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Planilha de fluxo de caixa: para que serve e como fazer

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Empreendedor que se preze precisa conhecer e adotar a planilha de fluxo de caixa.

Você ainda não a utiliza para o controle financeiro do negócio?

Se quer ver a empresa decolar no mercado, ficar de olho no seu desempenho é fundamental.

E, para isso, quero apresentar neste artigo o que considero como a ferramenta perfeita.

Vou começar falando do fluxo de caixa, que é um instrumento poderosíssimo de monitoramento do dinheiro que entra e que sai da empresa.

Só por essa definição já dá para perceber o quanto ele é importante, não é?

Basicamente, o que ele faz é registrar receitas e despesas, mas é a análise que ele permite que faz verdadeiros milagres.

A informação gerada a partir do fluxo de caixa possibilita a tomada de decisão na empresa com maior segurança.

E o mais interessante é que essa ferramenta acompanha o empreendedor durante toda a sua vida jurídica.

Conforme a gestão financeira evolui, a tecnologia muda, mas a necessidade de fazer o controle de caixa, não.

Entre os iniciantes (ou nem tanto assim), essa tarefa costuma ser realizada através da planilha de fluxo de caixa.

É ela que dá as primeiras notícias positivas ou os primeiros puxões de orelha no empreendedor.

Mas é óbvio que, sozinha, ela é apenas uma tabela em papel ou eletrônica, preferencialmente.

A sua dedicação à ferramenta é o que a torna tão poderosa.

Então, como organizar a planilha de fluxo de caixa sem se atrapalhar com todos os valores nela?

Como agir para não se esquecer de nada na conta final?

Qual a periodicidade com que a planilha deve ser preenchida?

O controle de caixa diário é mesmo necessário?

Se essas dúvidas andam o assombrando, você veio ao lugar certo.

Neste artigo, você vai conferir:

Pronto para ter total controle da situação financeira da sua empresa?

Como anda o seu fluxo de caixa?

Imagem 2 - Planilha de fluxo de caixa para que serve e como fazer
Você não tem controlado seu fluxo de caixa? Então, alerta vermelho! Você pode ter problemas por isso.

Quem tem olhos apenas para o faturamento, pode facilmente se enganar quanto aos resultados da empresa.

Um aumento nas vendas, por exemplo, não necessariamente significa mais dinheiro no bolso do empreendedor.

Afinal, a que custo esse ganho aparente foi alcançado?

Se o resultado foi obtido a partir de uma guerra de preços com a concorrência, é bem provável que a sua margem de lucro tenha desaparecido, ou até virado prejuízo.

É por isso que é preciso olhar para as despesas da empresa – e registrá-las.

A partir daí, fazer o cálculo dos lucros e o balanço financeiro mês a mês, no mínimo.

Dependendo da realidade da sua empresa, esse deve ser um compromisso semanal, ou até diário.

Agora, responda rápido: por meio de qual ferramenta esse controle será realizado?

Se pensou na planilha de fluxo de caixa, acertou.

Quando afirmei antes que o fluxo de caixa é um instrumento poderoso, não estava exagerando.

Se o empreendedor se dedica ao seu preenchimento, ele evidencia a realidade financeira da empresa e ainda projeta o que o futuro reserva.

Em várias de suas leituras sobre o assunto, você vai se deparar com o termo “pulmão financeiro da empresa”, numa referência ao papel do fluxo de caixa de garantir o seu fôlego.

O ex-diretor presidente do Sebrae (Serviço Nacional de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), Luiz Barreto, que hoje é presidente do programa Caixa Crescer, defende exatamente esse nível de importância da ferramenta neste vídeo.

E veja que interessante: ele também condiciona essa relevância à disciplina do empreendedor para registrar todas as movimentações.

“Manter as contas em dia é muito importante para a saúde do empreendimento e para poder planejar uma gestão empresarial tranquila e eficaz”, afirma ele.

Por isso, da mesma maneira que cuidamos bem do nosso pulmão, fazendo exercícios e não fumando, um empreendedor precisa se dedicar ao fluxo de caixa.

Seguindo esse raciocínio, perguntar como anda seu fluxo de caixa é o mesmo que questionar como anda a saúde da sua empresa.

Então, ela anda respirando bem ou com a ajuda de aparelhos?

Por que você precisa de uma planilha de fluxo de caixa?

Imagem 3 - Planilha de fluxo de caixa para que serve e como fazer
Controlar a movimentação financeira do seu negócio e conhecer a real situação das finanças. Essas são questões importantes que você consegue verificar com a planilha de fluxo de caixa.

