Você já ouviu falar em gestão de processos?
Esse é um conceito do mundo administrativo que vale a pena conhecer.
A gestão de processos consiste na integração entre todas as funções desempenhadas dentro de uma empresa, em seus vários departamentos.
Esse conceito contraria o princípio de gestão por setores e seções, que é utilizado em algumas organizações.
É claro que essa divergência não se esclarece de um dia para o outro.
Todo um sistema está envolvido e muita coisa se confunde na hora de tentar compreender todos os conceitos e a sua abrangência dentro das organizações.
As empresas dependem de pessoas e atividades para funcionar de maneira adequada.
É claro que tudo deve ser operacionalizado de maneira independente, mas ter uma integração é fundamental.
A gestão de processos fortalece essa visão sistêmica, favorecendo a melhoria a nível global.
Na prática, as empresas quase nunca executam atividades por uma única área, e sim com um grande envolvimento de diversas áreas e departamentos, criando até algumas equipes específicas.
Entre idas e vindas no desenvolvimento das tarefas do cotidiano, a necessidade da gestão de processos se torna evidente.
E isso acontece por ser uma técnica fundamental para reavaliar, aprimorar e padronizar as operações em uma empresa.
As estratégias precisam ser sistematizadas, bem elaboradas e toda a equipe tem que estar envolvida e engajada nessa gestão.
Quando isso acontece, os benefícios para o seu negócio são substanciais.
É por isso este artigo é totalmente dedicado à gestão de processos.
Além de entender o que é gestão de processos, vou falar dos seus objetivos, sua importância e apresentar um passo a passo para você implantar no seu negócio.
Acompanhe a leitura!
O que é gestão de processos?
Existem várias definições para gestão de processos e já comecei este artigo com uma delas.
Agora, vou explorar um pouco mais esse conceito e a que ele se refere.
A gestão de processos trata do alinhamento dos processos existentes em uma empresa.
Esses processos precisam ser estratégicos, projetados e implementados de forma a seguir uma arquitetura lógica e sistêmica.
Obviamente, todo o operacional precisa estar conectado com os objetivos organizacionais e com a missão da empresa.
Aliás, a gestão de processo agrega tudo isso.
Além disso, também pode se referir a vários esforços de automação, incluindo sistemas de fluxo de trabalho, linguagens XML e sistemas empacotados.
Aí, nesse caso, a gestão também enfatiza a capacidade de controlar e medir processos, além de educar e organizar a gerência para que eles o façam de forma eficaz.
Se é o seu primeiro contato com o tema, talvez pareça um pouco confuso.
Mas não se preocupe.
No próximo tópico, vamos entender melhor os objetivos dessa estratégia.
Entenda quais os objetivos de implantar a gestão de processos no seu negócio
Ao compreender para o que se destina a gestão de processos, começa a ficar clara a ideia da sua necessidade de implantação.
Separei sete objetivos principais para detalhar a você a partir de agora.
Vamos lá?
Otimizar a gestão do tempo
Um dos objetivos da gestão de processos é administrar o tempo da melhor forma possível.
A meta é sempre priorizar aquilo que realmente importa para alcançar um objetivo.
Essa priorização aumenta a efetividade na execução das tarefas, reduzindo o tempo e a quantidade de recursos gastos.
De quebra, é responsável por aumentar a produtividade do negócio.
É preciso compreender que gerir processos e gerir o tempo são atividades que devem andar juntas.
Ambas são essenciais para que todos os colaboradores mantenham o foco naquilo que realmente garante resultados.
Ou seja, a atenção deve estar voltada às atividades principais, eliminando retrabalhos e automatizando tarefas.
A partir do momento em que você consegue administrar as duas coisas, é possível melhorar a distribuição e organização.
Tudo isso facilita o gerenciamento das tarefas e até os projetos mais complexos.
Um exemplo que está em alta é reduzir as reuniões.
