreendedor e ainda garante a redução de custos.

Mas como assim todas as opções de notas fiscais? Quer dizer que existe mais de uma?

Exatamente!

Não há apenas um tipo de nota fiscal permitida ao MEI e cada uma é específica para uma situação.

Vamos conhecer?

Tipos de Nota Fiscal permitidas ao Mei

Agora que você já conhece o que a lei determina quanto à obrigatoriedade de emissão de nota fiscal, vale conhecer os tipos existentes.

Veja só:

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Essa é a nota fiscal do prestador de serviços.

Ela se destina a recolher o ISS, o Imposto Sobre Serviços.

Como esse é um tributo municipal, cabe às prefeituras disponibilizarem uma solução eletrônica para a sua emissão.

Conforme destaquei há pouco, sempre que um serviço é prestado pelo MEI a outra pessoa jurídica, a emissão da nota é obrigatória.

Nas cidades onde a versão eletrônica não está disponível, o MEI pode usar o bloco de notas, ou seja, fazer a emissão ainda no papel.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Essa é a nota fiscal tradicional, que é emitida da venda de produtos.

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O objetivo da nota fiscal eletrônica é o recolhimento do ICMS.

Seu objetivo, portanto, é o recolhimento do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

Como já explicado, a sua emissão é permitida ao MEI, mas não é obrigatória.

Ele só precisa cumprir os requisitos aplicados a qualquer empresa caso deseje lançar o documento ao cliente.

Quando a NF-e é emitida, a mercadoria vendida precisa ser acompanhada de um Danfe, que é o documento que traz informações sobre o produto, seu emissor e o destinatário.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica

A nota avulsa é uma versão individual da NF-e, que independe de o MEI possuir um software específico para realizar a emissão.

Esse processo pode ser feito diretamente pela internet sem qualquer custo nos estados que disponibilizam esse tipo de nota.

A emissão ocorre sempre através da Secretaria da Fazenda do Estado, já que se destina ao recolhimento do ICMS.

Pode ser uma opção interessante para quem tem demandas eventuais, como uma ou duas notas por mês apenas.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Esse tipo de nota, é utilizada para venda de produtos para o consumidor final e veio com a finalidade de substituir o cupom fiscal.

Ou seja, é um documento utilizado no varejo.

O MEI não é obrigado, mas pode fornecer nota para clientes pessoa física.

No caso da NFC-e, ele precisa de um equipamento específico para a sua emissão.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Se o MEI presta serviços de transporte de cargas, o Conhecimento de Transporte Eletrônico é o tipo de nota fiscal utilizado.

Sua emissão é muito parecida com a da NF-e, dependendo de um software para isso.

Também conforme a nota fiscal eletrônica, a carga transportada precisa estar acompanhada de um documento auxiliar.

Nesse caso, não é o Danfe, mas um Dacte, que é a sigla para Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Qual o tipo de Nota Fiscal mais indicada ao Mei?

É claro que o MEI fica livre a praticar todas essa opções e escolher, segundo a sua necessidade, a que melhor lhe atende às particularidades do seu negócio.

No entanto, a forma mais prática e menos burocrática para se emitir uma nota fiscal como MEI é a nota avulsa.

Isso no caso da venda de produtos, é claro.

Mas por que afirmo isso?

Porque a nota avulsa dispensa a autorização de impressão de nota fiscal e pode ser emitida até mesmo por pessoas físicas.

É uma opção também para autônomos e profissionais liberais que não constituíram ou legalizaram sua empresa.

Se o serviço de emissão online está disponível no site da Secretaria Estadual da Fazenda, basta fazer um cadastro e solicitar emissão individual de cada nota.

Passo a passo de emissão de nota fiscal

Neste passo a passo, vamos considerar a emissão justamente da nota fiscal avulsa.

É importante lembrar que nem todos os estados oferecem a possibilidade de lançar o documento.

Além disso, o passo a passo para tanto pode variar conforme a própria estrutura apresentada no portal do órgão na internet.

O processo é feito integralmente online.

Isso facilita a vida do empreendedor no que diz respeito a tempo e dinheiro.

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Se for emitir nota fiscal não deixe de conferir o passo a passo.

Confira o simples passo a passo para usufruir desse benefício que está ao alcance do seu negócio:

  1. Acesse o site da Secretaria da Fazenda do Estado e busque pela área destinada à emissão da nota avulsa (em Minas Gerais, por exemplo, existe o Siare para isso)
  2. Após localizar, clique no requerimento de nota avulsa
  3. Preencha o formulário que será aberto nessa página
  4. Envie o formulário, solicitando a nota fiscal avulsa
  5. Guarde o número de protocolo que você receberá após realizar a solicitação (essa análise é realizada pela Secretaria da Fazenda e demora alguns dias)
  6. Assim que você receber o e-mail com o deferimento da nota, acesse o sistema e complete a emissão.