Não importa se sua empresa é uma multinacional ou um pequeno negócio com sede na sua própria casa.

Controlar a movimentação financeira é fundamental.

Digo que o fluxo de caixa é um instrumento administrativo e gerencial que se utiliza de dados financeiros.

Porque com seus dados o gestor pode planejar gastos e investimentos futuros.

Controlar os preços, ver quando há necessidade de promoções para equiparar os gastos, e muito mais.

Com a planilha de fluxo de caixa em mãos, o dono da empresa pode decidir se vai precisar de empréstimos a curto ou longo prazo.

Qual é o melhor momento para contratar mais funcionários, fazer uma reforma na sede, investir em marketing ou abrir uma filial.

A tomada de decisões é mais fácil e menos arriscada se você tem em mãos essa ferramenta.

Com ela, o gestor pode decidir se deve assumir um compromisso financeiro imediatamente ou esperar algum tempo.

Você já quis ter uma bola de cristal para ver como sua empresa estará daqui a cinco a dez anos?

Pois você já tem uma à sua disposição: é na planilha de fluxo de caixa que podemos prever o futuro da empresa.

Aliás, você precisa dela porque, a partir dessa previsão, pode agir para mudar uma situação desfavorável que vai se desenhando.

Planilha de fluxo de caixa diário

Imagem 4 - Planilha de fluxo de caixa para que serve e como fazer
Se você acha que você deve fazer apenas a planilha de caixa mensal, saiba que já está cometendo um grande erro. Crie o hábito de fazê-la diariamente.

Um dos principais erros que gestores novatos cometem ao preparar uma planilha de fluxo de caixa é:

não definir com que periodicidade devem registrar entradas e saídas nela.

Quando as informações se tornam eventuais e não há compromisso com a tarefa, não há ferramenta que resolva, por melhor que ela seja.

É por isso que a planilha de fluxo de caixa diário é indicada.

Por mais que isso resulte em um esforço maior por parte do empreendedor, restringe a margem de erro.

E origina uma informação gerencial muito mais confiável.

Dessa forma, uma empresa que ainda está engatinhando é aquela que mais se beneficia de um controle diário de fluxo de caixa.

Se há necessidade de cortar gastos, por exemplo (e o negócio sempre precisa reduzir despesas),

é através desse monitoramento das finanças da empresa que o empreendedor consegue identificar onde deve aplicar a tesoura.

Por outro lado, se uma promoção foi realizada, ao final do dia já é possível descobrir através dos registros se ela alcançou os resultados desejados.

Ou se precisa ser modificada para o dia seguinte.

Perceba, com isso, que o registro diário qualifica a ação e a precisão da decisão tomada.

Não há estratégia definida no escuro, mas sim com base em subsídios bem claros.

Quer mais uma razão para “fechar o caixa” diariamente?

Segundo o Sebrae, o desequilíbrio entre despesas e receitas é a segunda maior razão do fechamento de empresas em seus anos iniciais.

Temos aí uma causa fácil de ser atacada: basta realizar a observação diária das entradas e saídas do caixa.

Está pronto para assumir esse compromisso?

Planilha de fluxo de caixa mensal

Imagem 5 - Planilha de fluxo de caixa para que serve e como fazer
É a partir dos resultados obtidos na planilha de fluxo mensal que você terá uma melhor visão sobre como anda as finanças do seu negócio.

Não é por que sua empresa já usa uma planilha de fluxo de caixa diário que ela não vai necessitar de um controle mensal.

Um cálculo não exclui o outro, muito pelo contrário: as duas ferramentas são complementares.

Mas não simplifique a relevância da  planilha de fluxo de caixa mensal à soma dos resultados de todos os dias positivos e a subtração de todos os dias negativos.

Ela é mais do que isso.

Da mesma forma que você faz ao analisar o comportamento do controle diário, a planilha mensal revela o desempenho da empresa mês a mês.

Isso permite verificar em quais houve resultados melhores ou piores.

Que podem ser motivados por algum gasto extra ou fruto da sazonalidade.

Da mesma forma, é possível, quando a empresa já funciona há um bom tempo, comparar o desempenho em um mesmo mês de diferentes anos.

Essa é mais uma informação que a ferramenta oferece para o diagnóstico empresarial e tomada de decisão.

Como projeção futura, a planilha de fluxo de caixa mensal permite ao empreendedor identificar quais serão os períodos futuros de maior dificuldade.

