Prestação de contas: entenda o que é esse balanço financeiro e quando fazer

Sua empresa precisa realizar uma prestação de contas?

Ou será que esse é um compromisso restrito aos negócios de maior porte?

Essa é uma dúvida comum entre empreendedores, sobretudo aqueles que estão dando os seus primeiros passos na gestão.

Mas antes de falarmos em exigência, você precisa entender o conceito.

Afinal, o que é prestação de contas?

Neste artigo, você vai encontrar a resposta para essa e outras perguntas comuns sobre o tema.

Você vai entender quem tem o dever de prestar contas, se a ação de prestação de contas no setor público se estende também às empresa privadas e muito mais.

E se procura um modelo de prestação de contas, vai ter neste texto uma informação valiosa.

Você vai aprender como fazer prestação de contas.

Até o final da leitura, também irá descobrir boas razões para adotar esse tipo de balanço financeiro na sua empresa, ainda que seja você um microempreendedor individual (MEI).

Interessado nesse conhecimento?

Então, vamos nessa!

Entenda o que é a prestação de contas

Conceitualmente, prestação de contas é a obrigação de uma empresa, entidade ou pessoa, de apresentar relatórios relacionados a transações econômicas realizadas em determinado período.

Esses relatórios precisam conter o patrimônio bruto e líquido, as despesas detalhadas, as receitas, que são as entradas de dinheiro, incluindo de onde elas se originaram, e o total de passivos e ativos.

Junto com o relatório, deve ser apresentada toda a documentação original.

É ela que comprova as receitas e despesas de um determinado período para que a prestação de contas tenha valor jurídico.

Portanto, é essencial guardar os documentos de forma bem organizada para evitar extravios.

Se você pouco ou nada entende sobre contabilidade, o significado de prestação de contas pode soar um pouco confuso.

Por isso, vou tentar explicar de outra forma.

Prestação de contas nada mais é do que a comprovação de gastos e ganhos.

E eles podem estar relacionados à sua empresa, por exemplo.

Se você faturou R$ 70 mil no ano e gastou R$ 45 mil, teve um lucro de R$ 25 mil, certo?

O que a prestação de contas fará, então, é atestar como você faturou (por vendas, por exemplo) e como gastou (compras, folha de pagamento, impostos, etc.).

Ficou mais claro agora?

Trata-se, portanto, de um instrumento interessante para o controle financeiro, tanto pessoal quanto empresarial.

Sou obrigado a prestar contas?

Depende.

Se você for um MEI, Empresário Individual (EI) ou tiver uma Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli) está dispensado da exigência.

E isso acontece devido à primeira regra básica do instrumentos: empreendedores individuais não são obrigados a apresentar a prestação de contas.

No entanto, pode ser interessante para fins de gestão financeira.

Nessas horas, vale conversar com seu contador a respeito.

Quanto à obrigatoriedade, conforme a legislação, a prestação de contas deve ser realizada por:

• Empresas que possuem sócios
• Associações filantrópicas e sindicais
• Condomínios
• Instituições públicas
• Instituições coletivas, como cooperativas e clubes de recreação.

No caso de sindicato, cooperativa e condomínio, a prestação deve ser feita durante assembleias gerais que acontecem todos os anos.

Em seguida, ela precisa ser levada aos demais membros para ser aprovada pela maioria simples.

Para você ter uma ideia da amplitude da prestação de contas, ela pode, por exemplo, ser solicitada à administração de um consórcio.

Isso vale para pessoas que estejam pagando essa modalidade voltada à aquisição de imóveis e veículos, por exemplo.

Também pode ser requerida junto à administradora de um cartão de crédito, pelo titular que queira entender os encargos.

Quem se separou judicialmente, por sua vez, poderá solicitá-la ao cônjuge que ficou com a guarda dos bens, antes da decisão da partilha.

Perceba, então, que são diversos os contextos que pedem essa formalização.

Prestação de contas por entidades públicas e privadas

No âmbito organizacional, é essencial que os órgãos estatais prestem contas.

Afinal, isso vai permitir a identificação de possíveis manobras financeiras.

Considere que o estado atua com o dinheiro dos cidadãos, recebidos através dos impostos pagos por eles.

Obviamente, esses valores precisam receber o destino correto.

Nesses casos, a prestação permite entender se ocorreu algum desvio inapropriado de fundos.

Em contrapartida, revela se o dinheiro foi destinado às prioridades que lhe cabiam.

Vamos partir agora para o contexto privado.

A prestação de contas deve ser feita pelo administrador aos sócios ou ao dono da organização.

O objetivo é para que tenham clareza do cenário da companhia.

