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Software de gestão é a solução para o descontrole financeiro da sua empresa?

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Software de gestão é a solução para o descontrole financeiro da sua empresa?
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Você já usa um software de gestão para pequenas empresas?

Ou está cogitando investir na ferramenta?

Mais do que agilizar processos, o software de gestão é interessante para que você tenha o controle das demandas e dos indicadores da sua empresa.

Ele o ajuda também a ganhar tempo para focar em ações estratégicas e eficazes para o seu negócio.

Simples de usar e com funcionalidades inteligentes para as necessidades de diversos empreendimentos, esses sistemas são úteis tanto para grandes corporações quanto para os pequenos empreendedores.

Tudo vai depender daquilo que você precisa para fazer o seu negócio funcionar da melhor forma possível.

Neste artigo, você vai conhecer quais são os tipos de softwares de gestão, os seus benefícios e os pontos de atenção na hora de escolher um fornecedor.

Você terá também um tópico focado na área financeira e em tudo o que precisa realizar para que ela funcione muito bem.

Aproveite a leitura e mude para melhor a cara do seu negócio.

O que é um software de gestão?

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Software de gestão é uma ferramenta muito indicada para ajudar no controle e gestão do negócio como um todo.

O software de gestão, ou sistema de gestão, é um programa de computador que auxilia o empreendedor a cuidar de diversas demandas da sua empresa.

Inteligente e eficiente, ele tem o objetivo de levar praticidade, facilidade e agilidade às tarefas do dia a dia, automatizando muitos processos para você.

Entre as funcionalidades, estão a execução, o controle e a administração da parte financeira, do fluxo de caixa, da emissão de notas fiscais e de boletos, do cadastro de clientes, do estoque, do orçamento e das vendas.

Existem diversos tipos de softwares.

A escolha deve levar em conta a sua necessidade e também as tarefas que precisam desse nível de automatização.

Sem esquecer do preço, é claro.

Com uma administração melhor das demandas, fica muito mais simples garantir agilidade, praticidade e eficiência aos processos.

Além de conseguir fazer o controle correto deles, reduzindo a quase zero a possibilidade de erros, você ainda terá mais tempo para se dedicar às estratégias essenciais para o seu negócio.

No próximo tópico, separei os principais tipos de softwares de gestão para você conhecê-los melhor.

Principais tipos de softwares de gestão

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Com tantas opções de software de gestão no mercado como saber qual o mais apropriado para sua empresa?

São muitas as opções.

E quando digo muitas, é porque são muitas mesmo, a ponto de alguns serem bastante específicos e atenderem necessidades bem pontuais.

Portanto, listei neste tópico aqueles que entendo que a sua empresa realmente pode necessitar e que fazem toda a diferença em um negócio.

Confira!

Software de gestão de finanças e contabilidade

Esses softwares fazem todo o gerenciamento da parte de finanças e de contabilidade da sua empresa.

De quebra, ainda fornecem os relatórios financeiros para que o gestor tenha um maior controle sobre todos os detalhes da operação.

Com eles, você analisa e acompanha o fluxo de receita e consegue aumentar a produtividade, destinando menos esforço para as atividades de rotina em uma empresa.

Assim, é possível otimizar o seu tempo.

Por exemplo, evita que tenha que fazer consultas em livros ou em sites de contabilidade para entender e executar algum processo específico.

E é isso que vai fazer com que as suas preciosas horas sejam investidas em estratégias importantes para alavancar o seu negócio.

Esses sistemas são muito valiosos principalmente para os pequenos empresários, que geralmente precisam dar conta de todas as demandas de suas empresas sozinhos.

É o caso de um microempreendedor individual (MEI), por exemplo.

Além disso, o software de gestão evita os tão comuns erros humanos.

É simples de entender como: ele automatiza os processos e é totalmente preciso com relação aos números e aos cálculos.

O melhor é que essa tecnologia é bem simples de usar, mesmo para aqueles empreendedores que não têm conhecimentos em finanças e contabilidade.

Entre as funcionalidades estão:

  • Fluxo de caixa
  • Emissão de notas fiscais
  • Emissão de boletos
  • Orçamentos
  • Estimativas
  • Declaração de impostos
  • Folha de pagamento.

Mas atenção: o objetivo do software de gestão não é dispensar o seu contador.

Afinal, você precisa do apoio de alguém capacitado para poder realizar todos os processos legais de forma correta.

Isso sem falar na análise dos números.

Não basta registrá-los no fluxo de caixa para entender o presente e projetar seu futuro.

O que acontece é que o sistema o e ajuda a executar as tarefas financeiras e contábeis de forma rápida e eficiente.

