Danfe, Danfe online, NF-e, CT-e, arquivo XML.
Você já viu ou leu em algum documento essas siglas ou parte delas?
Seja muito bem-vindo ao universo fiscal.
Ele é repleto de termos e siglas diferentes.
E mais cedo ou mais tarde, isso acaba confundindo a nossa cabeça.
Mas não se preocupe, pois quero descomplicar tudo isso para você.
Na hora de lidar com a contabilidade das pequenas, médias e grandes empresas, dominar alguns conceitos é essencial.
Alguns documentos são fundamentais para ajudar a controlar as receitas.
Outros se relacionam à movimentação de mercadorias, o que gera informações ao estoque.
E tudo isso direta ou indiretamente tem a ver com dinheiro, ou seja, gera impactos na gestão financeira da sua empresa.
Entre os documentos mais importantes estão aqueles utilizados no controle da fiscalização e transporte.
É aí que entra o Danfe, que deve estar junto com os produtos que serão deslocados de um estabelecimento a outro.
Esse documento auxilia na escrituração das operações quando o destinatário não é um contribuinte do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
Serve para comprovar que o produto foi entregue a ou que o serviço foi prestado.
Digo isso apenas para introduzir como é importante conhecer cada documento e não ignorar o valor das siglas.
Mas vamos falar muito mais sobre o Danfe online ao longo deste artigo.
Você vai saber como gerar Danfe, em que site ocorre a emissão do Danfe online, como visualizar Danfe pela chave de acesso e muito mais.
Até o fim da leitura, não restará nenhuma dúvida sobre esse documento e a importância dele para o seu negócio.
Interessado? Então, siga a leitura!
O que é o Danfe online?
Danfe é a sigla para Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um documento que representa de forma legível e simplificada a própria NF-e.
Essa versão é geralmente utilizada para acompanhar o transporte de mercadorias e não possui valor fiscal.
Você já reparou que sempre que realiza uma compra pela internet recebe a NF-e no e-mail e há um papel que chega junto com o produto que adquiriu?
De maneira simplificada, até é comum se referir a ele como “nota”, mas é na verdade um Danfe.
Inclusive, se você observar lá no alto, verá o nome Danfe.
Então, quando você é o vendedor, a mercadoria despachada também deve acompanhar um Danfe.
É uma forma de fiscalização da operação, já que comprova a origem, o destino e o devido recolhimento de impostos.
Mas como estamos falando de situações “físicas”, você talvez se pergunte: e o Danfe online, o que é?
Embora seja comum o uso desse termo, não existe um documento que cumpra a função do Danfe apenas no ambiente virtual.
Ou seja, quando se fala em Danfe online, a referência é quase sempre a um emissor de Danfe que funciona pela internet.
Ou seja, você pode gerar Danfe online em formato PDF e depois imprimir, se desejar.
Como exemplo, veja três sites que realizam esse serviço:
- https://www.danfeonline.com.br/
- https://www.webdanfe.com.br/danfe/index.html
- http://webdanfe.arquivei.com.br/
Ao gerar um Danfe, ele sempre terá as mesmas características.
O documento é representado por uma chave de acesso de 44 números, que identificam uma única NF-e.
Um Danfe é exclusivo para uma só nota fiscal.
Portanto, embora o Danfe não seja a NF-e em si e não a substitua, acaba sendo um instrumento auxiliar a ela, pois facilita a sua consulta na hora de verificar a autenticidade.
Mas, assim como todo documento, é importante conferir o Danfe na Secretaria da Fazenda.
A melhor forma de fazer isso é através do Portal Nacional da NF-e.
Lá, você pode verificar a sua existência e legitimidade, garantindo a veracidade dos dados que constam ali.
Uma vez que o Danfe online é inexistente, você pode estar recebendo produto falsificado, irregular ou de outro destinatário.
E se ele inexiste na Secretaria da Fazenda, também não tem nenhuma validade legal.
Portanto, vale a pena ficar atento e checar a sua autenticidade.
Para que serve o Danfe online?
Bom, sobre o conceito de Danfe e Danfe online, creio que já ficou claro.
Também foi possível ter uma ideia da sua finalidade.
Então, o principal uso do Danfe é para acompanhar o transporte de mercadorias do fornecedor até o destinatário.
Nesse percurso, ele atua como registro do produto, disponibilizando dados básicos sobre a operação em curso.
Entre eles, dados como quem emitiu o Danfe, quem vai receber a mercadoria e quais os valores envolvidos nessa operação.
Nessa versão resumida da nota fiscal, tais informações ficam registradas e documentadas.