Como você pode ver, não é um processo que pode ser realizado no mesmo dia.

Por isso, o ideal é fazer a solicitação antes da venda.

Quais as burocracias relacionadas à nota fiscal MEI?

O processo de solicitação parece bem simples, e de fato é.

No entanto, antes de solicitar a nota fiscal, o empreendedor precisa adquirir um certificado digital que lhe permita realizar essas emissões no sistema da Secretaria da Fazenda.

O certificado digital tem a finalidade de comprovar a autenticidade da nota, como uma espécie de assinatura digital, garantindo a sua validade jurídica.

Sem o certificado, o empreendedor não poderá imprimir suas notas fiscais.

Depois disso, também é necessário que ele realize o seu credenciamento junto ao órgão responsável em seu estado.

Feito isso, é preciso instalar um software específico da Secretaria da Fazenda, para emissão de nota, e assim já estará apto a continuar o processo.

Pode parecer trabalhoso, mas isso tudo só precisa ser feito uma única vez para cada CNPJ ou empresa.

Por que é importante para o MEI emitir nota fiscal?

É importante emitir notas fiscais, pois essa é uma prova concreta de que sua empresa está regularizada e em dia com os seus tributos.

Isso garante uma boa reputação perante seus clientes e fornecedores, gerando maior confiança com relação ao seu negócio.

Além disso, acaba sendo uma ferramenta para controle e gestão do setor contábil de uma empresa.

Você acha que para por aí? Nem pensar!

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São muitas vantagens para o MEI que realiza a emissão de nota fiscal.

Para os bancos, o simples fato da sua empresa ter o direito de emitir notas fiscais demonstra que ela atende o requisitos mínimos necessários para captação de recursos utilizando uma conta jurídica.

Captar recursos bancários significa ter capital de giro, taxas mais atrativas para empréstimo ou financiamento ou, ainda, melhores rendimentos em aplicações.

Outro ponto importante da emissão de notas fiscais, é que você pode expressar o faturamento real da sua empresa.

Isso garante sua segurança e assertividade na hora de planejar o futuro do seu negócio.

E evita correr o risco de errar nas projeções ou encontrar uma surpresa negativa no que diz respeito à fiscalização.

Ter os dados precisos, agrega valor para o seu negócio também.

Na hora de firmar parcerias e exibir o seu histórico contábil, você tem prova sobre a saúde financeira do seu empreendimento.

Não existe ruído na informação.

Benefícios da emissão de nota fiscal MEI

Já falei um pouco sobre a importância da emissão de notas fiscais para o MEI.

E pra explorar um pouco mais esse potencial benéfico, vamos seguir com esse assunto.

A nota fiscal eletrônica é o instrumento utilizado em operações comerciais de compra e venda de produtos.

Ela veio para substituir a nota em papel, que tomava muito tempo do empreendedor.

Desde a sua implementação, ela ajuda a reduzir a parte burocrática do processo.

É importante que as empresas tenham um acesso facilitado ao manuseio e a emissão de notas fiscais.

Entre os benefícios da emissão de nota fiscal, estão:

  • A redução do impacto ambiental
  • O incentivo ao comércio eletrônico e às novas tecnologias
  • A ampliação do controle fiscal, facilitando a troca de informações na área e a redução de custos com armazenamento de papel.

Faz bem para o negócio, auxilia o governo e faz bem para a natureza.

Quanto à base de dados, de acordo com as informações fornecidas pelo portal oficial da Nota Fiscal Eletrônica, do Ministério da Fazenda, essa ferramenta armazena eletronicamente as principais operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços.

Essas informações são muito valiosas para fins fiscais.

É claro que, por trás dos benefícios, sempre existem algumas obrigações e com os MEIs não seria muito diferente.

Mas que obrigações seriam essas?

Obrigações do MEI ao emitir nota fiscal

O MEI que vende seus serviços, deve procurar a prefeitura da sua cidade para saber quais são suas obrigações fiscais antes de realizar a emissão da nota fiscal.

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Primeiramente, procure a prefeitura da sua cidade e saiba quais são suas obrigações fiscais.

Geralmente, um cadastro no sistema de administração municipal é oferecido e seus dados ficam disponíveis, podendo ser acessados com um usuário e senha.

Esse procedimento é rápido e não deve causar grandes transtornos.

Com esse cadastro no sistema municipal, já é possível acessar o sistema e emitir notas fiscais de serviços eletrônicas.

