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Emissor de Nota Fiscal Eletrônica: 10 dicas para não errar na escolha da ferramenta

Emissor de Nota Fiscal Eletrônica: 10 dicas para nao errar na escolha da ferramenta
Emissor de Nota Fiscal Eletrônica: 10 dicas para não errar na escolha da ferramenta
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Você ainda não tem um emissor de nota fiscal eletrônica?

É bastante provável que sua empresa se beneficie dessa tecnologia.

Afinal, ainda que não haja obrigatoriedade, como no caso do microempreendedor individual (MEI), negociar com nota é vantajoso.

Basta pensar naquele cliente que você “namora” há tempo, aquele “peixe grande” que só aceita comprar seus produtos ou contratar seus serviços mediante nota fiscal.

Sim, é verdade.

Muitas empresas só trabalham com outras que emitem o documento.

Quem não o faz acaba perdendo oportunidades, inclusive de crescimento.

Como se esse não fosse motivo suficiente para investir no sistema emissor, tenho um argumento a mais.

Você sabia que existe emissor gratuito de nota fiscal eletrônica?

Hoje, quem disponibiliza a ferramenta é o Sebrae, o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas.

Mas se você deseja uma solução mais completa, que agregue funções, também tem alternativas no mercado.

Escolher um emissor de nota fiscal eletrônica pago talvez seja uma boa ideia.

Tudo depende das suas necessidades.

E se você tem dúvidas e até receio para tomar essa decisão, pode ficar tranquilo.

Neste artigo, vou apresentar dicas que vão fazer toda a diferença.

Ao final da leitura, você vai estar mais seguro para ter na sua empresa a solução que melhor atende aos seus objetivos.

Vamos lá?

O que é um emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

Imagem 2 - Emissor de Nota fiscal eletrônica 10 dicas para não errar na escolha da ferramenta
Você já usa um emissor de nota fiscal eletrônica na sua empresa? Será que você precisa desta ferramenta?

O emissor de nota fiscal eletrônica, como o nome indica, é um sistema informatizado responsável por lançar o documento fiscal após uma venda.

Em operações de compra e venda de produtos, esse documento é a NF-e, também conhecida como nota fiscal eletrônica.

Trata-se de um programa que facilita e agiliza o processo de vendas.

Conforme integrado a outros sistemas, é possível emitir a nota sem retrabalho.

O que acontece nesses casos é que o emissor já tem armazenados os dados do cliente, sendo preciso apenas ajustar os valores antes de fazer o lançamento.

O sistema também gera um arquivo XML, que é o formato adotado no Brasil para a NF-e.

Para o vendedor, representa a formalização da operação e comprova o devido recolhimento de impostos.

Para o comprador, é uma garantia a mais, além de servir para armazenamento das notas emitidas contra o seu CNPJ.

Além da NF-e propriamente dita, o sistema emissor ainda gera um Danfe, que é o Documento Auxiliar da NF-e.

É como uma versão impressa da nota, que só existe eletronicamente.

Sua função é atestar a procedência do produto adquirido durante o seu transporte.

Veja que tudo isso acontece de forma a atender à legislação fiscal e tributária.

Antes da NF-e, a nota em papel

Não custa lembrar que o emissor eletrônico é uma evolução desse sistema no país.

Antes dele, as notas fiscais eram emitidas em papel.

Mas não apenas emitidas como armazenadas dessa forma.

Se você não viveu essa época, pode imaginar o transtorno que era encontrar uma determinada nota, fazer o fechamento do caixa, entre outras tarefas contábeis.

Inclusive, a escolha de uma boa ferramenta pode evitar grandes dores de cabeça.

Até mesmo para órgãos de fiscalização tributária era muito mais complicado.

Tudo isso ficou mais prático a partir do emissor de nota fiscal eletrônica.

Tanto é assim que, hoje, a NF-e é o único formato aceito para formalizar as operações de compra e venda de produtos.

Se a sua empresa é obrigada a fazê-lo, mas ignora a exigência, pode enfrentar problemas diversos.