Dessa forma, é possível se antecipar ao problema e propor uma estratégia para não ficar com o saldo no vermelho.

Já se o cenário que se avizinha é promissor, com saldo no azul, o fluxo de caixa fornece dados para que o empreendedor defina o que fazer com o dinheiro que sobra.

Reinvestir no crescimento do próprio negócio pode ser uma ótima ideia.

Como montar uma planilha de fluxo de caixa?

Imagem 6 - Planilha de fluxo de caixa para que serve e como fazer
Não sabe por onde começar sua planilha de fluxo de caixa? Fique tranquilo! Não tem segredo em alimentar esse documento, no entanto é importante que você tenha disciplina para não deixar de atualizá-la.

O preenchimento da planilha de fluxo de caixa é um processo fácil, mas rigoroso e que exige muita atenção.

Os dados devem estar sempre atualizados.

Sendo passíveis de comprovação por outros documentos, a exemplo de notas fiscais e de recibos.

É muito importante reiterar que nenhum gasto ou ganho deve ser deixado de fora da planilha de fluxo de caixa, por menor que ele seja, ou a conta final será enganosa.

Mesmo uma quantia que parecia irrisória pode fazer uma importante diferença entre o lucro e o prejuízo.

Quer um exemplo rápido?

Você recebe clientes com um cafezinho, o que lhe custa R$ 5,00 por dia.

Em um ano, essa despesa tão pequenina abocanha quase R$ 2 mil.

Surpreso?

Pois é, e você já estava achando ruim fechar o balanço com um lucro de apenas R$ 5 mil.

Percebe como absolutamente tudo deve ser registrado?

Com o preenchimento constante da planilha de fluxo de caixa, você fomentará uma cultura de controle financeiro na empresa, e logo fará isso quase que mecanicamente.

Em pouco tempo, a tarefa é integrada à sua rotina e você a faz quase sem perceber.

E os ganhos que ela proporciona compensam qualquer esforço.

Fique ligado nos termos do fluxo de caixa

Ao preencher ou interpretar a planilha de fluxo de caixa, um erro comum é se atrapalhar com as nomenclaturas financeiras utilizadas.

Por isso, antes de começar a montar a planilha de fluxo de caixa, é bom se familiarizar com esses termos.

Comece com o saldo inicial, isto é, a quantia disponível em caixa no início do período referente à sua planilha de fluxo de caixa.

Para usar o jargão da ferramenta, o dinheiro que entra passará a ser chamado de receita, e o que sai, de despesa.

As receitas se referem à quantia gerada pela venda de produtos, prestação de serviços,  negociação de bens, saldo de aplicações financeiras, entre outras.

As despesas são relativas aos gastos com:

funcionários, contas de água, luz, telefone, internet, aluguel, pagamento de empréstimos, gastos com compra de estoque e marketing, etc..

Não se esqueça de inserir na planilha as despesas parceladas no mês e os dia exatos em que elas serão descontadas.

O período entre a entrada e a saída do dinheiro é chamado de ciclo de caixa.

Já o tempo decorrido entre a aquisição de produtos ou serviços por parte da empresa e o pagamento por parte dos clientes é chamado de ciclo operacional.

Outro período de tempo importante a ser levado em conta é o prazo médio de pagamento de fornecedores.

O próprio nome já diz:

Trata-se da quantidade de dias transcorridos entre a aquisição de produtos ou serviços dos fornecedores.

E o pagamento efetivo do débito assumido com eles.

Temos ainda o chamado prazo médio de recebimento.

Que é o período entre a venda ao cliente e o momento em que o dinheiro referente a essa operação fica disponível.

Um bom exemplo é quando a quantia de uma venda efetuada em cartão de crédito cai na conta da empresa.

Por fim, você terá o saldo de caixa, ou seja, a soma entre o saldo inicial e as receitas, subtraída pelas despesas.

É com esse resultado que podemos ter uma visão ampla da situação financeira da empresa.

Passo a passo para montar uma planilha de fluxo de caixa

Imagem 7 - Planilha de fluxo de caixa para que serve e como fazer
Seguindo 3 passos simples você pode montar uma planilha de fluxo de caixa muito eficiente.

Para que tudo fique mais simples, recomendo que você siga este passo a passo depois de ter entendido os termos que serão utilizados:

1. Divida as despesas em categorias

A quantidade de categorias vai depender da natureza do seu negócio.

Bem como das condições da sede – se é própria ou alugada, se há sede ou você trabalha na sua própria casa.

