Fluxo de caixa: aprenda o que é e como fazer de forma fácil

Esse é um tipo de compromisso do empreendedor que não pode ser deixado para amanhã.

Vamos aprender neste artigo por que o instrumento é um dos mais poderosos aliados da gestão financeira.

Quem empreende por conta própria, como é o caso do microempreendedor individual (MEI), por vezes imagina que sua preocupação será apenas com os aspectos operacionais do negócio.

Mas gerir uma empresa vai muito além disso

Ainda que você não goste muito de números e matemática, os cálculos necessariamente precisam fazer parte do seu dia a dia.

Afinal, sem conhecer a realidade financeira do negócio, como saber onde reduzir custos, se há dinheiro para pagar as contas em dia ou quem sabe lucro para investir?

Para responder a todas essas perguntas, não existe melhor atitude do que realizar o fluxo de caixa diário.

Esse deve ser um compromisso assumido por aquele que decide abrir uma empresa e, na formalização, ela recebe o seu nome – como é próprio do MEI.

Se você não compreende bem toda a importância do instrumento e tampouco sabe como fazer fluxo de caixa, este artigo vai ajudá-lo a esclarecer suas principais dúvidas.

Mais do que abordar o conceito, vamos tratar de seus diferentes formatos, como o fluxo de caixa projetado, fluxo de caixa livre e fluxo de caixa operacional.

Quais serão as diferenças entre eles?

Também será apresentado como fazer uma planilha de fluxo de caixa no Excel e esclarecer se um modelo pronto, baixado pela internet, pode servir de exemplo de fluxo de caixa.

Quem sabe todas essas informações sejam úteis para você ampliar o conhecimento e, ao final da leitura, se sinta mais bem preparado para a função de gestor.

Lembre que, como MEI, é tudo com você. Não negligencie a necessidade de se dedicar às finanças.

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um instrumento de controle financeiro que consiste no registro de receitas e despesas em uma empresa.

Ele tem como objetivo acompanhar a movimentação financeira do negócio.

Seus dados são utilizados para análise de desempenho, fornecendo ao gestor subsídios para a tomada de decisões.

Mesmo quem se formaliza como MEI não pode se descuidar das finanças e precisa adotar a ferramenta no dia a dia.

A inserção das informações pode ser feita principalmente de duas maneiras:

em uma planilha do fluxo de caixa no Excel ou Google Planilhas, por exemplo.

Ou a partir de um sistema de gestão, oferecido por uma variedade de empresas em todo o Brasil.

Para que cumpra com tais funções, a realização do fluxo de caixa deve ser um compromisso de rotina do empreendedor, seja qual for o porte de sua empresa.

É importante que todas as entradas e saídas de dinheiro, em qualquer valor, sejam registradas.

Só assim será possível conhecer a exata realidade financeira do negócio.

Através do uso da ferramenta, também é possível evitar enganos, como uma falsa sensação de lucro motivada pelo aumento do faturamento.

Não sabe como?

Com a análise do fluxo de caixa, fica fácil identificar que o crescimento das receitas devido a uma promoção foi em parte subsidiado por maiores despesas.

Nesse caso, o que parecia render motivos de comemoração pode não ter sido tão bom assim.

Pode ser que, na verdade, você teve prejuízo na ação. Já pensou?

Mas não se apresse em considerar o fluxo de caixa mais como problema do que como solução.

Agora que já sabe o que é e para que serve, é hora de descobrir mais sobre como o instrumento qualifica a gestão financeira.

Fluxo de caixa projetado

Basicamente, o fluxo de caixa é o registro das informações relativas a receitas e despesas.

Mas qual aproveitamento você vai dar a elas?

Chegou a hora de falarmos sobre projeção financeira, o que é alvo do chamado fluxo de caixa projetado.

No exemplo que apresentamos antes, você fez uma promoção, vendeu bem, mas gastou muito para realizá-la – e o fluxo de caixa tornou o seu erro evidente.

O que vai fazer a partir dessa informação é projetar o futuro da empresa.

Não estamos falando apenas da lição que o episódio ensinou, mas de todo um contexto.

Pode ter sido um ato isolado em meio a resultados positivos, ou ter representado a gota d’água que faltava para declarar emergência.

