Seu negócio ainda não tem a parceria de um escritório de contabilidade?
Então, estou aqui para lhe dizer que essa é uma demanda de primeira urgência.
E não adianta justificar que você é microempreendedor individual (MEI) e que, por lei, não precisa de contador.
Precisar, não precisa, mas que é de grande valia para fazer o seu negócio decolar, ah, disso eu não tenho dúvidas.
Conforme a empresa, terceirizar a contabilidade pode até mesmo não ser suficiente.
E há a exigência de ter o contador dentro do estabelecimento, produzindo relatórios e auxiliando na gestão financeira.
Se você vê a assessoria contábil como um gasto não necessário, eu não lhe culpo por isso.
Ainda não há no país uma cultura empreendedora madura o suficiente para dar ao caixa a atenção que ele merece, que é o fator mais importante na avaliação de uma empresa para a venda.
Isso aparece de forma clara no número de empresas que encerram suas atividades precocemente, e que não são poucas.
De cada 10, seis não alcançam cinco anos, conforme pesquisa do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).
E o Sebrae, que é o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, já alertou diversas vezes que é por falhas no controle financeiro e na pouca dedicação ao fluxo de caixa que muitos negócios morrem.
Mas você pode alegar que é um empreendedor cuidadoso, que registra todas as receitas e despesas.
Ótimo! Porém, não é suficiente.
Entenda não como uma crítica, mas como uma real oportunidade de melhoria.
Um contador, diferente de você, estudou por anos em uma faculdade de Ciências Contábeis.
Se mantém atualizado, conhece as normas brasileiras de contabilidade e as melhores práticas para cuidar das finanças da empresa.
Assim como você é bom no que faz, a contabilidade é a especialidade dele.
São seus conhecimentos avançados que permitem olhar para os seus registros financeiros e, a partir deles, apontar caminhos, seja para crescer ou para sair do vermelho.
Então, não se limite à contabilidade básica e tenha um auxiliar contábil junto de você, um verdadeiro parceiro para seu negócio decolar.
Aposto que, a partir dessa reflexão, você já começou a ver o conceito de contabilidade e seu papel na empresa de outra forma, não é mesmo?
Mas não vamos parar por aí.
Neste artigo, quero apresentar uma versão completa e definitiva sobre o assunto.
Falarei da contabilidade gerencial, da contabilidade de custos e das ferramentas que permitem a análise financeira.
Até o final da leitura, tenho certeza de que estará convencido das vantagens desse processo e do quanto você tem a ganhar com ele.
Então, um olho no texto e outro do caixa, pois não dá para se descuidar do dinheiro da empresa nem por um segundo.
O que é contabilidade?
Você sabia que a contabilidade é uma ciência e que, dessa forma, um contador é um cientista?
Pois é verdade.
Essa é a ciência responsável por estudar, analisar, interpretar e registrar aqueles fenômenos que afetam o patrimônio de uma empresa ou outra entidade.
Por esse conceito, podemos entender que você também faz parte do processo.
Afinal, tudo começa nos registros que faz (ou deveria fazer) sobre as receitas e despesas do negócio.
É ali que a contabilidade inicia e, por isso, a precisão do seu trabalho é tão importante para o resultado final.
Se deixar algum valor de fora, por considerá-lo insignificante ou por esquecimento, todas as demais etapas estarão comprometidas.
E ao final, a realidade financeira obtida a partir da análise dos dados será enganosa.
E tudo o que você não precisa para tocar o negócio é estar sendo enganado sobre os rumos dele, concorda?
Contabilidade gerencial
A contabilidade gerencial segue essa linha sobre a qual acabava de falar, a de uso das informações registradas para definir os rumos da empresa.
Não se trata apenas de preencher relatórios e documentos com os números da empresa para cumprir com exigências do Fisco.
Não é mera formalidade.
Infelizmente, muitos empreendedores ainda não têm essa visão de contabilidade gerencial, da utilização de dados na gestão da empresa.