Assim, você garante um melhor controle e entendimento do seu negócio e também mais tempo para cuidar de outras estratégias.

É isso que vai ajudar a alavancar os seus resultados.

Software de gestão para CRM

O objetivo desse tipo de software de gestão é aumentar as suas vendas, evoluir o marketing da sua empresa e oferecer um melhor suporte à equipe de atendimento.

São diversas aplicações integradas que garantem controle, agilidade e praticidade a muitos processos comerciais.

Dessa forma, você consegue melhorar a sua receita e também a satisfação do cliente.

CRM quer dizer Customer Relationship Management, ou, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Portanto, quando você implanta na sua empresa um software de gestão voltado ao CRM, está dando um foco maior à melhoria da experiência do cliente.

A ideia é aperfeiçoar os seus processos internos para garantir maior satisfação do consumidor e, consequentemente, o aumento das vendas.

Afinal, quando se fala em resultados hoje, não há empresa que cresça de forma sustentável sem direcionar seu foco aos clientes.

Software de gestão de supply chain

De forma geral, o software de gestão voltado à área de logística ajuda na eficiência do controle de estoque.

Também reduz os esforços com os processos de compras e com o faturamento.

Esses sistemas costumam ser de simples execução e automatizam as tarefas de supply chain com recursos inteligentes para todos os tipos de empresas.

Além de reduzir ao máximo os erros de estoque, você vai ter eficiência nas operações de distribuição.

Também vai colaborar mais com os seus fornecedores e clientes a partir de um processo ágil e correto.

Software de gestão empresarial para ponto de venda

O software de gestão empresarial para ponto de venda pode ser aplicado em empresas de varejo, atacado, entre outras.

Ele é útil para melhorar os processos de vendas, de compras, de contabilidade e de controle de estoque.

O sistema funciona como um inventário ágil e eficiente para as mercadorias do estoque e das lojas.

E isso acelera o ponto de venda e reduz o tempo gasto nas operações comerciais.

Software de gestão para e-commerce

A ideia desse software de gestão é integrar a loja online e a cadeia de fornecimento.

Ele é útil para diversos modelos de empresas digitais, mas pode ser bastante completo.

As funcionalidades podem incluir:

Alguns sistemas possuem ainda ferramentas para você estruturar promoções e criar cupons de desconto.

Tudo para que o seu comércio eletrônico funcione muito bem e tenha excelentes resultados em termos de processos, o que, obviamente, se reverte em vendas.

É claro que um e-commerce também depende de diversas áreas para funcionar corretamente, como vendas, finanças e logística, considerando a entrega de produtos físicos.

Portanto, se esse for o seu caso, saiba que todos os outros softwares citados podem ser bastante funcionais para o seu negócio.

Benefícios da implantação do software de gestão na sua empresa

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Sem dúvidas um dos grandes benefícios do software de gestão é oferecer uma visão realista da situação financeira da empresa.

Você já deve ter percebido, ao ler o tópico anterior, que implantar um software de gestão vai trazer diversos benefícios para a sua empresa.

Para reforçar ainda mais, listei todas as vantagens em ter um ou mais desses sistemas.

Fique de olho!

1. Fazer um bom planejamento

Nada melhor do que fazer um ótimo planejamento de todos os seus processos para que eles possam funcionar de forma correta, rápida e eficiente, não é mesmo?

E é exatamente isso que um software de gestão pode te proporcionar.

Com um bom planejamento, você consegue enxergar os seus indicadores, tomar decisões assertivas e corrigir os erros antes mesmo de eles se tornarem graves ou onerosos ao caixa.

Você vai perceber o quanto a sua empresa lucra com os produtos e os serviços que ela oferece.

Vai conseguir planejar os seus custos.

E vai ter maior controle e segurança de tudo o que envolve o seu negócio.

2. Ganhar tempo e agilidade

Falei bastante da otimização de tempo e do ganho em agilidade no tópico anterior.

Pois bem, o fato é que esses, sem dúvida, estão entre os maiores benefícios de se ter um software de gestão.

Com processos ágeis, otimizados, controlados e corretos, você terá mais tempo para se dedicar às estratégias realmente importantes para que o seu negócio possa alavancar.

Elas vão desde ações para a evolução dos resultados, planejamento para colocar um novo produto ou solução no mercado e criação de projetos de melhorias diversos.

Esse tempo também pode ser utilizado para você focar no seu desenvolvimento e no treinamento dos seus funcionários, participando de cursos, planos e programas que envolvam a capacitação de todos.

3. Evitar erros

O sistema faz com que as informações relacionadas aos processos automatizados sejam precisas.

Isso ocorre porque ele faz cálculos, cria relatórios, emite dados e realiza controles estatísticos.

