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Proposta comercial: como fazer um documento eficiente?

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Sua empresa ainda não tem uma proposta comercial?

Está na hora de mudar isso!

Estamos falando de um documento chave para conquistar clientes e maximizar as oportunidades do seu negócio.

Vamos aprender mais sobre ela?

A forma como você apresenta uma proposta comercial diz muito sobre a sua empresa.

O documento funciona como o pilar da construção do seu negócio e, assim como na fundação de um edifício, precisa ser forte a ponto de evitar que erros comprometam que ele saia do chão – ou do papel, melhor dizendo.

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Fique de olho e aproveite as oportunidades para se destacar dos concorrentes.

Mas por que aprender como fazer uma proposta comercial é tão importante?

A resposta está no próprio mercado.

As micro e pequenas empresas representam 93,4% do total de negócio ativos no Brasil, segundo estatísticas do Empresômetro, ferramenta da Confederação Nacional do Comércio.

O índice é uma amostra da competitividade que o cerca e reforça a necessidade de dominar o texto de proposta comercial para se destacar entre os concorrentes.

Mas por que preciso saber disso agora, em meio à crise, e não depois?

A crise persiste, é verdade, mas o pior já passou.

Depois de dois anos de resultados negativos na economia brasileira, é esperada leve alta no Produto Interno Bruto (PIB), informou o Fundo Monetário Internacional (FMI): 0,2% em 2017 e 1,5 em 2018.

Assim, aos poucos, ainda que em ritmo lento, o otimismo e a confiança voltam a fazer parte do dia a dia do empreendedor brasileiro.

A Pesquisa de Expectativa do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), realizada entre outubro e novembro do ano passado, identificou que 62,4% dos empresários acredita que 2017 será melhor que 2016.

Sabe aquele ditado que diz que depois da tempestade vem a bonança?

É algo que se encaixa perfeitamente no momento. A hora é agora.

O cenário é ideal para se organizar e estimular o crescimento sustentável do seu negócio.

Se também quer apostar nessa ideia, este artigo foi desenvolvido especialmente para você.

Vamos explicar o que é uma proposta de empresa, como montar uma proposta comercial simples e a sua relevância nas vendas.

Você também encontrará um exemplo de proposta comercial de prestação de serviços e conhecerá quais são os nove principais passos para elaborar proposta comercial hoje mesmo.

Assim, acreditamos que chegará ao final da leitura bem melhor preparado para dar o primeiro passo e começar a atrair clientes.

Que tal hoje mesmo?

O que é uma proposta comercial?

Uma proposta comercial de serviços é um documento usado para apresentar uma oferta a um cliente em potencial.

É como uma carta de intenções da sua empresa para aquele com o qual deseja negociar, apresentando o seu empreendimento, o que faz e como faz.

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Descubra as melhores dicas para suas propostas comerciais e conquiste mais clientes.

Para os pequenos e microempreendedores, as propostas comerciais representam uma postura proativa, pois são uma oportunidade de conquistar clientes antes mesmo que eles o procurem.

Essa é a cara do gestor moderno, que não cruza os braços esperando que o reconhecimento venha sem esforço.

Vamos ver alguns exemplos para entender melhor?

Se você presta consultoria na área contábil e quer atrair novos clientes, pode usar a proposta comercial para isso.

Ela é quase como um orçamento, com a diferença de que não foi necessariamente solicitada.

É uma apresentação do que você pode fazer, dos seus diferenciais e valores.

Se você é um microempreendedor individual (MEI) e atua como instrutor de idiomas, por exemplo, pode usar o documento para se aproximar de pessoas nas quais identifica potencial para que se tornem clientes.

Então, explique no documento por que é mais vantajoso ter aulas particulares, evidencie suas qualificações e os benefícios reais para o aluno.

Percebe como elaborar proposta comercial é uma estratégia com maior chance de sucesso do que simplesmente esperar o cliente vir até você?

Entenda o objetivo de uma proposta comercial

O principal objetivo de uma proposta comercial é convencer o cliente a contratar sua empresa.

Ela é usada para definir o produto ou serviço oferecido, suas características, circunstâncias em que será realizado, entre outras informações – falaremos mais sobre elas na sequência deste artigo.

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Empenhe-se ao formalizar sua proposta comercial, pois ela levará ao acordo e fechamento de contrato com seu cliente.

É importante saber como montar uma proposta comercial, porque é através desse documento que você se apresenta aos clientes.