É comum ler no LinkedIn profissionais desabafando: “Acabei de sair de uma reunião que seria facilmente resolvida com um e-mail”.
Esse é um exemplo claro da aplicação da gestão de processos.
Para aplicar, bastaria a equipe ser liberada, com o tempo otimizado e os custos reduzidos.
Além disso, é possível agregar técnicas específicas para a gestão de tempo junto à gestão de processos.
Integrar todas as áreas envolvidas no processo
A gestão de processos prioriza a integração das áreas, com o objetivo de facilitar as relações interpessoais dentro de uma organização.
Com isso, é possível identificar problemas de vários setores de forma simultânea, alcançando maior harmonia na empresa.
Os colaboradores saem da visão micro e partem para a visão macro, olhando para o negócio como um todo.
Isso garante a liberdade necessária para que eles possam gerar novas ideias e se sintam importantes.
É fundamental que se vejam como parte do objetivo geral no desenvolvimento das atividades de uma empresa.
Ter clareza no negócio é fundamental. Sempre falo sobre isso.
É muito importante que os colaboradores estejam cientes das necessidades da empresa e dos padrões de excelência exigidos para buscar melhorias no processo.
E o papel do empreendedor é também deixar claro para onde está indo e por qual caminho deseja seguir.
Os colaboradores precisam se conectar com essa mensagem.
Tudo isso otimiza os resultados!
Auxiliar no processo de tomada de decisão
Ao analisar dados e mensurar resultados na gestão por processos, é possível obter informações preciosas para tomada de decisões acertadas.
O processo de tomada de decisão precisa ser assertivo.
Afinal, ele envolve a escolha de prioridades e serve para dar um norte a processos em todos os níveis, desde o estratégico, até o operacional.
Posso utilizar como exemplo um estoque.
Imagine um mercado.
Na prateleira, existem dez pacotes de arroz e, no estoque, mais dez.
Esse é o padrão que deve ser mantido.
Logo, quando os pacotes de arroz são vendidos, o estoque chegar a um limite mínimo suportado, será preciso repor.
E o sistema pode enviar e-mails automaticamente ao fornecedor para acionar novo pedido de compra.
Isso facilita e agiliza o processo de compra.
Dessa forma, se garante a habilidade da antecipação, potencializando os resultados do negócio.
Realizar um mapeamento sistematizado
Para desenvolver um estrutura organizacional, com gestão eficiente, é preciso sistematizar e mapear processos.
Assim, é possível ter novos insights para aprimoramento e evolução de negócio.
Até agora falamos sobre priorizar soluções.
Mas detectar e priorizar problemas também é importante.
Todo processo tem um começo e um fim e, na maior parte das vezes, a troca de informações entre os setores favorece o mapeamento.
O mais importante é que as informações não se percam.
Rotinas desnecessárias precisam ser eliminadas e os processos precisam acontecer de forma sistematizada.
Por isso, a construção de um fluxo de trabalho para a realização das alterações que forem necessárias, garantindo a melhoria dos processos, traz fluidez às atividades.
Esse mapeamento também auxilia a visualização dos pontos fortes e fracos, agregando mais valor aos negócios.
Investir em tecnologia
A tecnologia, quando bem utilizada, pode ajudar muito na gestão de processos de uma empresa.
Além de automatizar as atividades, tem a função de simplificar e incrementar a segurança.
Garantir o bom desempenho dos recursos de tecnologia e da internet é papel da gestão, para isso é necessário manter equipamentos e sistemas sempre atualizados e controlar o acesso a internet para assegurar a produtividade e manter a empresa protegida contra ataques virtuais.
A tecnologia possibilita integrar diversas áreas, aumentando a velocidade da comunicação, garantindo a validação e análise de dados, gráficos e indicadores.
Além de melhorar os processos internos, é possível utilizar os sistemas para qualificar o relacionamento com os clientes e criar produtos que atendam a uma determinada demanda, gerando melhores resultados.