Outra dica é dividir essas categorias de acordo com a natureza dos gastos.

As despesas administrativas englobam:

salários dos funcionários, aluguel, contas de água, luz, telefone, internet, compra de material de escritório.

E gastos logísticos, como pagamento de frete para envio de mercadorias.

As despesas comerciais incluem gastos com marketing e, se houver, comissões dos seus vendedores.

Já as despesas financeiras somam impostos, empréstimos e possíveis multas.

2. Agora é hora de considerar as entradas

Obviamente, aqui está o dinheiro ganho com vendas de produtos e serviços.

E também o que entra através de investidores e retorno de aplicações financeiras.

Não se esqueça de registrar não apenas o que entra em dinheiro na forma de cédulas.

Mas também como depósito bancário, cheque, pagamento via boleto e cartão de crédito e de débito.

Se esquecer qualquer um deles, seu cálculo estará errado.

E você terá de começar novamente ou não terá a real situação financeira da empresa.

3. É hora de organizar todas as informações na planilha

Preste muita atenção na hora de lançar os valores, e verifique pelo menos duas vezes antes de dar a planilha como pronta.

Os cálculos em geral são feitos na própria ferramenta, sendo que o Excel é a opção mais popular.

As planilhas do Google também são ótimas, porque podem ser preenchidas no smartphone e compartilhadas facilmente online.

Elas funcionam da mesma maneira que o Excel.

Acredito que agora você tenha o que é preciso para começar.

Basta só se dedicar à tarefa, pois é com a prática que você alcança a perfeição.

Modelo de planilha de fluxo de caixa

Não é nada difícil encontrar modelos de planilha de fluxo de caixa na internet.

Uma simples busca já apresenta dezenas de resultados para o empreendedor escolher um exemplo em Excel.

Mas como é sempre bom confiar em quem sabe o que faz, recomendo a planilha do Sebrae de Minas Gerais, que é bastante completa e fácil de usar.

Navegue pelas abas na parte inferior da planilha, encontre dicas, exemplos e o modelo pronto.

É só baixar e começar a registrar seus números!

Somente a planilha é suficiente para o controle do seu fluxo de caixa?

Imagem 8 - Planilha de fluxo de caixa para que serve e como fazer
Mais importante que ter uma planilha de fluxo de caixa é fazer a análise dela e identificar o que precisa ser melhorado.

A planilha de fluxo de caixa preenchida é essencial para o negócio, mas se trata apenas da primeira ferramenta de gestão financeira.

Nunca esqueça que, com os dados disponíveis, é hora de analisá-los e agir.

A análise da planilha de fluxo de caixa permite descobrir, por exemplo:

  • Se a empresa está tendo lucro ou prejuízo
  • Quais os setores mais lucrativos e quais dão mais gastos sem muito retorno
  • Se há atraso no pagamento dos fornecedores e o que pode ser feito para corrigir
  • Se os investimentos podem ser realocados para setores que necessitam mais deles para crescer ou para sair do vermelho.

Ninguém quer que a sua empresa se veja em meio a uma crise financeira, não é verdade?

Mas muito pior do que descobrir isso é viver essa situação sem estar ciente dela, pois isso impede a reação ao problema.

Então, quando o fluxo de caixa der negativo, veja algumas dicas sobre o que fazer para reverter a situação:

  • Diminuir as vendas a prazo ou a quantidade de parcelas, cobrar clientes inadimplentes, ou seja, que estão com parcelas atrasadas
  • Considerar subir o preço de seus produtos para que eles se equiparem com os custos ou sejam maiores que eles
  • Diminuir estoques e renegociar prazos e pagamentos com fornecedores para que as datas de pagamentos e recebimentos fiquem alinhadas e a empresa opere no vermelho durante o menor intervalo de tempo possível.

Se você se lembra, ainda que vagamente, das aulas de matemática da escola, deve ter em mente que as planilhas são a base para gráficos.  

E que não há maneira melhor de apresentar uma informação visualmente do que através deles.

Uma boa notícia é que, se você estiver utilizando o Excel ou o Google Drive para fazer sua planilha de fluxo de caixa, será ainda mais fácil criar gráficos através do próprio programa.

Ao transformar os dados das planilhas em gráficos, você deixará a situação financeira da empresa muito mais clara para:

sócios, colaboradores, funcionários e até mesmo para os investidores.

Assim, qualquer mudança que precisar ser feita com certeza será aceita de maneira mais fácil e com menos necessidade de longas explicações.