Além disso, ela é capaz eliminar todas as ressalvas que o cliente pode ter sobre a sua empresa – por não ter ainda experimentado seus produtos ou serviços, por exemplo – e fazer com que o negócio seja finalmente fechado.

Mas como conseguir esse efeito de uma maneira atrativa?

Vamos a mais alguns exemplos:

Você é um MEI vendedor e atua como representante comercial na área de cosméticos.

Seu objetivo é vender uma nova loção hidratante.

Para isso, a proposta da empresa terá como foco o benefício oferecido e não apenas as características do produto.

  • Características: “A loção hidratante contém óleo de Argan.”
  • Benefício: “O óleo de Argan tem propriedades nutritivas, que deixarão seu corpo macio, hidratado e perfumado.”

Percebeu a diferença?

Deixar a interpretação dos benefícios por conta do cliente é arriscar sua oportunidade de negócio e falhar na proposta comercial.

Outro ponto importante para que o documento cumpra com seus objetivos é evitar os jargões e a terminologia excessivamente técnica.

Procure se expressar com clareza e adaptar sua linguagem ao universo do cliente.

Peguemos, por exemplo, um microempreendedor da área de Tecnologia da Informação (TI):

  • Inadequado: “Implementação robusta de inúmeros protocolos”.
  • Adequado: “Você pode se conectar praticamente em qualquer lugar”.

Ao aproximar as informações da realidade do cliente, você aumenta consideravelmente suas chances de ser compreendido e alcançar os objetivos de suas propostas comerciais.

Monte sua proposta comercial em 9 passos simples

Agora que você sabe o que é uma proposta comercial e entendeu seus objetivos, vamos partir para a ação?

Mãos à obra!

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Siga o passo a passo para conquistar clientes e maximizar as oportunidades do seu negócio.

1. Crie uma capa

Você sabia que só leva 1/10 de segundo para se ter a primeira impressão sobre uma pessoa?

O dado foi levantado pelos psicólogos Janine Willis e Alexander Todorov, da universidade americana de Princeton, a partir de uma série de experimentos.

E se essa relação valer para o conteúdo que você apresenta?

Bom, nesse caso você precisa de uma “capa” realmente matadora para a sua proposta comercial.

O problema é que elas tendem a ser pouco atrativas visualmente, o que é um erro grave dos empreendedores e uma oportunidade para você tentar fazer diferente.

Cada fonte, forma e cor comunica uma mensagem subconsciente, que pode afetar o sucesso de sua negociação.

Quanto mais você entender os princípios de design e da psicologia das cores, melhor se conectará com os clientes potenciais.

O amarelo por exemplo, é psicologicamente a cor mais feliz no espectro das cores.

Não é à toa que empresas do ramo alimentício, como o McDonald’s, a utilizam em sua identidade visual.

Já a cor vermelha provoca uma ligeira ansiedade, estimulando uma ação.

A Coca-Cola é um exemplo de empresa que sabe como aplicá-la.

Mas se usado em contextos inadequados, o vermelho pode ser percebido como agressivo.

Além de funcionar bem com qualquer outra cor, o preto transmite equilíbrio e calma.

Assim, é ideal para projetos que precisam de neutralidade.

É algo que a Nike pretende passar, por exemplo.

Em artigo ao site Entrepreneur, Gregory Ciotti, estrategista de marketing, afirma que a cor é muito dependente das experiências pessoais para ser universalmente traduzida em sentimentos específicos.

Mas ele defende que há padrões de mensagem mais abrangentes a serem encontrados nessa percepção.

“Por exemplo, as cores desempenham um papel substancial em compras e marcas”, diz.

Que tal aplicar tudo isso na sua proposta comercial?

Mas não se preocupe apenas com as cores.

Conceba o layout da capa e do restante da apresentação.

O design deve ser intuitivo, isso é, conduzir o cliente através das informações suavemente, mesmo quando os dados são densos.

A má disposição dos elementos em seu layout pode criar desconforto visual e prejudicar a interpretação.

Se optar por apresentar a proposta impressa, certifique-se que o papel da capa seja mais duro que sulfite.

Invista também na personalização, como pastas personalizadas ou folders.

2. Faça um índice com a numeração das páginas

Numerar as páginas é útil para o cliente, pois facilita a procura por determinado tópico.

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Fique atento à organização das informações que serão inseridas em sua proposta comercial, facilite para seu cliente!

É também um ótimo indicador de progresso, situando o leitor conforme a leitura avança.

É particularmente útil para propostas mais longas e detalhadas.