E também para entenderem se ocorreu alguma falta, se o dinheiro foi bem usado, entre outras situações.

Veja, mais uma vez, que o sentido de comprovação de receitas e despesas se mantém.

Além de mostrar transparência, o administrador que presta contas evita problemas futuros com relação às finanças da empresa.

Mais do que isso, a prestação de contas promove um ambiente de controle e de contabilidade estruturado e organizado.

E isso evita a perpetuação de erros, além de reforçar aos sócios a integridade do administrador.

Além disso, facilita o controle e o monitoramento feito pela auditoria externa.

Dá aos auditores a percepção da qualidade da informação.

Isso garante a aprovação das contas e facilita o aporte de novos investimentos.

O sócio, entendendo o desempenho da sociedade, ficará tranquilo, sabendo exatamente o que está acontecendo com o seu capital, o que facilita a relação entre todos.

Essa formalização também auxilia o alinhamento acerca do foco da organização, elevando as chances de sucesso da empresa.

Com o entendimento dos envolvidos sobre as contas da companhia, é possível aos sócios apresentarem soluções, melhorias e estratégias para alcançar metas e objetivos.

Em resumo, a prestação de contas é positiva para qualquer empresa.

E os resultados dela tendem a aparecer no próprio crescimento sustentável do negócio.

Conheça algumas situações em que a prestação de contas pode ser solicitada

Como mencionei no tópico anterior, a prestação de contas é obrigatória para quem gere dinheiro público e que precisa comprovar anualmente como ele foi gasto.

Já no campo privado, ela deve ser realizada pelas sociedades limitadas, aquelas empresas com o final Ltda. na razão social.

Conheça algumas características desse tipo de organização:

• O investimento é feito pelos sócios no capital social da empresa
• Ela pode ter um administrador que não precisa pertencer ao quadro de sócios, mas que deve possuir o consentimento deles para a função
• As normas são criadas a partir do valor investido por cada sócio
• A base da empresa implica em um contrato social
• Os investimentos podem ser igualitários para os sócios ou, então, cada um pode investir de acordo com o percentual que possui na empresa.

Existem diversas sociedades limitadas no Brasil, geradas com o intuito de proteger o patrimônio dos associados em caso de afastamento, falência ou rompimento de parceria.

A prestação de contas geralmente é feita pelo administrador.

Ele deve informar e dar explicações sobre receitas e despesas.

Também assume a responsabilidade pelas informações, estando apto ainda a responder quaisquer perguntas que forem feitas sobre elas.

Em outras palavras, é preciso se apoderar do que entra e do que sai no caixa da empresa.

E isso se dá ao ponto de não só entender exatamente tudo o que aconteceu com o dinheiro, mas também de ter ciência das informações que constam no relatório e saber respondê-las caso seja questionado.

O objetivo da prestação de contas aqui é o mesmo do contexto público: que um terceiro tenha acesso e possa analisar o destino dado ao seu dinheiro.

Por exemplo se você quer vender a sua empresa ou obter fundos para ela, você precisará apresentar uma prestação de contas para os potenciais interessados

No caso da empresa privada, porém, ela pode também ajudar nas estratégias corporativas, visando melhores resultados.

Em que momento será necessário realizar a prestação de contas do seu negócio?

Você já sabe agora o que é prestação de contas e quem é obrigado por lei a fazer a sua apresentação.

Neste tópico, vou falar sobre em que momento isso deve ocorrer.

Para tanto, precisamos recorrer ao artigo 1.020 do Código Civil, a Lei 10.406/02.

Veja o que ele diz:

“Os administradores são obrigados a prestar aos sócios contas justificadas de sua administração, e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico”.

Isso significa que, legalmente, os administradores das empresas limitadas, aquelas mencionadas no tópico anterior, precisam prestar contas todos os anos aos sócios da organização com relação às despesas e receitas realizadas.

Com relação ao balanço patrimonial, ao qual se refere o artigo 1.020, ele é uma demonstração contábil que evidencia a posição financeira e patrimonial da empresa.

E assim o faz de forma qualitativa e quantitativa e em uma determinada data.

Nele, as contas devem ser classificadas de acordo com os elementos do patrimônio e agrupadas de forma a facilitar o conhecimento e a análise da situação financeira da organização.

O entendimento do balanço patrimonial pelo administrador, bem como a sua realização de forma correta, é essencial para o bom andamento da empresa e também para a relação positiva com os sócios.

Nos próximos tópicos, você vai entender mais sobre ele.

Quem deve apresentar a prestação de contas?

Como escrevi nos parágrafos anteriores deste artigo, os administradores das sociedades limitadas privadas precisam prestar contas ao sócios das empresas.