Essa informação depende da repetição do exercício, dia a dia, semana a semana, mês a mês.

Não basta apenas inserir os dados relativos a receitas e despesas. É preciso olhar para eles.

Projetar envolve uma análise que não é complicada de ser feita.

Basta colocar um número ao lado do outro para comparação de desempenho.

Melhor ainda se desenvolver um gráfico com duas linhas: uma representando o saldo das saídas (em vermelho) e outra o saldo das entradas (em azul).

Veja algumas projeções possíveis a partir dos resultados:

A linha azul supera a vermelha: seu momento é de afirmação e é hora de projetar investimentos no próprio crescimento, talvez lançando um novo produto ou serviço.

A linha vermelha se aproxima da azul: seu momento exige organização, ajustando processos para ampliar o faturamento, tornar sua rotina mais produtiva e pagar as contas em dia.

A linha vermelha já supera a azul: seu momento pede correção, estabelecendo uma política de cortes para parar de perder dinheiro e quitar as dívidas existentes.

Para produzir uma análise de qualidade, não necessariamente o microempreendedor individual deve se debruçar sozinho sobre os números.

Mais do nunca, é importante contar com as ferramentas existentes, como aplicativos financeiros e mesmo o suporte do contador, que é um dos maiores parceiros do seu negócio.

Fluxo de caixa livre

O fluxo de caixa livre é também chamado de fluxo de caixa final.

Como ambas nomenclaturas indicam, ele revela o saldo definitivo da empresa, assim que todos os compromissos e pagamentos estejam quitados.

Para entender como esse número mágico é alcançado, você deve se acostumar com mais alguns conceitos.

Em primeiro lugar, aquele exercício sobre o qual falamos antes, de registro das receitas e despesas da empresa, corresponde ao fluxo de caixa operacional.

Essa informação será utilizada para determinar o fluxo de caixa livre, que será conhecido assim que outros valores entrarem nos cálculos.

Estamos falando, por exemplo, de todos os pagamentos obrigatórios, de juros e amortizações de financiamentos de curto prazo.

Além de possíveis quantias previstas em empréstimos.

Como é possível perceber, entram na análise não apenas valores que movimentam o caixa no dia, semana ou meses avaliados.

Mas também dívidas e recebimentos com os quais já houve comprometimento e que são aguardados em uma projeção financeira futura.

Mas preciso fazer tudo isso sozinho?

Com certeza, não.

Nem é indicado que faça sem um conhecimento mínimo em contabilidade, mas é importante que participe, fornecendo ao contador todos os dados solicitados.

E por que tanto cuidado com essa informação?

É que o fluxo de caixa livre é usado, entre outras situações, para a divisão de lucros entre sócios e acionistas.

E para medir a capacidade da empresa gerar caixa, o que se aplica melhor à realidade de um MEI.

No longo prazo, se o fluxo de caixa livre não for positivo, isso significa que ela terá problemas sérios.

Dada a insuficiência de recursos para arcar com todos os compromissos já assumidos.

E qual o período de tempo que deve ser analisado nessa projeção?

Especialistas em contabilidade costumam sugerir que a empresa projete dois cenários:

um a curto prazo (visualizando o que vai ocorrer nos próximos 90 dias) e outro mais distante (em até cinco anos).

Por fim, é válido comparar como essas duas análises se comportam.

Ainda que a primeira seja de superávit, por exemplo, o pagamento de um financiamento na segunda pode comprometer o lucro.

De tal forma que ele se transformará em prejuízo se nada for feito para aumentar a capacidade financeira.

Como fazer um fluxo de caixa poderoso

Chega de teoria, vamos à prática.

Agora que você já conhece os detalhes mais importantes sobre o fluxo de caixa, é hora de aprender como realizar a tarefa.

Para tornar esse exercício o mais didático possível, construímos um passo a passo a partir de informações do Serviço Nacional de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).

Confira:

Passo 1: Construa sua planilha

A planilha é o seu campo de batalha.

É a partir dela que conhecerá a sua realidade financeira.

Pode ser no Excel, no Google Planilhas ou até mesmo à mão, em um caderno (é um tanto artesanal, mas para começar a controlar suas finanças todo esforço vale).