E acabam considerando o contador como um mero emissor de guias, como o cara que cuida da burocracia e faz a parte chata do negócio.
Esse é um erro grave de subaproveitamento do potencial da contabilidade.
O seu uso na administração da empresa é o que permite ao gestor conhecer com mais clareza o momento e projetar o futuro.
Fazendo os ajustes que se mostram necessários justamente a partir da análise contábil.
O fluxo de caixa é a primeira e a principal ferramenta nesse sentido, pois todas as demais dependem dela.
Se a análise dos resultados e a projeção a partir deles aponta para momentos difíceis na empresa, o empreendedor pode, a partir daí, definir com maior exatidão em quais áreas há possibilidade de cortar custos, por exemplo.
Por outro lado, se um superávit aparecer, e não houver previsão de uma conta de alta monta pela frente, o que fazer com o dinheiro que sobra será a pergunta a ser respondida.
Que tal reinvestir no negócio?
Ou quem sabe expandir sua atuação para novos mercados ou abrir uma filial?
Perceba como a contabilidade gerencial garante ótimos subsídios para a tomada de decisão na empresa.
E isso que eu falei apenas do “produto” oriundo do fluxo de caixa.
Há muito mais ferramentas a utilizar para o bem do negócio e outra delas é o planejamento tributário.
Sabia que é somente através da contabilidade que uma empresa consegue, dentro da lei, pagar menos impostos?
Sim, isso é plenamente possível. Mas como?
É olhando para os resultados do faturamento registrado no fluxo de caixa anual e considerando a sua projeção para o próximo período que o empreendedor:
ao lado do contador, define o regime tributário da empresa.
Ou seja, os números do negócio também são usados para decidir se ele vai de Simples Nacional, como a maioria das pequenas empresas.
Ou se opta pelo Lucro Real ou Lucro Presumido.
Contabilidade de custos
Você saberia responder qual o custo da sua operação?
Consegue determinar com precisão quanto gasta para prestar o serviço que oferece ao cliente, para produzir ou revender um produto?
A resposta está na chamada contabilidade de custos, que é uma subdivisão da contabilidade geral.
Não é difícil entender o conceito.
Tudo aquilo que incide sobre o produto final disponibilizado ao cliente é registrado, analisado e ajustado.
É mais uma técnica de gestão poderosa para o seu negócio.
Ela permite conhecer e projetar os custos para um determinado período e reconhecer o custo médio do produto ou serviço.
Nem precisava dizer, mas são informações ótimas para definir seu preço de venda, por exemplo, ajustando o quanto cobra à margem de lucro desejada.
Agora, anote aí:
você pode e deve participar da contabilidade de custos, realizando os registros com bastante disciplina.
Por outro lado, dificilmente conseguirá se dedicar sozinho e de maneira eficaz à essa análise.
Por isso, não esqueça do contador.
Tenha esse parceiro por perto, ouça o que ele tem a dizer, converse sobre possíveis ações e não deixe de colocar a estratégia em prática.
Como auxílio adicional, o Sebrae disponibiliza um instrumento de apoio gerencial muito interessante sobre a contabilidade de custos.
Ele está disponível para download e vale a pena tê-lo como um documento de suporte.
Qual a importância da contabilidade para sua empresa?
Ainda neste artigo, falarei de todas as principais vantagens de uma boa contabilidade para a sua empresa.
Mas antes quero destacar algumas ações gerenciais que só se tornam possíveis através dela.
Sem contabilidade, nenhum negócio se mantém.
E isso não é exagero e nem sou eu que afirmo.
Se você ler qualquer texto ou mesmo livro para empreendedores sobre controle financeiro, lá estará um autor defendendo essa tese.
“A utilização plena de todas as ferramentas que a contabilidade oferece pode representar a sobrevivência da companhia”.