Na prática, estará sonegando impostos, o que está previsto até mesmo como crime no código penal.

Isso sem falar nas multas, que podem ser altíssimas.

Não ter um emissor de nota fiscal quando esse é exigido de você significa um atalho para fechar as portas do negócio.

Resumindo: não vale a pena.

Como funciona um emissor de nota fiscal eletrônica?

Imagem 3 - Emissor de nota fiscal eletrônica 10 dicas para não errar na escolha da ferramenta
Se o emissor de nota fiscal da sua empresa for integrado com outros setores, o cumprimento desta obrigação fica muito mais fácil e ágil.

Como já dito, um sistema emissor de nota fiscal eletrônica funciona de forma informatizada, no computador.

Para utilizá-lo, basta preencher os campos exigidos antes de fazer o lançamento.

Muitas dessas informações já podem vir preenchidas, dependendo do sistema utilizado.

Quando há integração entre as diferentes áreas da empresa, uma venda aciona o estoque, que aciona o financeiro e a área de faturamento.

É lá que são informados no emissor dados como:

  • Série, número e data de emissão da nota
  • Tipo, natureza e destino da operação
  • Informações da empresa emitente, como CNPJ e endereço completo
  • Informações do cliente, semelhantes às da empresa emitente
  • Valor, código, quantidade e tributos do produto
  • Informações relativas ao recolhimento do ICMS.

Preenchida a nota fiscal, é necessário passar à emissão.

O sistema é conectado à base de dados da Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz).

A transmissão das informações depende do uso de um certificado digital.

É uma espécie de arquivo eletrônico que valida e autentica a operação.

Feito isso, caso não haja erro, retorna à empresa uma autorização de uso pela Sefaz.

O cliente recebe a nota em arquivo XML no seu e-mail.

Já o Danfe deve ser impresso para acompanhar a entrega do produto.

O processo não é tão simples, mas a tecnologia facilita bastante o seu preenchimento.

Dessa forma, ele se torna quase intuitivo.

Quem deve usar um emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

Imagem 4 - Emissor de nota fiscal eletrônica 10 dicas para não errar na escolha da ferramenta
A boa notícia é que se você é MEI não tem a obrigação de emitir a nota fiscal eletrônica, apesar de não ser proibido.

Em tese, toda operação de compra e venda de produtos deve utilizar a nota fiscal eletrônica (NF-e) em seu negócio.

A exceção se aplica aos microempreendedores individuais.

O MEI não é obrigado a emitir NF-e.

Por outro lado, não é proibido de fazê-lo.

Como já dito, costuma valer a pena oferecer essa opção ao cliente.

Pode ser um diferencial importante, em especial se há possibilidade de envio de diversas notas ao longo do mês.

Já se o número de vendas for baixo, pode ser mais favorável optar por uma nota eletrônica avulsa, sobre a qual falarei ainda neste artigo.

Mas há uma questão importante para o MEI que desejar emitir a NF-e.

Nesses casos, ele deve cumprir as mesmas exigências aplicadas às demais empresas.

Ou seja, precisa de um software emissor de nota fiscal eletrônica e de um certificado digital para validar a operação.

Outros tipos de nota

Vale lembrar que a NF-e é um formato de documento fiscal utilizado na negociação de produtos entre empresas.

Ou seja, se um estabelecimento comercial tem um fornecedor na indústria, deve receber a nota fiscal da operação.

Ela se destina ao recolhimento do ICMS, o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços.

Entre prestadores de serviços, o documento é outro.

Ele atende pela sigla de NFS-e, que é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.

Mesmo o MEI, quando contratado por outra pessoa jurídica, é obrigado a fazer a emissão da NFS-e, que se destina ao recolhimento do ISS, o Imposto Sobre Serviços.

Outro tipo de nota é a NFC-e, sigla para Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica.

Esse é um tipo de documento fiscal utilizado por estabelecimentos varejistas.

Se você, como consumidor, fizer compras no supermercado, floricultura ou loja de vestuário, por exemplo, é a NFC-e que deve receber.