Melhorar a qualidade de um produto ou serviço
A qualidade de um produto vai desde o seu planejamento até os seus resultados.
Isso significa que o gestor precisa acompanhar de perto toda essa jornada.
A gestão de processo eficiente faz com que a empresa oferte apenas produtos e serviços que estejam dentro do padrão de qualidade exigidos pelos órgãos reguladores e pelas normas internas.
O foco é sempre a satisfação do cliente.
E a consequência é o resultado na empresa.
Quando as necessidades do público são atendidas, existe maior valor agregado ao produto ou serviço disponibilizado.
Melhorar a estratégia da empresa constantemente
É fato que não existe nada tão bom que não possa ser melhorado.
E isso vale para as empresas e vale para os processos.
Promover a melhoria contínua é um dos objetivos da gestão de processos.
Nas empresas japonesas, essa é uma prática essencial e um modelo de qualidade, custo e durabilidade.
O foco é a eliminação do desperdício, controle de qualidade, fluxos contínuos, estoques enxutos e entregas rápidas.
Por que é tão importante implantar a gestão de processos?
Todos os objetivos já mencionados garantem excelentes resultados para os desenvolvimento dos processos da empresa.
Isso já bastaria para garantir a importância da gestão de processos.
Mas é essencial lembrar que também é importante para garantir um melhor entendimento das relações de causa, efeito e das dificuldades ao longo da cadeia.
É um processo minucioso e que se mostra vital para trazer maior eficiência e integração.
Além de melhorar a imagem da empresa perante o cliente, também é importante para ser uma empresa efetivamente melhor.
Quer mais motivos para apostar na gestão de processos?
Basta entender o que acontece quando você ignora essa necessidade, como veremos a seguir.
7 consequências de uma má gestão de processos
Uma má gestão de processos pode deixar a empresa para trás em muitos sentidos.
Quando uma política efetiva nesse sentido é negligenciada, os colaboradores podem se sentir desfamiliarizados e à parte no processo de gestão.
As consequências disso são muito ruins.
É incrível como isso se reflete no cliente, que cria uma percepção nada positiva, o que pode atrapalhar os resultados da empresa.
Isso porque o cliente precisa enxergar todos os benefícios e vantagens para si, caso contrário, seu produto ou serviço pode perder em competitividade.
Para ficar mais claro, vou listar agora sete consequências da má gestão de processos.
1. Informações desencontradas
A ausência de uma gestão de processos eficiente pode fazer com que os gestores acabem deixando de lado informações relevantes, como a avaliação e o conhecimento de seus colaboradores.
Isso pode gerar análises vazias, que não contribuem para a evolução e melhoria nos processos da companhia.
Além disso, os colaboradores também podem não se sentir à vontade para fornecer feedbacks e dar ideias sobre a sua área de conhecimento.
Nesse sentido, a análise integrativa fica prejudicada e a troca de informações acaba truncada.
2. Processos divergentes
Em alguns pontos, a gestão de processos, quando ausente ou mal executada, pode abalar o desenvolvimento das atividades na empresa.
Isso pode fazer com que o produto final seja deficiente e tenha que ser reproduzido.
Nem precisaria lembrar que tal cenário aumenta o custo em tempo e dinheiro para a empresa.
Além disso, setores que adotam políticas diferentes podem contribuir para o aumento da burocracia dentro da empresa.
E isso leva ao aumento no tempo de desenvolvimento dos projetos.
Tudo precisa acontecer em sinergia, visando qualidade, satisfação dos clientes e resultados.
3. Investimentos insuficientes em setores necessários
Cada empresa possui suas peculiaridade e sua necessidades específicas.
Em alguns casos é automação, em outros tecnologia.
Seja o que for, é preciso que a empresa saiba onde investir para ter um aliado em seus processos.
É importante levar em consideração as necessidades da empresa e fazer os investimentos, visando melhores modelos a serem implementados.
Melhora contínua, se lembra?