Mesmo assim, o Danfe não tem efeito fiscal e o dado mais importante do documento é mesmo a chave de acesso, já mencionada anteriormente.
Essa chave identifica a NF-e, permitindo a consulta do documento.
Além do acompanhamento de mercadorias, o Danfe pode desempenhar a função de representar a nota fiscal, no caso de contingência da mesma.
Contingência é a incapacidade de conexão do emissor da NF-e com a Receita Federal.
Nesse caso o Danfe é impresso em um formulário de segurança.
Entenda a diferença entre o Danfe e o Danfe online
A confusão costuma ser grande sobre o tal Danfe online.
Por isso, ainda que corra o risco de ser repetitivo, cabe um tópico específico sobre o assunto.
Já falei muito sobre Danfe, mas você pode encontrar o termo Danfe online e, assim, outra dúvida pode surgir.
Afinal, qual a diferença essas duas modalidades?
A verdade é que não há nenhuma diferença prática entre os dois, senão a própria terminologia.
A questão é que algumas pessoas se referem ao Danfe online como o sistema que gera o Danfe.
Assim, é comum encontrar no ambiente digital o termo Danfe online.
Ele geralmente é vinculado às plataformas que dão ao usuário a possibilidade de acessar para imprimir e consultar o documento.
Primeiro, o Danfe deve ser gerado pela Secretaria da Fazenda, o que pode ser feito também através de um sistema emissor integrado.
Ou seja, não deixa de ser um Danfe online.
Depois, igualmente, pode ser consultado em alguma plataforma digital.
Antes, já falei das opções mais populares.
Como emitir o Danfe online?
Antes de falar da emissão, cabe uma lembrança.
Você precisa emitir o Danfe sempre que emite também uma nota fiscal eletrônica.
A NF-e é restrita a quem vende produtos.
Logo, prestadores de serviços não precisam se preocupar com o Danfe.
Já o MEI, microempreendedor individual, está desobrigado da emissão de NF-e, mesmo que venda para outros estados.
Na prática, porém, é vantajoso fazer a emissão para ter mais clientes.
Só que, nesse caso, ele é equiparado a uma empresa de maior porte.
Ou seja, precisa de um certificado digital, software emissor e emitir também um Danfe.
Geralmente, o fornecedor envia a nota para o e-mail da empresa que vai receber a mercadoria.
Esse procedimento é realizado logo que o documento é emitido.
Ao mesmo tempo, é gerado um Danfe, que não vai por e-mail, mas acompanha o produto vendido todo o tempo.
Se, por alguma razão, o Danfe for perdido ou extraviado, pode ser emitido novamente.
Na verdade, o termo correto é impresso.
Isso não é restrito às pessoas jurídicas.
Pessoas físicas que querem consultar o Danfe, também podem lançar mão das mesmas plataformas.
A chave de acesso é necessária em qualquer uma das situações.
No entanto, caso o comprador não tenha mais acesso à chave, deve solicitar a segunda via à empresa que emitiu o Danfe.
Lembrando que a chave de acesso do Danfe garante a visualização da nota fiscal eletrônica.
Mas a sua consulta completa no Portal Nacional depende de o usuário possuir certificado digital.
Caso contrário, ele só pode acessar a versão simplificada.
Principais dúvidas sobre a emissão e impressão do Danfe online
A tecnologia está em constante evolução e é natural que isso favoreça o andamento das tarefas do dia a dia, inclusive nas obrigações principais e acessórias estabelecidas por lei.
No caso do Danfe, alguns sistemas facilitam esse processo e ajudam as empresas com procedimentos ágeis e eficazes.
Por isso, este tópico é direcionado a tirar algumas dúvidas básicas sobre a emissão e a impressão do Danfe online.
Em que formato devo gerar o Danfe online?
O arquivo XML é o formato padrão do arquivo de registro da NF-e e é a nota fiscal de fato.
Seu layout é padrão em todo o território nacional e segue diretrizes estabelecidas há bastante tempo.
Hoje, esse layout foi otimizado visando um maior controle das transações comerciais, mas ainda segue o mesmo padrão.
Mas atenção: o Danfe não é um arquivo XML.
Geralmente, ele é gerado no formato PDF, o que facilita a sua visualização e impressão, seja qual for o dispositivo utilizado.
Então, seja no seu software emissor de notas fiscais ou através de plataformas digitais, o Danfe será gerado em PDF.
E o arquivo XML?
Para ler um arquivo XML, é necessário ter um software específico.
A Receita Federal tem uma ferramenta disponível para leitura desse tipo de arquivo.
O arquivo XML deve ser armazenado por pelo menos cinco anos.