É importante que ela traga pelo menos três categorias: recebimentos, pagamentos e saldo.

Ao final de cada dia, o saldo obtido deve ser somado ou subtraído do saldo anterior

No Excel e no Google Planilhas, é fácil de aplicar fórmulas nas células, permitindo que os valores sejam atualizados automaticamente na medida que são inseridos.

Passo 2: Insira as informações

Vamos começar a preencher a sua planilha. Quais informações ela deve conter?

Fechou uma venda? Insira pelo menos os valores da operação na categoria “recebimentos”.

Teve que comprar algum material para executar um serviço? Inclua o custo na categoria “pagamentos”.

Conforme amadurecer a sua prática com o fluxo de caixa, é válido qualificar a informação, incluindo a forma de pagamento.

Vale lembrar que uma venda a prazo ou gasto no cartão devem ser contabilizados, mas não resultam em entrada ou saída imediata no caixa.

E atenção: seja extremamente criterioso, registrando tudo. Tudo mesmo!

Não é porque você vende uma peça que custa menos de R$ 1 que o valor deve ficar de fora dos registros.

O mesmo raciocínio vale para gastos extraordinários, que não estão diretamente ligados à operação, como água, café e até as balas que você gosta de oferecer aos filhos dos clientes.

Passo 3: Realize o fechamento diário

Ao final do dia, é hora de contabilizar os resultados, que irão variar bastante, conforme a atividade exercida.

Se você seguiu a dica do Excel ou Google Planilhas, já terá as informações que precisa automaticamente:

o total de receitas do dia, o total de despesas do dia e o saldo final total do dia (subtraindo as receitas das despesas).

Esse saldo diário deve ser confrontado com o saldo anterior, resultando no novo saldo atual, que corresponde ao total de dinheiro em caixa.

Não jogue a toalha se o resultado do dia for ruim.

Pode ter havido a confirmação de uma grande despesa aguardada para o mês, como o pagamento de uma fatura.

Da mesma forma, contenha a euforia por um desempenho positivo, pois um só dia não revela a realidade da empresa.

Pode ter sido um daqueles dias em que você não gastou nada, apenas colheu o faturamento.

Passo 4: Faça o fechamento mensal

Agora, sim.

É chegada a hora de pegar o resultado do seu fluxo de caixa operacional e deduzir todas as despesas que são registradas uma só vez ao mês e que ainda não foram contabilizadas.

Nessa conta, podem entrar aluguel, impostos, salários, comissões, empréstimos, juros e multas.

É neste momento que o gestor irá conhecer efetivamente a realidade financeira da sua empresa, obtendo o saldo do mês.

Se positivo, significa que está no caminho certo, mas sempre é possível reduzir ainda mais as despesas para ampliar os ganhos.

Se negativo, é um sinal de que está gastando mais do que deveria e precisa cortar custos.

Se informou no fluxo de caixa a origem dos gastos, fica facilitada a sua tarefa de identificar onde aplicar a tesoura primeiro.

E se foi surpreendido pelo resultado do mês?

Nós alertamos que o acompanhamento diário é importante, mas ele não revela o real desempenho da empresa.

Quem trabalha com a venda de produtos, por exemplo, tende a registrar mais dias consecutivos com fechamento positivo.

Já que tem uma grande despesa com fornecedores, mas depois repõe gradativamente os valores no caixa.

Já quem trabalha com prestação de serviços tende a viver uma realidade oposta.

Com fechamentos positivos apenas nos dias em que recebe pagamentos dos clientes (o que exige trabalhar com datas diferentes para não faltar dinheiro no caixa).

Passo 5: Projete o futuro

Você já sabe analisar o presente através do fluxo de caixa, então, está pronto para usar o instrumento para projetar o futuro do negócio.

Conforme o microempreendedor individual se organiza, ele consegue prever com maior precisão quais serão suas despesas e receitas nos meses seguintes.

Quando será necessário fazer nova compra junto aos fornecedores?

Em quais datas recebe pagamentos e em quais valores?

Quanto terá que gastar para a divulgação em datas comemorativas?

Todas essas questões devem ser planejadas e projetadas no fluxo de caixa.