4. Ausência de uma metodologia de mapeamento
Você precisa de uma metodologia que auxilie no entendimento de ações e processos, com metas de avaliação, para oferecer produtos ou serviços cada vez melhores.
Do contrário, tende a prejudicar todos os resultados.
Por isso, é preciso definir quais serão essas metas e incluir todas as pessoas que serão envolvidas nessa avaliação.
Assim, estabelecer um consenso sobre a metodologia de avaliação.
Ao final, é importante ter um resultado confiável para promover todas as melhorias necessárias.
Se a metodologia de mapeamento for deixada de lado, as melhorias acabam deixando de acontecer também.
5. Tarefas e responsabilidades indefinidas
É evidente que o trabalho em conjunto, no qual se baseiam todos os resultados, dependem de esforços individuais.
Cada pessoa envolvida no projeto precisa entender suas responsabilidades, tanto quanto precisa saber qual é a sua função em um setor também.
A ausência da gestão de processos acaba deixando esses papéis confusos e indefinidos.
É preciso criar um sistema que avalie individual e coletivamente o desenvolvimento de cada processo.
Ter organogramas definidos para o fluxo de trabalho contribui para criar o entendimento e aprimorar os sistemas de controle.
6. Metas corporativas desalinhadas
O objetivo da gestão de processos é melhorar o negócio, sempre!
E se isso não estiver acontecendo, alguma coisa está errada.
Quando isso está errado, as metas corporativas se desalinham e os indicadores de desempenho se perdem meio às estratégias empresariais.
O processo se torna confuso.
Entenda que as avaliações de resultados devem levar em consideração a convergência entre a gestão de processos e os objetivos empresariais.
7. Ausência da análise de resultados
Não tem o menor sentido canalizar energia na gestão de processos se você não for fazer avaliação de resultados na sua empresa.
As melhorias só acontecem quando os resultados são devidamente analisados.
Só assim os erros poderão ser corrigidos e os pontos positivos reforçados.
Todos os colaboradores envolvidos no processo precisam ter voz.
Quando a gestão não é feita adequadamente, isso se perde e as pessoas não sentem o seu valor enquanto profissionais.
Isso é extremamente prejudicial, pois os colaboradores precisam se sentir engajados e motivados, parte do projeto e do negócio!
Como criar a gestão de processos no seu negócio
Padronizar e gerir processos é algo estratégico na busca por melhores resultados.
Isso deve ser implementado no negócio visando ganhar em competitividade e melhorar o desempenho.
Mas por onde começar?
Quais os primeiros passos para uma gestão de processos eficiente?
Vou apresentar agora os dez passos que considero essenciais para esse momento.
Se você quer implantar uma gestão de processos na sua empresa, é certamente uma boa forma de começar.
Preste atenção em tudo aquilo que depende de suas ações.
1. Comunique sobre a implementação da gestão de processos aos seus colaboradores
Existem estratégias para fazer esse tipo de comunicação interna.
Quadro de avisos e endomarketing são opções.
Mas é fundamental que os colaboradores estejam cientes dessa nova perspectiva na empresa e da sua importância estratégica.
Nesse momento, é importante ter clareza sobre o que é esperado de cada um e quais são os objetivos e metas que se pretende alcançar.
Mas não para por aí!
A clareza deve estar presente em todo o processo, mostrando avanços, novidades e em qual ponto a gestão de processos está naquele momento.
Todas as etapas precisam ser motivantes, pois o engajamento de todos faz muita diferença.
2. Formalize um setor de processos
Esse setor será responsável por toda a gestão de processos.
Pode ser difícil em um pequeno empreendimento, mas é mesmo importante.
Além disso, toda a equipe estará envolvida nas etapas de criação pesquisas de metodologias e ferramentas, na busca por melhores práticas e na otimização dos objetivos estratégicos da empresa.
3. Defina uma cadeia de valor agregado na empresa
A cadeia de valor fundamenta o pilar da diferenciação em uma empresa.