Os gráficos também são excelentes para leigos.

Com um bom gráfico, até aquele colaborador que não é do setor financeiro vai entender a curva de desempenho da empresa.

E será capaz de identificar os meses de maior faturamento e aqueles em que não houve tantas vendas.

Além disso, a observação constante dos dados financeiros pode levar à criação de uma planilha de fluxo de caixa projetado.

Depois de descoberto um padrão na vida financeira da empresa, é possível preencher essa ferramenta.

Tendo em mãos já alguns dados reais e, a partir deles, calcular os mais prováveis valores que virão a seguir.

Isso permite uma previsão dos gastos e ganhos, o que ajudará na organização a curto, médio e longo prazo das finanças.

Na projeção de investimentos futuros e, quando necessário, na contenção de prejuízos.

Vale lembrar ainda que a planilha de fluxo de caixa também faz uma previsão de qual será a necessidade de capital de giro para a empresa.

Que é outro importante instrumento de gestão financeira.

O capital de giro é a quantidade necessária para manter o negócio em funcionamento.

Com compra de estoques e pagamentos diversos aos fornecedores e na manutenção da loja.

Ou seja, você começa pela planilha de fluxo de caixa, mas esse é só o primeiro passo para dominar as finanças do negócio.

Faça a gestão do seu fluxo de caixa pela conta.MOBI

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Com a conta.MOBI a gestão do seu dinheiro é simplificada. Além disso, você tem suporte gratuito de um contador, possibilidade de oferecer diferentes formas de recebimentos aos clientes e muito mais.

Lugar de planilha não é só no Excel, e nem é assunto só de contador.

Já pensou poder fazer você mesmo a gestão do fluxo de caixa, e ainda através de um aplicativo?

Com a conta.MOBI, você pode!

É muito mais fácil controlar a movimentação financeira da empresa com a conta.MOBI, porque se trata de uma conta digital.

Assim, todas as informações que você precisar vão estar ali, na palma da sua mão.

E não haverá a necessidade de memorizar dados ou tirar extrato em banco.

Além disso, o gerenciador financeiro da conta.MOBI disponibiliza diversos gráficos que vão lhe ajudar a analisar os dados da sua empresa de maneira clara.

Sem margem para dúvidas ou incertezas.

Vídeo sobre planilha de fluxo de caixa

Uma imagem vale mais que mil palavras, diz o ditado.

Um vídeo, formado por 24 imagens por segundo, então, deve valer por milhões de palavras.

Se o conceito e o passo a passo para a criação da planilha de fluxo de caixa ainda lhe parecem um bocado abstratos, é provável que um vídeo esclareça suas dúvidas.

Este vídeo é para você que acabou de abrir sua empresa ou que não costuma fazer fluxo de caixa e ainda não está familiarizado com o Excel.

É um vídeo curto e simples, com bons exemplos que vão lhe ensinar tudo o que você precisa saber para começar.

Vamos assistir e praticar?

Conclusão

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Quer fazer seu negócio crescer de forma lucrativa? Então, está mais que na hora de lançar mão da planilha de fluxo de caixa para poder planejar e projetar o sucesso.

A planilha de fluxo de caixa é um instrumento muito importante, que utiliza dados financeiros para planejar a gestão de uma empresa.

Tal ferramenta pode ter periodicidade diversa, sendo as planilhas diária e mensal as mais comuns e também as mais úteis.

Ambas podem ser feitas no Excel, Google Planilhas e outros programas.

A partir da análise dos dados obtidos nos cálculos da planilha de fluxo de caixa, o empreendedor pode descobrir períodos de sazonalidade nas vendas.

Planejar novos investimentos, prever possíveis crises e até descobrir se há desvios de recursos.

Para que tudo isso possa ser feito, é necessário que a planilha seja preenchida com muito cuidado e atenção.

Sem deixar de fora nenhuma despesa ou receita, por mais insignificante que o valor possa parecer à primeira vista.

A planilha de fluxo de caixa é como uma bola de cristal para sua empresa.

Através dela, é possível prever o futuro financeiro da empresa com boa dose de exatidão.

E agir para que o sucesso seja alcançado e a empresa cresça de maneira saudável e permanente.

Espero que este artigo tenha sido útil não apenas para demonstrar a relevância da ferramenta, mas para tornar mais fácil o seu uso no dia a dia.

Empreendedores campeões, sem exceção, dominam as finanças da empresa.

Que tal se espelhar neles?

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