O mesmo acontece com relação a qualquer outra organização que gere dinheiro público, que precisa explicar como ele foi gasto.

Fora elas, as empresas do terceiro setor também possuem essa obrigatoriedade.

Elas devem apresentar ao gestor da parceria os formulários e documentos fiscais que comprovem a realização financeira dos recursos recebidos.

A análise da concretização da parceria para garantir o cumprimento do objeto, bem como o atingimento dos resultados previstos, também precisa ser feita.

A prestação de contas, nesse caso, deve ser realizada anualmente e, ao final da parceria, em até 90 dias depois do encerramento da vigência.

Imagino que, até aqui, não tenha restado dúvidas sobre a necessidade e o momento de prestar contas.

O que resta, então, é aprender como fazer isso.

É justamente o assunto do tópico seguinte.

Como fazer a prestação de contas?

Para explicar como fazer a prestação de contas, mais uma vez, preciso recorrer à legislação.

Para começar, os administradores das sociedades limitadas precisam prestar contas, considerando o que menciona o artigo 1.065 do Código Civil.

Veja:

“Ao término de cada exercício social, proceder-se-á à elaboração do inventário, do balanço patrimonial e do balanço de resultado econômico”.

Cabe aos sócios a aprovação e o julgamento das contas, conforme artigo 1.071:

“Dependem da deliberação dos sócios, além de outras matérias indicadas na lei ou no contrato:

I – a aprovação das contas da administração;

(…)

VII – a nomeação e destituição dos liquidantes e o julgamento das suas contas”.

A prestação de contas deve ser feita antes da assembleia com os sócios, de acordo com as informações constantes no artigo 1.078 do Código Civil.

Confira o que ele diz:

“A assembleia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de:

I – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;

II – designar administradores, quando for o caso;

III – tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.

• 1oAté trinta dias antes da data marcada para a assembléia, os documentos referidos no inciso I deste artigo devem ser postos, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.
• 2oInstalada a assembléia, proceder-se-á à leitura dos documentos referidos no parágrafo antecedente, os quais serão submetidos, pelo presidente, a discussão e votação, nesta não podendo tomar parte os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.
• 3oA aprovação, sem reserva, do balanço patrimonial e do de resultado econômico, salvo erro, dolo ou simulação, exonera de responsabilidade os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.
• 4oExtingue-se em dois anos o direito de anular a aprovação a que se refere o parágrafo antecedente.”

Já o balanço patrimonial, por sua vez, deve ser feito por um contador devidamente inscrito no CRC, o Conselho Regional de Contabilidade do seu estado.

O controle, apesar de ser apresentado anualmente, precisa ser realizado todos os meses com o balancete.

Mas atenção: o balanço patrimonial necessita ser conduzido com extrema qualidade, para que ele seja um facilitador na análise de como está o negócio.

Dedique-se ao balanço patrimonial

Nas próximas linhas, você vai descobrir tudo o que deve constar no balanço patrimonial e como realizá-lo.

Mas, antes, vou explicar todos os elementos que ele possui: ativo, passivo e patrimônio líquido.

Eles devem obedecer à seguinte fórmula:

Ativo – Passivo = Patrimônio Líquido

1. Ativos

Correspondem aos bens e direitos e a tudo que é positivo no patrimônio.

1.1 – Ativo Circulante

São todos os valores que a empresa tem disponíveis no curto prazo, como caixa, adiantamento para fornecedores, estoque e pagamentos sobre notas fiscais já emitidas.

São os recebíveis em até um ano a contar da data do balanço.

1.2 – Ativo Não-Circulante

São aqueles não recebidos dentro do ano seguinte, desde que de forma permanente.

Entram aqui os bens utilizados para a empresa realizar suas atividades, como máquinas, computadores, cotas societárias, carros e imóveis.

2. Passivos

São as obrigações, a parte negativa do patrimônio.

2.1 – Passivo Circulante

São as dívidas pagas em um ano, como salários e impostos.

Nesse último caso, tributos sobre o pagamento do salário e das notas emitidas no mês anterior.

2.2 Passivo Não-Circulante

São as dívidas que serão quitadas depois de um ano, como financiamento de imóveis, carros e máquinas.

3. Patrimônio Líquido

É o capital investido pelos sócios quando a empresa começou as atividades, bem como os lucros reinvestidos nela.

É como uma dívida da organização com os sócios que não será executada.

Outros conceitos importantes

Antes de ensinar a fazer o balanço patrimonial, vou explicar alguns conceitos importantes que precisará utilizar.

Livro Razão

Ele registra as contas contábeis e mostra saldos, débitos e créditos.