Assim, quando a Receita Federal fizer alguma solicitação ou for preciso fazer troca de mercadoria, você tem fácil acesso à NF-e.
Há duas formas de obter o arquivo XML:
- Quando o fornecedor envia pelo e-mail
- Quando você tem o Danfe e utiliza a chave de acesso para obter o arquivo diretamente no Portal Nacional da NF-e.
Caso o fornecedor não envie o documento pelo e-mail ou (por alguma falha na operação) transporte a mercadoria sem o Danfe, você acaba não tendo o código de acesso também.
Nesse caso, seja qual for a razão para o equívoco, não receba a mercadoria.
Se receber, pode enfrentar problemas com o Fisco.
Obviamente, a opção mais viável para fazer o armazenamento do arquivo XML é quando o mesmo é recebido pelo e-mail, podendo ser baixado antes mesmo da chegada da mercadoria ao seu estabelecimento.
Além disso, é importante ter uma ferramenta para gerar o Danfe online, pois o Danfe em si se refere a um documento físico.
Documentos físicos são susceptíveis à perda, além de manchas que impossibilitam a leitura.
A sua inexistência pode trazer dores de cabeça para o empreendedor.
É necessário arquivar esse documento?
O Danfe não precisa ser arquivado, embora seja seguro ter uma cópia da chave de acesso.
A NF-e é exclusivamente eletrônica e pode ser impressa a qualquer momento.
O arquivo possui formato XML e esse sim precisa ser armazenado por mais tempo.
Isso é fundamental para a gestão do negócio e para o controle fiscal junto à Secretaria da Fazenda.
Lembrando que é obrigatório à empresa manter os arquivos XML da NF-e devidamente armazenados por até cinco anos após a sua emissão.
Essa obrigação está prevista no Artigo 527 do Regulamento do Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços (RICMS).
Existe punição para quem não segue essa legislação, podendo chegar a uma multa de até 50% do valor do produto ou da operação.
É claro que uma obrigação com punição, deve ser seguida à risca, principalmente no que diz respeito aos deveres fiscais de uma empresa.
Imagine você tendo que pagar metade de um pedido que não fez pelo simples fato de ter excluído todos os seus arquivos XML.
Algumas empresas encaminham os arquivos aos seus contadores, que se encarregam de realizar o armazenamento.
Ainda o emitente tem a obrigação de disponibilizar para download ou fazer o encaminhamento do Danfe online e seu protocolo de autorização ao destinatário.
Além disso, os arquivos precisam ser mantidos para ajudar na hora de revender o equipamento de uma empresa.
No caso de uma companhia querer comercializar os seus próprios bens, é essencial ter todos os registros eletrônicos para passar ao comprador.
Perceba que é uma segurança para o comprador armazenar esses documentos.
O que acontece se eu não salvar o Danfe online?
A preocupação não deve ser exatamente direcionada ao Danfe online, mas à própria nota fiscal.
Tudo bem, você não sabia dessas informações e passou batido, não armazenou os arquivos XML e está se perguntando o que pode acontecer.
O primeiro ponto é que você passe a armazenar todos os arquivos XML daqui em diante.
É bom para você, é bom para o seu negócio.
Quando você realizar uma transação comercial, tanto de compra, quanto de venda, não está esperando perda de nenhum dos lados, acertei?
O ideal em uma relação é não ter problemas com quem está adquirindo ou com quem está fornecendo um produto.
A relação é baseada na confiança e, por isso, muitas vezes, o papel se faz desnecessário.
Mas armazenar documentos, como Danfe online, se mostra fundamental.
Isso facilita na hora de gerir informações.
Aqui, estamos falando sobre armazenamento no formato XML, digital.
Mas você também pode imprimir e deixar guardado em uma pasta se achar que isso é mais fácil e se você não lida com grande volume de dados.
Como o documento deve ser impresso?
Caso você prefira guardar o documento impresso ou seja necessário fazer a impressão em algum momento, não esqueça que, para tudo, existe um padrão.
O Ministério da Fazenda determina que o Danfe deve ser impresso em papel comum, não brilhante, exceto papel jornal.
O tamanho padrão é o A4, que é uma folha de sulfite no tamanho aproximado de 21cm x 30cm.
As folhas podem ser impressas uma a uma, em formulário contínuo, pré-impresso ou ainda em um formulário de segurança.
Quando imprimir o danfe?
O Danfe deve ser impresso para acompanhar mercadorias.
Assim, antes de despachar um produto vendido, é necessário ter o Danfe impresso para que esteja junto ao produto em todo o seu trajeto.
O emissor da NF-e é que imprime o Danfe e, com a chave de acesso em mãos, ele pode ser impresso quantas vezes for necessário.
