Comunicação Empresarial: O que é, Como Fazer e Objetivos

Capaz de garantir uma boa reputação para a empresa diante do público interno e externo, a comunicação empresarial se tornou uma ferramenta indispensável para as empresas que almejam o sucesso.

Você certamente conhece os riscos da falta de comunicação dentro de uma organização, mas um exemplo sempre ajuda na compreensão.

Quando a empresa não consegue transmitir os seus resultados e valores para os funcionários, eles podem se sentir desvalorizados e desmotivados, o que piora o ambiente, reduz a produtividade e aumenta a instabilidade na empresa.

Ou pior: quando a empresa é incapaz de lidar com boatos e rumores externos, a credibilidade junto ao mercado (incluindo clientes, fornecedores e investidores) cai – e o resultado é a estagnação das vendas..

Um negócio que não possui uma comunicação empresarial eficiente é uma empresa que acumula prejuízos e não consegue sair do lugar.

E a má notícia é que esse problema é assustadoramente comum: um levantamento realizado pela empresa Deloitte mostrou que funcionários de cerca de 80% das empresas brasileiras admitem ser mal informadas sobre as ações da companhia.

Não é isso que você quer para a sua empresa, não é mesmo?

Neste artigo, você vai entender, na prática, o que é a comunicação empresarial, por que ela é importante e como implementar no dia a dia.

Também vai conhecer alguns dos conceitos importantes para quem deseja evoluir nessa área.

Se o assunto é do seu interesse, siga a leitura!

O que é comunicação empresarial?

Podemos definir a comunicação empresarial como uma estratégia, atividade ou ferramenta utilizada por empresas de todos os tamanhos para melhorar a imagem da companhia e garantir que seus trabalhadores atuem em unidade.

Na prática, a comunicação empresarial é a maneira como a empresa, na figura dos gestores e diretores, se comunica com o público interno (funcionários) e com o público externo (clientes, fornecedores, parceiros, etc.).

Nesse esforço, uma equipe é envolvida, cujo tamanho pode variar de acordo com o porte da empresa.

Profissionais de marketing, publicidade, jornalismo e relações públicas têm a expertise para conduzir esses processos.

Quais são os principais objetivos da comunicação empresarial?

Entre os principais objetivos da comunicação empresarial, pode-se elencar, em primeiro lugar, a melhoria da imagem da empresa
perante o público interno e externo.

Uma empresa bem quista pela sociedade e pela comunidade é uma empresa com mais chances de sucesso.

Em segundo lugar, a comunicação empresarial busca o aumento da credibilidade, tornando-se uma referência no seu segmento.

Quanto maior a credibilidade de uma empresa, maior a chance de ela ser considerada atraente por funcionários e confiável por fornecedores e clientes.

Em última análise, espera-se que a empresa que pratica uma boa comunicação empresarial consiga atrair e reter talentos e, ao mesmo tempo, consolidar uma clientela que acredita na qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

O resultado prático é uma empresa com resultados melhores e lucro crescendo – o objetivo de qualquer empresa, certo?

Como a comunicação empresarial evoluiu?

No passado, a comunicação empresarial era focada apenas no público externo, sem atenção para a comunicação interna.

A empresa se comunicava por meio de cartas e anúncios impressos, procurando melhorar a sua imagem externamente.

Atualmente, com a evolução da tecnologia e o aumento da importância do caráter humano das empresas, os processos evoluíram, e abrangem também o público interno.

Ninguém pode negar que, hoje, as empresas precisam dar atenção aos funcionários para obter sucesso e se perpetuar no segmento.

Quem ignora a importância de conversar diretamente com o colaborador, fatalmente afastará esse profissional, que quer se sentir parte da empresa para se dedicar plenamente.

Isso acontece porque, quando o funcionário se sente parte, ele entende que o objetivo da empresa também é o objetivo dele.

Integração e união, lembra?

Além disso, a comunicação evoluiu no que diz respeito aos canais utilizados. Antes, ela ficava restrita aos murais e memorandos; agora, por meio da internet, é possível atingir uma enorme quantidade de pessoas em poucos segundos.

Hoje, você tem redes sociais, vídeos, blogs, gifs e uma infinidade de abordagens possíveis.

Dá pra dizer que muita coisa mudou em um curto intervalo de tempo, porque a comunicação empresarial praticada hoje é totalmente diferente daquela empregada há vinte anos, por exemplo.