Dessa forma, você garante que as informações sejam assertivas e consegue trabalhar da forma mais correta possível.

4. Acessar remotamente

A maioria dos sistemas trabalham com armazenamento em nuvem.

Ou seja, permitem que você consiga visualizar as informações de onde estiver.

É inegável que isso facilita muito para dar andamento às tarefas, mesmo que não esteja fisicamente na empresa.

5. Reduzir custos

É claro que você vai ter um custo de implantação com um software de gestão na sua empresa.

Mas não se preocupe, pois em pouco tempo ele se paga.

Isso acontece porque a otimização dos processos fará com que aumente a sua produtividade e, por consequência, o seu faturamento.

Um software de gestão é tudo o que você precisa para acabar com o descontrole financeiro?

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O software de gestão é essencial para você fazer um bom controle financeiro, mas ele não é tudo.

É muito importante que o empreendedor se cerque de estratégias que o ajudem a entender sobre tudo o que envolve as finanças da sua empresa.

Afinal, de nada adianta ter um sistema inteligente se você não sabe como está o seu fluxo de caixa, quanto gasta com um fornecedor e como estão as suas vendas.

Você precisa conhecer e ter um controle dessas informações para poder acrescentá-las ao que o software de gestão oferece.

É a partir daí que ele vai te ajudar – e muito.

Separei algumas dicas bem eficazes para você saber tudo sobre as suas finanças.

Se seguir à risca, dificilmente perderá o controle do dinheiro e, ainda por cima, vai garantir uma boa melhoria da sua área financeira.

Veja!

1. Conheça os seus custos

Registre todos os custos que tiver com o seu negócio e separe o que for relacionado a fornecedores, a empréstimos, a tributos, etc.

Você conseguirá ter uma visão completa de todas as suas despesas e o controle se dará de forma muito mais simples, inclusive, para fazer algumas economias.

Você vai se planejar melhor e poderá realizar previsões, acompanhamentos e cruzamentos de dados sobre tudo o que foi gasto.

2. Crie uma conta separada para a sua empresa

Agora, falo de um erro comum de muitos empresários.

As suas contas e despesas pessoais são completamente diferentes daquelas que você tem com a sua empresa.

Assim, elas precisam ser separadas umas das outras.

Se mantiver as duas juntas, dificilmente vai conseguir controlar o que foi usado para uma ou para a outra situação.

Você também não conseguirá fazer a conciliação bancária das finanças do empreendimento, o que é bastante prejudicial para o seu negócio.

3. Crie e acompanhe o fluxo de caixa

O fluxo de caixa se refere a todas as movimentações financeiras.

Ou seja, a todo o dinheiro que entra e que sai da sua empresa.

Para exemplificar, se a companhia recebeu R$ 3.000,00 em um dia, mas precisa pagar R$ 1.000,00 a um fornecedor, isso significa que, nesse dia, o caixa foi de R$ 2.000,00 (3.000 – 1.000 = 2.000).

É assim que você sabe quais são os períodos que possuem mais entradas e aqueles com maior dificuldade no caixa.

Com isso, é possível ter maior controle, além de saber exatamente para onde vai o dinheiro.

Mas lembre-se de registrar qualquer movimentação, inclusive as bem pequenas.

Tudo é importante, mesmo que o valor seja aparentemente insignificante.

4. Faça um bom planejamento financeiro

Não adianta ter um sistema de planejamento se você não conta com todos os dados para alimentá-lo.

Você precisa elaborar um orçamento e alocar os recursos de acordo com as necessidades do seu negócio.

O ideal é que coloque mais recursos nas áreas de maior importância.

São aquelas que estão diretamente ligadas aos resultados e que, por isso, merecem um maior investimento.

O bom planejamento tem tudo a ver com o fluxo de caixa, pois ele permite que tenha um histórico das movimentações, além de uma previsão de saídas e de receitas.

Você vai perceber quais são os períodos com maior necessidade de caixa, como nas datas de pagamento de fornecedores, e também aqueles com maior disponibilidade.

5. Controle as retiradas

Com um controle rígido, você vai conseguir saber exatamente qual é o destino de cada recurso.

Porém, é importante evitar as retiradas excessivas, as que não estão previstas e as que são desnecessárias para a sua estratégia.

Caso contrário, você vai atrapalhar a sua gestão financeira, além de correr o risco de perder uma oportunidade de crescimento e de investimento.

Quais os pontos de atenção na hora de escolher um software de gestão?

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Para que um software de gestão atenda às suas necessidades, é importante que você tenha muito bem definido seu objetivo, para que escolha ferramenta certa.