Ou melhor dizendo, o consumidor sai do estabelecimento com um Danfe em mãos.

Nele, consta um código de acesso que permite verificar a NFC-e de forma online.

Esse documento substitui o antigo cupom fiscal, que era impresso em papel no próprio caixa.

10 dicas para escolher o melhor emissor de notas fiscal eletrônica para sua empresa

Imagem 5 - Emissor de nota fiscal eletrônica 10 dicas para não errar na escolha da ferramenta
Um emissor de nota fiscal eletrônico que seja integrado aos meios de recebimento da sua empresa vai facilitar muito a gestão do negócio.

Agora que conhece mais sobre o emissor de nota fiscal eletrônica, resta saber como escolher o melhor.

Para isso, separei dicas que vão ajudá-lo nessa tarefa.

Veja quais são os principais pontos de atenção para ter a solução mais adequada às necessidades da sua empresa.

1. Utilize um sistema totalmente automatizado

Não há nada pior do que realizar cada tarefa do seu negócio de maneira manual.

Em plena era da informação digital em tempo real, o objetivo é que você passe cada vez menos tempo “batalhando” com tarefas de pouca importância.

Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica que irá garantir que você não precise ficar digitando ou conferindo nota por nota.

Tudo deve ser automatizado e, de preferência, integrado aos demais setores da empresa.

2. Verifique se o sistema é adequado para a sua região

No Brasil, cada estado tem as suas pequenas diferenças quanto à legislação.

O valor dos tributos e até mesmo a aplicação de alguns impostos é diferente.

Portanto, não se esqueça de verificar se o emissor de nota fiscal eletrônica que você escolheu consegue se comunicar de maneira automática com o sistema da Sefaz.

Isso fará com que o controle das notas fiscais seja mais rápido e mais efetivo.

Inclusive, haverá facilidade nos cancelamentos que podem ser realizados diariamente.

3. Procure um emissor de nota fiscal que trabalhe bem com o sistema público

Como já expliquei, um emissor de nota fiscal eletrônica faz a conexão com o sistema da Sefaz para o lançamento do documento.

Por vezes, há instabilidade nessa conexão, muito em razão do próprio sistema público.

Em virtude disso, está prevista a transmissão em contingência.

Embora a responsabilidade não seja do emissor, ele pode ajudá-lo a driblar esse tipo de imprevisto.

Alguns sistemas são capazes de automatizar o processo de reenvio das notas fiscais que não foram “autenticadas” pelos sistemas públicos.

E sem que você tenha que fazer nada.

Afinal, nada pior do que perder momentos preciosos do seu dia com uma tarefa tão pequena e que você não pode controlar não é verdade?

Mais uma vez, não se esqueça da automatização e da segurança da sua ferramenta de escolha.

4. Utilize um sistema integrado com o seu meio de pagamento

Opte por sistemas que possam ser integrados com os meios de pagamento que você aceita em seu negócio.

Se você vende pelo cartão de crédito, por exemplo, procure por um emissor de NF-e que esteja conectado a essa transação.

Você consegue gerenciar suas notas com mais facilidade e perde menos tempo tendo que se preocupar com dois sistemas diferentes ou com dois processos de emissão que não são realizados de maneira conjunta.

Isso livra você de indesejáveis dores de cabeça e garante que as questões tributárias sempre estejam em ordem.

5. Escolha ferramentas que apresentem relatórios detalhados

Antes da contratação de um emissor de nota fiscal eletrônica, escolha por uma ferramenta que seja capaz de trazer relatórios detalhados e, preferencialmente, no menor tempo possível.

Isso fará com o seu contador consiga gerenciar todo o seu faturamento de maneira descomplicada.

Inclusive, procure por sistemas que permitam a conversão de todas as transações para um arquivo XLM, que é reconhecido como o padrão nacional de escrituração fiscal.

Em muitos casos, há a necessidade de um conversor de PDF para XML.