Isso significa ter um instrumento mais completo, agora com duas divisões extras:

valores previstos (projeção de caixa) e valores efetivamente realizados (fechamento de caixa).

Esse é um exercício que, conforme falamos, ajuda a empresa a se preparar melhor para o futuro, definindo seu planejamento estratégico com maior propriedade.

Afinal, é preciso estimar quanto dinheiro terá em caixa para que as metas estabelecidas sejam viáveis à sua capacidade financeira.

Aos poucos, enquanto o fluxo de caixa vira um hábito integrado à rotina, o MEI amadurece e se torna até mesmo capaz de lidar melhor com imprevistos.

Ainda que eles resultem em prejuízos financeiros momentâneos, a continuidade do negócio não é abalada.

Por que o controle de fluxo de caixa é importante?

Ao longo deste artigo, já demos algumas pinceladas quanto à importância do fluxo de caixa para a empresa.

Seja ela de pequeno porte, microempresa ou mesmo na realidade de um microempreendedor individual.

Mas para deixar tudo mais claro, vamos elencar agora as principais razões para você se dedicar ao instrumento diariamente.

Confira as 7 principais vantagens de manter o fluxo de caixa em dia:

1. Porque é o espelho da realidade

O fluxo de caixa não é um mero portador de notícias ruins.

Um possível resultado negativo só revela as suas falhas enquanto gestor.

Em vez de brigar com os números, que tal aprender com eles e assim evitar erros na gestão das finanças?

2. Porque facilita a tomada de decisões

Com base nos resultados e projeções, o empreendedor consegue adotar tanto medidas corretivas quanto preventivas, no hipótese de desempenho ruim.

Mas se um superávit for identificado, fica mais fácil tirar do papel aquela nova ideia de investimento para fazer o negócio decolar.

No livro Empreendedorismo: transformando ideias em negócios (Editora Elsevier), José Carlos Assis Dornelas salienta que o fluxo de caixa auxilia na tomada de decisões tanto no dia a dia quanto para o futuro do negócio.

“Ao analisar o fluxo de caixa de sua empresa, o empresário poderá saber se é viável vender produtos a prazo, dar descontos ou eliminar estoques para fazer caixa”, exemplifica.

3. Porque permite se planejar

Não são apenas fatores internos que podem comprometer o desempenho da empresa.

Há questões externas capazes de modificar os resultados (para o bem, ou para o mal).

Inflação, juros e crise econômica são exemplos, assim como sazonalidades nos preços e datas comemorativas.

Como cada uma dessas situações será enfrentada?

O caixa tem parte das respostas necessárias para montar sua estratégia.

4. Porque gera economia

Se há uma determinada atividade na empresa que está gerando mais despesas do que receitas, o fluxo de caixa revelará.

O mesmo acontece se o dinheiro estiver sendo mal empregado e se houver oportunidades de economia desperdiçadas no momento.

5. Porque qualifica os controles

Quando se dedica ao fluxo de caixa, o gestor garante que nada escape do seu radar.

Isso é positivo, entre outras razões, pois amplia a eficácia das medidas adotadas, como no gerenciamento de custos.

Também promove uma melhor organização para o pagamento de contas (evitando as multas e juros pelo atraso) e para os recebimentos (prevenindo o esquecimento de alguma cobrança).

6. Porque mede a viabilidade

Se o negócio vem registrando sistematicamente desempenhos negativos, pode ser um sinal de que a ideia não é viável.

Ou seja, ela não caiu no gosto dos clientes, como esperava.

A partir daí, o que fazer?

Seu plano de negócios pode ser ajustado para reverter esse quadro ou, na pior das hipóteses, será preciso definir uma estratégia para encerrar a empresa sem dívidas e de maneira tranquila.

7. Porque ajuda a identificar o capital de giro

O saldo disponível e o comportamento do fluxo de caixa são duas das informações consideradas na definição do capital de giro.

Esse é o valor que custeia a operação da empresa.

Sendo necessário para garantir a continuidade do negócio no período compreendido entre os pagamentos aos fornecedores e os recebimentos dos clientes.

Quanto mais a empresa demorar a receber, maior será a demanda por recursos financeiros extras.