Dessa evolução, surgiram três conceitos que, embora tenham semelhanças, merecem atenção para não haver confusão.

Comunicação Empresarial

Para alguns estudiosos, existe uma diferença entre comunicação empresarial e comunicação organizacional.

Nessa diferenciação, a comunicação empresarial estaria relacionada à comunicação que busca o lucro das empresas, por meio do aumento da credibilidade e da manutenção de uma imagem positiva.

Assim, a comunicação empresarial seria focada apenas nos resultados da empresa.

Comunicação Organizacional

Já a comunicação organizacional estaria relacionada a um conceito mais amplo, podendo ser utilizada, inclusive, por ONG’s e associações.

Isso porque a comunicação organizacional não tem o objetivo de beneficiar somente a empresa, companhia, grupo ou organização, mas também beneficiar todas as pessoas e organizações às quais ela se destina.

Comunicação Corporativa

Finalmente, a comunicação corporativa não tem uma diferenciação específica para a comunicação organizacional e para a comunicação empresarial, mas pode ser definida como uma comunicação institucional: é aquela relacionada à empresa, seja para o público interno ou externo.

Como você pode perceber, esses conceitos não trazem necessariamente nenhuma novidade, nem são fundamentais para quem deseja implementar uma boa comunicação empresarial.

Tipos de comunicação empresarial

Agora que você já conhece os objetivos da comunicação empresarial e sabe explicar como ela evoluiu, é hora de se aprofundar nos dois principais tipos de comunicação empresarial, para entender suas diferenças de abordagem e de objetivos.

Interna

Como o próprio nome deixa claro, a comunicação interna é voltada para o público interno da empresa: seus colaboradores.

Entre os publicitários, essa comunicação interna também é chamada de endomarketing ou endocomunicação.

O principal objetivo da comunicação interna é circular informações relevantes a respeito da companhia, para que os funcionários fiquem informados dos resultados, objetivos e desafios da empresa.

A comunicação interna também busca garantir uma boa reputação da empresa entre seus funcionários, por meio da divulgação de boas práticas e da implementação de uma relação de confiança entre as partes.

Quando ela é efetiva, o funcionário se sente valorizado, acredita que o sua função é essencial para o futuro da empresa e coloca os próprios objetivos ao lado dos objetivos da sua empregadora.

Em outras palavras, é um funcionário que veste a camisa, abraça a causa e defende a empresa quando necessário.

Outra consequência de uma boa comunicação interna é a retenção de talentos: fica mais difícil tirar um funcionário da sua empresa quando ele valoriza o próprio trabalho e acredita na corporação.

No dia a dia, a comunicação interna pode se dar através de e-mails, cartazes exibidos nos corredores, além de murais de avisos e lembretes, mas não se pode descartar vídeos institucionais e publicações nas redes sociais, entre tantas outras alternativas.

Vale lembrar, ainda, que presentear os funcionários em datas comemorativas, como dia das mães, dia dos pais, páscoa e natal, também é parte da comunicação interna, porque estreita os laços entre o profissional e a companhia.

Externa

Já a comunicação externa volta-se para o público externo da empresa, como clientes, fornecedores, governo e a própria sociedade.

Se o objetivo da comunicação interna é garantir uma boa reputação entre os funcionários, o principal objetivo da comunicação externa é manter a boa reputação da empresa perante o público externo.

É a construção da credibilidade da empresa.

Para fazer isso, a empresa tem como principais canais as redes sociais, o site institucional, o blog corporativo, o canal de vídeos e os meios de comunicação, onde é possível atingir o público externo, como TVs, rádios e jornais.

Quando a comunicação externa é bem realizada, a empresa se torna uma referência no mercado e passa a ser admirada no segmento, seja pelos seus resultados, seja pela forma de encarar a sua relação com os clientes e fornecedores.

Sabe aquela companhia que você nunca visitou, mas está sempre entre as melhores empresas do Brasil para se trabalhar, é reconhecida pelo investimento em tecnologias renováveis, oferece um amplo espaço de descontração e descanso para os seus funcionários e desperta admiração misturada por parte de quem não está lá?

Pois bem. Essa empresa tem uma excelente comunicação externa.

No longo prazo, essa comunicação se reverte em resultados melhores para a organização, porque ela se torna referência.

A confiança cresce e os negócios prosperam.

Qual a importância da comunicação

Diante de todas essas informações, você certamente não tem mais dúvidas da importância da comunicação empresarial, não é mesmo?