Afirma o contador Evanir Aguiar dos Santos, em artigo publicado no Jornal do Comércio do Rio Grande do Sul.
Tendo essa grande responsabilidade da contabilidade em mente, vamos conhecer agora como isso se materializa na prática.
Elaboração de demonstrações contábeis
Sabe aqueles relatórios que você acha que só servem para cumprir com exigências do Fisco?
São poderosas armas de contabilidade financeira.
OK, talvez eu o esteja julgando mal, mas não é por acaso.
Segundo pesquisa do Sebrae, 97% dos empreendedores utilizam serviços básicos do contador, como folha de pagamento e obrigações gerais.
Por outro lado, 79% acham que o profissional deveria oferecer maior apoio para melhorar o negócio e 73% pensam que seu suporte na gestão financeira da empresa poderia ser maior.
Sabe o que isso significa?
Que boa parte dos empresários não percebe o potencial que tem em mãos, o quanto aquelas informações básicas podem ser úteis para gerenciar a empresa.
As demonstrações contábeis, também chamadas de demonstrações financeiras, são peças elaboradas pelo contador ou escritório de contabilidade para apresentar o cenário patrimonial e financeiro da empresa.
Incluindo detalhes das movimentações em determinado período.
Mas quais tipos de relatórios a sua empresa precisa produzir?
Para essa tarefa, o contador se vale da legislação federal e de normas de contabilidade.
As demonstrações podem variar conforme a empresa.
Mas geralmente incluem fluxo de caixa, balanço patrimonial, demonstrativo de lucros.
Ou prejuízos acumulados e a DRE, que é a demonstração de resultado do exercício.
Conhecimento de custos, despesas e receitas
Quanto a sua empresa gasta para desenvolver a atividade.
Quais são as despesas que ela gera e o quanto isso impacta no orçamento.
Quais são as receitas, sua origem e valores.
Como gerenciar uma empresa sem esse tipo de informação? Difícil, não é mesmo?
Empreender no escuro é como estar à deriva em alto mar, sem um instrumento de localização.
Você não sabe como foi parar ali, nem para onde ir, nem por quanto tempo consegue se manter nessa situação.
Conhecer a sua real situação financeira, que é um produto de alto valor entregue pela contabilidade, se reflete em tudo o que a empresa faz e como faz.
Se há prejuízo ou lucro abaixo do esperado, necessidades de cortes surgem e a contabilidade permite identificar exatamente onde e como passar a tesoura.
Se o preço que cobra por seu produto ou serviço mal paga o custo operacional.
A contabilidade revela essa situação e garante embasamento para chegar a um valor justo e adequado à sua margem de lucro.
O fato é que conhecer custos, despesas e receitas é essencial para a tomada de decisão na empresa.
E isso só se alcança com a dedicação aos números do negócio.
Utilização de ferramentas financeiras
Não vejo problemas em ser repetitivo sobre o fluxo de caixa.
Pois essa é a principal ferramenta financeira de qualquer empresa, seja um MEI ou um negócio de grande porte.
Mais do que isso, é a sua porta de entrada no maravilhoso mundo da contabilidade.
Em geral, o primeiro instrumento onde o registro de despesas e receitas aparece é através de uma planilha de fluxo de caixa.
Depois, conforme a empresa cresce, são adotados novos meios de controle financeiro, como um sistema de gestão, controle de estoque e conciliação bancária.
Tudo isso é muito relevante para não perder dinheiro à toa, que é justamente o que acontece quando o empreendedor vira as costas para a contabilidade.
Controle de contas
Como ninguém gosta de desperdiçar o suado dinheiro do negócio, você precisa ter meios de controle de contas na sua empresa.
E isso se aplica tanto para as contas a receber quanto a pagar.
Na hora de quitar os débitos assumidos, como nas compras junto a fornecedores ou na contratação de empréstimos, perder a data de vencimento significa arcar com multas e juros.
Um prejuízo totalmente evitável, certo?