Saiba mais neste vídeo, com a opinião do consultor financeiro do Sebrae de São Paulo, Wagner Viana Pereira.

5 melhores dicas para controlar o fluxo de caixa

Vamos agora reforçar as ações principais para realizar o fluxo de caixa com sucesso e garantir tudo aquilo que a ferramenta pode oferecer à sua empresa.

1. Anote tudo: até mesmo se você cometer o pecado de fazer uma retirada não prevista do caixa, é preciso registrar como despesa.
2. Faça o fluxo de caixa diário: quanto mais essa atividade estiver integrada à sua rotina, menos trabalho ela lhe exigirá.
3. Faça o fechamento mensal: é quando todas as despesas são contabilizadas que a realidade financeira efetivamente aparece.
4. Não fique refém do papel: uma planilha eletrônica ou um sistema de gestão são ferramentas mais adequadas. Clique e conheça um sistema de gestão online.
5. Consulte um escritório contábil: para a análise dos resultados, é indicado recorrer aos conhecimentos de um bom contador.

Ferramentas que ajudam na gestão do fluxo de caixa

Você gosta da ideia de qualificar seu controle financeiro, mas tem medo de se descuidar do aspecto operacional negócio?

Veja com que ferramentas você pode contar para realizar a gestão do fluxo de caixa de maneira fácil e rápida.

Planilha

É a forma mais utilizada por empreendedores para dar os seus primeiros passos no fluxo de caixa.

A dica é baixar uma planilha pré-elaborada, pois nesse caso basta inserir as informações da sua empresa – as fórmulas já vêm no documento.

O Sebrae disponibiliza um modelo de fluxo de caixa.

Sistema de gestão

Representa a evolução da gestão financeira em uma empresa, sendo essa uma etapa natural após o emprego da planilhas.

Embora tenha um custo, a vantagem é que muitas das informações são remetidas diretamente ao fluxo de caixa.

Pois há integração com as vendas e o estoque, por exemplo.

Há preços e planos para todos os bolsos.

Aplicativos

A tecnologia não para de surpreender e, cada vez mais, aplicativos para dispositivos móveis agregam funções.

Permitindo ter um controle financeiro completo na palma da mão.

Além do fluxo de caixa, dicas de gestão e outras funcionalidades são encontradas em diferentes apps.

Movimentação financeira

É importante que o saldo registrado no caixa coincida com o disponível no banco.

Se alguma divergência for percebida, provavelmente ocorreu um erro ao contabilizar uma receita ou despesa.

Uma conta digital, como a conta.MOBI, é a melhor forma de ter esse controle.

Pois tudo ocorre eletronicamente, garantindo a segurança das informações.

Além disso, no aplicativo da ferramenta, você encontra:

infográficos de fácil visualização permitem obter todo o seu fluxo de caixa em breves toques na tela.

Vídeo sobre fluxo de caixa

Antes de terminar nosso artigo, gostaríamos de indicar dois vídeos com conteúdos interessantes sobre o fluxo de caixa.

No primeiro deles, o contador Vicente Sevilha Junior fala da importância da ferramenta e destaca que o acompanhamento diário é uma das formas de aperfeiçoar o seu uso.

Já neste outro vídeo, divulgado pelo Sebrae de Minas Gerais, é explicado de forma didática tudo aquilo que não pode faltar na realização do fluxo de caixa.

Conclusão

Quem deseja ver seu negócio prosperar não pode virar as costas para o fluxo de caixa.

Como vimos neste artigo, muitas são as razões para se dedicar ao registro diário de receitas e despesas e à sua posterior análise.

Mas se tivéssemos que eleger um só motivo para você começar esse exercício hoje mesmo, diríamos:

pare de perder dinheiro à toa.

Obviamente, o prejuízo não é voluntário.

Mas ele é esperado em uma empresa que não tem o nível de organização que o fluxo de caixa promove.

Nesse cenário, por erros bobos, como misturar finanças ou por não registrar todas as despesas, o saldo acaba inferior ao que deveria.

E não há como alcançar o sucesso como empresário ou microempreendedor individual sem dinheiro no caixa.

Você está pronto para se dedicar aos números do seu negócio?