Cada transação deve ser registrada em pelo menos duas contas.

E o valor do débito precisa ser igual ao do crédito, ou seja, a despesa deve ser igual à receita.

Grau de Liquidez

É o prazo em que os ativos serão transformados em dinheiro.

A conta-caixa, por exemplo, é considerada de maior liquidez porque ela já é o dinheiro.

Já os imóveis precisam primeiro ser vendidos para depois virarem dinheiro.

Por isso, são considerados de menor liquidez.

Curto prazo e longo prazo

Os de curto prazo são os passivos e os ativos que podem ser quitados ou transformados em dinheiro até o final do próximo ano.

Já os de longo prazo são quitados após o final do ano seguinte.

Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

É uma ferramenta que compara despesas, receitas e resultados.

Nessa demonstração, as receitas podem ser debitadas e as despesas adicionadas.

O exercício se refere ao período de tempo definido para a realização da demonstração.

Contas patrimoniais

Reúnem os passivos, os ativos e o patrimônio líquido.

Contas de exercício

São as despesas e as receitas.

Dedique-se ao balanço patrimonial

Agora que você já entendeu os elementos do balanço patrimonial, vou te ensinar como ele deve ser feito.

Mas não se esqueça de que precisa do apoio de um bom contador para isso.

Então, vamos lá!

Ao final de cada mês, você precisa fazer os balancetes de verificação para entender os saldos do Livro Razão e para confirmar se estão corretos.

As contas dos balancetes, porém, nem sempre correspondem aos valores reais, uma vez que os registros não conseguem acompanhar as mudanças.

Por isso, acontece muita alteração de valor, além das receitas e despesas não serem registradas de forma tão precisa nos livros.

Portanto, é necessário fazer um ajuste nas contas na data em que for realizado o balanço para que elas correspondam à realidade.

Agora, compare as contas registradas com as informações dos livros fiscais, da folha de pagamento, do extrato bancário, do controle de caixa, entre outras.

Em seguida, reclassifique as contas patrimoniais, como estoques e empréstimos, por exemplo, e faça a Demonstração do Resultado do Exercício.

5 dicas sobre prestação de contas

Se você prestou atenção aos passos que relacionei no tópico anterior, deve ter notado que fazer a prestação de contas de uma empresa não é exatamente fácil.

É por isso que o empreendedor, sozinho, não deve se dedicar à tarefa.

É vital que ele tenha ao seu lado um profissional de contabilidade.

Afinal, além de garantir a exatidão nos resultados, já terá através dele a experiência e conhecimento necessários para a análise dos números.

Por outro lado, ainda que não participe diretamente, o gestor não pode se ausentar o processo.

Por isso, relaciono agora os principais pontos de atenção ao realizar a prestação de contas .

Confira!

1. Ter a certeza de que os números estão batendo
2. Fazer um relatório completo e organizado
3. Garantir a entrega dentro do prazo
4. Fazer sempre parceria com um bom contador
5. Caso sejam definidos pontos de melhorias pelos sócios, focar nas tarefas e estratégias para que eles sejam cumpridos.

Sobre esse último item, caso seja empreendedor individual, não fuja da responsabilidade.

Para alcançar resultados melhores na próxima prestação de contas, é preciso agir.

E em uma empresa como a sua, é tudo com você!

Conclusão

Neste artigo, você entendeu que a prestação de contas deve ser feita em algumas situações dentro do âmbito organizacional.

Isso se aplica, por exemplo, a empresas que administram dinheiro público e também a organizações privadas que são classificadas como sociedades limitadas.

Para elas, a lei determina que o administrador deve apresentar aos sócios, anualmente, um inventário com o balanço patrimonial e o resultado econômico.

Esse balanço precisa ser realizado por um contador e deve conter os ativos, os passivos e o patrimônio líquido da empresa.

Porém, é essencial que o administrador entenda exatamente como ele funciona.

E isso se aplica justamente para poder prestar contas para os sócios antes da assembleia anual que é feita entre eles.

Fora a obrigatoriedade, o ato de prestar contas é também uma oportunidade de promover um ambiente de controle e de contabilidade estruturado.

É uma chance de ouro para evitar a perpetuação de erros e reforçar aos sócios a integridade do administrador.

Tão importante quanto isso, é que o sócio, entendendo o desempenho da sociedade, ficará tranquilo sabendo exatamente o que está acontecendo com o seu capital.

Por fim, com o entendimento dos envolvidos sobre as contas da empresa, é possível aos donos articularem soluções, melhorias e estratégias para alcançar metas e objetivos.

Leve essa ideia para a sua empresa.