Se você é um MEI e atua como arquiteto, por exemplo, seu texto de proposta comercial provavelmente será mais complexo.

Então, é preciso oferecer uma gama maior de opções ao cliente, em termos de materiais, orçamentos e prazos.

Você também precisa abordar questões relacionadas à segurança da obra e da equipe envolvida e alvarás.

Sem a numeração nas páginas e um sumário que as organize por tópico, o cliente pode se perder em meio a tanta informação.

3. Dedique-se à introdução

É natural que você se sinta pressionado a enviar a proposta comercial o quanto antes.

Mas não adianta ser rápido e desleixado.

Pare por um instante e analise o quadro geral.

Antes de começar a digitar a proposta, reflita sobre o projeto.

Faça como os jornalistas e se pergunte:

Quem?

Quem vai gerenciar o projeto e fazer as coisas acontecerem? Se houver um problema, quem é responsável por cada parte?

O quê?

O que precisa ser feito? O que será necessário? O que o cliente pode esperar?

Onde?

Onde será realizado o trabalho? Onde ele será entregue?

Como?

Como será feito o trabalho? Como a solução será implantada? Como garantir a qualidade do projeto? Como os riscos serão mitigados? Como isso irá beneficiar o cliente?

Quando?

Quando você vai começar? Quando o projeto será concluído? Quando o pagamento será realizado?

Por quê?

Por que você escolheu essa abordagem? Por que você deixou de fora outra alternativa? Por que o cliente deve contratá-lo? 

Refletir sobre os seis pontos acima dará um ponto de partida.

Eles também servem como um checklist dos elementos necessários para concluir o projeto.

Assim que terminar de respondê-los, organize tudo, dando corpo à introdução.

Tente manter o conteúdo em uma página. Seja preciso e sucinto.

4. Seu argumento deve ser consistente

Sua função inicial é ambientar o cliente e, em última instância, persuadi-lo a contratá-lo.

Comece por introduzir a sua empresa e missão, de uma forma que se relacione às necessidades do cliente potencial.

Isso ajuda a construir confiança, especialmente se você mencionar algum destaque, como um prêmio importante no setor.

A argumentação deve ser clara, explicando por que o cliente precisa do seu produto ou serviço, e de que forma você se diferencia de seus concorrentes.

Lembre-se: a imprecisão ou ausência de informações relevantes pode comprometer seu relacionamento com os clientes.

Portanto, esteja atento aos detalhes e comunique-se de maneira objetiva.

5. Detalhe as características do seu produto/serviço

Explique o escopo do projeto detalhadamente.

Insira todas as informações relativas à proposta de parceria comercial, como prazos estimados, profissionais envolvidos e recursos a serem usados.

O primeiro passo é ser autocrítico.

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O detalhamento do seu produto ou serviço é fundamental para uma eficiente proposta comercial.

Sua empresa está preparada para oferecer uma solução que atenderá às necessidades do cliente?

Se sim, avalie se o escopo do trabalho é razoável.

Considere o prazo, orçamento e recursos disponíveis.

O segundo passo é entender profundamente a necessidade do cliente.

O que os clientes procuram nem sempre é aquilo que precisam.

Cabe a você ouvir atentamente, pesquisar e discernir as informações.

O terceiro passo é abordar o ponto de dor.

Uma vez reconhecido o problema, esboce soluções com sua equipe.

Verifique a existência de tentativas prévias de solucioná-lo e entenda por que elas falharam.

Isso é crucial para que você não cometa os mesmos erros.

Além disso, esse panorama inicial pode promover insights sobre abordagens ainda não exploradas.

A proposta comercial deve reforçar os pontos positivos de suas soluções, indicando como você resolverá o problema em questão.

O cliente provavelmente consultará seus concorrentes, por isso, faça sua lição de casa e saiba destacar aquilo que o diferencia dos demais.

Aproveite para explicar ao prospecto como a sua empresa fará para alcançar o prometido.

Mencione todas as ferramentas que julgar relevantes: técnicas, softwares, equipamentos, etc.

Ao redigir esse tópico, certifique-se de que as informações estejam organizadas e sejam de simples compreensão.

Use uma fonte legível, parágrafos curtos e itens para facilitar a leitura.

6. Elabore um cronograma

É fundamental que a proposta comercial traga um cronograma com descrição detalhada da entrega e das etapas de desenvolvimento.

Além de fazer com que o cliente enxergue com facilidade o que será feito, isso auxilia você a ter mais fluidez no fluxo de trabalho.

Especifique quanto tempo levará para que cada parte descrita esteja pronta e entregue ao cliente.