Cada reimpressão consta essa informação em um campo específico do documento.
Existe algum padrão para a impressão?
Além dos padrões de folha a ser utilizada, não existe um padrão para impressão.
Da mesma forma, não é necessário ter nenhuma autorização especial para que o emissor adicione informações pertinentes, que considere essenciais ao Danfe online.
Muito pelo contrário!
É possível, inclusive, constar o logotipo da empresa na folha, desde que qualquer recurso utilizado não venha a atrapalhar a visualização da chave de acesso de 44 dígitos ou a leitura do código de barras.
Quais as vantagens do Danfe para o setor contábil?
É claro que é preciso um pouco de organização e disciplina para manter todos esses arquivos armazenados.
Mas não hesite em seguir essa lei, pois os benefícios do Danfe para o setor contábil da sua empresa são inúmeros.
Vou listar alguns deles.
1. Promove a transparência
Através do Danfe, é possível consultar as NF-e que são emitidas em emissor próprio ou via site da Sefaz, no caso de uma nota eletrônica avulsa.
A chave de acesso assegura a sua garantia na hora de verificar a autenticidade dos dados do emissor e conferir as informações de acompanhamento e movimentação da mercadoria.
Isso promove maior transparência dentro da empresa e confiabilidade desse processo.
2. Reduz os possíveis erros de escrituração
Outro ponto importante é sobre a escrituração contábil.
O Danfe pode ser utilizado nesse processo e isso garante a redução nas possibilidades de inconsistência de dados, já que o sistema emissor da NF-e é o mesmo que emite esse documento.
Os erros de escrituração são reduzidos porque não há equívocos de digitação.
Se há redução de erros e dados a serem digitados, também há diminuição do tempo para finalização do processo.
3. Reduz o tempo de parada
O Danfe é um documento simplificado que traz as informações da NF-e.
Assim, durante o transporte, se houver parada em postos fiscais de fronteiras, por exemplo, os dados são de fácil interpretação e isso agiliza o processo de inspeção, reduzindo o tempo de parada.
O código de barras e a sequência numérica possibilitam uma consulta rápida a todas as informações da NF-e dos produtos em transporte.
4. Auxilia no planejamento logístico
Já que todo o processo passa a ser informatizado, o planejamento logístico também acaba sendo favorecido.
Com o Danfe, o gestor pode acompanhar o trânsito das mercadorias em todas as suas etapas, desde a hora em que o produto sai da empresa, até a hora que ele chega em seu estabelecimento.
É possível manter um planejamento e ter um conjunto de informações antecipadas.
Isso facilita o preparo do local de carga e descarga pelo destinatário, até a contratação de pessoal especializado, se for o caso.
Há evidente redução dos problemas de logística.
5. Promove melhoria da gestão financeira
Como a NF-e é gerada em ambiente digital, é possível obter um melhor gerenciamento de dados e isso gera uma melhora significativa na gestão financeira.
Acaba sendo mais fácil otimizar os processos e controlar a escrituração contábil.
Tudo isso acontece porque os Danfes podem ser guardados digitalmente, tanto para entrada quanto para saída.
As cópias são enviadas a quem for necessário, sem ruído ou perda na transmissão dessa informação.
Vídeo sobre emissão e impressão do Danfe
Vou deixar o link de acesso de um curso de Danfe para que você aprenda passo a passo a armazenar e imprimir seus arquivos XML.
Nesse outro vídeo, as informações sobre impressão e armazenamento estão mais resumidas.
Conclusão
O Danfe online não possui a mesma validade jurídica e fiscal da NF-e.
No entanto, suas funções são específicas e pertinentes, o que faz com que esse documento seja muito importante para a empresa.
Com ele, é possível realizar consultas, conferências e armazenar informações presentes nas NF-e.
Mas o principal é verificar a autenticidade dos dados do emitente, bem como as suas autorizações junto à Secretaria da Fazenda.
Além de tudo isso, ainda é fundamental para o transporte das mercadorias, para comprovar sua entrega e para agilizar o processo como um todo.
O Danfe online possui suas características essenciais e suas funções não podem ser negligenciadas por nenhuma empresa.
Esse documento é de extrema importância e precisa ser utilizado para garantir todos os benefícios que pode trazer ao negócio.
Sua falta ou o uso incorreto pode resultar em multas e prejuízos.
Por isso, fique atento sobre todas as informações que foram deixadas neste artigo e lance mão sempre que necessário.
Compartilhe com sua equipe e ajude todos que estiverem com dúvidas sobre a emissão e o armazenamento do Danfe.
Sem dúvidas, é um instrumento a mais a favor do seu negócio.