O MEI que vende produtos, por sua vez, pode entrar em contato direto com um contador de confiança e solicitar um talão de notas (aqueles blocos tradicionais mesmo, que serão proibidos em breve) ou o credenciamento da nota fiscal eletrônica junto ao Estado.

Para que possa emitir notas fiscais de produtos, seja de forma avulsa ou em software próprio, o microempreendedor individual precisa ter um número de inscrição estadual.

É esse passo que o cadastra como contribuinte do ICMS.

Mas na hora de pagar seus impostos, não custa lembrar que isso é feito em guia única, chamada de DAS MEI.

O valor pago é fixo. Ou seja, não depende do faturamento obtido e nem mesmo se houve faturamento.

Vídeo sobre como emitir nota fiscal MEI

Vou deixar aqui um vídeo explicando o passo a passo detalhado para que você, microempreendedor individual, possa imprimir nota fiscal eletrônica e desfrutar desse benefício no seu negócio também.

Acesse o link.

5 principais dúvidas e esclarecimentos sobre como emitir nota fiscal MEI

Agora, vou esclarecer algumas dúvidas comuns sobre como emitir nota fiscal MEI.

Confira!

1. Afinal, a nota fiscal é ou não é obrigatória para minha empresa?

A nota fiscal é o documento que comprova se a sua empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço a uma pessoa física ou a uma pessoa jurídica.

Para o seu negócio, a nota fiscal funciona como um registo de entradas, ou seja, de receitas.

Ela oferece um suporte importante na hora de realizar a análise financeira do negócio.

Ou seja, não deixa de funcionar como um instrumento de controle e gerenciamento.

De acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresa, não, como MEI, você não é obrigado a emitir nota fiscal, a não ser que preste serviços para outra empresa.

Contudo, após ler este artigo, você deve ter notado que há muitos benefícios em optar pela emissão das notas fiscais.

2. Vou precisar de um certificado digital na hora de emitir uma nota fiscal para MEI?

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Para emitir uma nota fiscal MEI você precisará de um certificado digital.

Sim, você vai precisar de um certificado digital para emitir a NF-e ou sua versão avulsa, mas não a NFS-e.

Os certificados digitais funcionam por meio de chaves criptografadas que garantem sua autenticidade.

É como a assinatura eletrônica da sua empresa.

O certificado digital é um documento eletrônico, com a função de garantir a segurança e a validade dessas assinaturas online.

A segurança dada o MEI é de que ele, enquanto emissor, foi o autor daquela nota fiscal, de fato.

Isso evita fraudes, notas falsificadas envolvendo seu negócio e agrega privacidade e praticidade para as operações.

3. Tenho um negócio ligado à indústria e comércio. Como emitir nota fiscal MEI?

Na maior parte dos estados, essa etapa pode ser feita online direto no site da Secretaria da Fazenda, utilizando um documento digital.

Se for o caso, utilize seu usuário e senha para acessar o sistema.

Neste artigo, há informações mais detalhadas sobre o passo a passo para executar a emissão de notas fiscais avulsas como MEI.

4. O cliente é pessoa física. Como emitir nota fiscal?

Nesse caso, você como MEI não é obrigado a emitir nota fiscal.

Como se trata de consumidor final, ou seja, pessoa física, a legislação não imputa obrigatoriedade ao microempreendedor na emissão de nota fiscal.

Mas há a opção, caso o cliente faça questão da sua nota fiscal.

5. Preciso emitir nota fiscal. Vou pagar alguma coisa?

O MEI não tem nenhum custo para emitir notas fiscais.

Inclusive a maior parte dos processos pode ser feita de forma online, como você pode acompanhar neste artigo.

É válido lembrar, contudo, que a emissão em si é gratuita, mas há gastos para cumprir com os requisitos exigidos ao MEI.

Conclusão

Embora falar em microempreendedores individuais seja um assunto bastante explorado, a questão de emissão de notas fiscais permanece um pouco obscura.

Com certeza, há muitas dúvidas não sanadas, e este artigo buscou elucidar algumas delas para que o MEI entenda que pode trazer essa opção a favor do seu negócio.

Notas fiscais são uma boa opção para a empresa.

E a modernização do processo de emissão por meio do programa Sistema Público de Escrituração.

Isso tudo tende a facilitar ainda mais a vida do empreendedor que quer lançar mão desse recurso.

Além de benéfico para o negócio como um todo, também é essencial para a contabilidade da sua empresa.

Explore todo o potencial das ferramentas que podem levar o seu negócio ao próximo nível e as notas fiscais são uma delas.

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