Tanto a comunicação externa como a comunicação interna estão diretamente relacionadas ao sucesso da empresa, e isso fica ainda mais claro quando você percebe os riscos que a falta de comunicação pode oferecer.

Gestão de marca – Como os rumores e fofocas colocam seu negócio em risco

Imagine que, de uma hora para outra, surge um boato de o principal produto comercializado pela sua padaria, o risoles, gerou uma intoxicação alimentar em uma criança.

A informação repercute em grupos de WhatsApp do bairro e o burburinho cresce nas fofocas entre vizinhos.

De repente, você percebe que a padaria vai ficando vazia, os produtos se acumulam nas prateleiras e as vendas começam a despencar.

Tudo por conta de um rumor que você não sabe como foi criado, nem como, nem por quem.

É nesse momento que surge a importância da gestão de marca e da gestão de riscos.Você precisa estar preparado para:

• Dar uma resposta à altura;
• Administrar a situação;
• Restabelecer a confiança dos consumidores.
  

Uma boa opção é desmentir o ocorrido e gravar um vídeo explicando os processos produtivos.

Assim, você comprova a procedência e a qualidade de todos os produtos, lembrando a reputação de anos da empresa.

Você ainda pode colocar sua cozinha à disposição de quem deseje visitá-la, para conferir de perto a qualidade dos processos.

Esse é um exemplo hipotético, mas já deixa bastante claro por que você precisa investir em uma boa comunicação, não é mesmo?

Quais são os maiores desafios da comunicação empresarial?

Não se engane: implementar uma boa comunicação empresarial não é um processo simples e com resultados imediatos.

Trata-se de um esforço conjunto e que precisa ser absorvido por diferentes setores da empresa para ser bem sucedido.

Confira, a seguir, as três principais barreiras que tornam essa tarefa mais difícil.

Barreiras Semânticas

As barreiras semânticas são aquelas relacionadas ao tipo de linguagem utilizado pelos envolvidos na comunicação.

Ela ocorre quando alguém precisa transmitir uma mensagem utilizando uma linguagem que não lhe é familiar.

Considere, por exemplo, que o economista responsável pelas aplicações financeiras da empresa precisa explicar para um estagiário do ramo da publicidade os motivos de a empresa não conseguir captar mais financiamentos, e utilize termos técnicos para isso.

Nesse caso, há uma barreira semântica que precisa ser transposta. Caso contrário, o estagiário não vai entender, e o economista não vai ter sucesso na comunicação.

Uma alternativa para lidar com essa barreira é buscar interlocutores com trânsito em diferentes setores.

Pessoas capazes de adaptar a linguagem para diversos públicos. O que facilita a compreensão.

Barreiras Psicológicas e Pessoais

As barreiras psicológicas e pessoais estão relacionadas a fatores como sentimentos, preconceitos e personalidade.

A barreira pessoal surge, por exemplo, quando um chefe aparece para trabalhar de mau humor, e se mostra intolerante com os subordinados.

Já as barreiras psicológicas estão relacionadas com preconceitos, estereótipos e sentimentos.

Uma barreira psicológica aparece, por exemplo, quando o economista desconhece e acha irrelevante o trabalho da publicidade ou do marketing.

Quando essas equipes precisarem trabalhar juntas, podem ocorrer problemas de relacionamento e de comunicação.

Uma vez que o economista, nesse exemplo, tende a desvalorizar e desmerecer o trabalho do publicitário.

Se você não transpuser essas barreiras, a empresa não vai conseguir se comunicar de maneira efetiva.

Para supera-las, você precisa ter sensibilidade para entender os problemas e se mostrar um ótimo gestor de pessoas.

Um profissional que seja capaz de solucionar e amenizar conflitos por meio da diplomacia.

A grande dica, nesse caso, é buscar uma solução que se mostre justa para todos.

Barreiras Físicas e Geográficas

Há, ainda, os fatores físicos e geográficos, como as distâncias e a dificuldade de deslocamento.

Essas barreiras são comuns para dois tipos de empresas:

• Empresas de atendimento externo: Cujos funcionários trabalham diretamente no campo.
•  Empresas com sedes em diferentes municípios e países.

Nesse caso, pode ser difícil fazer a mensagem chegar a locais tão distantes, o que impõe um desafio para a unidade do discurso.