Os sistemas de gestão podem ajudar muito a estruturar, planejar e agilizar os seus processos.

Isso, você já sabe agora.

Mesmo assim, antes de contratar qualquer empresa, você precisa ter alguns cuidados – saiba como escolher um software de gestão para sua empresa.

Falo mais sobre eles agora.

1. Definir os seus objetivos

Você deve entender exatamente qual é a necessidade do seu negócio.

É preciso estruturar melhor as contas a pagar e a receber?

São necessárias melhorias nos processos da área comercial?

É preciso reduzir o tempo de execução das tarefas?

É necessário controlar o estoque?

Você necessita fazer a emissão de notas fiscais?

Defina bem os seus processos para entender exatamente de que forma o software de gestão pode ajudar você.

Caso contrário, corre o risco de contratar uma funcionalidade que não é exatamente a que precisa ou que acabará deixando a desejar.

2. Observar a tecnologia do software de gestão

Tenha cuidado ao contratar sistemas nos quais os dados podem não estar protegidos e seguros.

O risco é você ter um problema no seu computador e acabar perdendo todas as informações.

Se ele tiver armazenamento em nuvem, isso não ocorre.

Procure também por um software que permita que você instale aplicativos para as situações em que a internet cair, por exemplo.

Assim, você continua trabalhando mesmo com alguma indisponibilidade de rede.

3. Solicitar um período de testes

Você já sabe qual é a sua necessidade e começa a fazer uma cotação com algumas empresas que vendem software de gestão.

Depois de um tempo, finalmente encontra aquela com a melhor funcionalidade para os seus processos.

Mas e agora: como vai ter a certeza de que a ferramenta é tudo aquilo que o fornecedor mostrou na apresentação?

Para resolver essa situação, solicite um período de testes para você experimentar e avaliar se o sistema realmente atende às suas expectativas.

Algumas empresas já o oferecem mesmo sem você pedir.

Valorize essa experiência.

4. Pedir referências

Fale com empresas que já contrataram o software de gestão para ter a certeza das funcionalidades e da qualidade dele.

Você pode também verificar com o fornecedor quem são os seus clientes e se alguma dessas empresas é do mesmo ramo da sua.

Veja se ele pode te passar os contatos para você entender melhor como é a ferramenta.

5. Avaliar a facilidade de uso

Verifique se o software de gestão que quer contratar é simples de manusear, se possui muitas telas e se requer muitos cliques para concluir uma tarefa.

Considere que a sua intenção é fazer tudo da forma mais simples possível e, assim, facilitar a sua vida e a de seus funcionários.

6. Verificar como funciona a área de suporte da empresa

Ao implantar um software de gestão na sua empresa, tenha a certeza de que será bem atendido, que terá as suas dúvidas esclarecidas e que receberá agilidade na solução de um problema.

A área de suporte da empresa que pretende contratar oferece atendimento para quais problemas?

Quais os dias da semana e os horários de funcionamento?

Quais são os canais de atendimento que ela possui?

Leve tudo isso em conta.

Conclusão

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Com um software de gestão em mãos, fica fácil controlar seu negócio e fazer a lucratividade aumentar.

Um software de gestão é fundamental para que a sua empresa tenha processos estruturados, controlados, ágeis e eficientes.

Basicamente, esses sistemas são programas de computador inteligentes que automatizam tarefas e auxiliam o empreendedor a cuidar de diversas demandas.

Os principais estão relacionados à automatização de finanças e contabilidade, vendas, logística, ponto de venda e e-commerce.

Entre as vantagens, estão o ganho de tempo e de agilidade, a minimização de erros, o bom planejamento do seu negócio, o acesso remoto para melhor acompanhamento e a redução de custos.

Tudo isso colabora, e muito, para que o seu resultado melhore ainda mais.

Mas se a intenção for colocar um software para melhorar a área financeira, não se esqueça de que você também precisa controlar os seus custos.

Você  tem o desafio permanente de acompanhar o fluxo de caixa, de criar uma conta para a empresa separada da pessoal, de fazer um bom planejamento financeiro e de controlar as retiradas excessivas.

Sem isso, com certeza, o software de gestão não vai ajudar muito.

Mas antes de escolher um sistema, defina os seus objetivos para saber exatamente quais as funcionalidades que precisa contratar.

Observe se a tecnologia oferecida atende bem ao que precisa.

Solicite um período de testes para conhecer a ferramenta.

Peça referências para quem já utiliza e avalie a facilidade de uso.

Por fim, veja se a área de suporte do fornecedor pode auxiliar você quando precisar.

Com todos esses cuidados, um bom negócio está à sua espera.

E o melhor: quem sai ganhando é a sua empresa.

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