Talvez seja interessante acrescentar alguns dias a mais por precaução.

Não se esqueça de apontar as responsabilidades do cliente que possam vir a comprometer a viabilidade do projeto.

Para que não haja atrasos ou mudanças bruscas, delimite datas de pagamento, reuniões e entregas parciais de qualquer natureza com rigor.

7. Apresente os valores que serão cobrados

Indique o valor total do projeto e as formas de pagamento – boleto e cartão são opções?

Dê atenção especial a esse item.

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Seja claro ao informar os valores cobrados pelo serviço prestado, pois estes são fundamentais para o fechamento de um contrato.

Afinal, qualquer erro ou mal entendido poderá causar prejuízo para uma ou ambas as partes.

Mantenha a flexibilidade. Se possível, ofereça mais de uma opção de pagamento.

Ser capaz de se adaptar às necessidades de seu cliente é um trunfo.

Às vezes, basta ajustar um pouco a proposta para prosperar.

Evite ser muito rígido, e isso inclui os valores que serão cobrados.

Isso não significa que você deve jogar seu orçamento pela janela, sacrificando um valor justo e acabando com a sua margem de lucro só para ser aceito.

Se você realiza o fluxo de caixa e conhece bem a sua realidade financeira, sabe até pode ir.

Então, trate a sua proposta de negócio como uma coisa viva, que evolui de acordo com as situações postas em jogo.

A transparência é sempre a melhor opção.

8. Não esqueça do termo de confiabilidade

O termo de confiabilidade assegura que seu cliente não divulgará o valor e demais informações da proposta para terceiros.

Quando se está inserido em um mercado saturado ou de alta competitividade, qualquer brecha é a chance de seu concorrente ganhar espaço e tirá-lo de cena.

Aproveite para delimitar um prazo para a aceitação da proposta.

Caso não faça isso, você corre o risco de cair no esquecimento.

9. Finalize com um histórico profissional da sua empresa

Caso não tenha abordado no início da proposta, finalize com um histórico profissional da sua empresa.

Cite clientes importantes, sócios e parceiros. Fale dos trabalhos realizado e dos resultados alcançados.

O objetivo é transmitir credibilidade à proposta comercial apresentada.

Não se esqueça de colocar todas as formas de contato possíveis.

Você não quer perder um negócio por falta de atenção na hora de escrever o texto de proposta comercial, não é mesmo?

Dica extra: construa uma proposta com base em dados

De acordo com um estudo da Helical IT, se uma decisão é baseada em dados, ao invés de pura intuição, as chances de sucesso são 79% maiores.

Assim, ao implementar um processo centralizado de coleta de dados, sua empresa será capaz de tomar decisões informadas a favor do cliente.

Um sistema apropriado ajudará a coletar e exibir dados coletados em diferentes áreas, tornando os problemas facilmente visíveis.

Idealmente, eles devem ser disponibilizados junto aos seus indicadores de desempenho.

Se você está tentando atrair novos clientes online, o Google Analytics é uma ótima ferramenta.

Através dele você pode determinar quão bem sua campanha online está sendo executada, identificar áreas defasadas e maximizar seus resultados.

No dia a dia, ele pode ajudá-lo a manter sua vantagem competitiva.

Imagine que você é um MEI e trabalha com revisão de textos.

Mesmo que um cliente potencial goste do que vê em seu site, eles ainda podem ir aos seus concorrentes.

É preciso estar ciente dos tipos de visitantes que você está recebendo e o Google Analytics pode te ajudar com isso.

Ele mostra palavras-chave que você está usando para atrair tráfego para seu website e a taxa de conversão delas, isso é, se as pessoas estão cumprindo o seu objetivo (entrar em contato, pedir um orçamento, por exemplo).

Em longo prazo, implementar um sistema de coleta irá melhorar a qualidade e quantidade de dados reunidos.

Isso influenciará fortemente sua vantagem competitiva e sustentabilidade.

Dito isso, reúna e organize os dados relevantes antes de criar oficialmente sua proposta comercial.

Pular essa etapa pode gerar interrupções constantes no fluxo de trabalho, comprometendo a coerência na hora da escrita.

Antes de enviar, revise o documento

Seu trabalho não acaba na criação da proposta comercial, pois é preciso revisar, acompanhar e lidar com objeções.

Analise a proposta comercial antes de enviá-la.

Se possível, peça para que outro membro de sua equipe a leia.

Um par de olhos descansados poderá perceber erros que você deixou passar.