A verdade é que as empresas buscam satisfazer as necessidades dos clientes por meio de várias atividades que resultam na entrega de produtos ou serviços de qualidade.
É importante definir isso no seu negócio o mais rápido possível, para buscar pela qualidade e pela excelência na mesma velocidade.
4. Relacione processos com a estratégia corporativa
Todos os processos precisam estar alinhados, não somente com os resultados esperados, mas também com a estratégia de negócios.
Tudo que será definido deve ter como objetivo levar essa estratégia a ser bem-sucedida.
Todos os processos precisam culminar para um objetivo comum.
5. Defina prioridades na hora de implementar a gestão de processos na empresa
É importante que você defina quais os processos que devem ser priorizados e se os projetos incluídos nessa lista realmente levam ao resultado esperado.
Quer uma dica de ferramenta para ajudá-lo nisso?
Experimente a Matriz GUT de priorização de tarefas.
A partir daí, você já tem um norte e a sua iniciativa de implementar a gestão de processos na sua empresa não corre o risco de virar uma novela interminável.
É preciso ser objetivo e os benefícios precisam ser evidentes, levando seu time a “abraçar a sua causa”.
6. Mapeie os processos
É importante mapear os processos e saber como eles estão se desenvolvendo no momento em que a gestão de processos for implementada.
A partir disso, defina claramente quais as metas dali em diante.
7. Analise e faça um diagnóstico dos processos
Se você entender como o processo está funcionando, poderá vislumbrar as oportunidades de melhoria.
Um diagnóstico é sempre bem-vindo para que você não caia no erro de fazer mais do mesmo.
8. Defina uma visão futura do projeto para propor como ele será
A clareza é mais um ponto fundamental aqui.
É importante ter os objetivos em mente e visualizá-los.
Sobretudo, transmitir para a sua equipe para que eles estejam ao seu lado.
É evidente que as adversidades vão aparecer e, nesse momento, é importante que você consiga visualizar os seus objetivos realizados.
9. Implemente os novos processos criados para a empresa
É preciso garantir que as mudanças apontadas ocorram efetivamente.
Os gestores envolvidos em cada processo precisam fazer as implementações passo a passo, acompanhando os indicadores de desempenho.
Além disso, também é importante fazer o acompanhamento dos resultados, das decisões a serem tomadas e dos ajustes necessários.
Essa é a etapa onde a mágica acontece e tudo é colocado em prática!
10. Melhore o processo continua e incessantemente
Já ouvimos falar de melhoria contínua por aqui.
O fato é que o trabalho de criar processos para uma empresa é contínuo, nunca acaba.
Invista seus esforços em tirar o melhor de cada novo processo.
Além disso, sua equipe precisa sentir que isso também é importante para ela.
Tudo precisa ter um propósito e fazer sentido dentro do contexto corporativo.
Depois de implantada a gestão de processos qual o próximo passo?
Dados todos esses passos, o próximo é acompanhar os resultados assiduamente.
É claro que à medida que o processo acontece, alguns ajustes podem ser necessários no início e isso faz parte do processo de melhoria contínua.
O monitoramento constante leva à otimização dos resultados.
E resultados têm tudo a ver com a satisfação dos seus clientes.
Conclusão
Um dos maiores desafios para quem tem uma empresa é conseguir fazer a gestão de processos funcionar.
Buscar pelo desenvolvimento e a evolução do negócio são atitudes características do empreendedor de sucesso.
Muitas vezes, isso parece mais difícil porque necessita do envolvimento de outras pessoas, de engajamento e motivação.
É importante investir tempo e energia para aprimorar os fluxos de trabalho e mudar as atitudes da sua equipe.
Práticas como essa aumentam a produtividade, otimizam o tempo de produção, reduzem custos e colocam sua empresa no topo do ranking da competitividade.
Esse é um conhecimento que faz toda a diferença para os resultados do negócio.