A principal alternativa para superar essa barreira geográfica é a tecnologia.

Com smartphones, é possível manter contato direto e constante entre grupos de pessoas de diferentes locais.

Passo a Passo – Como fazer comunicação empresarial

Para entender como fazer uma comunicação empresarial na prática, você precisa conhecer os fluxos desse processo.

Esses fluxos definem o tom da mensagem e o tipo de abordagem que será realizada pela comunicação interna. Acompanhe:

Fluxo descendente

O fluxo descendente ocorre quando a comunicação vem da parte mais alta

Na diretoria, onde as decisões são tomadas, para as partes mais baixas, onde as tarefas são executadas.

O grande desafio do fluxo descendente é tornar a mensagem empática, sem soar autoritária ou gerar um desgaste de relacionamento com os subordinados.

Muita atenção, portanto, ao tom do conteúdo.

Fluxo ascendente

O fluxo ascendente é exatamente o oposto do fluxo descendente: o conteúdo vem de baixo para cima.

Novamente, é preciso se cercar de cuidados com o tom da mensagem.

Porque o emissor da mensagem está buscando contato com um superior, que tenha mais poderes dentro da empresa.

Uma boa alternativa é transformar a mensagem em uma sugestão, com um tom de equilíbrio, sem fazer exigências que possam ser mal interpretadas.

Fluxo horizontal

O fluxo horizontal ocorre quando a mensagem percorre o mesmo nível dentro da empresa.

Ele vai aparecer quando um supervisor de uma área, por exemplo, precisar conversar com o supervisor de outra área.

Ambos têm o mesmo nível de importância dentro da empresa, o que tende a facilitar a abordagem e a reduzir o risco de problemas.

Mesmo assim, é importante demonstrar respeito pela função exercida pelo outro, e seguir os protocolos empresariais.

Fluxo transversal

O fluxo transversal ocorre em todas as direções, e permite que funcionários de todos os níveis participem da comunicação empresarial.

Esse fluxo é utilizado com quando a empresa precisa tomar decisões que afetam a todos, ou quando a empresa solicita a opinião de todos os funcionários para solucionar determinado problema.

Por exemplo: qual vai ser a data da festa de encerramento do ano da empresa?

Para uma comunicação organizada, é importante definir os canais de comunicação e estabelecer um protocolo para que haja organização.

Fluxo circular

O fluxo circular ocorre com mais frequência em empresas menores.

Isso, porque abrange todos os níveis e não segue, necessariamente, as direções tradicionais.

Nesse caso, a comunicação empresarial se torna mais dinâmica, porque o chefe fala diretamente com o funcionário, que passa sua dúvida para o supervisor, que encaminha a questão para o diretor, que soluciona o problema.

Por não haver tantas barreiras, essa comunicação tende a ser mais eficiente.

Mas, como você pode imaginar, é difícil de implementá-la em empresas de grande porte.

Benchmarking – Use a concorrência a seu favor

Quando se fala em comunicação, também é possível aderir ao benchmarking, prática dedicada a estudar a concorrência.

Nesse caso, você precisa monitorar os seus adversários, para entender como a comunicação empresarial deles se destaca.

Analise sempre:

– Resultados positivos
– Resultados negativos
– Oportunidades de melhoria
– O que não se aplica a sua empresa

Não se trata de imitar nem de copiar, mas sim de estar atento à evolução do mercado.

Assim é possível se inspirar naquilo que dá certo e rejeitar o que dá errado.

Essa é uma prática muito comum entre as empresas e não poderia ficar de fora quando se fala em comunicação empresarial.

Conclusão

Se você se interessa pelo tema comunicação empresarial, é porque dá valor a ela e sabe do seu potencial diário.

Com o conhecimento adquirido nesse artigo, você está preparado para buscar soluções mais criativas para seus problemas de comunicação.

Ao mesmo tempo, também saberá identificar as estratégias que dão bom resultado e as técnicas que não estão funcionando.

Seja qual for o tamanho da sua empresa, é importante pensar que a reputação da companhia está em jogo.

Tanto diante do público interno, por exemplo seus funcionários, como do externo.

Para finalizar, três últimas dicas:

1. Cerque-se de pessoas competentes e com experiência na comunicação empresarial para definir as estratégias
2. Monitore os resultados com frequência
3. Esteja aberto a aprender cada vez mais.

Se você seguir esses três passos, as chances de sucesso aumentam exponencialmente.

Até mais!