Garanta que o texto seja objetivo, informativo e promova uma solução atrativa.

Não se esqueça de realizar uma revisão ortográfica.

Qualquer descuido nesse aspecto pode lhe custar o fechamento do negócio.

O acompanhamento é fundamental para concretizar a venda.

Crie uma estratégia de follow-up e esteja à disposição para o cliente no momento certo.

Ao esclarecer dúvidas e objeções dentro do timing, você aumenta suas chances de sucesso.

Por fim, lide com as objeções. Uma abordagem positiva e pró-ativa ajuda a contornar os eventuais obstáculos.

Busque evitar burocracias desnecessárias e encontros improdutivos. Para sua segurança, mantenha um registro de todas as interações com o cliente.

Exemplo de proposta comercial para você ter sucesso na negociação

Se você é um empreendedor de primeira viagem, as informações apresentadas anteriormente podem parecer um pouco deslocadas.

Para corrigir isso, nada melhor do que um bom exemplo. Concorda?

Imagine a seguinte situação: um fotógrafo vi apresentar uma proposta comercial a um escritório de advocacia.

O trabalho alvo do documento envolve fotos corporativas do espaço e de sua equipe. Ele seria elaborado considerando os seguintes aspectos:

Escopo

Produção de conteúdo fotográfico digital para uso no website e mídias sociais do cliente, nos termos e condições aqui apresentados. O material produzido também poderá ser veiculado, durante a vigência do contrato (doze meses), no material institucional de uso interno do cliente, desde que não tenha caráter publicitário e/ou comercial, caso em que é expressamente vedado.

Cronograma

O material produzido será entregue ao cliente em 3 (três) cópias simultâneas de CD ou DVD com as melhores imagens em alta resolução, até o dia 20 (vinte) do mês seguinte.

Responsabilidades do contratado

  • Cumprir rigorosamente as datas de trabalho estabelecidas
  • Efetuar o trabalho de maneira ética, não comprometendo o cliente de forma alguma
  • Recolher os tributos de sua responsabilidade.

Responsabilidades do contratante

  • Efetuar, assim como convencionado no presente contrato, o pagamento da remuneração devida à [nome da agência ou do profissional].
  • Na hipótese de o cliente deixar de efetuar o pagamento da remuneração estabelecida no presente contrato, no prazo estipulado, será acrescido ao valor total, a título de multa a quantia equivalente 15% (quinze por cento).
  • O cliente se obriga a indicar, em qualquer publicação, os créditos de autoria da obra.

Investimento

Pelos serviços discriminados neste instrumento, o cliente pagará à [nome da agência ou do profissional] a quantia de R$ 2.000,00 (dois mil reais).

Esse é apenas um exemplo e ainda incompleto. Evidentemente, cada carta proposta comercial terá suas particularidades e não há dúvidas que os contratos firmados serão mais detalhados e envolverão outras questões além do que foi abordado aqui.

A boa notícia é que há vários modelos disponíveis na internet, que se adequam às diferentes realidades dos pequenos empresários.

Pesquise, encontre aquele que mais se ajusta ao seu negócio e dê ao documento a sua cara, com seus diferenciais.

Caso goste de conteúdo em vídeo, também pode encontrar desde produções que tragam dicas para elaborar uma proposta comercial até o uso do e-mail para seu envio.

Conclusão

Quando se é um microempreendedor individual, não é simples competir com as grandes empresas do seu setor.

Mas alguns instrumentos podem dar uma força nesse sentido e a proposta comercial, sem dúvida, é um deles.

E para melhorar ainda mais a gestão de suas propostas comerciais, recomendamos utilizar um sistema específico para isso, conheça o Negocie e leve a gestão de sua propostas para um outro nível.

Esse é um documento capaz de oferecer um ar mais profissional à sua apresentação, equiparando e até superando os concorrentes.

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Vamos colocar todas essas dicas em prática? Elabore sua proposta comercial e conquiste cada vez mais clientes.

Nada melhor do que competir de igual para igual, não é mesmo?

Acreditamos que essa lição agora seja do seu domínio, a partir das dicas apresentadas ao longo deste artigo.

Se antes havia alguma confusão e até mesmo dúvida sobre a importância da proposta comercial, esperamos ter ajudado a esclarecer conceitos, objetivos e aplicações.

Como sugestão final, orientamos que se dedique aos nove passos para uma estratégia bem-sucedida e não se canse de buscar conhecimento.

O empreendedor que alia a teoria à prática já sai na frente dos demais.

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