No entanto, já existem ferramentas capazes de realizar todo o trabalho de uma só vez.

Portanto, ajude o seu contador o máximo possível e elimine etapas desnecessárias para criar uma linha de trabalho ágil, eficiente e livre de erros.

6. Escolha uma ferramenta que permita o envio automático de NF-e para seus clientes

Além da sua via, não se esqueça que o seu cliente deve ter a sua própria NF-e.

Atualmente, existem sistemas que também já automatizam essa questão.

Nesses casos, assim que você recebe uma autorização de uso do documento fiscal, o cliente tem no seu computador uma versão da nota em XML.

Lembrando que é esse formato que possui valor fiscal e jurídico.

Em pouco tempo, ele consegue ter acesso a esse documento e fica livre de qualquer dúvida (ou de qualquer esquecimento) sobre essa parte fiscal da compra.

7. Escolha um sistema que realize o cancelamento automático de notas fiscais e de vendas não concretizadas

Nada pior do que não ter como cancelar uma nota fiscal de maneira rápida.

O atraso nesses cancelamentos pode gerar um pagamento indevido de impostos, que posteriormente são recolhidos com a ajuda do seu contador.

Portanto, escolha um emissor que seja capaz de lidar com essas questões de cancelamentos e de estornos realizados pelas operadoras de cartão de crédito.

O importante é que o status da nota fiscal esteja bem claro, de modo a facilitar a tarefa do gestor sobre as ações a adotar.

8. Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica que permita a importação de dados

Em algumas situações, pode haver a necessidade da adição de algumas vendas que foram realizadas de maneira offline ou por meios não tradicionais.

Esse é o caso de clientes que acabam optando pela compra em última hora, por exemplo.

Para se livrar de grandes problemas na hora de autenticar essas vendas que a sua empresa realizou, opte por um emissor que permita a importação de dados sem nenhum tipo de complexidade.

No caso das companhias que utilizam meios de pagamento não integrados com o sistema (como o caso dos cheques, por exemplo), a dificuldade diminui para quase zero.

Afinal, basta importar o arquivo na sua ferramenta para que todas as tarefas sejam realizadas de maneira automatizada.

Essa é a grande sacada da tecnologia.

Seu contador agradece e você, mais uma vez, fica livre de quaisquer problemas fiscais que possam ocorrer na sua companhia.

9. Não caia em ferramentas com preços duvidosos

Com todas essas funcionalidades que já citei, é provável que você encontre algumas ferramentas com um custo um pouco mais elevado.

Entretanto, com tantos detalhes envolvidos nesse processo de emissão de nota fiscal, é provável que você veja o valor (e não apenas o preço) da tecnologia para a sua empresa.

Ferramentas com preços aparentemente vantajosos podem se tornar uma verdadeira armadilha.

Isso vale especialmente para aqueles negócios que procuram expandir sem nenhuma preocupação.

Lembre que os sistemas mais baratos (ou gratuitos) costumam enfrentar mais problemas, o que pode afetar até mesmo as suas vendas, além do relacionamento com os clientes.

Vale ainda refletir sobre o custo-benefício do emissor.

Diferente do que muitas pessoas imaginam, um bom custo-benefício não é conseguir um serviço pelo melhor preço possível, mas conseguir o melhor serviço possível por um preço competitivo.

Não caia em armadilhas e procure dar uma boa estrutura para a sua empresa.

Não só você vai agradecer, como os seus funcionários serão capazes de desempenhar os seus papéis da melhor maneira possível.

Na dúvida, procure por um contador experiente para que ele auxilie a sua escolha, tanto nos preço quanto nas próprias funcionalidades da ferramenta.

Afinal, ele também vai ter que lidar com ela com grande frequência.

10. Conte com uma ferramenta que ofereça um suporte adequado

Contar com uma ferramenta para emissão de nota fiscal eletrônica que ofereça um suporte especializado é muito importante.

Isso vale especialmente para os casos nos quais algum problema aconteça e você tenha que paralisar as atividades do seu empreendimento.