Já ao receber de seus clientes, seja no dinheiro, cheque, boleto ou cartão, é necessário confirmar que o pagamento foi realizado e que recurso efetivamente entrou na conta.
Se algo saiu errado, pode ser sinal de inadimplência e aí, quanto antes agir para cobrar o cliente, maior sua chance de sucesso na missão.
A ferramenta contábil para realizar esse controle de contas se chama conciliação bancária. É uma espécie de conferência entre o previsto e o realizado.
Para realizar o processo, você pode utilizar uma planilha ou um sistema informatizado, que funciona automaticamente.
Seja qual for o meio, o importante, não custa repetir, é não perder dinheiro à toa.
Qual o papel do contador no seu negócio?
Para quem pode, largar tudo na mão do contador e ficar despreocupado parece o cenário dos sonhos, não é mesmo?
Mas nem se o lucro líquido da sua empresa for alto, você, como empreendedor, pode abdicar de sua responsabilidade na gestão.
O que é preciso entender é que há tarefas que são de competência exclusiva do contador.
Outras que podem e devem ser realizadas em parceria com ele e também algumas que dependem tão somente do próprio empreendedor.
Os registros no fluxo de caixa, por exemplo.
Não é papel do contador anotar toda e qualquer despesa e receita realizada pela sua empresa.
Isso é responsabilidade do gestor.
Então, o que o contador efetivamente faz no negócio?
Antes da abertura da empresa, ele é de grande valia na definição da natureza jurídica, do capital social e do planejamento financeiro como um todo.
Durante a operação, o contador acompanha o pagamento de contas e de impostos.
Participa da entrega de declarações exigidas por lei.
Informa sobre mudanças nas obrigações fiscais e tributárias, analisa os resultados financeiros e produz relatórios.
Já ao encerrar atividades, uma empresa se vale do contador para conhecer as regras.
O que pode envolver a apresentação de novos documentos e declarações, inventário de bens, pagamento a credores e levantamento de recebíveis.
Para saber mais sobre o papel do contador, recomendo que assista a este vídeo, com dicas do empresário contábil Altair Alves.
Principais vantagens de uma boa contabilidade para sua empresa
Se você acompanhou atento o artigo até aqui, tenho certeza de que já identificou muitas das vantagens de uma boa contabilidade para a sua empresa.
Mas para que não reste dúvidas, vou listá-las abaixo.
- Conhecer a realidade financeira da empresa
- Estar em dia com as obrigações tributárias, fiscais e trabalhistas
- Promover cortes racionais e pontuais nos custos
- Ter subsídios para definir o preço por seus produtos e serviços
- Identificar qual regime de impostos é o mais vantajoso
- Monitorar gastos e receitas
- Acompanhar pagamentos e recebimentos
- Possuir instrumentos para a tomada de decisão
- Conceder crédito somente se o caixa permitir
- Contratar crédito somente para o que precisa
- Conhecer o seu nível de endividamento e capacidade de pagamento
- Reconhecer a capacidade de se autofinanciar
- Definir a necessidade de capital de giro
- Saber apresentar o real valor da sua empresa a investidores
- Projetar resultados e, com base neles, planejar o futuro do negócio.
8 principais motivos para se preocupar com a contabilidade da sua empresa
1. Seguir a legislação
A legislação, de modo geral, obriga as empresas brasileiras a realizar a contabilidade e entregar periodicamente uma série de demonstrativos.
Quem não o faz, é multado e pode ter sérios problemas.
2. Contabilidade não é só burocracia
Mas a parte burocrática da contabilidade, embora imprescindível, é pouco perto de tudo que ela pode agregar ao negócio.
Dispensar esse serviço seria o mesmo que rasgar dinheiro – não o seu, mas o da empresa.
3. Mas também não é só finanças
Dispor dos números do caixa fornece uma informação poderosa ao empreendedor.
Mas, sozinha, ela pouco ou nada diz em um “idioma” que ele possa compreender.
Quando se trata de analisar o desempenho do negócio e agir em cima dos resultados, é preciso se debruçar sobre a contabilidade.
4. Olhar o passado e corrigir o futuro
Só mesmo uma contabilidade bem feita para permitir ao empreendedor identificar e se antecipar a um período de crise financeira no caixa. Se há projeção de resultados ruins, ele pode corrigi-los a tempo.
5. Ter o timing do dinheiro
Todo gestor gostaria de saber exatamente o que fazer com o dinheiro que sobra, conforme a quantia em questão e o período em que o superávit acontece.
Pois com a contabilidade é possível ter uma estratégia precisa, o timing perfeito para investir.
6. Reduzir os erros
Dinheiro desperdiçado, conta não paga, recebimento não confirmado, esquecimento de alguma declaração obrigatória, vícios nos registros financeiros…
São muitos os erros que um empreendedor pode cometer, especialmente se acha que pode cuidar sozinho da contabilidade.
7. Otimizar o tempo e ser mais produtivo
Quando o assunto é o papel do empreendedor na contabilidade, a regra é se omitir jamais, mas não ir além de suas competências e habilidades.
Não apenas para evitar erros, contar com uma boa contabilidade assegura que ele poderá se dedicar ao que mais interessa, que é o próprio negócio.
8. Vencer a concorrência e ganhar o mercado
Onde estão as suas forças e fraquezas?
E ao olhar para o mercado, onde percebe ameaças e oportunidades?
A contabilidade fornece dados valiosos para a Análise SWOT, que é uma ótima ferramenta para ganhar terreno e vencer os concorrentes.
Contabilidade: terceirizar ou não?
Essa é uma decisão muito particular de cada empresa, que deve considerar o seu porte, faturamento, complexidade da demanda e o custo, é claro, entre outros aspectos.
Segundo a pesquisa do Sebrae que eu citei há alguns parágrafos, 72% dos empreendedores preferem terceirizar a demanda a um escritório de contabilidade.
Isso significa que ter um prestador de serviços contábeis é melhor do que um contador como funcionário?
Não necessariamente.
Apenas indica que, na média, a maioria dos pequenos empresários brasileiros vê essa alternativa como mais interessante.
Você também precisa fazer essa análise para encontrar o caminho que mais combina com seu negócio, e não apenas seguir a maioria.
O que interessa é, seja com contador próprio ou terceirizado, a sua relação com ele deve ser mais próxima, superior à média.
Conforme o Sebrae, 50% das empresas conversa com o contador, no máximo, duas vezes por mês.
Convenhamos que é pouco, muito pouco, se considerarmos todo o potencial da contabilidade para qualificar a gestão de um negócio.
Vídeo sobre contabilidade
Antes de encerrar este artigo, quero deixar como dica mais um reforço a respeito do apoio da contabilidade para fazer a sua empresa crescer.
Considerando que a pesquisa do Sebrae indicou que ainda existe uma visão equivocada sobre o papel do contador no Brasil.
Selecionei este vídeo, novamente disponibilizado por Altair Alves, destacando a importância do profissional contábil.
Tenha um contador de confiança ao seu lado e estabeleça uma parceria duradoura com ele, pois quem colherá os melhores frutos certamente será você.
Conclusão
Neste artigo, apresentei as principais razões para justificar como a contabilidade tem o poder de impulsionar o seu negócio e deixar os concorrentes para trás.
A competitividade atual do mercado não permite mais que amadores conquistem algum espaço.
E quem se descuida das finanças da empresa, infelizmente, é um empreendedor ainda amador.
Mas como a vida é generosa, ela costuma dar mais de uma chance até para aqueles que insistem em errar.
Então, seja você um empreendedor iniciante ou um gestor experiente, sempre é hora de aprender sobre contabilidade.
E colocar os ensinamentos em prática no comando da empresa.
Você está pronto para o desafio?
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