Aliás, isso não seria nada bom para o seu negócio, não é mesmo?

Então, se você deseja melhorar o desempenho do seu negócio no que se refere a emissão de NF-e, a dica é investir em ferramentas que ofereçam um suporte especializado.

E também rápido!

Afinal, tempo é dinheiro.

Emissor de nota fiscal eletrônica gratuito x pago

Imagem 6 - Emissor de nota fiscal eletrônica 10 dicas para não errar na escolha da ferramenta
Uma alternativa à emissão da nota fiscal eletrônica é a nota fiscal avulsa eletrônica, que apesar das vantagens pode ser mais burocrática e trabalhosa.

As pequenas empresas no Brasil utilizaram, durante anos, o sistema emissor de nota fiscal eletrônica criado e atualizado pela Sefaz de São Paulo.

Em 2016, contudo, o órgão anunciou que não iria mais disponibilizar o programa para download, nem novas versões adequadas a mudanças na legislação.

Quem assumiu a tarefa foi a Sefaz do Maranhão, que depois passou a bola para o Sebrae.

Hoje, então, você possui ainda uma opção de emissor de nota fiscal eletrônica gratuito.

Mas será que vale a pena?

Você precisa analisar que, diferente de um sistema adaptado para a sua empresa, o software grátis exige a digitação de todos os campos, nota por nota.

Obviamente, isso pode dificultar as operações em negócios que movimentam um bom volume de vendas.

Isso sem mencionar a dificuldade de validação das notas e até mesmo das frequentes quedas no sistema, que podem ocorrer.

Em tese, os emissores de nota fiscal vieram para agilizar, automatizar e simplificar essa pequena parte operacional do seu empreendimento.

É por isso que um sistema gratuito só vale a pena se resolver de fato os seus problemas.

Vale testar.

Se for uma boa solução, siga com ela.

Se não for, use as dicas que conferiu neste artigo para escolher o mais adequado e fazer um investimento certeiro.

Existem alternativas aos emissores de nota fiscal eletrônica

Por outro lado, se você não tem como arcar no momento com um bom emissor de nota fiscal, o que deve fazer?

Além do software hoje disponibilizado pelo Sebrae, que é o mais conhecido, existem alternativas.

Ao vasculhar a internet, você verá outros emissores grátis.

Mas tenha especial cuidado com relação à reputação da empresa que oferece a solução.

Não utilize nenhuma ferramenta de procedência duvidosa.

Outra opção interessante é testar um software pago pelo período disponibilizado sem custos.

Isso varia conforme a empresa que o oferece, mas pode chegar a pelo menos 14 dias.

Uma última opção, esta indicada para quem emite pouquíssimas notas por mês, é a NFA-e.

Essa é a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica.

Para fazer a emissão, você não precisa de um sistema, mas de uma autorização da Sefaz do seu estado.

Ou seja, o primeiro passo é fazer a solicitação junto ao órgão.

Assim que liberado, pode fazer o lançamento via online, no próprio site da Sefaz.

O problema é que cada nota precisa ser solicitada individualmente, assim como todos os campos devem ser preenchidos a cada nova emissão.

Dá trabalho e bastante.

Mas pode valer a pena para empreendedores que emitem entre duas a três notas por mês, por exemplo.

Muito melhor do que perder um cliente por não ter a nota, concorda?

Conclusão

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O emissor de nota fiscal eletrônica pode ser um investimento que trará inúmeros benefícios para sua empresa, por isso pense na possibilidade de implementá-lo!

Neste artigo, você conheceu tudo sobre o emissor de nota fiscal eletrônica.

Agora, tem informações suficientes para definir qual a solução mais adequada para as necessidades da sua empresa.

Como você viu, a contratação desse tipo de ferramenta costuma ter um custo.

Mas veja como um investimento no próprio negócio.

Afinal, há clientes que simplesmente não negociam com empresas que não fornecem o documento fiscal.

Para quem projeta um futuro com mais clientes e maior faturamento, ter essa tecnologia ao seu lado é um passo importante.

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